Οι 8 καλύτεροι τύποι αναφορών διαχείρισης έργου που πρέπει να γνωρίζετε

Οι αναφορές διαχείρισης έργων αναφέρονται στην επισκόπηση υψηλού επιπέδου που περιέχει κρίσιμα δεδομένα σχετικά με το έργο σε μια εύκολα κατανοητή μορφή. Αυτά επικεντρώνονται σε διάφορες πτυχές ενός έργου και ρίχνουν φως στην τρέχουσα κατάσταση, πιθανά ή υπάρχοντα ζητήματα και τις λύσεις τους.

Μάθετε για τους κορυφαίους τύπους αναφορών έργων που μπορούν να παρέχουν πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο στις ομάδες σας.

1. Πίνακας ελέγχου έργου/Υγεία

Ένας πίνακας εργαλείων έργου ή μια αναφορά υγείας σάς ενημερώνει για την πορεία του έργου και τι μπορεί να κάνει η ομάδα για να βελτιώσει την απόδοση. Συνήθως, παρουσιάζετε αυτήν την αναφορά στον πελάτη ή σε άλλα ενδιαφερόμενα μέρη. Έτσι, μπορούν να οπτικοποιήσουν πληροφορίες όπως η πρόοδος και η κερδοφορία.

Βοηθά επίσης να προσδιορίσετε εάν το έργο είναι εκτός πορείας και τι μπορείτε να κάνετε για να το επαναφέρετε σε τροχιά.

Μια αναφορά πίνακα ελέγχου έργου θα πρέπει να περιέχει το συνολικό χαρτοφυλάκιο, συμπεριλαμβανομένης της υγείας του έργου (κατάσταση έργου μέσα πράσινο, κίτρινο ή κόκκινο χρώμα), η πρόοδος ορόσημο ενός δεδομένου έργου, η κερδοφορία του έργου συγκρίνοντας τον προϋπολογισμό και κόστος, και

πρόοδος του έργου σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα.

2. Εργασίες και Κατάσταση Έργου

Εάν ασχολείστε με τη διαχείριση έργων, είναι ο πιο συνηθισμένος τύπος αναφοράς που πρέπει να προετοιμάσετε. Ίσως χρειαστεί να συντάσσετε αυτήν την αναφορά σε εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση. Στοχεύει να δείξει πόσο μακριά έχει προχωρήσει η ομάδα για να φτάσει τους στόχους ενός έργου.

Εάν χρειάζεται να προετοιμάζετε τέτοιες αναφορές τακτικά, είναι καλύτερο να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία για να εξοικονομήσετε χρόνο και προσπάθεια. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα του εργαλείου διαχείρισης εργασιών για να συμπληρώσετε την αναφορά.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα τυπικό πρότυπο για την αναφορά. Θα σας βοηθήσει να παραλείψετε τον κόπο της δημιουργίας μιας αναφοράς κατάστασης κάθε φορά από την αρχή.

3. Διαθεσιμότητα πόρων και δεξιοτήτων

Οι αναφορές διαθεσιμότητας πόρων είναι απαραίτητες για κάθε διαχειριστή έργου. Χρησιμοποιώντας αυτήν την αναφορά, μπορείτε να αναθέσετε και να αναθέσετε εργασίες στο σωστό μέλος της ομάδας. Δείχνει ποιο μέλος της ομάδας είναι απασχολημένο και πότε.

Εάν σκοπεύετε να κάνετε ένα χρονοδιάγραμμα για ένα νέο έργο ή αναζητάτε κάποιον που δεν απασχολείται ανάθεση εργασιών, ελέγξτε για διαθεσιμότητα σε αυτήν την αναφορά. Μπορείτε επίσης να εντοπίσετε τα μέλη που εργάζονται με πλήρη ικανότητα και μπορεί να χρειάζονται βοήθεια.

Έτσι, μπορείτε να εξασφαλίσετε ομοιόμορφη κατανομή εργασιών για υψηλότερη απόδοση και ταχύτερα αποτελέσματα.

4. Κίνδυνοι έργου

Κάθε έργο συνοδεύεται από έναν ορισμένο αριθμό κινδύνων. Επομένως, η αναφορά κινδύνου θα πρέπει να περιέχει όλους τους αντιληπτούς και τους πραγματικούς κινδύνους που σχετίζονται με ένα έργο. Ίσως χρειαστεί να υποβάλετε αυτήν την αναφορά μία φορά το μήνα.

Ωστόσο, ενθαρρύνετε τους συμπαίκτες σας να καταγράφουν όλους τους κινδύνους που μπορούν να σκεφτούν σε πραγματικό χρόνο. Θα σας βοηθήσει να λάβετε όλα τα δεδομένα σε ένα μέρος όταν πρέπει να δημιουργήσετε μια αναφορά.

Εκτός από την απαρίθμηση όλων των κινδύνων, η έκθεσή σας μπορεί να περιλαμβάνει μόνο τους κινδύνους υψηλού επιπέδου λεπτομερώς και μια περίληψη του τρόπου με τον οποίο σκοπεύετε να διαχειριστείτε τους κινδύνους χαμηλού επιπέδου. Μπορείτε να καταγράψετε τους κινδύνους σε ένα υπολογιστικό φύλλο, αλλά είναι καλύτερο να λάβετε βοήθεια από ένα εργαλείο διαχείρισης έργου.

5. Προϋπολογισμός και Έξοδα

Πρέπει να δημιουργήσετε μια αναφορά προϋπολογισμού για διαφορετικούς σκοπούς. Η αναφορά προϋπολογισμού που κάνετε στο τέλος του έργου για τον πελάτη σας είναι η πιο συνηθισμένη. Επίσης, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά εξόδων πολλές φορές όταν το έργο βρίσκεται σε εξέλιξη.

Θα βοηθήσει την ομάδα να προσδιορίσει εάν η δαπάνη του έργου είναι εκτός ελέγχου. Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να ελέγξετε το κόστος αμέσως και δεν χρειάζεται να εκπλαγείτε εάν η δαπάνη υπερβαίνει το όριο του προϋπολογισμού όταν τελειώσει το έργο.

Μια αναφορά προϋπολογισμού και εξόδων θα πρέπει να περιλαμβάνει τον εκτιμώμενο προϋπολογισμό για κάθε εργασία ή τμήμα ενός έργου και το πραγματικό κόστος. Φροντίστε να καταγράψετε όλα τα έξοδα σε πραγματικό χρόνο για να αποφύγετε προβλήματα συγχώνευσης όλων των εξόδων κατά τη δημιουργία της αναφοράς.

6. Παρακολούθηση χρόνου

Πολλοί πελάτες πραγματοποιούν πληρωμές ανάλογα με το χρόνο που αφιερώνουν σε ένα έργο. Για αυτούς, είναι υποχρεωτικό να δημιουργούν αναφορές χρόνου μετά την ολοκλήρωση του έργου. Η αναφορά δείχνει πόσο χρόνο επένδυσαν τα μέλη της ομάδας σε εργασίες που σχετίζονται με ένα έργο.

Αυτή η αναφορά θα εμφανίζει επίσης τον συνολικό χρόνο που αφιερώθηκε σε κάθε εργασία και τον χρόνο που επένδυσε κάθε μέλος της ομάδας. Εκτός από αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την παρακολούθηση χρόνου για να βελτιώσετε την απόδοση της ομάδας σας και την ατομική σας παραγωγικότητα.

Αφού αναλύσετε τον χρόνο που αφιερώνουν οι συμπαίκτες σε διάφορες εργασίες, μπορείτε εύκολα να μάθετε ποιος μπορεί να κάνει τη δουλειά πιο αποτελεσματικά. Αργότερα, μπορείτε να αναθέσετε στους ανθρώπους εργασίες που μπορούν να κάνουν γρήγορα και επιδέξια.

7. Σφάλματα και ζητήματα

Αν και μπορεί να μην είναι δυνατό να έχετε ένα έργο χωρίς πρόβλημα ή σφάλμα, μπορείτε σίγουρα να εργαστείτε για να διατηρήσετε το πλήθος στο ελάχιστο.

Η προετοιμασία μιας λεπτομερούς αναφοράς για εντοπισμένα σφάλματα και ζητήματα θα διασφαλίσει ότι μπορείτε να βρείτε γρήγορες λύσεις σε αυτά τα προβλήματα για να παραδώσετε το έργο έγκαιρα. Μια αναφορά σφάλματος έργου ή προβλήματος θα πρέπει να περιέχει σημαντικές πληροφορίες, όπως τον αριθμό προβλήματος ή σφάλματος, την ημερομηνία αναγνώρισης, το ζήτημα που προέκυψε, την περιγραφή, την προτεραιότητα, την επίλυση και την κατάσταση σφάλματος.

Οι τακτικές επικαιροποιήσεις τέτοιων αναφορών κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου ελαχιστοποιήστε την απόσπαση της προσοχής και αποτρέψτε την απογοήτευση του πελάτη. Θα σας γλιτώσει επίσης από τον κίνδυνο καθυστέρησης και κυρώσεων του έργου.

8. Ανάλυση Διακύμανσης

Η αναφορά διακύμανσης είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να γνωρίζετε εάν ένα έργο βρίσκεται στο σωστό δρόμο. Σε αυτήν την αναφορά, αναλύετε και συγκρίνετε τη διαφορά μεταξύ εκτίμησης και αποτελέσματος διαφόρων πτυχών ενός έργου. Σε αυτήν την αναφορά, χρησιμοποιήστε μια τυπική μέτρηση για τη μέτρηση και των δύο δεδομένων.

Αυτή η αναφορά θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε εάν είστε μπροστά από το πλάνο, αν είστε σε χαμηλά επίπεδα ή αν είστε εντός προγράμματος. Μπορείτε να συγκρίνετε τον προϋπολογισμό, τον πόρο, το εύρος ή το πρόγραμμά σας στην αναφορά.

Ωστόσο, οι διαχειριστές έργων συνήθως επιλέγουν αυτήν την αναφορά για να αναλύσουν τον προϋπολογισμό, τα έξοδα και τις τάσεις εργασίας ενός έργου. Ο χρόνος για τη δημιουργία τέτοιων αναφορών διαφέρει από έργο σε έργο. Αν και οι πελάτες μπορεί να χρειάζονται αυτήν την αναφορά στο τέλος ενός έργου, ίσως θελήσετε να τη δημιουργείτε περιοδικά κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου για να λαμβάνετε καλύτερες πληροφορίες.

Ποια αναφορά θέλετε να δημιουργήσετε στη συνέχεια;

Τώρα που γνωρίζετε τους τύπους αναφορών που μπορείτε να δημιουργήσετε για έργα, μαζί με τις δυνατότητές τους, μπορείτε εύκολα να επιλέξετε οποιαδήποτε με βάση τις ανάγκες σας. Εάν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή αναφοράς, η δημιουργία αναφορών δεν θα είναι προκλητική και χρονοβόρα.

Το καλό είναι ότι οι περισσότερες πλατφόρμες διαχείρισης έργων λειτουργούν και ως εργαλεία αναφοράς.

Τα 8 καλύτερα εργαλεία αναφοράς για διαχειριστές έργων

Τα εργαλεία αναφοράς απλοποιούν τη διαδικασία δημιουργίας αναφορών για ολοκληρωμένα έργα ή εσωτερική απόδοση της ομάδας. Εδώ είναι μερικά από τα καλύτερα για χρήση!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα