Πώς να χειριστείτε την υπερφόρτωση της σύσκεψης: 5 συμβουλές και εργαλεία

Η συνάντηση σε αίθουσα συνεδριάσεων (ή σε διαδικτυακό χώρο εργασίας) απαιτεί ανταλλαγή ιδεών, καθορισμό στόχων, παρακολούθηση της προόδου, ανάθεση εργασιών κ.λπ.

Ενώ όλοι αυτοί είναι έγκυροι λόγοι για να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση, πάρα πολλές μακροχρόνιες συναντήσεις μπορούν να αποστραγγίσουν την παραγωγικότητά σας. Δείτε πώς μπορείτε να μειώσετε τον αριθμό των συναντήσεων στο ημερολόγιό σας. Αλλά πρώτα, ας αποκαλύψουμε:

Τι σας προκαλεί να κάνετε πάρα πολλές συναντήσεις;

Οι πιθανότητες είναι ότι έχετε ήδη προσπαθήσει να αντιμετωπίσετε αυτό το πρόβλημα στο παρελθόν. Ωστόσο, οι συναντήσεις εμφανίζονται συνεχώς σε όλο το ημερολόγιό σας. Αυτό είναι πιθανό επειδή δεν έχετε προσπαθήσει να ανακαλύψετε τις βασικές αιτίες του προβλήματος. εφαρμόζετε απλώς λύσεις για επίδεσμο για να ανακουφίσετε την υπερφόρτωση των συμπτωμάτων.

Επομένως, ας θεωρήσουμε τη συνάντηση υπερφόρτωσης ως σύμπτωμα ενός βαθύτερου προβλήματος, ώστε να μπορείτε να βρείτε μια αποτελεσματική και διαρκή λύση.

Πρώτον, η πανδημία του COVID-19 και η επακόλουθη στροφή σε μοντέλα εργασίας σε απομακρυσμένο ή υβριδικό επίπεδο αύξησαν σημαντικά τον αριθμό των εικονικών συναντήσεων, κυρίως μέσω του Zoom. Κατά συνέπεια, οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι παλεύουν

Κόπωση ζουμ, ή εξάντληση χρόνου οθόνης. Η υπερφόρτωση της σύσκεψης μπορεί επίσης να είναι ένα ζήτημα εάν προσκαλέσετε όλους στις συναντήσεις. Καθώς η συμμετοχή αυξάνεται, η συμμετοχή σταδιακά μειώνεται.

Ένας από τους πιο συνηθισμένους βασικούς λόγους για τις συνεδριάσεις Zoom ή τις επισκέψεις στην αίθουσα συνεδριάσεων είναι η έλλειψη σαφούς ατζέντας. Αρχικά, μπορεί να έχετε έναν στόχο για τη συνάντηση, αλλά σύντομα η εστίασή σας μετατοπίζεται σε χαλαρή φλυαρία.

Τελευταίο αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, δεν αξιοποιείτε αποτελεσματικά τα ψηφιακά εργαλεία. Υπάρχει ένα ευρύ φάσμα λογισμικού που είναι καλύτερες εναλλακτικές λύσεις για επικοινωνία και συνεργασία.

Η επόμενη πιο αποτελεσματική μέθοδος για τη μείωση του αριθμού των συναντήσεων στο χώρο εργασίας σας είναι να αυξήσετε την παραγωγικότητα των συναντήσεών σας. Δείτε πώς μπορείτε να το πετύχετε:

1. Χρησιμοποιήστε ένα εσωτερικό Wiki για ασύγχρονες συναντήσεις

Οι συναντήσεις δεν χρειάζεται πάντα να γίνονται σε πραγματικό χρόνο (συγχρόνως). Ορισμένες καταστάσεις θα ωφεληθούν από την ασύγχρονη επικοινωνία (επικοινωνία που δεν απαιτεί από τους συμμετέχοντες να είναι ταυτόχρονα παρόντες και δεν χρειάζεται άμεση απάντηση).

Μπορείτε να βελτιώσετε την παραγωγικότητα της συνάντησής σας αγκαλιάζοντας την ασύγχρονη επικοινωνία. Επιτρέπει στις ομάδες να χρησιμοποιούν λογισμικό βασισμένο στη γνώση, όπως Έγγραφο 360 να μοιράζονται ιδέες με τον δικό τους ρυθμό. Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα εσωτερικό Wiki χρησιμοποιώντας αυτούς τους ιστότοπους, και ορίστε συγκεκριμένες σελίδες μέσα σε αυτό για τις συναντήσεις σας. Αυτά τα ψηφιακά εργαλεία σας επιτρέπουν να συνεισφέρετε στη συνάντηση χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα σχολιασμού.

Αγκαλιάζοντας ασύγχρονες συναντήσεις, η ομάδα σας μπορεί να αφιερώσει το χρόνο που χρειάζεται για να κατανοήσει τις πληροφορίες που συζητήθηκαν, επικοινωνήστε με τους συμπαίκτες σας ανά ζώνες ώρας, ενδυναμώστε τους εσωστρεφείς να συμμετέχουν πληκτρολογώντας και μειώστε τις διακοπές και αποσπάσεις της προσοχής.

2. Χρησιμοποιήστε Λογισμικό Συνεργασίας

Γιατί να προγραμματίσετε μια δίωρη προσωπική συνάντηση για να προτείνετε νέες ιδέες, όταν μπορείτε να το κάνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ή ακόμα καλύτερα, χρησιμοποιώντας ένα απλό λογισμικό συνεργασίας, όπως Trello.

Για να αυξήσετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας, οργανώστε συναντήσεις σε πραγματικό χρόνο μόνο όταν το χρειάζεστε, για παράδειγμα, για την επίλυση συγκρούσεων. Διαφορετικά, μπορείτε να αξιοποιήσετε το λογισμικό συνεργασίας για ενημερώσεις προόδου στόχου, αναθεωρήσεις έργων ή να προωθήσετε νέες ιδέες.

Με αυτόν τον τρόπο, η ομάδα σας έχει αρκετό χρόνο για να σκεφτεί τις ιδέες που επιθυμεί να μοιραστεί και να δώσει προτεραιότητα στις πιο σημαντικές. Επιπλέον, όλες αυτές οι πληροφορίες αποθηκεύονται από προεπιλογή και είναι προσβάσιμες σε όλους, αντί να βασίζονται σε γραπτές εγγραφές.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Trello για να δημιουργήσετε πίνακες που αντιστοιχούν στους στόχους της συνάντησής σας, όπως ατζέντα συνεδριάσεων, ενημερώσεις σχετικά με προηγούμενες συναντήσεις, ενημερώσεις ομάδας ή νέες ιδέες.

Κατεβάστε: Trello για Android | iOS (Διατίθεται δωρεάν, έκδοση premium)

3. Εστίαση στην ατζέντα της συνάντησης

Η οργάνωση μιας συνάντησης χωρίς ατζέντα είναι μια σίγουρη συνταγή αποτυχίας. Θα χρειαστεί να έχετε ένα σαφές σχέδιο για τη συνάντησή σας για να αποφύγετε την απομάκρυνση της πορείας σας. Οι περισσότερες συναντήσεις συχνά ξεπερνούν τα προβλεπόμενα χρονοδιαγράμματα, επειδή δεν υπάρχει σαφής δρόμος που πρέπει να ακολουθηθεί.

Λοιπόν, πώς μπορείτε να το διορθώσετε αυτό; Συμβατικά, μπορείτε να γράψετε τα σημεία που θέλετε να συζητήσετε κατά τη διάρκεια της συνάντησης, να τα εκτυπώσετε και να επισυνάψετε άλλα σχετικά έγγραφα πριν τα μοιραστείτε με τους παρευρισκόμενους.

Εναλλακτικά, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και χαρτί δημιουργώντας την ατζέντα σας Evernote και να επισυνάψετε τυχόν αρχεία ή ιστοσελίδες που χρειάζεστε προτού τα μοιραστείτε με τους συναδέλφους σας. Αυτό δίνει στους συμμετέχοντες γρήγορη πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται μέσω των smartphone, των tablet ή των υπολογιστών τους.

Κατεβάστε: Evernote για Android | iOS (Διατίθεται δωρεάν, έκδοση premium)

4. Δημιουργήστε χαλαρά κανάλια για άμεση επικοινωνία

Όταν συμμετέχετε σε έναν τεράστιο οργανισμό με πολλά τμήματα, φαίνεται ότι η συνάντηση είναι η μόνη επιλογή για να μοιραστείτε πληροφορίες με ένα συγκεκριμένο σύνολο ατόμων. Δυστυχώς, αυτή δεν είναι πάντα η πιο παραγωγική μέθοδος.

Γιατί να μεταφέρετε μια ομάδα ατόμων στην αίθουσα συνεδριάσεων για μια συνάντηση 30 λεπτών, όταν μπορείτε να μοιραστείτε τις ίδιες πληροφορίες άμεσα και με όλους στην επιφάνεια εργασίας τους μέσω μιας πλατφόρμας ανταλλαγής μηνυμάτων, όπως Χαλαρότητα?

Χρειάζεσαι μόνο για τη δημιουργία ενός αποκλειστικού καναλιού για τη συνάντηση και να καλέσετε όλους τους σχετικούς συμμετέχοντες. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να έχετε συγκεκριμένες συνομιλίες για διάφορα έργα με τα άτομα που επιλέγετε να προσκαλέσετε.

Κατεβάστε: Χαλαρή για Android | iOS (Διατίθεται δωρεάν, έκδοση premium)

5. Μην έχετε πάρα πολλούς ανθρώπους

Σκεφτείτε την τελευταία συνάντηση που είχατε. Πόσοι άνθρωποι ήταν παρόντες; Και πόσοι από αυτούς παρείχαν πολύτιμη συνεισφορά στη συνάντηση; Πιθανότατα, πολλοί παρευρισκόμενοι κάθισαν μόνο ήσυχα χωρίς να συμμετέχουν, ενώ άλλοι έλεγξαν τα email τους. Αυτό έχει γίνει συνήθης πρακτική, ειδικά σε συναντήσεις με μεγάλο πλήθος.

Αυτό συμβαίνει συχνά επειδή οι διοργανωτές θέλουν να αποφύγουν τους ανθρώπους να αισθάνονται παραμελημένοι. Αν και μπορεί να είναι μια ευγενής χειρονομία, δυστυχώς, μειώνει την παραγωγικότητα της συνάντησης.

Mightσως αναρωτιέστε, πώς; Κινδυνεύετε να ξεπεράσετε τον προβλεπόμενο χρόνο για τη συνάντηση για να αντιμετωπίσετε εμπρός και πίσω συζητήσεις, ρηχά σχόλια και περιττές φλυαρίες, οι οποίες έχουν ως αποτέλεσμα λιγότερη αποτελεσματικότητα. Έτσι, για να αποφύγετε την υπερφόρτωση της συνάντησης, προσκαλέστε όσο το δυνατόν λιγότερα άτομα.

Σχετίζεται με: Βασικές συμβουλές για διαδικτυακή τηλεδιάσκεψη

Μην αφήνετε τις συναντήσεις να σας επιβραδύνουν

Οι συναντήσεις εξακολουθούν να παίζουν καθοριστικό ρόλο στους περισσότερους οργανισμούς. Ωστόσο, γίνονται μη παραγωγικές όταν γίνονται συντριπτικές και όταν οι ομάδες σας μπορούν να ξοδεύουν το χρόνο συνάντησής τους σε προτεραιότητες. Μπορείτε να αυξήσετε την παραγωγικότητα των συναντήσεων χρησιμοποιώντας τις παραπάνω συμβουλές και εργαλεία.

Οι 5 καλύτεροι τρόποι αντιμετώπισης της εξάντλησης του χρόνου οθόνης

Η συνεχής έκθεση στην οθόνη μπορεί να οδηγήσει σε πονοκεφάλους, θολή όραση και κόπωση των ματιών. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για την αντιμετώπιση της εξάντλησης του χρόνου οθόνης.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα