8 εξαιρετικά απλά εργαλεία λίστας υποχρεώσεων για να είστε συγκεντρωμένοι

Διαφήμιση

Συχνά παρασυρόμαστε με τα συστήματα παραγωγικότητας και τα πολλά υποσχόμενα χαρακτηριστικά των εφαρμογών λίστας υποχρεώσεων. Όταν συμβαίνει αυτό, η διαχείριση εργασιών γίνεται μια υπερβολική δραστηριότητα και μια δικαιολογία χρονοτριβώ λίγο ακόμα 15 ξεκαρδιστικά τυχαίες ιστοσελίδες που θα σας βοηθήσουν να χρονοτριβείτεΤο Διαδίκτυο είναι γεμάτο με περίεργα πράγματα. Αφιερώστε λίγο χρόνο με αυτούς τους ιστότοπους που θα σας κάνουν να αναρωτιέστε γιατί δημιουργήθηκαν ποτέ. Διαβάστε περισσότερα .

Για μακροπρόθεσμο προγραμματισμό και προγραμματισμό εργασιών, χρειάζεστε ένα ισχυρό σύστημα εργαλείων για να δείτε όλα τα έργα σας από παντού. Αλλά, σε καθημερινή βάση, ένα κομμάτι χαρτί λειτουργεί καλύτερα ως αιχμή για τις πιο σημαντικές εργασίες σας. Επαναφέρει την εστίασή σας εκεί που ανήκει: στη δουλειά σας.

Οι εφαρμογές που επιμένουν σε μια παρόμοια βασική προσέγγιση λειτουργούν εξίσου καλά. Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε οκτώ τέτοια μινιμαλιστικά εργαλεία για την παρακολούθηση των καθημερινών σας εργασιών.

Η μινιμαλιστική ζωή στον Ιστό. Δεν χρειάζεται να εγγραφείτε για να δημιουργήσετε μια λίστα υποχρεώσεων, αλλά εσείς μπορώ συνδέστε την εφαρμογή στον λογαριασμό σας Google.

Κατευθύνομαι προς getminimalist.com και ξεκινήστε τη δημιουργία της κύριας λίστας εργασιών σας. Θα λάβετε έναν αποκλειστικό σύνδεσμο για αυτό τον οποίο μπορείτε να μοιραστείτε με κάποιον αν θέλετε.

Ενώ το Minimalist δεν διαθέτει αποκλειστική εφαρμογή για κινητά, υποστηρίζει χειρονομίες όπως το σάρωση και τη μεταφορά σε κινητές συσκευές.

2. Google Tasks (Ιστός, Επιτραπέζιος υπολογιστής, Κινητό)

Με τόσες πολλές εφαρμογές λίστας υποχρεώσεων που κατακλύζουν την αγορά, μπορεί να έχετε ξεχάσει τη λειτουργία διαχείρισης εργασιών που βρίσκεται στα εισερχόμενά σας στο Gmail όλη την ημέρα. Εάν έχετε, ήρθε η ώρα να το ξανασκεφτείτε ως άξιο υποψήφιο για να χειριστείτε τις καθημερινές σας υποχρεώσεις. Σου επιτρέπει ακόμη και να μετατρέψτε τα email σε εργασίες 9 Άμεσοι τρόποι για να μετατρέψετε τα email σας σε εργασίεςΔεν μπορείτε να εμποδίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να κάνετε να καταλήγουν στα εισερχόμενά σας, αλλά μπορείτε να τα μετατρέψετε σε εργασίες για να τα διαχειριστείτε καλύτερα. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να μετατρέψετε τα email σε εργασίες. Διαβάστε περισσότερα .

Για να εμφανίσετε το Google Tasks, κάντε κλικ στο Gmail πάνω από την πλαϊνή γραμμή στα εισερχόμενά σας στο Gmail και επιλέξτε Καθήκοντα από το αναπτυσσόμενο μενού. Θα δείτε ένα μικροσκοπικό πλαίσιο που εμφανίζεται κάτω δεξιά. Εδώ μπορείτε να απαριθμήσετε τις εργασίες σας για την ημέρα και να τις ελέγξετε μία προς μία. Ελαχιστοποιήστε τον πίνακα Εργασιών για να τον κρατήσετε μακριά από το οπτικό πεδίο και ωστόσο εύκολη πρόσβαση.

Το Google Tasks είναι ιδιαίτερα βολικό εάν η εργασία σας περιλαμβάνει πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πέρα ​​δώθε και βρίσκεστε κολλημένοι στα εισερχόμενά σας στο Gmail. Μπορείτε επίσης να εμφανίσετε εργασίες από το Ημερολόγιο Google κάνοντας κλικ στο Καθήκοντα υπό Τα ημερολόγιά μου.

Εάν θέλετε να εμφανίσετε το Tasks σε μια δική του καρτέλα, ακολουθήστε αυτήν τη διεύθυνση URL. Οι χρήστες του Chrome, τι θα λέγατε να κρατήσετε το Tasks καρφιτσωμένο στη γραμμή εργαλείων του Chrome με την επίσημη επέκταση του Google Tasks Chrome; Οι χρήστες Android, μπορείτε να μεταφέρετε το Google Tasks στην τσέπη σας με το Tasks [Δεν είναι πλέον διαθέσιμο].

Αντί να χρησιμοποιείτε το Google Tasks, θα μπορούσατε να καταχωρίσετε τις υποχρεώσεις σας σε ένα πρόχειρο email και να προσθέσετε αστέρι στο πρόχειρο για γρήγορη πρόσβαση. (Καρφιτσώστε το πρόχειρο στα εισερχόμενα εάν χρησιμοποιείτε Εισερχόμενα από το Gmail.) Εάν έχετε ενεργοποιήσει τη δυνατότητα Γρήγορες συνδέσεις κάτω από Ρυθμίσεις > Εργαστήρια στο Gmail, μπορείτε να προσθέσετε έναν γρήγορο σύνδεσμο στο προσχέδιο υποχρεώσεων στην πλαϊνή γραμμή.

Το MinimaList τυχαίνει να είναι το αγαπημένο μου σε αυτήν τη λίστα. Βασίζεται σε χειρονομίες, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να το σύρετε, να σύρετε και να το πατήσετε.

Η δημιουργία, η επεξεργασία και η αναδιάταξη εργασιών είναι απλή και διαισθητική. Η προεπιλεγμένη λίστα που εμφανίζεται κατά την εγκατάσταση της εφαρμογής παρατάσσει οδηγίες σχετικά με τη χρήση του MinimaList.

Αυτό που μου άρεσε στο MinimaList είναι η ενσωμάτωσή του ενός χρονοδιακόπτη Pomodoro, για χρήστες που ορκίζονται την αποτελεσματικότητα της τεχνικής Pomodoro Πώς ένα απλό χρονόμετρο Pomodoro έκανε τη ζωή μου καλύτερηΤο Pomodoro Technique είναι ένα από τα απλούστερα life hacks διαχείρισης χρόνου. Ξεπεράστε τους περισπασμούς με τη βοήθεια κομματιών διάρκειας 25 λεπτών και χρονοδιακόπτη. Θα μπορούσε να είναι μια αλλαγή ρουτίνας που θα αλλάξει τη ζωή, αν σας ταιριάζει. Διαβάστε περισσότερα . Η ίδια η ρύθμιση του χρονοδιακόπτη είναι μη παρεμβατική, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα σας ενοχλήσει εάν δεν χρησιμοποιήσετε την τεχνική Pomodoro για να διαχειριστείτε το χρόνο σας.

Το MinimaList είναι διαθέσιμο στο App Store δωρεάν. Χρήστες iOS, έχετε υπόψη σας ότι η συσκευή σας διαθέτει ήδη μια εφαρμογή στοκ (Υπενθυμίσεις) που είναι ιδανική για τη διατήρηση λιστών υποχρεώσεων. Λειτουργεί εκτός σύνδεσης όπως και το MinimaList.

4. Ένα αρχείο κειμένου (επιτραπέζιου υπολογιστή, ιστού, κινητού)

Ένα αρχείο κειμένου είναι ίσως η απλούστερη, η πιο βασική μονάδα για την εγγραφή πληροφοριών στον υπολογιστή σας και είναι ιδανικό εάν επιθυμείτε απλότητα στη ροή εργασίας σας. Μπορείς παρακολουθείτε τα πάντα, από ιδέες έως λογαριασμούς σε αρχεία κειμένου 8 καθημερινά πράγματα που μπορείτε να παρακολουθείτε με αρχεία κειμένουΗ αποθήκευση δεδομένων σε αρχεία κειμένου είναι μια συντόμευση για μια απλούστερη ροή εργασίας. Ας χρησιμοποιήσουμε το ταπεινό αρχείο κειμένου για να παρακολουθούμε καθημερινά δεδομένα με αυτές τις συμβουλές και να βελτιώσουμε την παραγωγικότητά μας. Διαβάστε περισσότερα , οπότε γιατί όχι η λίστα με τις υποχρεώσεις σας;

Εάν έχετε ήδη ένα αρχείο "todo.txt" στην επιφάνεια εργασίας σας, θα λατρέψετε το Todo.txt, το οποίο φέρνει την απλότητα των λιστών υποχρεώσεων απλού κειμένου στην κινητή συσκευή σας. Είναι διαθέσιμο σε Android καθώς και σε iOS.

5. Slack (Επιτραπέζιος υπολογιστής, Ιστός, Κινητό)

Εάν ξοδεύετε ένα τεράστιο κομμάτι της εργάσιμης ημέρας σας στο Slack, εκεί μπορεί να πάει και η λίστα με τις υποχρεώσεις σας. Φέρτε ένα αυτοματοποιημένο bot Τα 14 καλύτερα αυτοματοποιημένα ρομπότ που χρειάζεστε για το Slack Channel σαςΕάν διευθύνετε μια επιχείρηση, μπορείτε να δημιουργήσετε το Slack και να έχετε τα ρομπότ να εκτελούν τις ασήμαντες εργασίες 24/7, ενώ συνεχίζετε με πιο σημαντικά πράγματα, όπως η κατάκτηση του κόσμου. Διαβάστε περισσότερα για να παρακολουθείτε τη λίστα εργασιών σας για εσάς.

Στο MakeUseOf στο Slack έχουμε ένα bot λίστας υποχρεώσεων με το όνομα, ε, To-do bot. Μπορώ να του δώσω εντολή να προσθέσει εργασίες στην προσωπική μου λίστα υποχρεώσεων, μεταξύ άλλων. Ακολουθεί ένα στιγμιότυπο με μερικές από τις εντολές που μπορώ να δώσω σε αυτό.

Η ενσωμάτωση της εφαρμογής bot To-do απαιτεί δικαιώματα διαχειριστή. Μετά την εγκατάσταση της εφαρμογής, όλοι στην ομάδα του Slack μπορούν να κάνουν χρήση του /todo εντολή.

Εάν η ομάδα σας χρησιμοποιεί ήδη μια ολοκληρωμένη εφαρμογή διαχείρισης έργου, όπως Kyber.me, μπορείτε να επιστρέψετε στη λειτουργία της λίστας υποχρεώσεων που συνοδεύει.

6. Ένα υπολογιστικό φύλλο (επιτραπέζιος υπολογιστής, ιστός, κινητό)

Ένα υπολογιστικό φύλλο είναι ένας ανόητος τρόπος παρακολουθείτε κάθε είδους δεδομένα 10 εκπληκτικά χρήσιμα πρότυπα υπολογιστικών φύλλων για να οργανώσετε τη ζωή σαςΕίναι η ζωή σας ένα χάος από χαμένες προθεσμίες, ξεχασμένες αγορές και αθετημένες δεσμεύσεις; Ακούγεται ότι πρέπει να οργανωθείς. Διαβάστε περισσότερα συμπεριλαμβανομένων των καθημερινών σας εργασιών. Μπορεί να φαίνεται περίπλοκο με την πρώτη ματιά, αλλά μπορεί να είναι τόσο απλό όσο θέλετε να είναι. Μόνο δύο στήλες θα κάνουν: μία για το όνομα της εργασίας και μία για την κατάστασή της.

Ακόμα κι αν προσθέσετε στήλες για ονόματα έργων, προτεραιότητες, προθεσμίες κ.λπ., ένα υπολογιστικό φύλλο δεν φαίνεται τόσο περίπλοκο όσο μια αποκλειστική εφαρμογή. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο ότι μπορείτε να δείτε όλα τα δεδομένα σας με μια ματιά, χωρίς να χρειάζεται να μεταπηδήσετε από οθόνη σε οθόνη.

7. Χαρτί και στυλό

Είναι πιο ικανοποιητικό να επισημάνετε τα πράγματα "τελειωμένα" σε χαρτί παρά σε μια οθόνη, έτσι δεν είναι; γι' αυτό ακόμα διατηρεί μια έντυπη λίστα 6 απλοί λόγοι για τους οποίους το χαρτί μπορεί ακόμα να είναι η εφαρμογή παραγωγικότητας δολοφονίας σαςΤο χαρτί μπορεί να είναι πιο ισχυρό εργαλείο παραγωγικότητας από έναν υπολογιστή ή μια συσκευή αφής και δεν πρέπει να απορριφθεί αμέσως. Μη πεπεισμένος? Ακολουθούν έξι λόγοι για τους οποίους το χαρτί εξακολουθεί να είναι σχετικό. Διαβάστε περισσότερα για τις καθημερινές μου εργασίες. Δεν τσεκάρω πράγματα από αυτήν τη λίστα, γιατί αυτό δεν μου λέει πολλά για την πρόοδό μου στην εργασία. Αντίθετα, χρησιμοποιώ το Κύκλος σύστημα, το οποίο θα περιγράψω παρακάτω.

Ξεκινάτε με έναν κοίλο κύκλο δίπλα σε κάθε εργασία στη λίστα σας. Στο τέλος της ημέρας, συμπληρώνετε τον κύκλο με βάση την πρόοδο που έχετε κάνει στην εργασία. Για παράδειγμα, εάν έχετε ολοκληρώσει μια εργασία, σκουρύνετε τον κύκλο δίπλα της. Εάν μια εργασία παραμένει ακυρωμένη, βάλτε ένα σημάδι "Χ" στον κύκλο δίπλα στην εργασία. Για μια εργασία που έχετε αναθέσει, σκουρύνετε τον αντίστοιχο κύκλο και προσθέστε ένα δεξί βέλος δίπλα του.

Ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα για το σύστημα Circle; Διαβάστε αυτό το blogpost από το άτομο που κατασκεύασε το σύστημα (Sigurdur Armannsson) για μια λεπτομερή εξήγηση του. Μη διστάσετε να τροποποιήσετε το σύστημα και να προσθέσετε τις δικές σας ενέργειες/τονίσεις για ευκολία.

Για μένα, το σύστημα Circle είναι αβίαστο, σε αντίθεση με το Bullet Journal (BuJo) μέθοδος. Το τελευταίο είναι αποτελεσματικό, αλλά έχει και πολλή δουλειά. Λάβετε υπόψη ότι εδώ εστιάζουμε στις καθημερινές λίστες υποχρεώσεων. Για τη λήψη σημειώσεων και την τακτική παρακολούθηση της εργασίας και της ζωής σας, τη διατήρηση ένα Bullet Journal αξίζει την προσπάθεια που συνεπάγεται Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα Bullet Journal στο Trello για να προγραμματίσετε την ημέρα σαςΉρθε η ώρα να σας δείξουμε πώς να μετατρέψετε το Trello -- εάν αυτή είναι η κύρια εφαρμογή λήψης σημειώσεων -- σε Bullet Journal. Διαβάστε περισσότερα .

Χρησιμοποιώ επίσης το σύστημα Circle για την παρακολούθηση πληρωμών λογαριασμών που δεν μπορώ να αυτοματοποιήσω. Είναι εύκολο να ξεχάσετε ποιους λογαριασμούς έχετε πληρώσει και ποιους όχι όταν εμφανίζονται τυχαία κατά τη διάρκεια του μήνα. Με αυτό το σύστημα, δεν έχω πια αυτό το πρόβλημα.

8. Εκδόσεις για φορητές εφαρμογές περιγράμματος και λήψης σημειώσεων

Φυσικά, μπορείτε να δημιουργήσετε τη λίστα καθημερινών εργασιών σας στη συνηθισμένη σας εφαρμογή λήψης σημειώσεων ή εφαρμογή περιγράμματος.

Εάν εργάζεστε σε μια χούφτα διαφορετικά έργα, η καταχώριση των εργασιών τους σε μια ενιαία λίστα μπορεί να προκαλέσει σύγχυση. Εδώ βοηθάει εάν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή περιγράμματος ή λήψης σημειώσεων για να γράψετε τη λίστα σας και να τακτοποιήσετε τις εργασίες σας σε λογικές ενότητες.

Το πρόβλημα είναι ότι είναι εύκολο να παρακολουθείτε από διάφορες σημειώσεις και λειτουργίες από την εφαρμογή λήψης σημειώσεων. Αυτά λειτουργούν ως οπτικές υπενθυμίσεις για τα εκατόν ένα πράγματα που πρέπει ακόμα να φροντίσετε. Ένας τρόπος για να ξεπεράσετε αυτήν την «πειρατεία προσοχής» είναι να χρησιμοποιήσετε την έκδοση της εφαρμογής για κινητά. Από Οι εφαρμογές για κινητά σχεδιάζονται για μικρές οθόνες Τι είναι το Design Thinking και πώς σε κάνει πιο δημιουργικό;Η σχεδιαστική σκέψη δεν είναι καινούργια στον επιχειρηματικό κόσμο -- η Apple, η Coca-Cola και η Nike χρησιμοποιούν όλες κάποια εκδοχή της για να δημιουργήσουν τις επωνυμίες τους. Δυστυχώς, πολλοί άνθρωποι δεν διδάσκονται τι είναι ή πώς να... Διαβάστε περισσότερα , συχνά αποκρύπτουν πλευρικές γραμμές και άλλα στοιχεία που αποσπούν την προσοχή από προεπιλογή. Αυτό σας βοηθά να διατηρήσετε τη λίστα εργασιών σας στην πρώτη γραμμή της ημέρας σας.

Είναι ρυθμισμένο το σύστημά σας για να αποτύχει;

Αν βρίσκετε πάντα τη λίστα με τις καθημερινές υποχρεώσεις σας συντριπτική και μη διαχειρίσιμη, σκεφτείτε ότι μπορεί να οφείλεται σε δύο βασικούς λόγους που αναφέρονται παρακάτω.

1. Έχετε μη ρεαλιστικές προσδοκίες για το τι μπορείτε να κάνετε σε 24 ώρες.

Είναι πολύ παραπλανητικό. Το εικοσιτετράωρο ακούγεται σαν πολύς χρόνος, και έτσι νιώθουμε ότι πρέπει να είμαστε σε θέση να χωρέσουμε στην ημέρα όλα τα πράγματα που πιστεύουμε ότι πρέπει να κάνουμε καθώς και όλα τα πράγματα που θέλουμε να κάνουμε. Αλλά το γεγονός είναι ότι αν εργάζεσαι οκτώ ώρες την ημέρα και κοιμάσαι οκτώ ώρες τη νύχτα, αυτό αφήνει μόνο οκτώ ώρες για οτιδήποτε άλλο.

— Elaine St. James, Living the Simple Life: Ένας οδηγός για να μειώσετε και να απολαύσετε περισσότερα

2. Η λίστα υποχρεώσεων σας λειτουργεί επίσης ως λίστα κουβάδων, λίστα παντοπωλείων, σημειωματάριο, λίστα ιδεών και ούτω καθεξής.

Εάν έχετε την τάση να πέσετε σε μία από αυτές τις παγίδες ή και στις δύο, η επίγνωση του μπορεί να σας βοηθήσει δώστε προτεραιότητα σε αυτά που περιλαμβάνονται στη λίστα υποχρεώσεων σας Το σύστημα 3 απεργιών: Πώς να δώσετε προτεραιότητα στη λίστα εργασιών σαςΔεν προλαβαίνετε τη λίστα με τις υποχρεώσεις σας; Το πρόβλημα μπορεί να μην είναι η παραγωγικότητά σας, μπορεί απλώς να είναι οι προτεραιότητές σας. Ας μάθουμε πώς να δίνουμε προτεραιότητα στη λίστα υποχρεώσεων και να κάνουμε τα πράγματα. Διαβάστε περισσότερα και κρατήστε το τόσο ρεαλιστικό όσο και «τελειώσιμο».

Πού είναι το Workflowy;

Επέλεξα να αφήσω έξω εφαρμογές όπως Ροή εργασίας, Todoist, Toodledo, και Θυμηθείτε το Γάλα από αυτή τη λίστα. Είναι όλες εξαιρετικές εφαρμογές, αλλά για αυτό το άρθρο αποφάσισα να εστιάσω σε εργαλεία που είναι τα καταλληλότερα για τη δημιουργία ενός βασικός λίστα υποχρεώσεων. Ξέρετε, το είδος της λίστας που είναι πιθανό να κολλήσετε στην πόρτα του ψυγείου σας ή στο καπάκι του φορητού υπολογιστή σας.

Ήρθε η ώρα να εστιάσετε!

Εάν έχετε μια επιλογή μεταξύ της εγγραφής σε μια νέα εφαρμογή και της άρσης μιας εφαρμογής που ήδη χρησιμοποιείτε πολύ, θα πρότεινα να πάτε με την τελευταία. Αυτό όχι μόνο θα σας εξοικονομήσει χρόνο, αλλά θα αποτρέψει και μια περίπτωση κατακερματισμένης εστίασης, την οποία συχνά προκαλεί η συχνή εναλλαγή εφαρμογών.

Κάθε φορά που πρόκειται να υποκύψω στην «φανταχτερή/λαμπερή τρέλα εφαρμογών που πρέπει να κάνουμε», μια γρήγορη ματιά στον συνάδελφό μου Η εντυπωσιακή ροή εργασίας του Dave Parrack Ποιοι είμαστε: Μια εσωτερική ματιά στους συγγραφείς μας και τους σταθμούς εργασίας τουςΌλοι έχουμε μια μεγάλη ποικιλία ρυθμίσεων υπολογιστή και ο καθένας μας έχει μια μοναδική ροή εργασίας που μας κρατά παραγωγικούς. Ελάτε μαζί μας καθώς αποκαλύπτουμε τους πιο ιερούς μας χώρους για να τους δείτε! Διαβάστε περισσότερα με τραβάει πίσω από το χείλος. Μου το θυμίζει αυτό αυτοπειθαρχία είναι το καλύτερο βοήθημα παραγωγικότητας που υπάρχει Γιατί η Αυτοπειθαρχία είναι το καλύτερο Hack Παραγωγικότητας που χρειάζεστεΠοιο είναι το μυστικό για να κάνετε βαθιά δουλειά; Είναι κίνητρο ή είναι πειθαρχία; Εάν δεν μπορείτε να εστιάσετε και να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας, ακολουθούν μερικές συμβουλές συνήθειας που θα σας βοηθήσουν να πετύχετε περισσότερα. Διαβάστε περισσότερα .

Πώς μοιάζει η λίστα με τις καθημερινές σας υποχρεώσεις; Είναι ένα περίπλοκο θηρίο γεμάτο σημειώσεις και υποσημειώσεις ή μια βασική λίστα με τις πιο σημαντικές εργασίες σας για την ημέρα; Που το γράφεις;