5 τρόποι Αυτοματοποίησης μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητά σας

Μπορεί να παρατηρήσετε ότι η παραγωγικότητά σας φαίνεται να καθυστερεί καθώς συνεχώς δυσκολεύεστε να βρείτε χρόνο για να ολοκληρώσετε περισσότερη δουλειά. Αυτό συμβαίνει κάπως επειδή μπορεί να ξοδεύετε σημαντικό χρονικό διάστημα σε επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων.

Ωστόσο, ο χρόνος είναι περιορισμένος πόρος και έχετε μόνο 24 ώρες για να περάσετε κάθε μέρα. Ο καλύτερος τρόπος για να μεγιστοποιήσετε το χρόνο σας και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας είναι να αυτοματοποιήσετε καθημερινές, επαναλαμβανόμενες εργασίες.

Τι είναι ο αυτοματισμός και ποια τα οφέλη του;

Ο αυτοματισμός περιγράφει τη χρήση της τεχνολογίας για τον χειρισμό χρονοβόρων ή επαναλαμβανόμενων εργασιών για την ελαχιστοποίηση των χειρωνακτικών προσπαθειών. Αυτοματοποιώντας τις περιττές εργασίες, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και να εστιάσετε σε άλλες δραστηριότητες που δημιουργούν έσοδα.

Ο αυτοματισμός μειώνει επίσης το ανθρώπινο σφάλμα, βελτιώνει τη λειτουργική αποδοτικότητα, αυξάνει την επεκτασιμότητα και εξοικονομεί χρήματα. Λοιπόν, πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε τις δυνατότητες αυτοματισμού στις καθημερινές σας δραστηριότητες; Ακολουθούν μερικές ιδέες αυτοματισμού ροής εργασίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τώρα:

1. Επιτάχυνση της επεξεργασίας email

Η αντιμετώπιση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι συντριπτική και χρονοβόρα αν δεν βρείτε ένα σύστημα για να τα διαχειριστείτε σωστά. Αυτό συμβαίνει επειδή πιθανότατα λαμβάνετε έναν τόνο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα που απαιτούν την προσοχή σας. Επιπλέον, εάν θέλετε να αναπτύξετε την επιχείρησή σας, θα πρέπει να απαντήσετε άμεσα σε ερωτήματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από υποψήφιους πελάτες.

Αυτόματες απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να αυτοματοποιήσετε ορισμένες διαδικασίες έτσι ώστε να περνάτε λιγότερο χρόνο στα εισερχόμενά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο χρησιμοποιώντας δεδομένα από τη φόρμα επικοινωνίας που βασίζεται στον ιστό ή χρησιμοποιήστε αυτούς τους δωρεάν δημιουργούς προτύπων email, οπότε δεν χρειάζεται να τα γράφετε από την αρχή όλη την ώρα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις ενσωματωμένες δυνατότητες αυτόματης απόκρισης σε υπηρεσίες email, για παράδειγμα, το Ακολουθω επιλογή στο Outlook για παρακολούθηση και απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια κρύα υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συγχώνευσης αλληλογραφίας, όπως GMass για να εξατομικεύσετε, να προγραμματίσετε ή να στείλετε καμπάνιες μάρκετινγκ και κρύα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πιθανούς πελάτες και να παρακολουθήσετε αυτόματα.

Οργανώστε τα email σας

Στοιχηματίζουμε ότι λαμβάνετε αμέτρητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθημερινά από συναδέλφους, οικογένεια και φίλους, άλλες επιχειρήσεις κ.λπ. Όταν συμβεί αυτό, μπορεί να είναι δύσκολο να ταξινομήσετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα σκουπίδια. Αλλά μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν φάκελο σε άλλο για να αντιμετωπίσετε την ακαταστασία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε "φίλτρα" Gmail ή "Κανόνες" του Outlook για τη διαχείριση των εισερχομένων email σας.

Αυτές οι ενσωματωμένες δυνατότητες σάς επιτρέπουν να διαγράφετε αυτόματα μηνύματα με ένα συγκεκριμένο μήνυμα, να ταξινομείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα συγκεκριμένο κείμενο ή από συγκεκριμένες επαφές σε ένα φάκελο κ.λπ.

Εξαγωγή δεδομένων

Πιθανότατα περνάτε πολύ χρόνο περνώντας από επαφές στα εισερχόμενά σας για να λάβετε πληροφορίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να προωθήσετε ή να πουλήσετε τα προϊόντα σας. Με τη χρήση Mailparser, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία με βάση τους κανόνες ανάλυσης.

2. Ενισχύστε την επικοινωνία χρησιμοποιώντας Chatbots

Τα chatbots έχουν φέρει πλήρως επανάσταση στην εξυπηρέτηση πελατών τα τελευταία χρόνια βελτιώνοντας την επικοινωνία και την εμπειρία των πελατών. Όπως και οι συχνές ερωτήσεις, τα chatbots προσφέρουν αυτοματοποίηση μέσω Τεχνητής Νοημοσύνης. Κατά συνέπεια, μπορούν να εκτελέσουν μια ποικιλία εργασιών μόνοι τους.

Ορισμένα πλεονεκτήματα στη χρήση των chatbots είναι η διαθεσιμότητα όλο το 24ωρο, μερικά είναι πολύγλωσσα, παρέχουν συνεπείς απαντήσεις άμεσα, σας βοηθούν να αποκτήσετε πολύτιμες γνώσεις σχετικά με τη συμπεριφορά των πελατών κ.λπ. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις αυτά τα chatbots για να ενισχύσουν την επικοινωνία σας στον ιστότοπό σας WordPress και βελτιώστε την παραγωγικότητά σας. Ωστόσο, αξίζει να αναφερθεί ότι πρέπει να επενδύσετε χρόνο και προσπάθεια για να ρυθμίσετε λεπτομερώς το chatbot σας για να απολαύσετε τα οφέλη.

3. Αντίγραφο ασφαλείας δεδομένων

Καθώς η τεχνολογία συνεχίζει να προοδεύει, βασιζόμαστε όλο και περισσότερο στους σκληρούς δίσκους του υπολογιστή μας για να αποθηκεύσουμε τμήματα της ζωής μας, όπως εργασιακά και ακαδημαϊκά έγγραφα ή οικογενειακές φωτογραφίες. Ως επί το πλείστον, δεν πρόκειται για το εάν, αλλά για το πότε, επειδή οι σκληροί δίσκοι φθείρονται, κλέβονται και αντιμετωπίζουν υπερτάσεις ισχύος.

Το ερώτημα είναι, τι θα σημαίνει αυτό για εσάς ή ακόμα καλύτερα, τι μπορείτε να κάνετε για να ελαχιστοποιήσετε την απώλεια; Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας.

Αλλά οι πιθανότητες είναι ότι μπορεί να ξεχνάτε να το κάνετε μόνοι σας κατά καιρούς. Έτσι, το καλύτερο στοίχημά σας θα ήταν να αυτοματοποιήσετε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας. Εκτός από τη διασφάλιση της ασφάλειας των δεδομένων σας, ο αυτόματος προγραμματισμός των αντιγράφων ασφαλείας σας θα σας επιτρέψει να εργαστείτε στον υπολογιστή σας χωρίς διακοπές.

Μπορείς να χρησιμοποιήσεις CrashPlan για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας σε εξωτερικό σκληρό δίσκο, άλλο υπολογιστή στο τοπικό σας δίκτυο ή στους διακομιστές του. Μετά την εγκατάσταση του λογισμικού, θα σαρώσει το σύστημά σας και θα προτείνει τι θα μπορούσατε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας. Σας επιτρέπει επίσης να επιλέξετε τι θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας. Μπορείτε να προγραμματίσετε τα αντίγραφα ασφαλείας σας κάθε 15 λεπτά, μία ώρα ή όποτε δεν χρησιμοποιείτε τον υπολογιστή σας. όλα εξαρτώνται από εσάς.

4. Προγραμματίστε αναρτήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης έχουν γίνει αναπόσπαστο κομμάτι της ζωής μας. Και έτσι, αυτές οι πλατφόρμες έχουν γίνει ορυχείο χρυσού για ανθρώπους που προσπαθούν να προωθήσουν τις μάρκες τους και να πουλήσουν προϊόντα/υπηρεσίες.

Αλλά η διατήρηση επαφής με όλες τις προοπτικές και τους πελάτες σας στις πλατφόρμες κοινωνικών μέσων είναι μια εργασία που μπορεί εύκολα να απαιτήσει την προσοχή σας πλήρους απασχόλησης. Ωστόσο, αξιοποιώντας τη μαγεία του αυτοματισμού μέσω εργαλείων όπως Hootsuite και Ρυθμιστής σας επιτρέπει να προγραμματίσετε όλες τις αναρτήσεις σας στα κοινωνικά μέσα εκ των προτέρων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα εργαλεία για να κάνετε περισσότερα στα κοινωνικά μέσα σε λιγότερο χρόνο.

5. Προγραμματίστε τις συναντήσεις

Ο επιτυχημένος προγραμματισμός μιας συνάντησης ή η κράτηση ραντεβού, συχνά παίρνει πολλά μπρος -πίσω, ειδικά όταν περιλαμβάνει πολλούς ανθρώπους. Mightσως χρειαστεί να στείλετε email σε όλους για να μάθετε τις διαθεσιμότητές τους πριν από την κράτηση και να διακινδυνεύσετε να επαναλάβετε τη διαδικασία εάν κάποιος ακυρώσει.

Ευτυχώς, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία για να θέσετε τη ροή εργασίας της συνάντησης στον αυτόματο πιλότο, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε κάτι άλλο. Εργαλεία όπως Calendly σας επιτρέπουν να αυτοματοποιήσετε τις συναντήσεις σας ή άλλες εκδηλώσεις εκ των προτέρων με οποιονδήποτε μέσω ενός συνδέσμου. Μπορείτε να ορίσετε διάφορα χρονικά διαστήματα για το πότε θα είστε διαθέσιμοι και να στέλνετε αιτήματα συνάντησης μέσω του συνδέσμου.

Επιπλέον, αυτό το εργαλείο ενσωματώνεται άψογα στο ημερολόγιό σας. Έτσι, όταν όλοι έχουν επιλέξει μια καλή στιγμή, το Calendly μπορεί να καταγράψει τη συνάντηση στο ημερολόγιό σας και να σας στείλει μια ειδοποίηση. Εάν απασχοληθείτε κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, ο προγραμματισμός είναι τόσο εύκολος όσο ο προγραμματισμός.

Αυτοματοποιήστε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες σας για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας

Ο αυτοματισμός είναι ιδιαίτερα επωφελής για τις μικρές επιχειρήσεις με λίγους υπαλλήλους να φορούν πολλά καπέλα. Αφήνοντας την τεχνολογία να χειριστεί μερικές εργασίες εδώ και εκεί θα σας βοηθήσει να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.

8 παραβλεπόμενα πράγματα που εμποδίζουν την παραγωγικότητα (και πώς να τα αποφύγετε)

Όλοι θέλουμε να είμαστε παραγωγικοί, αλλά μας αποσπούν εύκολα οι προσοχή από διάφορους παράγοντες. Εδώ είναι μερικά πράγματα που μπορεί να αγνοείτε και πώς να τα αποφύγετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα