Τρόπος χρήσης του Microsoft Outlook για διαχείριση έργου

Εάν εσείς ή η επιχείρησή σας χρησιμοποιείτε ήδη το Microsoft Outlook ως εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καλό θα είναι να το χρησιμοποιήσετε ως ένα πλήρες εργαλείο για τη διαχείριση έργων. Γιατί να χρησιμοποιήσετε ένα άλλο ισχυρό λογισμικό με μια άγνωστη διεπαφή όταν μπορείτε να αναθέσετε εργασίες, να ορίσετε υπενθυμίσεις και ημερομηνίες λήξης στις λίστες εργασιών σας στο Microsoft Outlook;

Η μεγιστοποίηση της παραγωγικότητάς σας είναι μια εύκολη υπόθεση με το Microsoft Outlook. Έρχεται ενσωματωμένο με πολλά χρήσιμα εργαλεία που σας βοηθούν να κατηγοριοποιήσετε έργα, να τα χαρακτηρίσετε και να κάνετε πολλά άλλα. Ας ρίξουμε μια ματιά σε όλα όσα μπορείτε να κάνετε με το Microsoft Outlook ως εργαλείο διαχείρισης έργου.

1. Αναθέστε Εργασίες

Εάν εργάζεστε με μια μικρή ομάδα, η ανάθεση εργασιών είναι απλή και εύκολη όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook. Παω σε Να κάνω στον αριστερό πίνακα και προχωρήστε σε Προσθέστε μια εργασία.Μόλις προσθέσετε την εργασία, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Δημιουργήστε νέα λίστα από αυτήν την εργασία.

Αφού δημιουργήσετε τη λίστα εργασιών, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Κοινή χρήση λίστας. Θα έχετε την επιλογή Δημιουργία συνδέσμου πρόσκλησης για να επιτρέψουν στα άτομα να εγγραφούν και να επεξεργαστούν αυτήν τη λίστα εργασιών. Αυτή η δυνατότητα είναι απίστευτα χρήσιμη για την ταξινόμηση έργων σε μια ομάδα μικρού ή μεσαίου μεγέθους.

2. Προσθέστε ένα ψευδώνυμο email

Οι ενημερώσεις εργασίας και η επικοινωνία του έργου μπορεί να χαθούν μέσα στην αναταραχή των καθημερινών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε, ακόμα και όταν είστε πολύ προσεκτικοί. Ένα χαμένο email μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις και δυσαρέσκεια κάθε είδους. Ένας απλός τρόπος αντιμετώπισης αυτού του προβλήματος είναι να δημιουργήσετε ένα ψευδώνυμο email στο Microsoft Outlook.

Είναι μια πρόσθετη διεύθυνση email που χρησιμοποιεί την ίδια λίστα επαφών και ρυθμίσεις για τη λήψη email. Μπορείτε να το κάνετε πηγαίνοντας στο Προσθέστε ένα ψευδώνυμο και να δημιουργήσετε μια νέα διεύθυνση email ή να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα για να λειτουργήσει ως ψευδώνυμό σας. Όλα τα email που λαμβάνονται σε αυτή τη διεύθυνση θα τοποθετούνται σε ειδικό λογισμικό διαχείρισης έργου, από προεπιλογή.

3. Δημιουργία Ομάδας

Εάν προσπαθείτε να κρατήσετε όλα τα μέλη του έργου ενημερωμένα για όλες τις ενημερώσεις του έργου, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα εύκολα. Αυτό διευκολύνει επίσης την κοινή χρήση ημερολογίων (περισσότερα για αυτό αργότερα).

Παω σε Ανθρωποι στον αριστερό πίνακα και αναζητήστε Ομάδες και δημιουργήστε ένα. Θα σας ζητηθεί να προσθέσετε μέλη και μόλις το κάνετε αυτό, θα εμφανιστεί ένα αναγνωριστικό email ομάδας όπου μπορείτε να στείλετε όλα τα μηνύματα που σχετίζονται με το έργο και να σας δοθεί πρόσβαση στο ημερολόγιο της ομάδας. Μπορείτε να ορίσετε νέα γεγονότα, να ενημερώνεστε για τα επερχόμενα και να μένετε μπροστά από τις προθεσμίες.

4. Μοιραστείτε ημερολόγια

Δεν υπάρχει τίποτα καλύτερο από το να είσαι στην ίδια σελίδα όταν εργάζεσαι σε ένα έργο. Η προβολή του έργου είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία του έργου. Ένας καλός τρόπος για να το διασφαλίσετε αυτό είναι η κοινή χρήση ενός ημερολογίου έργου που είναι προσβάσιμο σε όλα τα μέλη του έργου.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Πώς να κάνετε το Outlook λιγότερο αποσπώντας την προσοχή με αυτές τις γρήγορες συμβουλές

Δεν μπορείτε μόνο να δείτε τι εργάζονται οι άλλοι, αλλά και να εστιάσετε σε ορόσημα συμβάντων και βασικά συμβάντα έργου που είναι επερχόμενα. Με μια τέτοια ενσωμάτωση ημερολογίου, είναι βέβαιο ότι δεν θα χάσετε ποτέ σημαντικές ενημερώσεις. Τώρα, μπορείτε να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας με τις επαφές σας.

Θα βρείτε την επιλογή κοινής χρήσης στην επάνω δεξιά γωνία και μπορείτε επίσης να επιλέξετε να αντικατοπτρίζονται οι δραστηριότητες ημερολογίου της ομάδας έργου για να εμφανίζονται στο ημερολόγιό σας για να παραμένετε ενημερωμένοι.

5. Χρησιμοποιήστε κανόνες για την οδήγηση ενός έργου

Εάν θέλετε να αυτοματοποιήσετε μερικές απλές διαδικασίες και να αναλάβετε τα εισερχόμενα του email σας καθώς και το έργο σας, δεν υπάρχει καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό από τη χρήση κανόνων. Για να ξεκινήσετε, μπορείτε απλώς να κάνετε δεξί κλικ σε ένα email και να μεταβείτε στο Προηγμένες ενέργειες.

Κάντε κλικ στο α Δημιουργία κανόνα από το αναπτυσσόμενο μενού. Μπορείτε είτε να επιλέξετε να μετακινήσετε το υπάρχον email σε έναν φάκελο της επιλογής σας και εάν θέλετε να κάνετε περισσότερα, επιλέξτε Περισσότερες επιλογές.Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια ενέργεια και να αποφασίσετε τι συμβαίνει κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα από αυτόν τον παραλήπτη.

6. Κατηγοριοποιήστε τα πάντα

Όταν η εργασία σας είναι απομακρυσμένη και πολλή επικοινωνία γίνεται μέσω email, είναι καλύτερο να κατηγοριοποιείτε και να επισημαίνετε διαφορετικά έργα, ώστε να μην χάνετε σημαντική αλληλογραφία. Μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ σε ένα email και να επιλέξετε Ταξινομώ από το αναπτυσσόμενο μενού. Τώρα, μπορείτε είτε να επιλέξετε από τις ήδη διαθέσιμες κατηγορίες είτε να προχωρήσετε στη δημιουργία μιας νέας.

Εάν πρέπει να εισάγετε αλλαγές σε μια υπάρχουσα κατηγορία, μπορείτε να το κάνετε στο Διαχείριση Κατηγοριών.

7. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης

Εάν δεν πιστεύετε στην κατηγοριοποίηση των πάντων ή στην τοποθέτηση ετικετών στα email σας, μπορείτε απλώς να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή αναζήτησης για να αναζητήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έργων. Δώστε μια σχετική λέξη-κλειδί και θα βρίσκει ακριβώς αυτό που ψάχνετε, κάθε φορά.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Πώς να κατηγοριοποιήσετε με χρώμα το ημερολόγιο του Outlook

Η γραμμή αναζήτησης σάς επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση ειδικά σε έναν φάκελο της επιλογής σας ή σε έναν υποφάκελο, διευκολύνοντας έτσι την εργασία σας. Εξοικονομεί χρόνο καθώς και μεγάλη προσπάθεια. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να κάνετε αναζήτηση σε διαγραμμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ιστορικό συνομιλιών ή να καθορίσετε άλλες λεπτομέρειες όπως θέμα, λέξη-κλειδί και παραλήπτη για να βρείτε αυτό που ψάχνετε.

8. Δημιουργήστε νέους φακέλους για να διαφοροποιήσετε έργα

Μπορείτε πάντα να ρυθμίσετε έναν νέο φάκελο για να περιέχει πληροφορίες σχετικά με ένα έργο. Όταν το κάνετε αυτό, οι πιθανότητες να μπερδέψετε έργα ή να χάσετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προθεσμίες θα μειωθούν στο ελάχιστο. Κάνε κλικ στο τρεις γραμμές στο επάνω αριστερό μέρος της οθόνης σας και μεταβείτε στο τέλος του αναπτυσσόμενου μενού.

Εκεί, θα βρεις Νέος φάκελος, και θα χρειαστεί λιγότερο από ένα δευτερόλεπτο για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο.

9. Χρησιμοποιήστε Excel, PowerPoint, Word και OneNote

Το Microsoft Outlook ή η έκδοση Ιστού του Outlook.com έρχεται ενσωματωμένο σε Excel, PowerPoint, Word και OneNote. Μπορείτε να αποκτήσετε εύκολη πρόσβαση στη σουίτα λογισμικού παραγωγικότητας της Microsoft από την αρχική σελίδα. Μπορείτε να τα βρείτε στον αριστερό πίνακα και μπορείτε να ξεκινήσετε σε ελάχιστο χρόνο.

Αυτές οι ενσωματώσεις σάς βοηθούν να κάνετε παρουσιάσεις, να προσθέτετε σημειώσεις, να δημιουργείτε υπολογιστικά φύλλα και έγγραφα σε χρόνο μηδέν—όλα από την ευκολία μιας μοναδικής οθόνης.

Το Microsoft Outlook διευκολύνει τη διαχείριση έργου

Ιδανικό για απομακρυσμένες ομάδες που εργάζονται στο διαδίκτυο, το Microsoft Outlook είναι εξαιρετικά χρήσιμο για την ανάθεση εργασιών και την αυτοματοποίηση κοσμικών εργασιών. Όταν έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε νέους φακέλους, υποφακέλους, ψευδώνυμα email και να ταξινομήσετε τα πάντα σε κατηγορίες, τίποτα δεν μπορεί να πάει στραβά.

Το Microsoft Outlook μπορεί να είναι χρήσιμο για τη διαχείριση του έργου σας, επιτρέποντάς σας να δημιουργείτε εργασίες από ένα email, να δημιουργείτε αυτοκόλλητες σημειώσεις και να δημιουργείτε πίνακες, ώστε να μπορείτε να βλέπετε τα πάντα με μια ματιά. Με ένα εργαλείο διαχείρισης έργου που συνοδεύεται από τη γνώριμη διεπαφή της εφαρμογής email σας, μπορείτε να παραμένετε στην κορυφή των εργαλείων παραγωγικότητάς σας οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή.

Τα 5 καλύτερα εργαλεία για το Microsoft Outlook

Σας λείπει κάποια δυνατότητα στο Microsoft Outlook; Ακολουθούν πολλά εργαλεία του Outlook που προσθέτουν χρήσιμες λειτουργίες στα εισερχόμενά σας!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα