Πώς να γράψετε ένα αποτελεσματικό email γρήγορα (4 εργαλεία AI που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε)

Σε αντίθεση με τα κανονικά μηνύματα κειμένου, η σύνταξη email είναι διαφορετική. Οι άνθρωποι τείνουν να σκέφτονται υπερβολικά όταν πρόκειται να συντάξουν ένα email από την αρχή. Αναρωτιέστε τι να συμπεριλάβετε, τι να αποφύγετε και ένας Θεός ξέρει αν αυτά που γράφετε αυτή τη στιγμή είναι σωστά;

Όντας πάροχος υπηρεσιών, πρέπει να γράφω δεκάδες email κάθε μέρα. Και αυτό με κάνει τον τέλειο άνθρωπο για να απαντήσω στις ερωτήσεις σας.

Με τις κατάλληλες πληροφορίες, η γρήγορη σύνταξη αποτελεσματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται τόσο εύκολη όσο η πληκτρολόγηση ενός μηνύματος σε μια εφαρμογή συνομιλίας. Στη συνέχεια, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εργαλεία AI για να επιταχύνετε τη διαδικασία. Να πώς.

10 Συμβουλές για να γράφετε πιο γρήγορα αποτελεσματικά email

1. Αντιμετωπίστε τη γραμμή θέματος ως τη σύνοψη του email σας

Όταν πρέπει να στείλετε ένα email, το πρώτο πράγμα που πρέπει να αντιμετωπίσετε είναι γράφοντας μια ισχυρή γραμμή θέματος. Είναι το πρώτο πράγμα που βλέπει ο παραλήπτης σας και οποιοδήποτε email με κακή ή καθόλου γραμμή θέματος μπορεί να διαγραφεί ή να καταλήξει στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Έτσι, μπορεί να χρειαστείτε ένα επιπλέον λεπτό για να το σκεφτείτε και να το γράψετε. Ο ευκολότερος τρόπος για να αποτρέψετε τις γενικές ή ασαφείς γραμμές θέματός σας είναι να τις αντιμετωπίζετε ως τίτλους. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να συνοψίσετε το email σας με έναν συνοπτικό αλλά ενημερωτικό τρόπο.

2. Χαιρετίστε Τους

Μετά τη γραμμή θέματός σας, πρέπει να ορίσετε τον τόνο για το email σας και να κάνετε μια εντύπωση στον παραλήπτη σας. Το να τους χαιρετήσεις, επίσημα ή ανεπίσημα, είναι ο τέλειος τρόπος για να το κάνεις. Εάν είστε μπερδεμένοι, επιλέξτε τον επίσημο τρόπο.

Ακολουθούν οι διάφοροι τρόποι για να καλωσορίσετε τους παραλήπτες σας:

• Γεια σας: Αυτό είναι για άμεσες και φιλικές συζητήσεις.
• Γεια: Είναι απλό και ευγενικό.
• Αγαπητός: Είναι λίγο αφύσικο, αλλά μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ενώ επικοινωνείτε με ένα στέλεχος ή κάτι τέτοιο.

3. Προσθέστε μια εισαγωγική πρόταση

Αφού χαιρετήσετε τον παραλήπτη σας, πρέπει να νιώσετε τη φαγούρα να μιλήσετε για το τι είναι το email σας, αλλά να σταματήσετε για ένα δευτερόλεπτο. Πριν πείτε οτιδήποτε, γράψτε μια εισαγωγική πρόταση για να ξεκινήσετε το email σας με καλή ροή.

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να το κάνετε είναι προσθέτοντας μια γραμμή ανοίγματος.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε απευθείας:

• Επιτρέψτε μου να συστηθώ.
• Είναι υπέροχο να ακούω νέα σας.
• Ελπίζω να είσαι καλά.
• επικοινωνώ για ____
• Σας ευχαριστούμε για την ενημέρωση.
• Κάνω check in στο ____
• Συγχαρητήρια για το (πρόσφατο επίτευγμά σας).

4. Συστήσου

Εάν στέλνετε email σε κάποιον για πρώτη φορά, πρέπει να συστηθείτε πριν μιλήσετε για οτιδήποτε άλλο.

Παρόλο που οι άνθρωποι συνήθως μιλούν για ώρες, αρχίζουν να ιδρώνουν όταν τους ζητείται να συστηθούν. Μην ανησυχείτε. Δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Για να το κάνετε πιο εύκολο, χρησιμοποιήστε μία από τις παρακάτω μορφές.

• Το όνομά μου είναι (Full Name) και είμαι ένας (Ο τρέχων ρόλος σας).
• Είμαι (Full Name) και εργάζομαι για μια εταιρεία (Βιομηχανία) που ονομάζεται (Company's Name).

Η καλύτερη πρακτική είναι να συμπεριλάβετε μόνο μια ή δύο προτάσεις για τον εαυτό σας, και όχι περισσότερο από αυτό.

5. Φτάστε γρήγορα στο σημείο

Ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι το email σας θα είναι πολύτιμο για τον παραλήπτη είναι να το καταστήσετε ένα γρήγορο παραδοτέο των πληροφοριών που απαιτούν. Με άλλα λόγια, φτάστε στο θέμα πιο γρήγορα.

Χαιρετήσατε τον παραλήπτη σας, γράψατε μια αρχική γραμμή/παρουσιαστήκατε, τώρα γράψτε γιατί του στέλνετε email. Εάν πρέπει να συζητήσετε πολλά πράγματα, δώστε προτεραιότητα σε αυτά και ξεκινήστε το email σας με το πιο σημαντικό πράγμα. Μπορεί να είναι η απάντηση σε μια ερώτηση ή η υποβολή αιτήματος.

Σχετίζεται με: Hacks του Gmail για να σας βοηθήσουν να κάνετε περισσότερα

6. Συμπεριλάβετε μια μεγάλη ιδέα

Εάν το email σας αποδειχθεί λίγο μακροσκελές, τότε πάρτε μια συμβουλή από την κανονική σύνταξη περιεχομένου και προσθέστε ένα συμπέρασμα ή μια μεγάλη ιδέα στο τέλος.

Θα δώσει όλη την εστίαση στο πιο σημαντικό πράγμα. Για παράδειγμα, χρειάζεται να γίνει κάτι πρώτα ή χρειάζεστε μια απάντηση αμέσως για να προχωρήσετε σε ένα έργο κ.λπ. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα συμπέρασμα λέγοντας κάτι σαν: Το κύριο στοιχείο από τη συζήτησή μας είναι [____].

7. Κρατήστε το συνοπτικό

Ένας μέσος επαγγελματίας λαμβάνει πάνω από εκατό email την ημέρα. Υπονοεί ότι τα περισσότερα από τα άτομα με τα οποία επικοινωνείτε είναι απασχολημένα. Ανεξάρτητα από το πόσο πολύ μπορεί να τους αρέσεις, πιθανότατα δεν θα είναι έτοιμοι για κανένα είδος περιπλάνησης. Επομένως, κρατήστε τα email σας σύντομα και γλυκά.

Ένα άλλο μειονέκτημα των μακρών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι μερικές φορές γίνονται αόριστα, δεν είναι βασικά ή μπορεί ακόμη και να δημιουργήσουν παρεξηγήσεις.

8. Να είστε σεβαστοί και γενναιόδωροι

Η ομορφιά του να γράφεις με σεβασμό και ευγένεια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι μπορεί να διαφωνήσεις με κάποιον, να παρουσιάσεις εναλλακτικές απόψεις ή ακόμα και να ζητήσεις χάρες, αλλά θα ακούγεται εντάξει να τα διαβάζεις.

Εάν σκοπεύετε να κάνετε κάτι τέτοιο στο email σας, σκεφτείτε πρώτα να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη σας ή να τον επαινέσετε για τη δουλειά ή τις ιδέες του. Στη συνέχεια, παρουσιάστε τη γνώμη σας χωρίς να δηλώσετε ευθέως αυτό που έκαναν ήταν κακό ή εντελώς λάθος.

9. Προσθέστε μια τελική πρόταση

Η γραμμή κλεισίματος εξαρτάται από τον τύπο απάντησης που περιμένετε από το άτομο που στέλνετε email. Μπορείτε να επιλέξετε να τερματίσετε το email σας με μια δήλωση ή μια ερώτηση κλειστού τύπου, ανάλογα με το περιβάλλον. Ωστόσο, αποφύγετε να κλείσετε με μια ερώτηση ανοιχτού τύπου με κάθε κόστος.

Αυτό συμβαίνει κυρίως επειδή μια δήλωση και μια ερώτηση κλειστού τύπου δίνουν μια κατεύθυνση στη συνομιλία σας, κρατούν τα πράγματα σε καλό δρόμο και διασφαλίζουν μια απάντηση.

Ωστόσο, μια ερώτηση ανοιχτού τύπου αυξάνει άσκοπα το νήμα της συζήτησης. Επιπλέον, εάν επικοινωνείτε με κάποιον πολύ απασχολημένο, το email σας μπορεί να αγνοηθεί εντελώς.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα ερώτησης κλειστού τύπου.

Ας το συζητήσουμε περαιτέρω σε μια κλήση. Ποια ώρα λειτουργεί καλύτερα για εσάς; [Ώρα 1] [Ώρα 2] [Ώρα 3]

Κάνει τη διαδικασία λήψης αποφάσεων πιο εύκολη για τον παραλήπτη σας.

Από την άλλη πλευρά, εδώ είναι ένα παράδειγμα μιας ερώτησης ανοιχτού τύπου.

Μπορούμε να το συζητήσουμε περαιτέρω σε ένα τηλεφώνημα. Λοιπόν, πότε είσαι ελεύθερος;

Ασκεί πίεση στον παραλήπτη σας να ελέγξει το ημερολόγιό του πριν απαντήσει, γεγονός που καθιστά δύσκολη την ανάληψη δράσης.

Επιπλέον, μια δήλωση μπορεί επίσης να είναι μια καλή ιδέα για προσθήκη σε ένα email. Για παράδειγμα:

Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς/να συνεργαστώ μαζί σας. Να εχετε μια ομορφη μερα. Σας ευχαριστώ.

10. Αποσύνδεση

Τέλος, μπορείτε να τερματίσετε το email σας με οποιαδήποτε από αυτές τις φράσεις αποσύνδεσης, ανάλογα με το περιβάλλον του email σας.

• Θερμούς χαιρετισμούς
• Χαιρετισμοί
• με εκτιμιση
• Καλύτερος
• Στην υγειά σας
• Τις καλύτερες ευχές μου

Όλες αυτές οι συμβουλές είναι αρκετές για να σας βοηθήσουν να συνθέσετε και απαντήστε σε όλα τα email με τον σωστό τρόπο.

Αν ψάχνετε να δημιουργήσετε νέα έργα ή μια νέα δουλειά ή εάν η τρέχουσα εργασία σας απαιτεί να στέλνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα, αυτά τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης μπορούν να σας φανούν χρήσιμα.

Αυτό το εργαλείο σάς βοηθά να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες γραμμές ανοίγματος με βάση τα δεδομένα προφίλ LinkedIn των παραληπτών σας. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να προσθέσετε τη διεύθυνση URL του LinkedIn του παραλήπτη στο εργαλείο και θα εμφανίσει μοναδικές γραμμές ανοίγματος με βάση τα στοιχεία του προφίλ του.

Το εργαλείο κοστίζει 36 $ το μήνα για έως και 200 ​​γραμμές ανοίγματος.

Το SmartWriter.ai σάς βοηθά να συλλέξετε δεδομένα από το δημόσιο προφίλ του παραλήπτη σας και ειδήσεις στις οποίες αναφέρονται. Σας βοηθά να δημιουργήσετε εξατομικευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα άτομα με τα οποία επικοινωνείτε.

Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να στείλετε ψυχρά email ή μηνύματα LinkedIn για προβολή. Η συνδρομή για το εργαλείο ξεκινά από 49 $ ανά μήνα.

Εάν ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση και χρειάζεστε χρηματοδότηση, το Snazzy.ai μπορεί να είναι το τέλειο εργαλείο για εσάς. Σας βοηθά με πρότυπα email για να παρουσιάσετε VC ή αγγέλους επενδυτές.

Αλλά πρώτα, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό στην πλατφόρμα. Για να ξεκινήσετε την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εισαγάγετε το κοινό που στοχεύετε, τις λέξεις-κλειδιά που αναζητάτε και την περιγραφή της προσφοράς σας. Και θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο παρέχοντας ένα εξατομικευμένο πρώτο σχέδιο.

Μετά από αυτό, μπορείτε να το τροποποιήσετε λίγο για να εξασφαλίσετε την τελειότητα. Η συνδρομή ξεκινά από $25 το μήνα.

Αυτό είναι ένα άλλο εργαλείο AI για να σας βοηθήσει να βρείτε το τέλειο άγκιστρο για τους παραλήπτες σας. Για να ξεκινήσετε με το Lyne.ai, εισαγάγετε το CSV των υποψήφιων πελατών σας με τα email εργασίας τους ή τις διευθύνσεις URL του προφίλ τους στο LinkedIn.

Μπορείτε επίσης να αποφασίσετε πόσες προτάσεις θέλετε να γράψει το εργαλείο για το άνοιγμα, για παράδειγμα, 1-2 προτάσεις ή 3-4 προτάσεις κ.λπ. Η συνδρομή ξεκινά από 99 $ ανά μήνα.

Η σύνταξη email δεν ήταν ποτέ πιο εύκολη

Αν σας δυσκολεύει ποτέ να συγκεντρώσετε όλους τους πόντους για να συνθέσετε ένα καλό email, ο αγώνας σας τελειώνει σήμερα.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές ή εργαλεία για να γράψετε το επόμενο αποτελεσματικό email σας πιο γρήγορα!

Οι 4 καλύτερες εφαρμογές email για Windows που δεν έχετε ακούσει ποτέ

Όλοι γνωρίζουμε τις κλασικές εφαρμογές email των Windows που αρέσει σε όλους να χρησιμοποιούν, οπότε τι θα λέγατε για κάποιες που δεν έχετε ξανακούσει;

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα