8 Προηγμένες λειτουργίες βάσης δεδομένων σχετικά με την έννοια που πρέπει να χρησιμοποιείτε

Ενδέχεται να χρησιμοποιείτε σελίδες Έννοιας για να δημιουργήσετε βάσεις δεδομένων χωρίς κώδικα με τη βοήθεια χαρακτηριστικών του Notion όπως Λίστα, Πίνακας, Συλλογή, Ημερολόγιο και Πίνακας. Ωστόσο, οι λειτουργίες βάσης δεδομένων επόμενου επιπέδου του Notion μπορούν να ενισχύσουν τις εργασίες σας, τη διαχείριση πόρων και τη συνολική παραγωγικότητα του έργου.

Αυτές οι δυνατότητες υψηλού επιπέδου όχι μόνο σας επιτρέπουν να οργανώνετε δεδομένα έργου σε βάσεις δεδομένων. Μπορείτε να κόψετε σε φέτες και σε κύβους τα δεδομένα σας ή να εφαρμόσετε τύπους για να ανακαλύψετε μοτίβα. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε για αυτές τις προηγμένες λειτουργίες και τα οφέλη τους.

1. Διαχείριση ιδιοτήτων βάσης δεδομένων

Η οργάνωση μιας τεράστιας συλλογής δεδομένων γίνεται εύκολη με τη λειτουργία Ιδιότητα δεδομένων του Εννοια. Πρέπει να προσθέσετε μια νέα ιδιότητα δεδομένων για λόγους ταξινόμησης. Η προσθήκη μιας ιδιότητας δεδομένων δίνει επίσης ένα νέο πλαίσιο στα δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε ιδιότητες βάσης δεδομένων όπως κατόχους εργασιών, ημερομηνίες λήξης, χρονικές σημάνσεις τελευταίας επεξεργασίας, σχετικές διευθύνσεις URL κ.λπ.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ιδιότητες βάσης δεδομένων για εργασίες χειρισμού δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν τα δεδομένα έχουν πολλές ιδιότητες όπως κείμενο, αριθμός, άτομο, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τηλέφωνο, θα εμφανίζονται σε διαφορετικά σενάρια εάν επιλέξετε μια σχετική ιδιότητα φιλτραρίσματος.

Υπάρχουν δύο τύποι ιδιοτήτων βάσης δεδομένων, δηλαδή οι βασικές και οι προηγμένες ιδιότητες. Μεταξύ των 12 βασικών ιδιοτήτων, οι πιο κοινές είναι το email, το τηλέφωνο, το κείμενο, το URL, η ημερομηνία και τα αρχεία και μέσα. Αντίθετα, το Formula, το Relation και το Rollup είναι το κοινό μεταξύ των συνολικών επτά προηγμένων ιδιοκτησιών.

Το Notion σάς δίνει τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε ιδιότητες με πολλούς τρόπους, όπως η προσθήκη μιας νέας, η διαγραφή μιας υπάρχουσας, η απόκρυψη, η εμφάνιση και η αναδιάταξη.

Σχετίζεται με: SQL vs. NoSQL: Ποια είναι η καλύτερη βάση δεδομένων για το επόμενο έργο σας;

2. Φίλτρα βάσης δεδομένων

Μόλις προσθέσετε μερικές ιδιότητες στο σύνολο δεδομένων σας, μπορείτε να φιλτράρετε τη βάση δεδομένων σας για να εστιάσετε σε μια συγκεκριμένη ενότητα. Θα χρειαστεί να επιλέξετε μια ιδιότητα φίλτρου. Η δυνατότητα φίλτρου λειτουργεί με τη λογική έχουν ή δεν έχουν.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο φίλτρο από το Προσθέστε ένα φίλτρο επιλογή του Φίλτρο μενού πάνω από τη βάση δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε σύνθετα ή απλά φίλτρα ανάλογα με τη στρατηγική ανάκτησης δεδομένων.

Μπορεί να χρειαστεί να εφαρμόσετε το ίδιο φίλτρο πολλές φορές. Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε τη βάση δεδομένων και να δημιουργήσετε μια νέα για τη συγκεκριμένη προβολή φίλτρου για εξοικονόμηση χρόνου.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένθετα φίλτρα έως και τρία επίπεδα. Τα ένθετα φίλτρα σάς επιτρέπουν επίσης να προσθέτετε ΚΑΙ και Ή λογική. ο Προσθέστε μια ομάδα φίλτρων επιλογή από το Φίλτρο μενού σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένθετα φίλτρα.

3. Ταξινόμηση βάσεων δεδομένων σε πραγματικό χρόνο

Μπορείτε να οργανώσετε τα δεδομένα σας που συνδέονται με διάφορες ιδιότητες σε αύξουσα και φθίνουσα σειρά, χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Ταξινόμησης στο Notion. Η ταξινόμηση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για την παραγγελία δεδομένων, περιεχομένου ή εργασιών ανάλογα με τους γνωστούς τύπους ιδιοτήτων.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να μάθετε τις εργασίες προτεραιότητας της ημέρας. Μπορείτε να ταξινομήσετε τον πίνακα εργασιών σας κατά προτεραιότητα για να γνωρίζετε ποιες εργασίες χρειάζονται άμεση προσοχή. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε άλλες συναρτήσεις ταξινόμησης, όπως αλφαβητική, τελευταία επεξεργασία και ούτω καθεξής.

Η συνάρτηση Ταξινόμηση εφαρμόζει διαφορετική λογική ταξινόμησης ιδιοτήτων ανάλογα με την τιμή της ιδιότητας. Για παράδειγμα, οι ιδιότητες Κείμενο και Όνομα θα εμφανίσουν μια επιλογή αλφαβητικής ταξινόμησης. Από την άλλη πλευρά, η ιδιότητα αριθμού θα προσφέρει μόνο αριθμητική ταξινόμηση.

4. Εφαρμογή Σχέσεων Βάσεων Δεδομένων

Η δυνατότητα Relation του Notion εξοικονομεί χρόνο μειώνοντας την προσπάθεια διαχείρισης πολλαπλών βάσεων δεδομένων για οποιοδήποτε έργο. Συνδέει όλες τις βάσεις δεδομένων, ώστε να μπορείτε να λάβετε τις απαραίτητες πληροφορίες από οποιαδήποτε βάση δεδομένων του ίδιου έργου.

Επιπλέον, μπορείτε να εκτελέσετε μια συνολική ανάλυση δεδομένων συνδέοντας όλες τις βάσεις δεδομένων από διαφορετικά τμήματα. Η εφαρμογή σχέσεων βάσης δεδομένων στο Notion είναι αρκετά απλή και δεν περιλαμβάνει καμία κωδικοποίηση. Δημιουργήστε την τέλεια σχεσιακή βάση δεδομένων χωρίς κώδικα στο Notion με λίγα μόνο κλικ:

1. Απλώς προσθέστε ένα Σχέση ιδιοκτησία στη βάση δεδομένων όπου θέλετε να συνδέσετε τις άλλες βάσεις δεδομένων.
2. Το Notion σάς δείχνει τις διαθέσιμες βάσεις δεδομένων για επιλογή.
3. Στην ενότητα αξία ιδιότητας, επιλέξτε τη σειρά δεδομένων που θέλετε να συνδέσετε με τα τρέχοντα επιλεγμένα δεδομένα.

Σχετίζεται με: Πώς να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ πολλών πινάκων χρησιμοποιώντας μοντέλο δεδομένων στο Excel

5. Συγκεντρωτικά δεδομένα με χρήση συνάθροισης

Η συλλογή είναι ένα άλλο ζωτικής σημασίας χαρακτηριστικό που σας βοηθά να λάβετε βασικά δεδομένα σε οποιεσδήποτε συνδεδεμένες βάσεις δεδομένων του Notion. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Συνάθροισης για να υπολογίσετε τον συνολικό χρόνο ολοκλήρωσης του έργου χωρίς να μετράτε μη αυτόματα τις συνδεδεμένες εργασίες.

Η συλλογή προσφέρει επίσης άλλους υπολογισμούς όπως Καταμέτρηση όλων, Καταμέτρηση τιμών, Μέτρηση κενών, Ποσοστό όχι κενό και ούτω καθεξής. Παρόμοια με τη δυνατότητα Σχέσης, η Συνάθροιση είναι επίσης μια συνάρτηση χωρίς κώδικα. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια Συνάθροιση σε τρία μόλις βήματα, δηλαδή επιλέγοντας μια σχέση, μια ιδιότητα και έναν υπολογισμό.

Ένα ισχυρό χαρακτηριστικό του Notion είναι η σύνδεση βάσεων δεδομένων. Η λειτουργία Συνδεδεμένη βάση δεδομένων σάς δίνει τη δυνατότητα να εμφανίσετε ένα τμήμα του πίνακα δεδομένων σε διαφορετικούς χώρους εργασίας. Εάν έχετε διαφορετικούς χώρους εργασίας ομάδας στο Notion, αυτή είναι η τέλεια λειτουργία για να παρουσιάσετε εργασίες σε επίπεδο ομάδας.

Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε ξεχωριστά φίλτρα στη συνδεδεμένη βάση δεδομένων χωρίς να κάνετε οπτικές αλλαγές στη γονική βάση δεδομένων. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε συναρτήσεις ταξινόμησης. Οι συνδεδεμένες βάσεις δεδομένων εμφανίζουν ένα αμφίδρομο απόσπασμα της γονικής βάσης δεδομένων. Μια συνδεδεμένη βάση δεδομένων λαμβάνει τα δεδομένα της από την ίδια πηγή, αλλά έχει διαφορετικές προβολές, ταξινομήσεις και φίλτρα.

Εάν κάνετε αλλαγές σε επίπεδο περιεχομένου ή ιδιοκτησίας σε οποιαδήποτε από τις συνδεδεμένες βάσεις δεδομένων, το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων προέλευσης θα αντικατοπτρίζει επίσης αυτές τις αλλαγές.

7. Υπολογισμοί και Συναρτήσεις

Η βάση δεδομένων Notion σάς δίνει πρόσβαση σε απλούς και σύνθετους μαθηματικούς υπολογισμούς. Μπορείτε να δημιουργήσετε τον δικό σας τύπο και να τον εκτελέσετε στη βάση δεδομένων σας για να δημιουργήσετε αναφορές ή προβλέψεις για τα έργα σας.

Πρέπει να προσθέσετε μια ιδιότητα Formula στη βάση δεδομένων σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να εκτελέσετε όλα τα είδη συναρτήσεων και υπολογισμών συμπεριλαμβάνοντας άλλες ιδιότητες της βάσης δεδομένων. Αφού προσθέσετε το Ιδιότητα τύπου, μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιαδήποτε σειρά για να εμφανίσετε το Τύπος μενού. Αυτό το μενού έχει ενότητες όπως Ιδιότητες, Σταθερές, Τελεστές και Συναρτήσεις.

8. Πρότυπα βάσεων δεδομένων

Τα πρότυπα βάσεων δεδομένων αφαιρούν την ταλαιπωρία της εισαγωγής δεδομένων και σας κάνουν πιο παραγωγικούς όταν εργάζεστε σε βάσεις δεδομένων Notion. Αυτά τα πρότυπα διασφαλίζουν ότι εσείς ή τα μέλη της ομάδας σας ακολουθείτε μια ενιαία δομή εισαγωγής δεδομένων.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο βάσης δεδομένων μία φορά για συγκεκριμένα δεδομένα, όπως υποβολή αναφορών σφαλμάτων, αιτήσεις σε σύσκεψη, προσωπικά ημερολόγια κ.λπ. Για κανονική εργασία, απλώς επιλέξτε αυτό το πρότυπο και εισαγάγετε μόνο τα δεδομένα. Οι ιδιότητες και οι δομές θα εμφανίζονται αυτόματα σε πρότυπα βάσης δεδομένων.

Εξάγετε ζωτικής σημασίας πληροφορίες από τη βάση δεδομένων εννοιών σας

Τώρα που γνωρίζετε ορισμένες δυνατότητες υψηλού επιπέδου του συστήματος βάσης δεδομένων Notion, μπορείτε να τις εφαρμόσετε στις σελίδες και στα wiki σας Notion χωρίς κόπο. Αυτά είναι ζωτικής σημασίας εργαλεία για τη σύνδεση συνόλων δεδομένων και τη δημιουργία μοτίβων για να μαντέψετε τη μελλοντική πορεία δράσης.

Μην αφήσετε τη βάση δεδομένων του Notion να γίνει άλλο ένα στοιχείο στη στοίβα τεχνολογίας σας. Χειριστείτε τις βάσεις δεδομένων με τον τρόπο που θέλετε να προσθέσετε αξία στους ευέλικτους στόχους παραγωγικότητας σας.

Τα 9 καλύτερα ευέλικτα εργαλεία παραγωγικότητας για απομακρυσμένες και υβριδικές ομάδες

Θέλετε να μάθετε ποιο ευέλικτο εργαλείο διαχείρισης έργου είναι κατάλληλο για την ομάδα σας; Μάθετε από αυτή τη λίστα με τα καλύτερα ευέλικτα εργαλεία παραγωγικότητας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα