Τι είναι η Πολιτική Ασφάλειας Email και πώς λειτουργεί;

Πότε ήταν η τελευταία φορά που στείλατε email; Μάλλον ήταν σήμερα. Όπως και εσείς, πολλοί άνθρωποι σε όλο τον κόσμο στέλνουν email καθημερινά.

Τα email είναι μέρος της ζωής μας για το μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Δεδομένου ότι είναι σχεδόν αδύνατο να το κάνετε χωρίς αυτά, πρέπει να ασφαλίσετε τον εαυτό σας με μια αποτελεσματική πολιτική ασφάλειας email.

Δεν θέλετε τα email σας να φτάσουν σε λάθος χέρια, σωστά; Η εφαρμογή μιας πολιτικής ασφάλειας email βοηθά στη διατήρηση της ασφάλειας.

Τι είναι η Πολιτική Ασφάλειας Email;

Η πολιτική ασφαλείας email είναι μια σειρά διαδικασιών που διέπουν τη χρήση των email σε ένα δίκτυο ή μια επιχείρηση. Αναφέρει λεπτομερώς πώς μια κατηγορία χρηστών αλληλεπιδρά με μηνύματα που αποστέλλονται και λαμβάνονται μέσω email.

Διατηρώντας τα email σας οργανωμένα και ασφαλή ενισχύει την παραγωγικότητά σας. Ο στόχος μιας πολιτικής ασφάλειας email είναι να προστατεύει τα μηνύματα από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

Ποιος μπορεί να προσπαθεί να αποκτήσει πρόσβαση στα email χωρίς άδεια, θα μπορούσε να ρωτήσει κανείς; Κυβερνοεγκληματίες—ενδιαφέρονται πολύ για τα εμπιστευτικά μηνύματα που στέλνετε εντός και εκτός του οργανισμού σας. Και αυτό γιατί γνωρίζουν ότι τέτοιες πληροφορίες είναι πολύτιμες. Αν το πιάσουν, μπορούν να το χρησιμοποιήσουν για μια σειρά κακόβουλων δραστηριοτήτων για να εμπλουτιστούν.

Πώς λειτουργεί η Πολιτική Ασφάλειας Email;

Η προεπιλεγμένη δύναμη ασφαλείας του email δεν είναι τόσο ισχυρή. Τα μηνύματα που αποστέλλονται μέσω email βρίσκονται στον δημόσιο χώρο. Ως εκ τούτου, μπορεί να είναι εύκολα προσβάσιμα από οποιονδήποτε έχει μέτριες δεξιότητες hacking. Η δημιουργία μιας πολιτικής ασφάλειας email είναι ένα από τα βασικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να αποκρούσετε τους εισβολείς.

Το να πιστεύετε ότι εσείς ή ο οργανισμός σας δεν μπορείτε να πέσετε θύμα παραβίασης email είναι μια ψευδής υπόθεση. Εφόσον χρησιμοποιείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να γίνετε στόχος.

Η απροθυμία σας να εφαρμόσετε μια πολιτική ασφάλειας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να κρατήσει αδιάφορο μόνο εάν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε δεν έχουν νόημα. Αλλά αυτό δεν συμβαίνει αν έχετε μια αξιοπρεπή επιχείρηση.

Για να είναι αποτελεσματική μια πολιτική ασφάλειας email, πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:

1. Το εύρος και ο σκοπός της πολιτικής.
2. Πληροφορίες σχετικά με την ιδιοκτησία του περιεχομένου που περιέχεται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
3. Προβλήματα απορρήτου και προσδοκίες των μερών που χρησιμοποιούν το email.
4. Οι ευθύνες των χρηστών email.
5. Οδηγίες για τη χρήση των λογαριασμών email του οργανισμού.
6. Συμβουλές για τον εντοπισμό και την αποφυγή απειλών ασφαλείας email.
7. Συγκεκριμένες ενέργειες που πρέπει να κάνετε σε περίπτωση ύποπτης παραβίασης της ασφάλειας email.

Η προσβασιμότητα είναι το κλειδί για την επιτυχή εφαρμογή της πολιτικής. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να είναι ενήμερα με τις πληροφορίες στην πολιτική μόνο εάν έχουν πρόσβαση στο έγγραφο.

Αντί να αποθηκεύετε το έγγραφο σε μια φυσική συσκευή, είναι σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο ροής εργασίας με αποθήκευση στο cloud και απομακρυσμένη πρόσβαση. Με αυτόν τον τρόπο, τα εξουσιοδοτημένα μέλη της ομάδας μπορούν να έχουν πρόσβαση στην πολιτική από οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή.

Η εκπαίδευση είναι ένα άλλο βασικό στοιχείο για την επιτυχή εφαρμογή μιας πολιτικής ασφάλειας email. Ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να διστάζουν να συμμορφωθούν με την πολιτική, ειδικά αν δεν έχουν χρησιμοποιήσει κάτι παρόμοιο στο παρελθόν. Εναπόκειται σε εσάς να προβλέψετε την κατάλληλη εκπαίδευση για να τους κάνετε να κατανοήσουν πώς η χρήση της πολιτικής είναι προς το συμφέρον όλων.

Πώς να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική πολιτική ασφάλειας email

Μια πολιτική ασφάλειας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι ενιαία, επειδή δεν υπάρχουν δύο ίδιοι οργανισμοί. Ωστόσο, οι απειλές στον κυβερνοχώρο που θέτουν σε κίνδυνο τη χρήση των email έχουν παρόμοια αποτελέσματα στους οργανισμούς ανεξάρτητα από τις προσφορές και τα μεγέθη τους. Είναι κοινά χαρακτηριστικά που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την οικοδόμηση μιας τυπικής πολιτικής.

Ακολουθούν ορισμένες πρακτικές συμβουλές για τη δημιουργία μιας πολιτικής ασφάλειας email που λειτουργεί.

1. Υιοθετήστε ένα πρότυπο

Η δημιουργία μιας πολιτικής ασφάλειας email από την αρχή δεν είναι κακή ιδέα, αλλά θα μπορούσατε να εξοικονομήσετε χρόνο υιοθετώντας ένα υπάρχον πρότυπο. Αυτό είναι απαραίτητο, ειδικά εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με το περιεχόμενο της πολιτικής.

Αντί να δημιουργείτε άσχετες πληροφορίες, έχετε ζωτικής σημασίας πληροφορίες για τη δημιουργία μιας πολιτικής που λειτουργεί.

2. Τροποποιήστε το Πρότυπο

Η υιοθέτηση ενός υπάρχοντος προτύπου δεν σημαίνει ότι πρέπει να το χρησιμοποιήσετε όπως είναι. Το πρότυπο είναι για να σας δώσει μια ιδέα για το πώς φαίνεται η πολιτική.

Αντί να παίρνετε ό, τι περιέχεται στη γραμμή γάντζου του προτύπου και στο βυθό, προσαρμόστε το ώστε να ταιριάζει στις μοναδικές ανάγκες της επιχείρησής σας.

Στο τέλος, θα έχετε ένα πρωτότυπο έγγραφο που είναι προσαρμοσμένο για τον οργανισμό σας.

3. Προσδιορίστε τους Όρους αφοσίωσης χρηστών

Οι χρήστες του email σας ενδέχεται να συμμετέχουν σε αδιάκριτες δραστηριότητες εάν δεν γνωρίζουν ότι τέτοιες δραστηριότητες απαγορεύονται. Είναι δική σας ευθύνη να δηλώσετε ρητά πώς πρέπει να χρησιμοποιούν το email σας.

Προσδιορίστε ανθυγιεινές πρακτικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να εκθέσουν το δίκτυό σας σε κυβερνοεπιθέσεις και προειδοποιήστε να μην εμπλακείτε σε τέτοιες δραστηριότητες.

Η πολιτική ασφαλείας των email σας δεν είναι ολοκληρωμένη χωρίς την εφαρμογή ενός εργαλείου που ενισχύει την ασφάλεια των email σας.

Η μη αυτόματη προστασία του email σας από απειλές στον κυβερνοχώρο είναι ανεπαρκής, ειδικά καθώς οι εγκληματίες του κυβερνοχώρου χρησιμοποιούν προηγμένες τεχνολογίες για τις επιθέσεις τους. Αντιστοιχίστε την ενέργειά τους με εργαλεία όπως sandboxes, φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και λογισμικό πρόληψης κακόβουλου λογισμικού. Ένα αποτελεσματικό φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας σας αποτρέπει από την προβολή κακόβουλων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

5. Επιβολή Επιβεβαίωσης Πολιτικής Χρήστη

Η επιτυχής εφαρμογή της πολιτικής σας ξεκινά με την προθυμία των χρηστών σας να την τηρήσουν. Η αλλαγή έρχεται με κάποια αντίσταση. Τα μέλη της ομάδας που δεν είναι εξοικειωμένα με μια πολιτική ασφάλειας email μπορεί να αποφασίσουν να την παραβλέψουν.

Κάντε τους χρήστες να δεσμευτούν να χρησιμοποιούν την πολιτική επισυνάπτοντας τις υπογραφές τους ως επιβεβαίωση. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε αποδείξεις ότι συμφωνούν να το χρησιμοποιήσουν σε περίπτωση που δεν το κάνουν.

6. Χρήστες τρένου

Οι χρήστες του email σας ενδέχεται να μην κατανοούν ορισμένες πληροφορίες στην πολιτική. Το να τους αφήσετε σε κατάσταση σύγχυσης είναι επικίνδυνο καθώς μπορεί να προβούν σε ακατάλληλες ενέργειες που θα θέσουν σε κίνδυνο το δίκτυό σας.

Βεβαιωθείτε ότι όλοι κατανοούν την πολιτική πραγματοποιώντας εκπαίδευση. Δημιουργήστε χώρο για να κάνουν ερωτήσεις σχετικά με τις γκρίζες ζώνες, έτσι ώστε όλοι να είναι ενήμεροι για το τι πρέπει να κάνουν και τι όχι.

7. Αναπτύξτε ένα σχέδιο αντιμετώπισης περιστατικών

Ακόμη και με όλη την εκπαίδευση σχετικά με το πώς να εφαρμόσετε αποτελεσματικά μια πολιτική ασφάλειας email, τα πράγματα μπορεί να πάνε στραβά.

Αναπτύξτε ένα σχέδιο αντιμετώπισης περιστατικών στο περίπτωση παραβίασης της ασφάλειας. Η πολιτική σας θα πρέπει να περιέχει τι πρέπει να κάνουν οι χρήστες όταν υποπτεύονται κακόβουλη δραστηριότητα ή επίθεση. Η λήψη των σωστών ενεργειών μπορεί να μετριάσει τις επιπτώσεις μιας κυβερνοεπίθεσης.

Καλλιεργήστε Υγιή Κυβερνοκουλτούρα με Πολιτική Ασφάλειας Email

Η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων μπορεί να είναι μοντέρνα στην επικοινωνία με φίλους και οικογένεια. Αλλά όσον αφορά τη δουλειά και τις επιχειρήσεις, το παλιό καλό email εξακολουθεί να είναι σχετικό. Βοηθά τους οργανισμούς να διατηρήσουν την αίσθηση της τάξης και της τυπικότητας.

Μπορεί να μην μπορείτε να εμποδίσετε τους εισβολείς να στοχεύουν τα email σας, αλλά μπορείτε να ακυρώσετε τις επιθέσεις τους με μια αποτελεσματική πολιτική ασφάλειας email.

Όταν όλοι που χρησιμοποιούν το email σας καταλαβαίνουν πώς να διατηρούν τις πληροφορίες ασφαλείς, οι εγκληματίες του κυβερνοχώρου δεν θα έχουν την ευκαιρία να χτυπήσουν. Είναι μόνο θέμα χρόνου να σταματήσουν να προσπαθούν να διεισδύσουν στο δίκτυό σας και να προχωρήσουν στο επόμενο.

Πώς να γράψετε ένα αποτελεσματικό email γρήγορα (4 εργαλεία AI που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε)

Δυσκολεύεστε να γράφετε email για να κάνετε τα πράγματα; Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να γράφετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γρηγορότερα, μαζί με ορισμένα εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα