Πώς να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα Asana για οποιοδήποτε έργο

Το μόνο πράγμα που πρέπει να μάθετε για το Asana είναι πώς να χρησιμοποιείτε έργα για να ενισχύσετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας. Με τη διαχείριση έργου Asana, μπορείτε να αποφύγετε ξεπερασμένα υπολογιστικά φύλλα, μακροσκελή νήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μεγάλες συναντήσεις που επαναλαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες.

Εάν η ομάδα σας κάνει συνήθως πολλές επαναλαμβανόμενες εργασίες, δεν χρειάζεται να αναδημιουργείτε αυτές τις εργασίες και έργα στο Asana κάθε φορά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα Asana για να εξοικονομήσετε χρόνο, όχι μόνο τώρα, αλλά και για επόμενα σχέδια έργων.

Ας δούμε πώς να χρησιμοποιείτε τα πρότυπα Asana για σχεδόν οποιοδήποτε έργο στο οποίο εργάζεται η ομάδα σας.

Τι είναι τα πρότυπα έργου Asana;

Αντί να ξεκινά από το μηδέν κατά τη δημιουργία ενός πίνακα kanban στο Asana, ένα σχέδιο προτύπου περιλαμβάνει ήδη όλες τις βασικές ενότητες που χρησιμοποιούν συχνά οι ομάδες. Αντί να σχεδιάζετε ένα έργο από την αρχή, τα πρότυπα έργου Asana σάς παρέχουν τα απαραίτητα δομικά στοιχεία για να ξεκινήσετε.

Ένα πρότυπο είναι ουσιαστικά ένα plug-and-play hack διαχείρισης έργου που σας επιτρέπει να τυποποιείτε τις διαδικασίες και να χτυπάτε το έδαφος με κάθε νέο έργο. Εάν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές για να ταιριάζουν στις ανάγκες σας, μπορείτε να το κάνετε επίσης.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε προσαρμοσμένα ή ενσωματωμένα πρότυπα έργων Asana για μια ποικιλία διαδικασιών. Όλα τα παραδείγματα είναι έργα με αυστηρές προθεσμίες (όπως η έναρξη), οι συνεχείς διαδικασίες (όπως η ενσωμάτωση νέων προσλήψεων) και η παρακολούθηση πληροφοριών.

Οι χρήστες με δωρεάν λογαριασμούς μπορούν να έχουν πρόσβαση σε δωρεάν πρότυπα, αλλά τα προγράμματα Premium προσφέρουν περισσότερες επιλογές προσαρμοσμένες σε συγκεκριμένους κλάδους. Παραδείγματα προτύπων Asana συμπεριλάβετε ένα πρότυπο σχεδίου πωλήσεων, πρότυπο διαχείρισης εταιρείας, πρότυπο ημερολογίου περιεχομένου, λίστες ελέγχου νέων προσλήψεων και πολλά άλλα.

Η Asana οργανώνει επίσης πρότυπα κατά λειτουργίες ομάδας, όπως σχεδιασμός, πληροφορική, προϊόν, επιτυχία πελατών, λειτουργίες και ανθρώπινο δυναμικό. Εάν είστε διαχειριστής έργου που δεν θέλει να χάνει χρόνο ταλαιπωρώντας τους πίνακες kanban, απλώς περιηγηθείτε στη συλλογή, επιλέξτε την περιγραφή της ομάδας σας και πάρτε ένα πρότυπο σχεδίου έργου που ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Τώρα ας δούμε πώς να χρησιμοποιείτε τα πρότυπα διαχείρισης έργων Asana.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα έργου Asana

Ακολουθούν τα βήματα για τη χρήση προτύπου:

1. Στην επάνω αριστερή γωνία της εφαρμογής Asana, κάντε κλικ στο πορτοκαλί + κουμπί.
2. Επιλέγω Εργο από το αναπτυσσόμενο μενού.
3. Στη συνέχεια, επιλέξτε Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο από την οθόνη εκκίνησης Έργων.
4. Θα σας καλωσορίσει με μια λίστα προτύπων που έχουν δημιουργηθεί από την Asana, τα οποία είναι κυρίως προσαρμοσμένα στον σκοπό που καθορίσατε ότι θα χρησιμοποιείτε το Asana κατά την εγγραφή σας. Μπορείτε να αλλάξετε την κατηγορία των προτύπων που βλέπετε κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί δίπλα Τύπος στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας.
5. Μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση των προτύπων για να κατανοήσετε πώς θα φαίνονται και πώς θα ωφελήσουν την ομάδα σας.
6. Για να ξεκινήσετε ένα νέο έργο χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο, κάντε κλικ Χρησιμοποιήστε το πρότυπο.
7. Στην επόμενη οθόνη, θα έχετε την ευκαιρία να προσαρμόσετε το όνομα του έργου και να αλλάξετε τα δικαιώματα. Κάντε κλικ Δημιουργία έργου όταν έχετε εξατομικεύσει τα πάντα σύμφωνα με το γούστο σας.
8. Ρίξτε μια ματιά στο ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΜΕ και ΑΝΤΙΓΡΑΦΕ ΜΕ εργασίες για οδηγίες και προτάσεις.

Θα μπορείτε να προσαρμόσετε ένα έργο που δημιουργήθηκε από ένα πρότυπο για να καλύψει τις ανάγκες της ομάδας σας. Για να προσαρμόσετε το έργο στη ροή εργασίας σας, μπορείτε να αλλάξετε, να προσθέσετε ή να διαγράψετε οτιδήποτε στο πρότυπο.

Εάν κάνετε αναβάθμιση στο Asana Premium, θα μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα προσαρμοσμένα πεδία σε έργα που δημιουργούνται από ένα πρότυπο, επιτρέποντάς σας να παρακολουθείτε τις πληροφορίες που έχουν μεγαλύτερη σημασία για την ομάδα σας.

Σχετίζεται με: Οι καλύτερες δωρεάν εναλλακτικές λύσεις Asana για διαχείριση έργου

Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα στο Asana

Είναι πιθανό η ομάδα σας να έχει συγκεκριμένες ροές εργασίας που θα θέλατε να αποτυπώσετε σε ένα πρότυπο. Σε αυτήν την περίπτωση, θα θέλετε να μπορείτε να μετατρέπετε έργα που έχουν ολοκληρωθεί προηγουμένως σε πρότυπα, διατηρώντας παράλληλα ορισμένες λεπτομέρειες, όπως εργασίες έργου, βασικά ορόσημα και φάσεις έργου.

Δείτε πώς να το κάνετε αυτό:

1. Δημιουργήστε ένα νέο έργο (ή διπλότυπο που έχετε ήδη) για να καταγράψετε μια σειρά εργασιών που η ομάδα σας ολοκληρώνει τακτικά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε όλες τις λεπτομέρειες της εργασίας έτοιμες.
2. Κάντε κλικ Λεπτομέριες, μετά το αναπτυσσόμενο μενού της κεφαλίδας του έργου και επιλέξτε Μετατροπή σε Πρότυπο. Φροντίστε να μην διαγράψετε ή αρχειοθετήσετε το έργο.
3. Επαναλάβετε τη διαδικασία για όσες διατάξεις έργου θέλετε.

Για να χρησιμοποιήσετε ένα από τα προσαρμοσμένα πρότυπά σας, απλώς επιστρέψτε στο κουμπί + στην επάνω γραμμή και δημιουργήστε ένα νέο έργο. Κάντε κλικ στο Πρότυπα καρτέλα στη νέα οθόνη του έργου και τα προσαρμοσμένα πρότυπά σας θα οργανωθούν ανά ομάδα σε μια καρτέλα με το όνομα του οργανισμού σας.

Αυτά τα πρότυπα μπορούν να ενημερωθούν καθώς βελτιώνονται οι διαδικασίες σας και αποκτάτε εμπειρία από προηγούμενα έργα.

Σχετίζεται με: Οι καλύτερες ενσωματώσεις Asana που πρέπει να ελέγξετε

Εργαστείτε έξυπνα με τα έργα Asana

Τα πρότυπα έργων διευκολύνουν την παρακολούθηση περισσότερων από την εργασία σας στο Asana παρέχοντας δομημένες ροές εργασίας που είναι εύκολο να δημιουργηθούν και να προσαρμοστούν για την ομάδα σας.

Υπάρχουν πιο εφευρετικοί τρόποι για να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες και να αποσαφηνίσετε στόχους και διαδικασίες για την ομάδα σας στο Asana. Για περισσότερες ιδέες, διαβάστε τον αναλυτικό οδηγό μας για τη χρήση του Asana για να ολοκληρώσετε περισσότερη δουλειά.

6 δημιουργικοί τρόποι για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Asana

Το Asana είναι ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία για τη διαχείριση έργων. Ίσως όμως αναρωτιέστε πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε στην καθημερινότητά σας; ΜΑΘΕ ΠΩΣ!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα