Πώς να βελτιώσετε τη διαχείριση του χρόνου με τη δυνατότητα καθυστέρησης παράδοσης του Outlook

Μερικές φορές θα χρειαστεί να στείλετε πληροφορίες ή ενημερώσεις εργασιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ο χρόνος δεν είναι σωστός. Αντί να μπερδέψετε τη ροή εργασίας σας και να την αναβάλλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα καθυστέρησης παράδοσης του Outlook και να είστε έξυπνοι σχετικά με την παραγωγή σας.

Τι είναι η καθυστέρηση παράδοσης του Outlook;

Η λειτουργία καθυστέρησης παράδοσης του Outlook σάς επιτρέπει να αποφασίσετε πότε θέλετε να σταλεί ένα συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους παραλήπτες του, αντί να το στείλετε αμέσως. Είναι ένα χρήσιμο εργαλείο που μπορεί να σας προσφέρει ηρεμία χωρίς συμβιβασμούς στο πρόγραμμά σας.

Για να χρησιμοποιήσετε την καθυστέρηση παράδοσης, απλώς ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα.
2. Αφού γράψετε το email σας και εισαγάγετε τους παραλήπτες, μεταβείτε στο Επιλογές αυτί.
3. Κάντε κλικ Καθυστέρηση παράδοσης.
4. Υπό Επιλογές παράδοσης, κάντε κλικ στο πλαίσιο επιλογής δίπλα Μην παραδίδετε πριν.
instagram viewer
5. Επιλέξτε α χρόνος και Ημερομηνία ότι θα θέλατε να σταλεί το email σας.
6. Κάντε κλικ Κλείσε.
7. Στο email, κάντε κλικ στο Στείλετε.

Παρά το κλικ Στείλετε, το email σας δεν θα σταλεί μέχρι την ώρα και την ημερομηνία που καθορίσατε. Τώρα ας δούμε γιατί μπορεί να θέλετε να το χρησιμοποιήσετε.

Κανόνας δύο λεπτών εργασίας

Ο κανόνας δύο λεπτών εργασιών δηλώνει ότι εάν έχετε μια εργασία στην ατζέντα σας που θα σας πάρει μόνο δύο λεπτά για να την ολοκληρώσετε, θα πρέπει να την κάνετε τώρα τώρα, αντί να την βάλετε στη λίστα υποχρεώσεων. Είναι ένα γρήγορο και εύκολο εργαλείο ιεράρχησης, αλλά δεν υπολογίζει τι θα συμβεί στη συνέχεια.

Εάν η εργασία δύο λεπτών είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να στείλετε, ενδέχεται να λάβετε απαντήσεις από αυτές που δεν έχετε χρόνο να τις παρακολουθήσετε και ούτως ή άλλως καταλήγει στη λίστα υποχρεώσεών σας. Για να το αποφύγετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καθυστέρηση παράδοσης για να ολοκληρώσετε την εργασία και να την στείλετε όταν γνωρίζετε ότι έχετε χώρο στην εργασία σας για να παρακολουθήσετε τυχόν απαντήσεις.

Σχετίζεται με:Πώς να βελτιστοποιήσετε τη λίστα εργασιών σας για να είστε πιο αποτελεσματικοί

Μπορείτε ακόμη να επιλέξετε το πλαίσιο επιλογής δίπλα Χρησιμοποιήστε κουμπιά ψηφοφορίας στο Καθυστέρηση παράδοσηςιδιότητες εάν θέλετε απλές απαντήσεις από τους συναδέλφους σας, όπως π.χ. ΕΝΑgree, διαφωνώ, ίσως.

Αποστολή ανακοινώσεων έξω

Σως χρειαστεί να κάνετε μια ανακοίνωση μέσω email που πρέπει να σταλεί σε μια συγκεκριμένη ώρα. Perhapsσως περιμένετε σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή μια προθεσμία και κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου θα είστε εκτός γραφείου ή σε άδεια.

Αντί να χάνετε χρόνο για να σας το στείλει ένας συνάδελφος ή να το στείλετε πριν από την ωριμότητα, η Delay Delivery μπορεί να το κάνει για εσάς χωρίς να χρειαστεί να συνδεθείτε. Στη συνέχεια, όταν επιστρέψετε στο γραφείο, όλοι θα είναι ήδη έτοιμοι. Επί Ιδιότητες καθυστέρησης παράδοσης, έχετε επίσης την επιλογή να επιλέξετε το Σημασια αναπτυσσόμενη λίστα, με δυνατότητα επιλογής Υψηλή χαμηλή, και Κανονικός.

Σχετίζεται με: Μαζική εξαγωγή και λήψη πολλών συνημμένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Διαχείριση του χρόνου απόκρισης

Το να κάνετε τα πράγματα γρήγορα και αποτελεσματικά είναι μια απόδειξη των ικανοτήτων σας. Δυστυχώς, οι διευθυντές και οι συνάδελφοι συχνά το εκμεταλλεύονται αυτό στέλνοντας περισσότερη δουλειά στο δρόμο σας. Εάν δεν θέλετε να αλλάξετε τον τρόπο εργασίας σας, μπορείτε να καθυστερήσετε τα email σας για να διαχειριστείτε τις προσδοκίες των άλλων σχετικά με τη διαθεσιμότητά σας.

Εναλλακτικά, εάν πρέπει να στείλετε πολλές ενημερώσεις σχετικά με ένα έργο, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουτί τσεκαρίσματος δίπλα στο Λήγει μετά, το οποίο θα προβάλει προειδοποίηση στον τίτλο του μηνύματος μόλις παρέλθει η ημερομηνία λήξης. Αυτό θα πει σε εσάς και τους συναδέλφους σας ότι αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι πλέον σχετικό και μπορείτε να το διαγράψετε ανάλογα με τις ανάγκες.

Σχετίζεται με: Δεξιότητες Αυτοδιαχείρισης για Απόκτηση Προσωπικής και Προσωπικότητας Εργασίας-Ζωής

Καθυστέρηση για καλύτερη διαχείριση του χρόνου σας

Η εξάσκηση στην καλή διαχείριση του χρόνου μερικές φορές σημαίνει καθυστέρηση των ενημερώσεων και των απαντήσεων για να προλάβετε τη βιασύνη και μπορεί να σας ωθήσει από την αντιδραστική εργασία στην ενεργητικότητα.

Ουσιαστικά, η χρήση της καθυστέρησης παράδοσης στο Outlook σας δίνει τον έλεγχο της απόκρισης σας, διατηρώντας παράλληλα την ηρεμία σας γνωρίζοντας ότι η εργασία έχει ολοκληρωθεί.

Πώς να ανακαλέσετε ένα σταλμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

Χτυπήσατε ποτέ το send και το μετανιώσατε στιγμές αργότερα; Beenμασταν όλοι εκεί, μακάρι να μπορούσαμε να αναιρέσουμε την αποστολή. Σας δείχνουμε πώς μπορείτε να ανακαλέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook ή να καθυστερήσετε την αποστολή στο Gmail.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα