Οι 10 καλύτερες συμβουλές για αποτελεσματική διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας

Η διαχείριση της απομακρυσμένης ομάδας είναι πραγματικά δύσκολη. Με τα μέλη της ομάδας σας να εργάζονται από διάφορες τοποθεσίες, είναι συχνά δύσκολο να έχετε όλους συγχρονισμένους και να τους εμπνεύσετε να εργαστούν προς έναν κοινό στόχο.

Ωστόσο, μπορείτε να ακολουθήσετε αυτές τις αποδεδειγμένες συμβουλές για να οδηγήσετε την ομάδα σας με καλύτερο τρόπο.

1. Ρύθμιση κοινής ζώνης ώρας εργασίας

Οι απομακρυσμένες ομάδες, που αποτελούνται από μέλη από διαφορετικές ζώνες ώρας, συχνά αγωνίζονται με τη διαχείριση της ζώνης ώρας. Μια τέτοια ομάδα πρέπει να ανακαλύψει μια ζώνη ώρας κατάλληλη για όλους. Είναι ζωτικής σημασίας όχι μόνο για τις εβδομαδιαίες συναντήσεις της ομάδας, αλλά και για την επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο για επείγουσες αποφάσεις.

Εάν τα μέλη της ομάδας σας διαμένουν σε ζώνες ώρας με ένα διάστημα δύο ή δύο ωρών, μπορείτε να ορίσετε μια τυπική ώρα, όταν όλα τα μέλη θα πρέπει να είναι διαθέσιμα. Ωστόσο, το Χωροχρόνου η εφαρμογή θα είναι χρήσιμη για ομάδες σε όλο τον κόσμο. Σας επιτρέπει να παραλείψετε τη μη αυτόματη μετατροπή ζώνης ώρας και να εντοπίσετε την κοινή ζώνη ώρας κατάλληλη για όλους.

2. Επιτρέψτε ευέλικτο χρονοδιάγραμμα για εργασία

Όταν κάποιος εργάζεται από το σπίτι, πρέπει να εκτελεί δουλειές του σπιτιού, όπως η ανατροφή παιδιών και η φροντίδα των ηλικιωμένων. Εξετάστε αυτά τα σημεία και χειριστείτε την ομάδα με ενσυναίσθηση. Είναι καλή ιδέα να τους αφήσετε να εργαστούν σε μια βολική ώρα και μέρα. Αντί να εστιάζετε στο πότε δουλεύουν, πρέπει να στρέψετε την προσοχή σας στην πραγματική εργασία που κάνουν.

Το να τους πιέσετε να εργαστούν μόνο την καθορισμένη ώρα μπορεί να τους πιέσει και να μειώσει την παραγωγικότητά τους. Εργαλεία διαχείρισης χρόνου όπως Γιατρός του χρόνου σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε πόσο χρόνο επενδύει ένα μέλος σε μια εργασία ή έργο. Έτσι, θα γνωρίζετε ποιος επενδύει αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσει το έργο που του έχει ανατεθεί.

3. Ρύθμιση SMART Goals

Οι απομακρυσμένες ομάδες δεν μπορούν να λειτουργήσουν χωρίς συγκεκριμένους στόχους ή στόχους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κριτήρια SMART (συγκεκριμένα, μετρήσιμα, εφικτά, σχετικά και χρονικά) για να ορίσετε στόχους για την ομάδα σας. Καθώς η ομάδα σας είναι ξεκάθαρη σχετικά με τον στόχο της, η εργασία προς αυτόν γίνεται χωρίς κόπο.

Κατά την εφαρμογή αυτής της μεθόδου, δοκιμάστε την εφαρμογή ρύθμισης στόχων Weekdone για να επιλέξετε εφικτούς στόχους, χρησιμοποιώντας χαρακτηριστικά όπως πίνακας ελέγχου στόχων και ιεραρχία στόχων.

4. Εκχώρηση Λογοδοσίας Εργασιών

Δεδομένου ότι η εξ αποστάσεως εργασία στερείται προσωπικής εποπτείας, μπορεί να παρατηρήσετε έλλειψη λογοδοσίας. Για να αποφύγετε αυτό το ζήτημα, πρέπει να κάνετε τους ανθρώπους να λογοδοτούν για τις εργασίες που κάνουν. Εκτός αυτού, προσφέρετέ τους την αυτονομία που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν ένα έργο.

Αυτή η ενέργεια θα έχει θετική επίδραση στα μέλη της ομάδας και θα τα κάνει να εκτελούν ειλικρινά τη δουλειά τους. ClickUp σας επιτρέπει να αναθέσετε εργασίες σε υπεύθυνα άτομα και να παρακολουθείτε την απόδοσή τους.

5. Επανεξέταση της προόδου του έργου ως ομάδα

Ακόμα και μετά από μια καλή αρχή, τα έργα μπορούν να ξεφύγουν από τη μέση. Ορισμένα έργα ακόμη και αποτυγχάνουν να ολοκληρωθούν με επιτυχία. Η παρακολούθηση της προόδου ενός έργου μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε τέτοια ατυχήματα. Ελέγχετε τακτικά την πρόοδο ως ομάδα και ακούτε τι έχει να πει ο καθένας για αυτήν.

Με τη συμβολή όλων, θα είναι εύκολο να ακολουθήσετε τον χάρτη πορείας προς την επιτυχή και έγκαιρη ολοκλήρωση του έργου. Hibox σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε εργασίες και να συμμετέχετε σε μια εικονική συνάντηση ελέγχου από την ίδια πλατφόρμα.

6. Ρυθμίστε την ώρα για εκπαίδευση και ανατροφοδότηση

Η εργασία από απομακρυσμένες τοποθεσίες αφαιρεί την ευκαιρία μάθησης από τους συναδέλφους και τα σχόλιά τους κατά τη διάρκεια της εργασίας στο γραφείο. Για να αντισταθμίσετε αυτό, κανονίστε ξεχωριστές εκπαιδευτικές συνεδρίες όπου τα μέλη της ομάδας θα μάθουν από τους υπαλλήλους τους. Ζητήστε από τους ανθρώπους να εθελονθούν να εκπαιδεύσουν τους άλλους στα θέματα στα οποία υπερέχουν.

Έτσι, κάθε μέλος της ομάδας θα ωφεληθεί καθώς οι προπονητικές συνεδρίες οξύνουν τις θεωρητικές γνώσεις και τις πρακτικές δεξιότητες. Εχοντας ένα εβδομαδιαία προπόνηση στο Zoom θα είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό σε αυτή την περίπτωση. Επίσης, προσφέρετε τακτικά ατομικά και ομαδικά σχόλια, έτσι ώστε οι συνάδελφοί σας να εντοπίζουν τα σημεία πόνου τους και να αυτοσχεδιάζουν ανάλογα.

7. Ρύθμιση Διαφάνειας στα Έργα

Για να κάνετε αποτελεσματική την απομακρυσμένη ομαδική εργασία, πρέπει να εξασφαλίσετε ένα περιβάλλον διαφάνειας και εμπιστοσύνης. Μπορείτε να γίνετε πρότυπο επικοινωνώντας μαζί τους τακτικά. Σε περίπτωση οποιασδήποτε μεγάλης απόφασης ή πιθανής αλλαγής, στείλτε ένα email τοποθετώντας κάθε υπάλληλο στο CC.

Ενημερώστε την ομάδα σας με σαφήνεια εάν υπάρχουν ουσιαστικές αλλαγές στο στάδιο της προετοιμασίας. Όσον αφορά τη διαχείριση έργου, χρησιμοποιήστε εφαρμογές όπως η Asana για καταγραφή κάθε επιμέρους εργασίας ενός έργου. Έτσι, όλοι όσοι συμμετέχουν στο έργο θα έχουν μια σαφή ιδέα για τους αναθέτοντες και την πρόοδο.

8. Εφαρμογή πολιτικής ανοικτής πόρτας

Ενώ είναι εύκολο να μιλήσετε απευθείας σε κάποιον για οποιοδήποτε παράπονο ή ανησυχία, η συζήτηση τέτοιων θεμάτων μπορεί να είναι δύσκολη για ορισμένα μέλη της ομάδας. Ωστόσο, πρέπει να ενθαρρύνετε την ομάδα σας να εγείρει ανησυχίες και να κάνει ερωτήσεις χωρίς φόβο ή δισταγμό. Είναι ζωτικής σημασίας η δημιουργία ενός ασφαλούς χώρου στον εικονικό κόσμο. Έτσι, άλλοι μπορούν ελεύθερα να συζητούν ευαίσθητα θέματα.

Φροντίστε για μια συνεδρία ατομική με την ομάδα, όπου μπορούν να ζητήσουν διευκρινίσεις για οποιαδήποτε απόφαση ή να θέσουν τυχόν θέματα που την έχουν ενοχλήσει. Εκτός από αυτό, αναφέρετε ρητά ότι μπορούν να επικοινωνήσουν με τον HR ή κάποιον από τον διαχειριστή για να μιλήσουν για οτιδήποτε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε Φόρμα Google ώστε οι άνθρωποι να μοιράζονται τις ανησυχίες τους ανώνυμα.

9. Επίλυση άμεσων διενέξεων WFH

Ναι, συγκρούσεις μπορεί να συμβούν και στα απομακρυσμένα μέλη της ομάδας. Εάν δεν το επιλύσετε άμεσα, η παραγωγικότητα του οικείου απομακρυσμένου εργαζομένου θα υποφέρει. Για να αποφύγετε να δημιουργηθούν διαφορές, πρέπει να μάθετε περισσότερα για τα ζητήματα και να τα λύσετε χωρίς καθυστέρηση.

Η έλλειψη πρωτοβουλίας για την επίλυση συγκρούσεων μπορεί να αναγκάσει τους υπαλλήλους να παραιτηθούν και να λάβουν νομικά μέτρα.

10. Σχεδιάστε δραστηριότητες οικοδόμησης ομάδας

Η δέσμευση ομάδας είναι ένα κρίσιμο στοιχείο για να παρακινήσει μια ομάδα να εργαστεί για έναν κοινό στόχο. Τα μέλη μιας απομακρυσμένης ομάδας στερούνται προσωπικών αλληλεπιδράσεων, οδηγώντας συχνά σε αίσθημα απομόνωσης. Με την τακτοποίηση διαδικτυακές δραστηριότητες δημιουργίας ομάδων, είναι δυνατή η ενίσχυση του δεσμού της ομάδας.

Εάν μπορείτε να σχεδιάσετε τέτοιες εκδηλώσεις όταν κάποιος νέος ενταχθεί στην ομάδα, μπορείτε να τους κάνετε να πάνε εύκολα μεταξύ τους. Οι δημοφιλείς δραστηριότητες οικοδόμησης ομάδων περιλαμβάνουν κουίζ για μικρά πράγματα, αφήγηση ιστοριών, ομαδική προπόνηση, μυστήριο εικονικής δολοφονίας, εργαστήριο κωμωδίας, κυνήγι φαντασμάτων κ.λπ. Είτε μπορείτε να τα κανονίσετε μέσω προσωπικής πρωτοβουλίας είτε να λάβετε βοήθεια από πλατφόρμες όπως Χτίσιμο ομάδας.

Διαχειριστείτε απομακρυσμένες ομάδες με αποδεδειγμένες συμβουλές

Όταν η απομακρυσμένη ομάδα σας συνειδητοποιήσει ότι παίρνει την αξιζόμενη αξία, εργάζεται για την επίτευξη του στόχου. Μπορείτε να εφαρμόσετε τις μεθόδους που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο για να διαχειριστείτε σωστά την απομακρυσμένη ομάδα και να ολοκληρώσετε τα έργα πολύ πριν από τις προθεσμίες.

Οι κορυφαίες 11 συμβουλές για να αποφύγετε την αναβολή και τηρήστε τις προθεσμίες

Η αναβλητικότητα καθυστερεί τα έργα ή σας αφήνει περιττές εργασίες. Εδώ είναι μερικές συμβουλές για να το ξεπεράσετε!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα