Πώς να συνδέσετε δεδομένα του Excel με την παρουσίασή σας στο PowerPoint

Θέλετε πάντα να έχετε τα πιο πρόσφατα διαθέσιμα δεδομένα εάν κάνετε μια παρουσίαση. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι διαφάνειές σας είναι ακριβείς και αντικατοπτρίζουν τις πραγματικότητες στο έδαφος.

Ωστόσο, υπάρχουν φορές που πρέπει να δημιουργήσετε μια παρουσίαση καθώς οι συνάδελφοί σας εξακολουθούν να συγκεντρώνουν δεδομένα. Πώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οποιαδήποτε αλλαγή κάνουν στη βάση δεδομένων σας στο Excel αντικατοπτρίζεται στη διαφάνεια του PowerPoint;

Εδώ μπαίνει η λειτουργία Επικόλληση συνδέσμου. Δείτε πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να διασφαλίσετε ότι έχετε πάντα τις πιο πρόσφατες πληροφορίες βάσης δεδομένων και γραφημάτων στην παρουσίασή σας.

Για να συνδέσετε τον πίνακα Excel με την παρουσίασή σας, πρέπει πρώτα να υπάρχει. Εάν οι συνάδελφοί σας δεν το έχουν δημιουργήσει ακόμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα κράτησης θέσης που μπορείτε να επιλέξετε και να αντιγράψετε και στη συνέχεια να ζητήσετε από τους συμπαίκτες σας να ενημερώσουν το περιεχόμενό του. Αφού δημιουργήσετε τα αρχικά δεδομένα, ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται παρακάτω.

1. Επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να αντιγράψετε στην παρουσίασή σας.
2. Κάντε κλικ στο αντίγραφο ή πατήστε Ctrl + ντο (Εντολή + ντο για χρήστες Mac).
3. Ανοιξε Microsoft Powerpoint.
4. Ανοίξτε την παρουσίαση αρχείου στην οποία εργάζεστε, εάν έχετε ήδη μία. διαφορετικά, κάντε κλικ στο Κενή παρουσίαση.
5. Σε μια κενή διαφάνεια, μεταβείτε στο Κορδέλα μενού αρχικής σελίδας.
6. Κάνε κλικ στο κάτω βελάκι σύμφωνα με το επικόλληση εικονίδιο.
7. Επιλέγω Ειδική επικόλληση…
8. Στο παράθυρο Ειδική επικόλληση, επιλέξτε το Επικόλληση συνδέσμου κουμπί ραδιοφώνου.
9. Επιλέγω Αντικείμενο φύλλου εργασίας του Microsoft Excel.
10. Τύπος Εντάξει.

Μόλις τελειώσετε, θα δείτε τον πίνακα που αντιγράψατε από το Excel να εμφανίζεται στην παρουσίασή σας στο PowerPoint.

Ωστόσο, πρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο προέλευσης Excel για να επεξεργαστείτε το περιεχόμενο ή τη μορφοποίηση του πίνακα που προσθέσατε. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο όπου το αποθηκεύσατε. ή, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ στον πίνακα και θα ανοίξει αυτόματα το αρχείο προέλευσης.

Σχετίζεται με: Πώς να οργανώσετε τα υπολογιστικά φύλλα σας στο Excel

Δημιουργία δυναμικού γραφήματος

Ένας από τους ευκολότερους τρόπους οπτικοποίησης, σύγκρισης και ανάλυσης δεδομένων και τάσεων είναι η χρήση γραφημάτων. Ωστόσο, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα γράφημα από τον συνδεδεμένο πίνακα Excel που μόλις δημιουργήσατε, πρέπει να το κάνετε πρώτα από το αρχείο προέλευσης. Αφού δημιουργήσετε το γράφημα, μπορείτε να το αντιγράψετε και να το συνδέσετε στο αρχείο σας PowerPoint. Δείτε πώς να το κάνετε.

1. Επιλέξτε το γράφημα που δημιουργείτε στο Excel.
2. Κάντε κλικ στο αντίγραφο ή πατήστε Ctrl + ντο (Εντολή + ντο για χρήστες Mac).
3. Ανοιξε Microsoft Powerpoint.
4. Μεταβείτε στη διαφάνεια όπου θέλετε να τοποθετήσετε το γράφημα που μόλις αντιγράψατε.
5. Στο Σπίτικορδέλα μενού, Κάνε κλικ στο κάτω βελάκι σύμφωνα με το επικόλληση εικονίδιο.
6. Στο Επιλογές επικόλλησης, μπορείτε είτε να επιλέξετε Χρήση δεδομένων θέματος και συνδέσμου προορισμού (L) ή Διατήρηση μορφοποίησης πηγής και δεδομένων σύνδεσης (F). Αυτά είναι το τρίτο και τέταρτο εικονίδιο, αντίστοιχα. Η πρώτη επιλογή σάς επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε το θέμα που χρησιμοποιείτε για την παρουσίασή σας, ενώ η δεύτερη διατηρεί την εμφάνιση και την αίσθηση του αρχείου προέλευσης Excel.
7. Αφού επικολλήσετε το γράφημά σας, μπορείτε να το μετακινήσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Σχετίζεται με: Πώς να δημιουργήσετε ισχυρά γραφήματα και γραφήματα στο Microsoft Excel

Ενημέρωση του γραφήματος σας

Δυστυχώς, αν χρειαστεί να κάνετε αλλαγές στο γράφημά σας, θα πρέπει να ανοίξετε τα δεδομένα προέλευσης στο Excel. Εάν έχετε πρόσβαση στο αρχείο Excel, μπορείτε απλώς να κάνετε αλλαγές απευθείας και θα πρέπει να αντικατοπτρίζεται αυτόματα στο γράφημα του PowerPoint.

Εάν δεν έχετε ανοιχτό το αρχείο Excel, μπορείτε κάντε δεξί κλικ στο γράφημα του PowerPoint και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία δεδομένων > Επεξεργασία δεδομένων στο Excel στο μενού περιβάλλοντος. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Επεξεργασία δεδομένων > Επεξεργασία δεδομένων για να ανοίξετε ένα μικρό παράθυρο εάν χρειάζεται μόνο να κάνετε μικρές αλλαγές.

Σε περίπτωση που οι αλλαγές που κάνετε δεν αντικατοπτρίζονται αυτόματα στο γράφημα του PowerPoint, μπορείτε να το ενημερώσετε μη αυτόματα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο γράφημά σας και μεταβείτε στο Κορδέλα μενού σχεδίασης γραφήματος, μετά κάντε κλικ στο Ανανέωση δεδομένων. Αυτό θα αντλήσει τις πιο πρόσφατες πληροφορίες από το συνδεδεμένο αρχείο Excel και θα ενημερώσει τις πληροφορίες που εμφανίζονται στο γράφημα του PowerPoint.

Σε αντίθεση με τον πίνακα δεδομένων του Excel, τυχόν αλλαγές που κάνετε στη σχεδίαση γραφήματος στο Excel δεν θα επηρεάσουν το γράφημά σας στο PowerPoint. Για αυτόν τον λόγο, πρέπει να οριστικοποιήσετε τη σχεδίαση και την αίσθηση του γραφήματος από το οποίο αντιγράφετε στο Excel πριν το αντιγράψετε στην παρουσίασή σας.

Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε αλλαγές σχεδίασης στο γράφημα του PowerPoint ανεξάρτητα. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση του γραφήματος παρουσίασής σας χωρίς να επηρεάσετε το γράφημα που αντιγράψατε από το Excel.

Για να κάνετε αυτές τις αλλαγές, κάντε κλικ στο γράφημά σας και μετά μεταβείτε στο Κορδέλα μενού σχεδίασης γραφήματος. Μπορείτε να επιλέξετε πώς φαίνεται το γράφημα κάτω Στυλ γραφημάτων. Εάν πιστεύετε ότι ο τρέχων τύπος γραφήματος δεν ταιριάζει καλά με την παρουσίασή σας, μπορείτε ακόμη και να τον αλλάξετε.

Κάντε κλικ στο Αλλαγή τύπου γραφήματος για να ανοίξετε ένα νέο παράθυρο. Από εκεί, μπορείτε να επιλέξετε οποιονδήποτε τύπο γραφήματος θέλετε στην αριστερή στήλη.

Σχετίζεται με: Πώς να δημιουργήσετε ένα γραμμικό γράφημα στο Excel

Μερικές φορές, δεν μπορείτε να θυμηθείτε εάν οι πίνακες και τα γραφήματα στην παρουσίασή σας συνδέονται με ένα αρχείο Excel. Ή μπορεί να συμβαίνει ότι έχετε συνδέσει τα δεδομένα του PowerPoint σε ένα υπολογιστικό φύλλο, αλλά δεν μπορείτε να θυμηθείτε πού τα αποθηκεύσατε.

Μπορείτε να ελέγξετε απευθείας το αρχείο PowerPoint εάν είναι συνδεδεμένο με κάποιο αρχείο και πού βρίσκονται αυτά τα αρχεία. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Αρχείο στο κορδέλα μενού. Στο μενού πλήρους οθόνης που ανοίγει, μεταβείτε στο Πληροφορίες στην αριστερή στήλη.

Σύμφωνα με το Πληροφορίες παράθυρο, στο δεξί χέρι στήλη, μεταβείτε στο Σχετικά έγγραφα. Κάντε κλικ στο Ανοίξτε την τοποθεσία αρχείου για να δείτε πού αποθηκεύονται τα συνδεδεμένα αρχεία.

Εάν μετακινήσατε τα συνδεδεμένα αρχεία Excel, κάντε κλικ στο Επεξεργασία συνδέσμων σε αρχεία. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο Συνδέσεις που δείχνει κάθε συνδεδεμένο αντικείμενο και τη θέση του αρχείου που είναι συνδεδεμένη σε αυτό. Το παράθυρο σάς δίνει τέσσερις επιλογές:

• Ενημέρωση τώρα: Ενημερώστε τα δεδομένα του αντικειμένου στις πιο πρόσφατες αλλαγές στο συνδεδεμένο αρχείο.
• Ανοιχτή πηγή: Ανοίγει το συνδεδεμένο αρχείο Excel.
• Αλλαγή πηγής…: Ανοίγει ένα παράθυρο Εξερεύνηση αρχείων για να αλλάξετε το συνδεδεμένο αρχείο.
• Διακοπή συνδέσμου: Καταργεί τον σύνδεσμο από την παρουσίασή σας.

Μείνετε πάντα ενημερωμένοι

Αυτή η εξαιρετική δυνατότητα εμφανίστηκε για πρώτη φορά στο Microsoft Office 2010 και έκτοτε είναι διαθέσιμη σε όλους τους χρήστες του Office. Έτσι, κάθε φορά που κάνετε μια παρουσίαση βασισμένη σε ελλιπή δεδομένα, δεν χρειάζεται πλέον να ανησυχείτε για τη μη αυτόματη ενημέρωση της στο μέλλον.

Αντιγράφοντας τις πληροφορίες του Excel και στη συνέχεια επικολλώντας τις στην παρουσίασή σας ως συνδεδεμένο στοιχείο, είναι σίγουρο ότι θα ενημερώνετε αυτόματα τα πιο πρόσφατα δεδομένα στο αρχείο σας PowerPoint.

10 Συμβουλές PowerPoint για την προετοιμασία μιας επαγγελματικής παρουσίασης

Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές του Microsoft PowerPoint για να αποφύγετε κοινά λάθη, να διατηρήσετε το κοινό σας αφοσιωμένο και να δημιουργήσετε μια επαγγελματική παρουσίαση.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα