Τι είναι το Microsoft SharePoint; 4 Χαρακτηριστικά και οφέλη από τη χρήση του

Μια συνδρομή Microsoft 365 σας δίνει πρόσβαση σε πολλά εργαλεία παραγωγικότητας. Το πιο διαισθητικό, έξυπνο και προσαρμόσιμο είναι το SharePoint. Ένα εντυπωσιακό 190 εκατομμύρια άνθρωποι σε περισσότερους από 200.000 οργανισμούς διαφορετικών μεγεθών χρησιμοποιούν το SharePoint.

Το SharePoint μπορεί εύκολα να εξοικονομήσει χρόνο εξαλείφοντας την ανάγκη για πολλαπλές εργασίες και εφαρμογές διαχείρισης έργων. Τελικά, μπορείτε να επενδύσετε περισσότερο χρόνο για να αναπτύξετε την επαγγελματική σας σταδιοδρομία, τους ανεξάρτητους πελάτες ή τις παράπλευρες αναταράξεις.

Τι είναι το Microsoft SharePoint;

Το SharePoint είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης περιεχομένου. Σας επιτρέπει να αποθηκεύετε αρχεία στο cloud για κοινή χρήση και συνεργασία. Μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ιστότοπους και δευτερεύοντες ιστότοπους για την απομάκρυνση εργασιών από διαφορετικές ομάδες ή άτομα.

Το SharePoint σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα intranet όπου εσείς, οι συνεργάτες σας και οι ανεξάρτητοι πελάτες

εργαστείτε με ασφάλεια σε ένα αρχείο ή έγγραφο. Ένας κεντρικός διαχειριστής θα ελέγχει τις προσβάσεις, έτσι ώστε κάθε χρήστης να μπορεί να ανοίγει, να επεξεργάζεται και να αποθηκεύει αρχεία απρόσκοπτα.

Το SharePoint διαθέτει πολλές προηγμένες λειτουργίες που βοηθούν εσάς ή την ομάδα σας στη διαχείριση επαγγελματικών και προσωπικών έργων. Τα παρακάτω είναι μερικές από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες ενέργειες:

• Κοινή χρήση αρχείων με εσωτερικούς και εξωτερικούς χρήστες.
• Διαχειριστείτε τα περιεχόμενα του έργου, όπως εικόνες, άρθρα, πηγαίους κώδικες, βίντεο κ.
• Ιστότοποι και δευτερεύοντες ιστότοποι για την απομάκρυνση ομάδων και εργασιών.
• Μείνετε σε επαφή με τον συνεργάτη μέσω ιστότοπων επικοινωνίας.
• Η εφαρμογή για κινητά επιτρέπει στους χρήστες να έχουν πρόσβαση σε ομάδες ή ιστότοπους επικοινωνίας από smartphone.
• Δημιουργήστε ροές εργασιών και υπενθυμίσεις για αυτοματοποίηση έργων και εργασιών.
• Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αναζήτησης για να αναζητήσετε πόρους, εργασίες ή αρχεία.

Ποιοι πρέπει να χρησιμοποιούν το SharePoint

Το SharePoint λειτουργεί ως ασφαλές καταφύγιο για όλα τα δημιουργικά αρχεία όπως κώδικες εφαρμογών, γραφικά, ηχητικά κλιπ, βίντεο, άρθρα ιστότοπων, τιμολόγια κ. Το SharePoint προσφέρει άλλα εργαλεία όπως ανάλυση δεδομένων, πρότυπα ιστότοπου, πρότυπα βάσης γνώσης και ροές εργασιών διαχείρισης έργου.

Επομένως, το πεδίο χρήσης του κυμαίνεται από μεμονωμένο δημιουργό περιεχομένου έως μεγάλες επιχειρήσεις. Πολλοί ελεύθεροι επαγγελματίες ή μικρές ομάδες δημιουργικών ατόμων χρησιμοποιούν το SharePoint σε διαφορετικά στάδια λογισμικού, εφαρμογών για κινητά, ιστότοπου ή έργων ανάπτυξης περιεχομένου.

Το διαδικτυακό εργαλείο SharePoint που συνοδεύεται από συνδρομή Microsoft 365 είναι ένα ισχυρό αλλά απλό εργαλείο παραγωγικότητας. Τα ευρέως χρησιμοποιούμενα χαρακτηριστικά που το καθιστούν ένα από τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργου και έργου είναι:

1. Συνεργατική Εργασία

Το SharePoint είναι εξαιρετικά ευέλικτο και επεκτάσιμο πλατφόρμα για συνεργασία με εσωτερικούς ή εξωτερικούς πόρους. Ένας κεντρικός χρήστης διαχειριστή μπορεί να εκχωρήσει διαφορετικά επίπεδα άδειας πρόσβασης σε μεμονωμένους χρήστες ιστότοπων ομάδας.

Εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να εργαστείτε σε ένα μόνο αρχείο σε σενάριο σε πραγματικό χρόνο χωρίς να αντιμετωπίσετε καθυστέρηση. Επομένως, πολλοί δημιουργικοί προγραμματιστές και δημιουργοί περιεχομένου προτιμούν το SharePoint για ομαδοποίηση για οποιοδήποτε έργο.

Μια σημαντική λειτουργία της συνεργασίας του SharePoint είναι να συνεχίσει να ρέει διακεκομμένες πληροφορίες σε όλους τους ιστότοπους και τους ιστότοπους. Βοηθά τα άτομα να ενημερώνονται για το έργο χωρίς να περνούν από πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναπάντητες συνομιλίες, βιντεοκλήσεις κ.

2. Διαχείριση περιεχομένου

Η διαχείριση περιεχομένου είναι μια μεγάλη πρόκληση για κάθε άτομο ή ομάδα επαγγελματιών που θέλουν να προσφέρουν καλύτερη παραγωγικότητα. Το SharePoint σάς επιτρέπει να ξεπεράσετε αυτήν την πρόκληση χωρίς να περάσετε από περίπλοκο προγραμματισμό.

Οι διαχειριστές περιεχομένου μπορούν εύκολα να φροντίσουν για πολλά έργα ταυτόχρονα στο SharePoint. Η δημοσίευση ή η ενημέρωση περιεχομένου ιστότοπου, όπως εκδηλώσεις, ειδήσεις, ιστολόγια, στοίβες παρουσίασης, καρουζέλ εικόνας κ.λπ., διευκολύνονται με το SharePoint.

Δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε κάθε έργο διαχείρισης περιεχομένου από την αρχή. Υπάρχουν έτοιμα προς χρήση επαγγελματικά πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Εκτός από το περιεχόμενο, έχετε τον απόλυτο έλεγχο των εκδόσεων του. Το SharePoint δημιουργεί και αποθηκεύει πολλές εκδόσεις του αρχείου στο οποίο εργάζεστε εσείς ή η ομάδα σας.

Όταν χρειάζεται, μπορείτε να ανακαλέσετε τυχόν προηγούμενες εκδόσεις ή να διορθώσετε τυχόν σφάλματα συστήματος αρχείων από το SharePoint. Δεν χρειάζεται να βασίζεστε σε εργαλεία τρίτων για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, επαναφορά ή επιδιόρθωση αρχείων.

3. Διαχείριση έργου

Το SharePoint διαθέτει μια σειρά λειτουργιών που μπορείτε να αξιοποιήσετε για τη διαχείριση εργασιών και έργων. Η πιο εμφανής λειτουργία είναι ότι το εργαλείο λειτουργεί ως κεντρικός χώρος αποθήκευσης για όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με το έργο και τα παραδοτέα αρχεία.

Σχετίζεται με: Οδηγός Διαδικτυακής Διαχείρισης Εργασιών: Συμβουλές για την επιλογή της σωστής εφαρμογής

Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τους ιστότοπους του SharePoint με πολλούς τρόπους. Αυτοί οι προσαρμοσμένοι ιστότοποι θα μπορούσαν να σας εξυπηρετήσουν ως ημερήσιο προγραμματιστή, εβδομαδιαίο προγραμματιστή εργασιών και συχνές ερωτήσεις για εργασίες. Επιπλέον, για τεκμηρίωση έργου και σκοπούς ανασκόπησης απόδοσης, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις δυνατότητες καταγραφής χρόνου, όπως αναφέρονται παρακάτω:

1. Καταγράψτε δραστηριότητες και αλλαγές εργασιών.
2. Καταγράψτε τυχόν ζητήματα που αναφέρουν οι πόροι.
3. Παρακολούθηση χρονισμού εργασιών.
4. Αλλαγή δεδομένων παρακολούθησης.

Το SharePoint σάς δίνει επίσης τη δυνατότητα να δημιουργήσετε μια ροή εργασιών για τον εξορθολογισμό εργασιών όπως η παράδοση εργασιών, τα παραδοτέα έργων εγγραφής, οι εγκρίσεις, η παρουσίαση μιας επίδειξης και τα σχόλια των πελατών.

4. Υβριδικές λύσεις

Το SharePoint ενσωματώνεται με τις περισσότερες εφαρμογές του Microsoft 365 για να σας προσφέρει μια απρόσκοπτη διεπαφή χρήστη για διαχείριση έργου. Το SharePoint λειτουργεί ως κεντρικό αποθετήριο των δεδομένων του έργου σας, ενώ άλλες εφαρμογές του Microsoft 365 σας διευκολύνουν στη διαχείριση εργασιών και πόρων.

Μπορείτε να συγχρονίσετε το SharePoint με εργαλεία όπως To-Do, Tasks, Planner και Project Online για εξειδικευμένες προσεγγίσεις. Μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές για να παρουσιάσετε πληροφορίες για το έργο στους ανεξάρτητους πελάτες σας.

Το SharePoint συγχρονίζεται με το προφίλ σας Outlook και Ημερολόγιο για να οργανώσετε εργασίες και χρονοδιαγράμματα, ώστε να μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα στην εργασία σας. Ομοίως, δημοσιεύστε τους ιστότοπους της ομάδας του SharePoint στην εφαρμογή Ομάδες για πρόσβαση σε επαφές, αρχεία, εργασίες κ.λπ., από τις Ομάδες.

Το SharePoint έχει επίσης τη δυνατότητα να ενσωματώσει το PowerPoint, το Video, το Stream, το OneDrive για προεπισκόπηση αρχείων και εγγράφων εντός των τοποθεσιών ή των υποτοπίων του SharePoint. Εξοικονομείτε χρόνο αποφεύγοντας καθημερινές εργασίες, όπως τη λήψη αρχείων από το SharePoint για τη δημιουργία διαφανειών στο PowerPoint.

Οφέλη από το SharePoint

Το SharePoint προσφέρει πολλά οφέλη σε σύγκριση με οποιοδήποτε άλλο εργαλείο παραγωγικότητας για διαχείριση έργου ή περιεχομένου. Μερικά από τα πλεονεκτήματά του είναι:

1. Εξοικονόμηση χρημάτων

Μπορεί να το πληρώνετε ήδη μέσω της συνδρομής Microsoft 365. Αποφύγετε τις άσκοπες δαπάνες σε εφαρμογές και εργαλεία, χρησιμοποιώντας το SharePoint ως το κύριο εργαλείο παραγωγικότητας για επαγγελματικές ή προσωπικές ανάγκες.

2. Ασφάλεια δεδομένων

Οι κυβερνήσεις και οι μεγάλοι οργανισμοί εμπιστεύονται το οικοσύστημα του SharePoint με τα ευαίσθητα δεδομένα τους. Έτσι, μπορείτε να αποθηκεύσετε τη δημιουργική εργασία σας στο SharePoint για συνεργατική εργασία χωρίς φόβο κλοπής πνευματικής ιδιοκτησίας.

Σχετίζεται με: Είναι πραγματικά το Microsoft 365 Κίνδυνος Ασφάλειας;

3. Επεκτασιμότητα

Η επεκτασιμότητα του εργαλείου σας επιτρέπει να προγραμματίσετε το κόστος σας για εργαλεία παραγωγικότητας. Εάν δείτε εισροή πάρα πολλών έργων από διαφορετικούς πελάτες, μπορείτε να αλλάξετε τη συνδρομή για να φιλοξενήσετε περισσότερους πόρους και έργα. Όταν τα έργα χαλαρώσουν, μπορείτε να μεταβείτε σε προγράμματα χαμηλού κόστους.

4. Χρήση πολλαπλών χρήσεων

Ένα υψηλότερο επίπεδο ευελιξίας και χρησιμότητας πολλαπλών χρήσεων σημαίνει ότι μπορείτε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το SharePoint ως το κύριο εργαλείο παραγωγικότητας ενώ αλλάζετε συνεχώς τους ρόλους ή τις δημιουργικές σας ικανότητες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο όταν τελειώσει ένα έργο και πρέπει να ξεκινήσετε ένα άλλο. Μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τον προϋπολογισμό αποφεύγοντας πολλαπλές αγορές εφαρμογών.

Εκκαθαρίστε την ακαταστασία των αρχείων, των εργασιών και των εφαρμογών

Οι δυνατότητες του SharePoint το καθιστούν ένα περίτεχνο εργαλείο διαχείρισης έργου και όχι μια απλή λύση cloud για κοινή χρήση και αποθήκευση αρχείων. Χρησιμοποιώντας το SharePoint και άλλες εφαρμογές του Microsoft 365 για τη διαχείριση των επαγγελματικών ή προσωπικών σας εργασιών, δημιουργείτε ένα φαινόμενο ντόμινο συνεχώς αυξανόμενης παραγωγικότητας.

Το Office 365 είναι τώρα Microsoft 365: Τι σημαίνει για εσάς και την οικογένειά σας

Το Office 365 έγινε Microsoft 365. Δείτε τι προσφέρει το Microsoft 365 στους συνδρομητές και τις οικογένειές τους.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα