4 τρόποι χρήσης του ChatGPT για διαχείριση χρόνου

Την επόμενη φορά που θα αισθανθείτε λίγο συγκλονισμένοι από ένα γεμάτο πρόγραμμα ή μια επικείμενη προθεσμία, γιατί να μην αφήσετε την τεχνητή νοημοσύνη να σας βοηθήσει; Εκτός από τις δυνατότητες δημιουργίας κειμένου, το ChatGPT μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να γίνετε πιο παραγωγικοί και αποδοτικοί με αποτελεσματικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου.

Είτε θέλετε να δώσετε προτεραιότητα στη λίστα των υποχρεώσεών σας, να αντιμετωπίσετε ένα μεγάλο έργο ή απλά να περάσετε τη μέρα σας αποτελεσματικά, το ChatGPT μπορεί να προσφέρει εξατομικευμένες συμβουλές για τις καθημερινές σας δραστηριότητες και να αξιοποιήσει στο έπακρο χρόνος.

1. Λάβετε συμβουλές σχετικά με τον τρόπο ιεράρχησης των εργασιών σας

Το ChatGPT μπορεί να σας συμβουλεύσει σχετικά με κοινές μεθόδους ιεράρχησης εργασιών, όπως ο πίνακας Eisenhower, η μέθοδος ABCD και η μέθοδος MoSCoW. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να επιλέξετε την καταλληλότερη μέθοδο με βάση τις συγκεκριμένες ανάγκες και τους στόχους σας.

Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι έχετε ένα γεμάτο πρόγραμμα για την ημέρα και δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε. Εισαγάγετε τις εργασίες σας στο ChatGPT, ζητήστε του να ταξινομήσει τα πράγματα σε έναν πίνακα Eisenhower και να κατανοήσει καλύτερα τις προτεραιότητές σας σε μια στιγμή.

Αυτή η προσέγγιση ονομάζεται για Ο πρόεδρος των ΗΠΑ Dwight D. Αϊζενχάουερ, ο οποίος κάποτε παρέθεσε τη φιλοσοφία ενός πρώην προέδρου κολεγίου για τη διαχείριση του χρόνου σε μια ομιλία του.

«Έχω δύο ειδών προβλήματα, το επείγον και το σημαντικό. Τα επείγοντα δεν είναι σημαντικά και τα σημαντικά δεν είναι ποτέ επείγοντα», είπε ο Αϊζενχάουερ.

Ακολουθώντας αυτή τη γραμμή σκέψης, η προσέγγιση Eisenhower Matrix σάς βοηθά να ταξινομήσετε τις εργασίες με βάση τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους. Είναι ένας γρήγορος τρόπος για να σας βοηθήσει να καταλάβετε τι πραγματικά αξίζει την προσοχή σας.

Για μια διαφορετική προσέγγιση, το ChatGPT μπορεί επίσης να βελτιστοποιήσει τις εργασίες σας με βάση τη μέθοδο ABCD. Είναι άλλο δημοφιλής προσέγγιση διαχείρισης εργασιών, και το chatbot κάνει τη χρήση του τσιμπημένη. Στο μήνυμα προτροπής, αναφέρετε τις εργασίες σας για την ημέρα και ζητήστε του να εφαρμόσει τη μέθοδο ABCD.

Εάν έχετε μια λίστα με εκκρεμείς εργασίες και δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε, το ChatGPT μπορεί να μαντέψει ποιες είναι πιθανώς οι πιο σημαντικές χρησιμοποιώντας τη μέθοδο ABCD. Ακόμα κι αν διαφωνείτε με την αρχική ταξινόμηση της εφαρμογής, είναι ένας γρήγορος τρόπος για να μετρήσετε τις προτεραιότητές σας.

Όπως δείχνει αυτό το παράδειγμα, το chatbot ταξινομεί τις δραστηριότητές σας σε εργασίες που απαιτούν άμεση προσοχή (όπως η βάρδια για την ημέρα), καθώς και εκείνα που μπορούν να πάνε στο πίσω μέρος για λίγο (όπως να επιστρέψετε μια κλήση στο γιατρό σας γραφείο).

Κατά τη δημιουργία του μηνύματός σας, να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι και μη διστάσετε να αναδιατυπώσετε την ερώτηση ή να δημιουργήσετε εκ νέου την πρώτη σας απάντηση. Σε αυτήν την περίπτωση, αναγράψτε κάθε στοιχείο στη λίστα υποχρεώσεών σας, αν θέλετε, και σημειώστε ποιες εργασίες είναι ευαίσθητες στο χρόνο ή με άλλο τρόπο κρίσιμες.

Αν και μαθαίνοντας πώς να γράφετε αποτελεσματικές προτροπές ChatGPT μπορεί να πάρει λίγο χρόνο και πειραματισμούς, αξίζει τον κόπο. Ως επί το πλείστον, το να δώσετε στο chatbot πολλές πληροφορίες για να εργαστείτε, καθώς και να συμμετάσχετε σε επακόλουθες ερωτήσεις και διευκρινίσεις συνομιλίας, θα παρέχει πιο χρήσιμες απαντήσεις.

Ως επί το πλείστον, το chatbot μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ποια από τις πολλές εργασίες σας αξίζει περισσότερο την προσοχή σας. Για όποιον κατακλύζεται από πάρα πολλές εκκρεμείς ευθύνες, αυτός είναι ένας απλός τρόπος να αφήσετε την τεχνολογία να αναλάβει λίγη από τη λήψη αποφάσεων για εσάς.

2. Βελτιώστε τη ροή εργασίας σας με το ChatGPT

Ανάλογα με το επάγγελμά σας, το ChatGPT μπορεί επίσης να προσφέρει συγκεκριμένες συμβουλές για την επιτάχυνση της ροής εργασιών σας. Σε αυτό το παράδειγμα, ζητήσαμε από το chatbot να αντιμετωπίσει ένα συνηθισμένο χρονικό διάστημα: ανάγνωση και απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για αυτήν την προτροπή, το chatbot παρείχε ορισμένες γενικές συμβουλές σχετικά με τη χρήση προτύπων και την κατάργηση εγγραφής από όσο το δυνατόν περισσότερο. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να λάβετε πιο συγκεκριμένες συμβουλές και για αυτά τα ζητήματα.

Σε αυτήν την περίπτωση, ζητήσαμε από το chatbot να ελευθερώσει χρόνο που χάθηκε σε ασήμαντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Παρείχε έναν μακρύ κατάλογο συμβουλών, συμπεριλαμβανομένων συμβουλών για την επικοινωνία σε σαφή γλώσσα και την αποφυγή περιττών συνομιλιών.

Για μια πιο προληπτική λήψη, το chatbot μπορεί επίσης να βρει τρόπους για να αυτοματοποιήσει ορισμένες από τις καθημερινές σας εργασίες. Για αυτό το παράδειγμα, ζητήσαμε από το ChatGPT να παράσχει μερικές ιδέες αυτοματισμού για έναν μεσίτη.

Το ChatGPT παρείχε αρκετές συμβουλές σχετικά με το μάρκετινγκ μέσω email, τις εικονικές περιηγήσεις και τις υπηρεσίες συνδικαλιστικής καταχώρισης ακινήτων που μπορούν να βοηθήσουν τους μεσίτες να διαπρέψουν στη δουλειά τους, εξοικονομώντας χρόνο. Ζητήστε από το chatbot μερικές συμβουλές σχετικά με τη διαχείριση χρόνου στην καριέρα σας για πιο συγκεκριμένες συμβουλές.

3. Αναλύστε ένα μεγάλο έργο σε διαχειρίσιμα τμήματα

Το ChatGPT μπορεί να σας βοηθήσει να αναλύσετε μεγάλα έργα, είτε σκοπεύετε να κάνετε κάποια ανακαίνιση σπιτιού, να αλλάξετε καριέρα ή ακόμα και να ξεκινήσετε ένα podcast. Σε αυτήν την περίπτωση, ζητήσαμε από το chatbot να βοηθήσει να γίνει η διαδικασία απομάκρυνσης ενός δωματίου—κάτι που πολλοί άνθρωποι βρίσκουν λίγο συντριπτικό—πολύ πιο γρήγορη και ευκολότερη.

Σε περιπτώσεις όπως αυτές, μπορείτε ακόμη και να ζητήσετε από το ChatGPT να αναλάβει διάφορους ρόλους. Σε αυτήν την περίπτωση, είχαμε να παρουσιάσει τις πληροφορίες σαν επαγγελματίας διοργανωτής, με έμφαση στο να περάσει η διαδικασία όσο το δυνατόν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά.

Το chatbot παρείχε μια σειρά από συμβουλές για πιο αποτελεσματική αποσυμφόρηση. Πολλοί από αυτούς επικεντρώθηκαν στην επιτάχυνση της διαδικασίας, όπως η συμβουλή για τη λήψη γρήγορων αποφάσεων σχετικά με το αν θα κρατήσουν ή θα δωρίσουν ένα συγκεκριμένο αντικείμενο.

Την επόμενη φορά που θα έχετε να αντιμετωπίσετε ένα μεγάλο έργο, δείτε εάν το ChatGPT μπορεί να σας βοηθήσει να ταξινομήσετε τα βήματα για να το κάνετε πιο διαχειρίσιμο και αποτελεσματικό. Το chatbot μπορεί απλώς να προσφέρει τη σωστή συμβουλή για να επιταχύνει την όλη εργασία.

4. Λάβετε εξατομικευμένες συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου

Ζητήστε από το bot να παρέχει συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου. Προσαρμόστε τις προτροπές ώστε να ταιριάζουν στις συγκεκριμένες ανάγκες σας (δηλαδή, «παρέχετε συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου για άτομα με μεγάλη μετακίνηση» ή «παρέχετε συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου για προγραμματιστές λογισμικού»).

Σε αυτήν την περίπτωση, ζητήσαμε συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου για άτομα που παλεύουν με την αναβλητικότητα. Άλλωστε η τάση για αναβλητικότητα είναι ένα από τα τα μεγαλύτερα λάθη διαχείρισης χρόνου που πολλοί άνθρωποι αντιμετωπίζουν κατά καιρούς. Για αυτήν την προτροπή, εστιάσαμε στην αναβλητικότητα ιδιαίτερα στις δουλειές του σπιτιού.

Το chatbot πρόσφερε πολλές πρακτικές συμβουλές σχετικά με την εξάλειψη των περιττών βημάτων και την οπτικοποίηση του τελικού αποτελέσματος για κίνητρο. Δεδομένου του τεράστιου όγκου πληροφοριών από τις οποίες μπορεί να αντλήσει το ChatGPT, πιθανότατα μπορεί να προτείνει επιλογές εξοικονόμησης χρόνου και για την περίπτωσή σας. Θυμηθείτε να παρέχετε λεπτομερείς, συγκεκριμένες προτροπές για να λάβετε τις καλύτερες συμβουλές.

Εξοικονομήστε χρόνο με το ChatGPT

Ως επί το πλείστον, οι τεχνολογίες AI, όπως το ChatGPT, μπορούν να βοηθήσουν στον εξορθολογισμό των δεξιοτήτων παραγωγικότητας και διαχείρισης χρόνου. Πειραματιστείτε με το chatbot για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας με μερικές απλές προτροπές.