Πώς να δημιουργήσετε φόρμες Excel για υπολογιστικά φύλλα εισαγωγής δεδομένων

Η εισαγωγή δεδομένων στο Excel είναι μια τρομακτική εργασία, ειδικά αν έχετε πολλές στήλες και τόνους καταχωρήσεων. Μπορεί επίσης να προκαλέσει σύγχυση σε άλλους χρήστες, ειδικά αν δεν είναι εξοικειωμένοι με το υπολογιστικό φύλλο σας.

Γνωρίζατε όμως ότι μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες για να διευκολύνετε αυτήν την εργασία; Η Microsoft επιτρέπει σε εσάς ή σε οποιονδήποτε άλλον να προσθέσετε δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο σας μέσω μιας φόρμας σε νέο παράθυρο. Με αυτόν τον τρόπο, υπάρχει λιγότερη σύγχυση σχετικά με τις πληροφορίες που πρέπει να βάλουν στο αρχείο Excel.

Διαβάστε παρακάτω και μάθετε πώς να δημιουργείτε μια φόρμα για το δικό σας υπολογιστικό φύλλο Excel.

Προετοιμασία των δεδομένων σας

Πριν ξεκινήσετε τη δημιουργία της φόρμας σας, πρέπει πρώτα να προετοιμάσετε τα δεδομένα που θα χρειαστείτε. Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε μια λίστα παρακολούθησης μαθητών, πρέπει πρώτα να σημειώσετε τις πληροφορίες που θα ζητήσετε από αυτούς σε στήλες.

Για παράδειγμα, πρέπει να έχετε το όνομα, το επώνυμο, τον αριθμό μαθητή, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το μάθημά τους. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τα αναφέρετε στην επάνω σειρά. Αυτά τα στοιχεία θα σημαίνουν τις στήλες στις οποίες θα συγκεντρώνονται τα δεδομένα που εισάγουν οι μαθητές σας.

Εάν πρόκειται να ζητήσετε από τους μαθητές σας να εισαγάγουν τα στοιχεία τους με μη αυτόματο τρόπο, θα πρέπει να μετακινηθούν προς τα κάτω στο κάτω μέρος του αρχείου Excel για να βρουν μια κενή σειρά. Και αν ζητάτε πολλές πληροφορίες, ας πούμε για μια επετηρίδα, θα ήταν εύκολο για οποιονδήποτε από τους μαθητές να παραλείψει ένα κελί, οδηγώντας σε ελλιπή δεδομένα.

Εισαγωγή απλής φόρμας

Αφού προετοιμάσετε όλους τους τίτλους στηλών, μπορείτε τώρα να ξεκινήσετε τη δημιουργία μιας φόρμας. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε μία από τις κεφαλίδες στηλών. μεταβείτε στο Μπαρα αναζήτησης στο επάνω τμήμα του παραθύρου του Excel και πληκτρολογήστε Μορφή. Στα αποτελέσματα αναζήτησης, κάτω από Ενέργειες, κάντε κλικ στο Μορφή.

ΕΝΑ Microsoft Excel Θα εμφανιστεί ένα προειδοποιητικό παράθυρο, επιβεβαιώνοντας εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την επιλεγμένη σειρά ως ετικέτες φόρμας. Εάν το έχετε ήδη κάνει, κάντε κλικ στο Εντάξει. Διαφορετικά, κάντε κλικ Ματαίωση, επιλέξτε τις κεφαλίδες στηλών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως ετικέτες φόρμας και επαναλάβετε τα βήματα που περιγράφονται στην προηγούμενη παράγραφο.

Αφού πατήσετε Εντάξει, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο φόρμας και τέλος! Τώρα είστε ελεύθεροι να αρχίσετε να εισάγετε δεδομένα.

Εάν πρόκειται να χρησιμοποιείτε αυτό το εργαλείο συχνά, μπορείτε να προσθέσετε μια συντόμευση σε αυτήν τη δυνατότητα στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Επιστροφή στο Μπαρα αναζήτησης και πληκτρολογήστε Μορφή πάλι. Αλλά αντί να κάνετε αριστερό κλικ στο Μορφή αποτέλεσμα, κάντε δεξί κλικ σε αυτό για να εμφανιστεί το μενού περιβάλλοντος.

Επιλέγω Προσθήκη στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, και θα δεις το εικονίδιο φόρμας εμφανίζονται σε αυτό. Έτσι, την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να τραβήξετε το εργαλείο φόρμας, το μόνο που χρειάζεστε είναι να κάνετε κλικ στο κουμπί συντόμευσης.

Προσθήκη νέων δεδομένων

Με το ανοιχτό παράθυρο φόρμας, θα δείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να εισαγάγετε στη βάση δεδομένων σας. Συμπληρώστε όλα τα κενά πεδία και μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο Νέος. Τα δεδομένα που πληκτρολογήσατε θα συμπληρώσουν αυτόματα το κάτω μέρος του τραπεζιού σας και θα λάβετε μια νέα κενή φόρμα έτοιμη.

Σε περίπτωση που αποθηκεύσατε κατά λάθος λάθος δεδομένα, μπορείτε να επιστρέψετε και να τα αλλάξετε. Περιηγηθείτε στην καταχώρηση που θέλετε να αλλάξετε πατώντας το Εύρεση Προηγ ή Εύρεση επόμενου κουμπιά. Όταν φτάσετε στο στοιχείο που θέλετε να επεξεργαστείτε, απλώς αλλάξτε τις πληροφορίες στο σχετικό πεδίο.

Μόλις ολοκληρώσετε τις διορθώσεις σας, κάντε κλικ Νέος ή πατήστε Εισαγω στο πληκτρολόγιό σας για να πραγματοποιήσετε τις αλλαγές. Αλλά εάν έχετε κάνει ένα τυπογραφικό λάθος και θέλετε να επαναφέρετε την προηγούμενη καταχώρηση, κάντε κλικ Επαναφέρω αντι αυτου. Ωστόσο, σημειώστε ότι δεν μπορείτε να αναιρέσετε τις αλλαγές με την Επαναφορά αφού πραγματοποιήσετε τις αλλαγές.

Περιήγηση καταχωρήσεων με το παράθυρο φόρμας

Τώρα που έχετε πολλές καταχωρήσεις στο υπολογιστικό φύλλο σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο το παράθυρο φόρμας για να περιηγηθείτε στα δεδομένα σας. Κοντά στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου, θα δείτε τον σειριακό αριθμό των τρεχόντων δεδομένων.

Εάν θέλετε να δείτε τις καταχωρήσεις πριν ή μετά την τρέχουσα επιλογή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα προαναφερθέντα Εύρεση Προηγ και Εύρεση επόμενου κουμπιά. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή κύλισης για γρήγορη μετάβαση σε πολλές καταχωρήσεις.

Για να βρείτε συγκεκριμένα αποτελέσματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναζήτησης του παραθύρου της φόρμας. Για πρόσβαση, κάντε κλικ στο Κριτήρια κουμπί ακριβώς από κάτω, Εύρεση επόμενου. Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να αναζητήσετε στο σχετικό πεδίο και, στη συνέχεια, πατήστε Εισαγω στο πληκτρολόγιό σας.

Σχετίζεται με: Τρόπος χρήσης της δυνατότητας Εύρεση και αντικατάσταση αναζήτησης στο Excel

Στη συνέχεια, το παράθυρο θα σας εμφανίσει την επόμενη σειρά με τις σχετικές πληροφορίες. Για να περιηγηθείτε σε άλλα αποτελέσματα, κάντε κλικ σε ένα από τα δύο Εύρεση Προηγ ή Εύρεση επόμενου.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τύπους και τροποποιητές για μια πιο σύνθετη αναζήτηση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον χαρακτήρα μπαλαντέρ αστερίσκος για να αναζητήσετε ένα μέρος της εγγραφής. Ομοίως, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μεγαλύτερος από ή λιγότερο από σημάδια για αναζήτηση αριθμητικών τιμών ή τιμών ημερομηνίας.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να αναζητήσετε φοιτητές που παρακολουθούν ένα μάθημα BA, μπορείτε να εισαγάγετε BA* στο κατάλληλο πεδίο. Το παράθυρο φόρμας θα εμφανίζει μόνο μαθητές από το υπολογιστικό φύλλο σας που παίρνουν πτυχίο BA.

Αποφυγή κενών εγγραφών

Μπορείτε επίσης να αποτρέψετε τυχαία κενές καταχωρήσεις προσθέτοντας χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση Επικύρωση δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει πρώτα να επιλέξετε τον πίνακα στον οποίο πρόκειται να εισαγάγετε δεδομένα. Τότε θα πρέπει να πάτε στο Δεδομένα> Επικύρωση δεδομένων.

ο Επικύρωση δεδομένων τότε θα ανοίξει το παράθυρο. Στο Ρυθμίσεις καρτέλα, κάτω από το Επιτρέπω αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Μήκος κειμένου. Στη συνέχεια κάτω από το Δεδομένα αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε μεγαλύτερος από. Τέλος, κάτω από το Ελάχιστο πεδίο, είσοδος 1. Τύπος Εντάξει.

Αυτή η λειτουργία εμποδίζει τους χρήστες να εισάγουν μόνο έναν χαρακτήρα σε οποιοδήποτε πεδίο, διασφαλίζοντας ότι τα δεδομένα σας θα συμπληρωθούν πλήρως.

Σχετίζεται με: Τρόπος εισαγωγής δεδομένων από φόρμες Microsoft Word σε υπολογιστικό φύλλο του Excel

Ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος συμπλήρωσης μεγάλων βάσεων δεδομένων

Εάν χάνετε συχνά πληροφορίες στο υπολογιστικό φύλλο σας ή βάζετε λάθος δεδομένα σε στήλες, τότε είναι καιρός να δημιουργήσετε μια φόρμα για τον εαυτό σας. Αυτή η γρήγορη και εύκολη λύση θα εξασφαλίσει ότι έχετε μια ακριβή βάση δεδομένων.

Παρόλο που το παραπάνω παράδειγμα δείχνει μόνο πέντε καταχωρήσεις, εάν εργάζεστε σε πολλές καταχωρήσεις, όπως μια βάση δεδομένων εργαζομένων της εταιρείας, θα εκτιμήσετε αυτήν τη δυνατότητα στο Excel. Δίνοντάς σας ένα ανεξάρτητο παράθυρο για την εισαγωγή πληροφοριών, μπορείτε να αποφύγετε τη διασταύρωση εκατοντάδων, αν όχι χιλιάδων καταχωρήσεων, εξασφαλίζοντας ταυτόχρονα ακριβείς και ακριβείς εισόδους δεδομένων.

Πώς να συγχωνεύσετε αρχεία και φύλλα Microsoft Excel

Μάθετε τα πάντα σχετικά με τον τρόπο συγχώνευσης φύλλων στο Excel, καθώς και πώς να συνδυάσετε πολλά αρχεία Excel σε ένα.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα