Πώς να ξεπεράσετε την υπερφόρτωση της συνεργασίας στον χώρο εργασίας σας

Όταν εμφανίζεται ένα νέο έργο, συμβαίνει συχνά η ομάδα σας να συγκεντρωθεί για να συζητήσει πώς να το αντιμετωπίσει καλύτερα. Εάν γίνει με τον σωστό τρόπο, μπορεί να κάνει θαύματα για την απόδοσή σας.

Ωστόσο, ενώ καταβάλλετε κάθε δυνατή προσπάθεια για να καρπωθείτε τους καρπούς αυτού του τύπου ομαδικής εργασίας, ενδέχεται να δεσμευτείτε κατά λάθος και να δημιουργήσετε ένα πρόβλημα που ονομάζεται «υπερφόρτωση συνεργασίας».

Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε συμβουλές και εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποφύγετε την υπερφόρτωση της συνεργασίας.

Τι είναι η Υπερφόρτωση Συνεργασίας;

Η υπερφόρτωση της συνεργασίας συμβαίνει όταν οι άνθρωποι ασχολούνται τόσο συχνά με τους συναδέλφους που εμποδίζει την παραγωγικότητα και επηρεάζει αρνητικά την ευημερία των εργαζομένων.

Μπορεί να προκληθεί από διάφορους παράγοντες, όπως πάρα πολλές περιττές συναντήσεις, υπερβολική αποστολή email, πρόσβαση σε πολλά ψηφιακά εργαλεία, πάρα πολλά άτομα που εργάζονται στο ίδιο έργο ταυτόχρονα ή είναι διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή για να απαντήσουν σε συναδέλφους ερωτήματα.

Όταν συμβεί αυτό, τα μέλη της ομάδας μπορεί να κατακλυστούν και να βαλτώσουν με εργασίες επικοινωνίας και λήψης αποφάσεων.

Αυτό συνήθως οδηγεί σε μειωμένη αποδοτικότητα και παραγωγικότητα εργασίας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όλες αυτές οι συνεργατικές εργασίες γίνονται αποσπάσματα της προσοχής που εμποδίζουν τα άτομα να κάνουν την εργασία που πρέπει να ολοκληρώσουν μόνα τους.

Στο τέλος, τα όρια μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής είναι δυσδιάκριτα, καθώς οι εργαζόμενοι αναγκάζονται να μεταφέρουν την ημιτελή εργασία στο σπίτι, οδηγώντας σε εξάντληση.

Τα λάθος εργαλεία μπορεί να οδηγήσουν σε σύγχυση, απογοήτευση και υπερφόρτωση της συνεργασίας. Αντίθετα, τα σωστά εργαλεία μπορούν να κάνουν την ομάδα σας πιο αποτελεσματική και παραγωγική.

Το πρώτο βήμα για να ξεπεραστεί η υπερφόρτωση της συνεργασίας είναι να επιλέξετε τα σωστά εργαλεία για τη δουλειά. Δεν δημιουργούνται όλες οι ψηφιακές λύσεις ίσες και ορισμένες είναι πιο κατάλληλες για συγκεκριμένες εργασίες από άλλες.

Για παράδειγμα, είναι πολλά λόγοι για χρήση εργαλείων συνεργασίας αντί για email, συμπεριλαμβανομένης της εξοικονόμησης χρόνου, της απόλαυσης καλύτερης πρόσβασης σε πληροφορίες και της βελτίωσης της παραγωγικότητας, για να αναφέρουμε μόνο μερικά.

Τούτου λεχθέντος, όταν επιλέγετε εργαλεία συνεργασίας για την ομάδα σας, φροντίστε να επιλέξετε φιλικά προς τον χρήστη εργαλεία για εύκολη υιοθέτηση και αυτά που επιτρέπουν την ενσωμάτωση με άλλες εφαρμογές να συνεργάζονται απρόσκοπτα.

Για παράδειγμα, ένα εργαλείο ομαδικής συνομιλίας όπως Χαλαρότητα μπορεί να είναι εξαιρετικό για εσωτερική επικοινωνία μεταξύ συναδέλφων, ενώ ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών όπως Asana μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε ποιος κάνει τι και πότε. Και οι δύο λύσεις λογισμικού συνδέονται άψογα μεταξύ τους, επιτρέποντάς σας να το κάνετε αποφύγετε την αλλαγή πλαισίου και βελτιώστε την παραγωγικότητα της ομάδας και συνεργασία.

2. Δημιουργήστε μια καθαρή ροή εργασίας

Είναι ζωτικής σημασίας να δημιουργήσετε μια απλή ροή εργασίας για να αποφύγετε την εργασία πολλών ανθρώπων στο ίδιο έργο. Μια καλά καθορισμένη διαδικασία μπορεί να αποτρέψει τη σύγχυση και να διασφαλίσει ότι όλοι γνωρίζουν τον ρόλο και τις προσδοκίες τους. Αυτό δίνει επίσης τη δυνατότητα στους εργαζόμενους να διαχειρίζονται καλύτερα τον χρόνο τους εκτός εργασίας.

Η Asana είναι εξαιρετική για αυτή τη δουλειά. Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε εργασίες από την αρχή και να τις αναθέσετε στα μέλη της ομάδας σας ή θα μπορούσατε να αξιοποιήσετε ένα από τα πολλά πρότυπα.

Για παράδειγμα, εάν η ομάδα σας ασχολείται συνήθως με ερωτήματα υποστήριξης πελατών, αναπτύξτε ένα πρότυπο για το χειρισμό τους, ώστε όλοι να ακολουθούν την ίδια διαδικασία κάθε φορά. Αυτό θα βοηθήσει στη μείωση της κόπωσης των αποφάσεων και θα βελτιώσει την ποιότητα του τελικού αποτελέσματος. Επιπλέον, χρησιμοποιήστε λίστες ελέγχου για να βοηθήσετε τα μέλη της ομάδας να παραμείνουν σε καλό δρόμο και οργανωμένα, κάτι που θα ελαχιστοποιήσει τις πιθανότητες να ξεχαστούν οι εργασίες.

Μια σαφής ροή εργασίας και καλά καθορισμένοι ρόλοι είναι απαραίτητα για την αποφυγή υπερφόρτωσης της συνεργασίας. Με τα σωστά εργαλεία και την κατανόηση του τρόπου με τον οποίο μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε καλύτερα, μπορείτε να διατηρήσετε την ομάδα σας να συνεργάζεται παραγωγικά χωρίς να αισθάνεστε συγκλονισμένοι.

3. Δημιουργήστε ένα κεντρικό αποθετήριο δεδομένων

Ένας πρακτικός τρόπος για να ξεπεραστεί η υπερφόρτωση της συνεργασίας είναι με δημιουργία ενός εσωτερικού wiki για να συγκεντρώσετε όλα τα αρχεία και τις πληροφορίες σας. Αυτό θα διευκολύνει τα άτομα να έχουν πρόσβαση σε όλα όσα χρειάζονται σε ένα μέρος, χωρίς αποσπώντας την προσοχή άλλων συναδέλφων κάθε φορά ή περνώντας από πολλές πλατφόρμες για να βρείτε αυτό που είναι ψάχνω.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο όπως Tettra. Αυτό το εργαλείο σάς επιτρέπει να δημιουργείτε, να έχετε πρόσβαση και να μοιράζεστε σελίδες με την ομάδα σας γρήγορα και εύκολα. Επιτρέπει επίσης σε πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση και να προσθέτουν πληροφορίες ταυτόχρονα και διαθέτει μια ισχυρή λειτουργία αναζήτησης για να βρείτε αυτό που ψάχνετε.

Έχοντας όλες τις σχετικές πληροφορίες σε ένα μέρος, τα μέλη της ομάδας μπορούν εύκολα να βρουν αυτό που χρειάζονται χωρίς να κάνουν αναζήτηση σε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιπλέον, ενσωματώνεται στον χώρο εργασίας σας Slack, ώστε να έχετε πάντα τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες στα χέρια σας.

4. Επωφεληθείτε από την Ασύγχρονη Επικοινωνία

Η ασύγχρονη επικοινωνία είναι ένας πολύ καλός τρόπος για τη βελτίωση της παραγωγικότητας και να μειώσει την υπερφόρτωση της συνεργασίας. Για παράδειγμα, αντί να ζητήσετε από κάποιον για άμεση απάντηση μέσω email ή άμεσου μηνύματος όταν χρειάζεστε την απάντηση μόνο αργότερα, στείλτε του ένα μήνυμα και ζητήστε του να απαντήσει όταν έχει χρόνο.

Αυτός ο τύπος επικοινωνίας μπορεί να είναι επωφελής εάν οι ώρες εργασίας του συναδέλφου σας δεν ευθυγραμμίζονται με τις δικές σας, για παράδειγμα, όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Αυτό θα επιτρέψει και στα δύο μέρη να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους χωρίς να διακόπτουν συνεχώς το ένα το άλλο όταν κανείς δεν χρειάζεται άμεση απάντηση.

Εκμεταλλευόμενοι την ασύγχρονη επικοινωνία, μπορείτε να γλιτώσετε από τη λήψη ατελείωτων ειδοποιήσεων μηνυμάτων καθημερινά, διατηρώντας παράλληλα παραγωγικές αλληλεπιδράσεις με την ομάδα σε όλη τη διάρκεια. Μπορείτε να το πάτε παρακάτω αξιοποίηση σιωπηλών συναντήσεων για πιο ελκυστική συνεργασία.

5. Αναγνωρίστε την αποτελεσματική συνεργασία

Ενώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις παραπάνω τεχνικές για να αποφύγετε την υπερφόρτωση της συνεργασίας, είναι σημαντικό να αναγνωρίσετε την αποτελεσματική ομαδική εργασία για να ενθαρρύνετε και να παρακινήσετε τους υπαλλήλους να συνεχίσουν να εργάζονται μαζί παραγωγικά.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό εύκολα με εργαλεία όπως Μπόνους που επιτρέπουν στα διευθυντικά στελέχη να αναγνωρίζουν τους υπαλλήλους όποτε υπερβαίνουν μαζί μια δεδομένη εργασία. Bonusly ενσωματώνεται με το Slack, επιτρέποντας συχνή και έγκαιρη αναγνώριση.

Η αποτελεσματική συνεργασία είναι εντός προσιτότητας

Η συνεργασία μπορεί να είναι μια βιώσιμη λύση σε πολλές περιπτώσεις, αλλά η υπερβολική εξάρτηση από αυτήν μπορεί να είναι προβληματική. Η υπερφόρτωση της συνεργασίας μπορεί να είναι μια πραγματική πρόκληση στο χώρο εργασίας.

Ωστόσο, έχοντας αυτές τις συμβουλές στο χέρι, μπορείτε να εξαλείψετε περιττούς περισπασμούς, ενώ παράλληλα ενθαρρύνετε τις παραγωγικές αλληλεπιδράσεις στο χώρο εργασίας. Αναγνωρίζοντας τα σημάδια υπερφόρτωσης συνεργασίας και λαμβάνοντας μέτρα για την αντιμετώπισή τους, μπορείτε να διατηρήσετε την ομάδα σας να συνεργάζεται αρμονικά για την επίτευξη κοινών στόχων.

Τα 6 καλύτερα δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία συνεργασίας για εργασία από το σπίτι

Η διαδικτυακή συνεργασία με πελάτες και ομάδες μπορεί να είναι περίπλοκη. Χρησιμοποιήστε αυτά τα αξιόπιστα δωρεάν εργαλεία όταν εργάζεστε από το σπίτι.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα