Οι 6 καλύτερες τεχνικές για ελεύθερους επαγγελματίες να δίνουν προτεραιότητα στις εργασίες δωρεάν

Ως ελεύθερος επαγγελματίας, μπορεί να χρειαστεί να κάνετε εκατοντάδες εργασίες κάθε μέρα, ενώ εξακολουθείτε να έχετε πολλές περισσότερες εργασίες στη λίστα υποχρεώσεων. Δεν χρειάζονται όλα τα έργα ίσης σημασίας και η ιεράρχηση είναι ο καλύτερος τρόπος για να μάθετε τι πρέπει να κάνετε τώρα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες τεχνικές για να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας και να έχετε μια παραγωγική εργάσιμη ημέρα.

1. Δημιουργήστε μια κύρια λίστα εργασιών για έλεγχο

Αν νομίζετε ότι μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα σε όλες τις εργασίες σας ενώ υπάρχουν μόνο στο μυαλό σας, κάνετε λάθος. Πρέπει να τα βάλετε σε χαρτί ή να τα προσθέσετε σε μια εφαρμογή για να δημιουργήσετε μια κύρια λίστα.

Τοποθετήστε όλες τις εργασίες και τις δευτερεύουσες εργασίες. Μόλις παραθέσετε τις εργασίες, μπορείτε εύκολα να δείτε ποια χρειάζεται περισσότερη προτεραιότητα. Στη συνέχεια, μπορείτε να τους δώσετε προτεραιότητα βάσει ημερήσιων, εβδομαδιαίων και μηνιαίων στόχων.

Μπορείς

χρησιμοποιήστε την εφαρμογή διαχείρισης εργασιών ClickUp να κατατάξετε τις εργασίες και να τις ταξινομήσετε με βάση την προτεραιότητά σας. Η εφαρμογή σάς επιτρέπει επίσης να προσθέσετε μια ημερομηνία λήξης για κάθε εργασία.

Κατεβάστε: Κάντε κλικ επάνω για Windows | macOS | Linux | iOS | Android (Ελεύθερος)

2. Ξεκινήστε με την πιο δύσκολη εργασία

Σε αυτήν τη μέθοδο, μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα στην πιο δύσκολη εργασία στη λίστα σας και να το κάνετε πρώτα. Μπορεί να μην είναι η πιο σημαντική εργασία, αλλά η ολοκλήρωσή της θα κάνει τα υπόλοιπα καθήκοντα αέρας.

Οι άνθρωποι συχνά τείνουν να παραλείπουν το δύσκολο έργο το πρωί και να το προγραμματίζουν για το επόμενο μέρος της ημέρας. Το να κάνεις εύκολες και μικρές εργασίες όλη την ημέρα σε κουράζει, ενώ στην πραγματικότητα χρειάζεσαι φρέσκο ​​μυαλό και πλήρη συγκέντρωση για να ολοκληρώσεις το δύσκολο έργο.

Κάντε το πιο δύσκολο έργο στην αρχή, ακόμα κι αν είναι δύσκολο. Μπορείτε επίσης να ελευθερώσετε το μυαλό σας ολοκληρώνοντας την πιο δύσκολη εργασία και να εστιάσετε περισσότερο στις πιο εύκολες.

3. Μέθοδος Ivy Lee για κατάταξη εργασιών

Αυτή η μέθοδος 100 ετών σας επιτρέπει να χειρίζεστε καλά τις προτεραιότητές σας και σας κάνει πιο παραγωγικούς. Σύμφωνα με αυτήν την τεχνική, πρέπει να επιλέξετε τις έξι πιο σημαντικές εργασίες που πρέπει να κάνετε αύριο. Παραγγείλετε τις εργασίες ανάλογα με το επίπεδο σπουδαιότητας και την επόμενη μέρα, ξεκινήστε να τις δουλεύετε μία κάθε φορά.

Αυτή η στρατηγική εξαλείφει την κούραση των αποφάσεων, αναγκάζοντάς σας να δώσετε προτεραιότητα στους στόχους σας μια μέρα νωρίτερα. Καθώς δεν χρειάζεται να περνάτε το πρωί σας με προτεραιότητες, μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη μέρα αξιοποιώντας κάθε λεπτό. Η προσέγγιση υποστηρίζει επίσης τη μονο-εργασία.

Έτσι, μπορείτε να ολοκληρώσετε μια εργασία γρήγορα επειδή της δίνετε πλήρη προσοχή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή The Ivy Lee Method για αυτήν τη μέθοδο. Παραθέστε τις εργασίες σύμφωνα με την προτεραιότητά σας και σημειώστε τις μόλις ολοκληρωθούν. Καθώς απομακρύνετε μια εργασία από τη λίστα υποχρεώσεων μετά την ολοκλήρωση, έχετε μια άλλη εργασία να ανησυχείτε.

Κατεβάστε: Η μέθοδος Ivy Lee για Android (Ελεύθερος)

4. Eisenhower Matrix for Task Grouping

Κατά τη διάρκεια της ιεράρχησης προτεραιοτήτων, μπορεί να μπερδευτείτε μεταξύ της επείγουσας εργασίας και της σημαντικής εργασίας. Το Eisenhower Matrix είναι μια τεχνική ιεράρχησης που σας επιτρέπει να διαχωρίζετε επείγοντα και σημαντικά καθήκοντα. Σας βοηθά επίσης να καταλάβετε ποιο να κάνετε πρώτα.

Οι εργασίες που χρειάζονται άμεση προσοχή θα εμπίπτουν στην κατηγορία των επειγόντων εργασιών. Μπορεί να είναι η επεξεργασία ενός ολοκληρωμένου έργου για μικρά λάθη ή η απάντηση σε ένα email ή κείμενο. Από την άλλη πλευρά, τα καθήκοντα που συμβάλλουν στους μακροπρόθεσμους στόχους σας είναι σημαντικά.

Για να ιεραρχήσετε καλύτερα τις εργασίες, κάντε τέσσερα τετράγωνα και τοποθετήστε τις εργασίες εκεί που ταιριάζουν καλύτερα. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτό το γράφημα στο Microsoft Excel, στα Υπολογιστικά φύλλα Google κ.λπ.

• Επείγον και Σημαντικό: Αυτά τα καθήκοντα πρέπει να είναι η πρώτη σας προτεραιότητα.
• Σημαντικό, αλλά όχι επείγον: Προγραμματίστε αυτές τις εργασίες σε μια βολική στιγμή.
• Επείγον, αλλά όχι σημαντικό: Προσπαθήστε να ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες μεταξύ των δύο πρώτων κατηγοριών εργασιών.
• Ούτε επείγον ούτε σημαντικό: Εξαλείψτε αυτές τις εργασίες από τη λίστα σας.

Ike - To -Do List, Task List app σας βοηθά να παραθέσετε τις εργασίες και να μάθετε τις εργασίες προτεραιότητας βάσει της μήτρας.

Κατεβάστε: Ike - Λίστα υποχρεώσεων, Λίστα εργασιών για Android (Ελεύθερος)

5. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο MIT για να δώσετε προτεραιότητα σε εργασίες

Το MIT εδώ σημαίνει Τα πιο σημαντικά πράγματα. Για να εφαρμόσετε αυτήν την τεχνική, πρέπει να απαριθμήσετε τις τρεις πιο σημαντικές εργασίες για την ημέρα. Στη συνέχεια, πρέπει να εστιάσετε στην ολοκλήρωση αυτών των εργασιών το συντομότερο δυνατό.

Μόλις ολοκληρωθούν, μπορείτε να προχωρήσετε για να ολοκληρώσετε τις υπόλοιπες εργασίες στη γενική λίστα υποχρεώσεων. Κατά τη δημιουργία της λίστας MIT, συμπεριλάβετε εργασίες υψηλής προτεραιότητας που θα συμβάλουν σε αυτό που θέλετε να επιτύχετε.

Κατά τη δημιουργία αυτής της λίστας, κάντε στον εαυτό σας ερωτήσεις όπως:

1. Ποιες είναι οι πιο κρίσιμες εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε σήμερα;
2. Ποια πράγματα θα κάνουν τη μεγάλη διαφορά στο έργο ή την καριέρα σας;
3. Πώς θέλετε να δομήσετε την ημέρα σας για να ολοκληρώσετε πρώτα τα MITs, πριν από τις άλλες εργασίες;

Συγκεντρώστε τις απαντήσεις και μπορείτε εύκολα να κάνετε τη λίστα του MIT.

Σχετίζεται με: Συμβουλές της Microsoft για καλύτερη διαχείριση εργασιών

6. Μέθοδος ABCDE για τον διαχωρισμό εργασιών προτεραιότητας

Αναζητάτε μια ισχυρή τεχνική καθορισμού προτεραιοτήτων για καθημερινή χρήση; Η μέθοδος ABCDE είναι μια απλή, αποτελεσματική και προσανατολισμένη στη δράση μέθοδος που σας επιτρέπει να δώσετε προτεραιότητα στη λίστα υποχρεώσεων.

Μπορείτε να πάρετε ένα χαρτί και να απαριθμήσετε όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε σε αυτό. Στη συνέχεια, πρέπει να ξεκινήσετε να κατηγοριοποιείτε τις εργασίες με Α, Β, Γ, Δ και Ε. Θυμηθείτε ότι πρέπει να ολοκληρώσετε εργασίες Α πριν ξεκινήσετε εργασίες Β, να ολοκληρώσετε εργασίες Β πριν ξεκινήσετε εργασίες Γ, και ούτω καθεξής.

Εάν υπάρχουν πολλές εργασίες σε κάθε κατηγορία, σημειώστε τις με 1, 2, 3, ανάλογα με τη σημασία, όπως A-1, A-2, A-3 κ.λπ. Δείτε πώς μπορείτε να επισημάνετε τις εργασίες με αυτά τα πέντε γράμματα:

1. A για τις πιο σημαντικές εργασίες: Σημειώστε μια εργασία που δεν μπορείτε να παραλείψετε με το A. Θα πρέπει να δώσετε προτεραιότητα σε αυτήν την εργασία στην κορυφή της λίστας υποχρεώσεών σας, επειδή αν δεν το κάνετε μπορεί να οδηγήσει σε καθυστέρηση ολοκλήρωσης ενός έργου ή σε απώλεια πελάτη.
2. Β για εργασίες με μικρές συνέπειες: Αφού επισημάνετε τις εργασίες με Α, επιλέξτε τις εργασίες με ήπιες συνέπειες για να τις επισημάνετε με Β.
3. C για εργασίες χωρίς συνέπειες: Θα πρέπει να επισημάνετε τις εργασίες που δεν έχουν καμία επίδραση στη ζωή σας με C.
4. Δ για εκπρόσωπο: Πρέπει να προσθέσετε αυτήν την ετικέτα στις εργασίες που ενδέχεται να αναθέσετε στον συνεργάτη ή τον συνεργάτη σας. Εάν, για παράδειγμα, εργάζεστε μόνοι ως ελεύθερος επαγγελματίας, κρατήστε αυτές τις εργασίες για ελεύθερο χρόνο.
5. E για Eliminate: Όταν λάβετε υπόψη όλες τις εργασίες και το χρόνο, θα διαπιστώσετε ότι ορισμένες εργασίες δεν είναι κρίσιμες. Εξαλείψτε τα κάνοντας tag με το Ε.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Asana και προσθέστε ετικέτες A, B, C, D, E δίπλα σε κάθε εργασία για να δώσετε προτεραιότητα.

Κατεβάστε: Asana για Windows | macOS | Android | iOS (Ελεύθερος)

Μην χαθείτε στη μυριάδα των εργασιών

Οι ελεύθεροι επαγγελματίες πρέπει να εκτελούν πολλά διοικητικά και επικοινωνιακά καθήκοντα, εκτός από τις συναυλίες τους. Τώρα που γνωρίζετε διάφορες τεχνικές προτεραιότητας, μπορείτε να διαχειριστείτε τις εργασίες με μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα.

Tara Task Manager για ομάδες πολλαπλών λειτουργιών: Οι 10 καλύτερες δυνατότητες που πρέπει να δοκιμάσετε δωρεάν

Η διαχείριση καθηκόντων είναι σημαντική όταν είστε μέλος μιας ομάδας πολλαπλών λειτουργιών. Ακολουθούν μερικές από τις καλύτερες δωρεάν δυνατότητες για τις οποίες πρέπει να δοκιμάσετε το Tara.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα