5 αποτελεσματικές συμβουλές για τη διαχείριση επικαλυπτόμενων εργασιών

Έχετε ξοδέψει τόσο πολύ χρόνο δουλεύοντας σε μια συγκεκριμένη εργασία. Καθώς προχωράς στη δουλειά σου, αναπνέεις ανακούφιση. Ο χρόνος και η προσπάθεια άξιζε τον κόπο. Δεν θα μπορούσατε να είστε πιο ικανοποιημένοι με το αποτέλεσμα.

Αλλά η στιγμή που νιώθετε καλά είναι μικρή, καθώς ανακαλύπτετε ότι κάποιος άλλος στην ομάδα σας μόλις ολοκλήρωσε την εργασία για την ίδια εργασία. Γίνεται ακόμα χειρότερο καθώς συνειδητοποιείς ότι και ο συμπαίκτης σου έκανε καλή δουλειά. Έχετε δύο υπέροχα έργα μπροστά σας, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο ένα. Ο χρόνος, η προσπάθεια και οι πόροι που δαπανώνται για ένα από αυτά είναι εντελώς σπατάλη.

Τι είναι οι επικαλυπτόμενες εργασίες;

Οι επικαλυπτόμενες εργασίες είναι εργασίες που εκτελούνται είτε ταυτόχρονα είτε διαδοχικά. Συνήθως εμφανίζονται εάν περισσότερα από ένα άτομα εργάζονται σε ένα μόνο έργο, παράγοντας πολλαπλές εκδόσεις όταν χρειάζεται μόνο μία έκδοση.

Η επικάλυψη δεν είναι αποκλειστική για εργασίες. εμφανίζεται επίσης στα προγράμματά σας. Μπορείτε να ορίσετε δύο διαφορετικά ραντεβού ταυτόχρονα. Και δυστυχώς, δεν μπορείτε να χωρίσετε τον εαυτό σας στα δύο για να βρίσκεστε σε διαφορετικά μέρη ταυτόχρονα. Επομένως, πρέπει να παραιτηθείτε από ένα από τα ραντεβού.

Γιατί αλληλεπικαλύπτονται οι εργασίες;

Οι εργασίες δεν επικαλύπτονται από προεπιλογή. Υπάρχουν κενά στις λειτουργίες σας που επιτρέπουν την αντιγραφή να περνά απαρατήρητη. Και μέχρι να επιλυθούν, οι εργασίες θα συνεχίσουν να επικαλύπτονται, προκαλώντας σπατάλη πόρων.

Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικούς λόγους για τους οποίους οι εργασίες επικαλύπτονται.

1. Αναποτελεσματική ροή εργασίας

Πώς αναθέτετε καθήκοντα στα μέλη της ομάδας; Εάν δεν έχετε την κατάλληλη δομή για την ανάθεση εργασιών, υπάρχει πιθανότητα να αναθέσετε την ίδια εργασία σε πολλά άτομα.

Ο κύκλος συνεχίζεται εάν οι συμπαίκτες επιλέξουν τις εργασίες στις οποίες θέλουν να δουλέψουν χωρίς να διασταυρωθούν εάν κάποιος άλλος εργάζεται ήδη στο ίδιο έργο.

2. Έλλειψη ομαδικής συνεργασίας

Ως αρχηγός ομάδας, είναι δική σας ευθύνη να οικοδομήσετε ομαδικό πνεύμα στην ομάδα σας, ώστε τα μέλη να μπορούν να συνεργάζονται για την επίτευξη ενός κοινού στόχου.

Η έλλειψη συνεργασίας δημιουργεί γκρίζες ζώνες. Πολλά άτομα μπορούν να εργάζονται ανεξάρτητα σε μια εργασία χωρίς να το γνωρίζουν. Ακόμη και όταν συνεργάζονται σε διαδοχικές εργασίες, κάνουν ό, τι θέλουν χωρίς να κάνουν έλεγχο με άλλους συμπαίκτες.

3. Υπερφόρτωση εργασίας

Η αποτελεσματικότητα και η υπερφόρτωση εργασίας δεν συνδυάζονται καλά. Αν θέλετε οι εργαζόμενοι να σας δίνουν τον καλύτερό τους εαυτό, αντισταθείτε στο να τους αναθέσετε πάρα πολλή δουλειά.

Πότε η κούραση εμφανίζεται από την υπερφόρτωση εργασίας, η ροή εργασίας τείνει να αλλάξει. Αντί να ακολουθήσουν τη δέουσα διαδικασία για να διασφαλίσουν ότι δεν αντιγράφουν μια εργασία, προχωρούν με την επόμενη διαθέσιμη.

Οι 5 καλύτερες συμβουλές για τη διαχείριση επικαλυπτόμενων εργασιών

Το να έχεις μια παραγωγική ομάδα έχει να κάνει με την αποτελεσματική διαχείριση. Μπορεί να έχεις εκατοντάδες υπαλλήλους και να είσαι αντιπαραγωγικός αν δεν τους συντονίσεις σωστά. Οι επικαλυπτόμενες εργασίες μπορεί να εμποδίσουν την παραγωγικότητά σας, αν αφεθούν μη επιλεγμένες.

Ας δούμε πώς να το κάνουμε.

1. Να είστε ανοιχτοί σχετικά με τις εργασίες

Μία από τις βασικές αξίες των ισχυρότερων ομάδων στο χώρο εργασίας είναι η διαφάνεια. Εάν εμπιστεύεστε αρκετά τα μέλη της ομάδας σας για να συνεργαστείτε μαζί τους, θα πρέπει να είστε ανοιχτοί για τις δουλειές που προορίζονται να κάνουν.

Κάθε εργαζόμενος πρέπει να γνωρίζει τις πληροφορίες εργασίας. Η τοποθέτηση όλων των καρτών στο τραπέζι τους ενημερώνει για τις εργασίες στις οποίες εργάζονται και με ποιους εργάζονται. Όταν υπάρχει ανισορροπία γνώσεων σχετικά με την εργασία, οι συμπαίκτες μπορεί να εργάζονται στις ίδιες εργασίες χωρίς να το γνωρίζουν.

Οι άνθρωποι έχουν τη δυνατότητα να εκτελούν εργασίες γρηγορότερα όταν έχουν προηγούμενη γνώση τους. Θα υπάρχει ελάχιστος ή καθόλου χώρος για επικάλυψη εργασιών όταν υπάρχει ισορροπία στη γνώση.

2. Μετρήστε την πρόοδο

Τι καλύτερος τρόπος για να μάθετε πώς αποδίδουν οι εργαζόμενοι στα καθήκοντά τους από το να μετρήσετε την πρόοδό τους; Εάν αναθέσετε εργασίες και αποχωρήσετε, μην εκπλαγείτε αν δεν εκτελεστούν στην ώρα τους ή δεν γίνουν αποτελεσματικά.

Ελέγχοντας πώς έρχεται η εργασία, μπορείτε να δείτε πότε οι εργασίες αντιγράφονται. Η έγκαιρη ανίχνευση του πλεονασμού σάς βοηθά να τον σταματήσετε πριν σπαταληθεί χρόνος και πόροι για αυτό.

Η μη αυτόματη παρακολούθηση της απόδοσης των εργαζομένων είναι απαιτητική. Πρέπει να εγκαταλείψετε τις δικές σας ευθύνες και να παρακολουθείτε στενά κάθε βήμα που κάνουν. Αλλά χάρη στα εργαλεία ροής εργασίας, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία. Μπορείτε να δείτε πώς τα μέλη της ομάδας σας ασχολούνται με τα καθήκοντά τους σε κάθε σημείο. Εργαλεία όπως Το Asana σας βοηθά να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και αποτρέψτε την επικάλυψη εργασιών.

3. Καλλιεργήστε την αποτελεσματική επικοινωνία

Η αποτελεσματική επικοινωνία διασφαλίζει ότι τα μηνύματα διαβιβάζονται με σαφήνεια χωρίς παρεμβολές θορύβου για αλλαγή των νοημάτων.

Η επικάλυψη εργασιών συμβαίνει συχνά λόγω έλλειψης πληροφοριών ή κακής επικοινωνίας. Όταν οι εργαζόμενοι δεν κατανοούν ξεκάθαρα τις οδηγίες που τους δίνονται, εργάζονται με βάση αυτό που πιστεύουν ότι πρέπει να κάνουν.

Η καλλιέργεια αποτελεσματικής επικοινωνίας δεν αφορά μόνο τα λόγια που προφέρονται ή γραπτά. Συνεπάγεται επίσης παροχή τα σωστά εργαλεία επικοινωνίας. Οι οδηγίες εργασίας πρέπει να περνούν σε όλη την ομάδα γρήγορα χωρίς καθυστερήσεις. Όταν προκύπτουν νέες εξελίξεις, φροντίστε να ενημερώσετε αμέσως τα μέλη της ομάδας σχετικά με αυτές.

4. Διορισμός Επιβλέπων Έργων

Ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας σας, μπορεί να χρειαστείτε επιπλέον χέρια για να βοηθήσετε στην επίβλεψη των εργασιών.

Το να παρακολουθείς όλους δεν είναι εφικτό αν η ομάδα σου είναι μεγάλη. Θα χρειαστείτε επόπτες έργων για να σχετίζονται με τους εργαζομένους σας σε ατομικό επίπεδο. Ο διαχειριστής έργου είναι πλήρως βυθισμένος στις εργασίες, λαμβάνοντας υπόψη τι λειτουργεί και τι όχι.

Εάν κάποιος έχει ερωτήσεις σχετικά με τα καθήκοντά του, μπορεί εύκολα να ρωτήσει τον επόπτη. Είναι δύσκολο για τις εργασίες να αναπαραχθούν στο ρολόι του διαχειριστή έργου, καθώς γνωρίζει όλες τις πτυχές του έργου.

5. Αυτοματοποιήστε τη ροή εργασίας

Είναι πιο εύκολο για τις εργασίες να επικαλύπτονται όταν η διαχείρισή τους γίνεται με μη αυτόματο τρόπο. Ανεξάρτητα από το πόσο προσεκτικοί προσπαθείτε να είστε στην ανάθεση και τη διαχείριση εργασιών για να αποτρέψετε την επανάληψη, τα πράγματα μπορεί να ξεφύγουν.

Η υιοθέτηση εργαλείων αυτοματισμού για την ανάθεση εργασιών διασφαλίζει ότι καμία εργασία δεν εκτελείται δύο φορές. Μόλις ένα μέλος της ομάδας εργάζεται σε αυτήν, η εργασία επισημαίνεται εκτός λίστας.

Ο αυτοματισμός είναι επίσης αποτελεσματικός για διαδοχικές εργασίες. Το σύστημα έχει ρυθμιστεί με τέτοιο τρόπο ώστε η προηγούμενη εργασία να ολοκληρώνεται πριν προχωρήσετε στην επόμενη.

Κάντε κάθε προσπάθεια να μετράει

Οι συνέπειες των αλληλεπικαλυπτόμενων εργασιών είναι μακροπρόθεσμες. Ο χρόνος και οι πόροι που δαπανώνται σε διπλές προσπάθειες μπορεί να φαίνονται ασήμαντοι στην επιφάνεια. Όταν όμως συνταχθεί με την πάροδο του χρόνου, συνειδητοποιείς ότι έχεις χάσει τόσα πολλά.

Το να έχετε δύο άτομα να κάνουν εξαιρετική δουλειά σε δύο εκδόσεις μιας εργασίας, όταν το μόνο που χρειάζεστε είναι μια μεμονωμένη έκδοση, δεν κάνει καμία έκδοση καλύτερη. Το άλλο άτομο θα μπορούσε να είχε καταβάλει όλη αυτή την προσπάθεια σε μια διαφορετική δραστηριότητα για να σας δώσει δύο υπέροχα έργα που είναι χρήσιμα.

Τι είναι η θεωρία ροής; Πώς να το εφαρμόσετε για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας

Θέλετε να είστε στη ζώνη και να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας; Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη θεωρία ροής για να βελτιώσετε την αφοσίωση και την απόλαυσή σας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα