Τι είναι οι λίστες της Microsoft και σε τι χρησιμοποιείται;

Οι λίστες είναι η επόμενη γενιά της εφαρμογής Microsoft 365 που αναπτύχθηκε από τις λίστες του SharePoint τον Μάιο του 2020. Είναι μια βασική πλατφόρμα για τη διαχείριση των δεδομένων σας ή την εργασία σαν ιδέες, λίστες υποχρεώσεων, εργασίες, απόθεμα, διαχείριση Συχνών Ερωτήσεων κ.λπ. Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε για τις Λίστες, τις δυνατότητές της και τις πιο σημαντικές περιπτώσεις χρήσης της.

Τι είναι οι λίστες της Microsoft;

Θα δείτε το Λίστες Microsoft εφαρμογή στο Όλες οι εφαρμογές τμήμα της συνδρομής σας στο Microsoft 365. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την εφαρμογή για να δημιουργήσετε λίστες και να συνεργαστείτε με τα μέλη της ομάδας ή τους πελάτες σας.

Οι Λίστες Microsoft προσφέρουν πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με άλλες εφαρμογές λίστας υποχρεώσεων. Για παράδειγμα, μπορείτε να παρακολουθείτε ζητήματα, ρουτίνες, στοιχεία, απόθεμα, επαφές και πολλά άλλα χρησιμοποιώντας τις Λίστες Microsoft.

Το εργαλείο συγχωνεύει τις λίστες σας με όλες τις εφαρμογές του Microsoft 365, ώστε να μπορείτε να αρχίσετε να δημιουργείτε ή να εργάζεστε στα δεδομένα σας από το Microsoft Teams, το SharePoint ή το Lists home. Έρχεται επίσης με πρότυπα κλικ για επεξεργασία που εξοικονομούν χρόνο για την οργάνωση των εργασιών ή των σημειώσεών σας.

Νέα χαρακτηριστικά των Microsoft Lists

Οι λίστες έχουν όλες τις τυπικές λειτουργίες που μπορείτε να περιμένετε από μια εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων. Για παράδειγμα, προβολή χρονολογίου, προβολή ημερολογίου, δημιουργία λιστών από υπολογιστικά φύλλα, προσθήκη συνημμένων σε λίστες, παρακολούθηση δραστηριοτήτων κ.λπ. Ωστόσο, τα ακόλουθα είναι τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά που διακρίνουν τις λίστες από άλλα παρόμοια εργαλεία:

1. Διαχείριση κανόνων

Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις λίστες υποχρεώσεών σας με πολλούς τρόπους σε αυτό το εργαλείο. Ωστόσο, ένας τέτοιος εκτεταμένος αυτοματισμός καθίσταται δυνατός μόνο λόγω κανόνων αν/τότε στυλ στην εφαρμογή Λίστες.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους κανόνες για να αυτοματοποιήσετε υπενθυμίσεις και ειδοποιήσεις στις λίστες σας. Ο κάτοχος της λίστας θα διατηρήσει επίσης τον έλεγχο των κανόνων. Εάν παραχωρήσετε πρόσβαση επεξεργασίας λίστας στους συνεργάτες σας, τότε αυτοί μπορούν να επεξεργαστούν τους κανόνες λίστας. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε κανόνες από το σπίτι των Λιστών:

1. Κάντε κλικ στο Αυτοματοποιήστε αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργήστε έναν κανόνα.
2. Στην οθόνη όπου βλέπετε Ειδοποιήστε κάποιον πότε επιλογή, πρέπει να ορίσετε έναν όρο. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε Δημιουργείται ένα νέο στοιχείο.
3. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις συνθήκες κανόνα κάνοντας κλικ σε κάθε μία από τις υπογραμμισμένες λέξεις της πρότασης.
4. Μπορείτε να ορίσετε επιλογές όπως ποιον θα ειδοποιήσετε, τιμή στήλης, στήλης κ.λπ.
5. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο Δημιουργώ για επιβεβαίωση του κανόνα.

2. Παραθέτει τη συνεργασία μέσω των ομάδων της Microsoft

Οι λίστες προσθέτουν αξία στις λειτουργικότητες της εφαρμογής Microsoft Teams. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση, να μοιραστείτε ή να δημιουργήσετε λίστες από την εφαρμογή Ομάδες χωρίς να αφήσετε συνεχείς συναντήσεις ή συνεδρίες καταιγισμού ιδεών.

Στην εφαρμογή Ομάδες, μπορείτε να αλλάξετε την προβολή μιας λίστας με διάφορους τρόπους, όπως κάρτες, πλέγματα, προβολή ημερολογίου κ.λπ. Εκτός από την προσθήκη νέων στηλών, τη δημιουργία προσαρμοσμένων αναλυτικών προβολών με φίλτρα και τον καθορισμό επιλογών, μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε το σχέδιό σας για να κάνετε τα δεδομένα πιο ουσιαστικά για την ομάδα σας.

3. Κοινή χρήση λιστών και στοιχείων

Οι λίστες προσφέρουν διάφορους τρόπους κοινής χρήσης δεδομένων με τις ομάδες ή τους πελάτες σας. Σε αντίθεση με πολλές άλλες εφαρμογές λίστας υποχρεώσεων, δεν χρειάζεται να μοιραστείτε ολόκληρη τη λίστα με τους συνεργάτες σας.

Εάν θέλετε, μπορείτε να μοιραστείτε ολόκληρη τη λίστα ή να δώσετε πρόσβαση σε επιλεγμένα στοιχεία λίστας. Επιπλέον, μπορείτε να προσαρμόσετε την προστασία δεδομένων επιτρέποντας την πρόσβαση στη λίστα μόνο για ανάγνωση, πρόσβαση σε επεξεργασία, προστασία με κωδικό πρόσβασης και ημερομηνία λήξης.

4. Ενσωματώσεις

Οι λίστες σας ενσωματώνονται άμεσα με άλλες εφαρμογές του Microsoft 365, όπως το Teams, το Power Automate, το Power Apps και το SharePoint.

Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε εργασίες έργου ή ροές εργασίας χρησιμοποιώντας Λίστες και Ενσωμάτωση ισχύος. Στο Lists home, κάντε κλικ στο Αυτοματοποιήστε αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε Power Automate. Αν κάνετε κλικ στο Δημιουργήστε μια ροή, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πρότυπα για αυτοματοποίηση διαδικασιών και εργασιών.

Σχετίζεται με: Το Office 365 είναι τώρα Microsoft 365: Τι σημαίνει για εσάς και την οικογένειά σας

5. Εφαρμογή για κινητό

Η εφαρμογή Lists είναι επίσης διαθέσιμη σε συσκευές iOS όπως iPhone και iPad. Η εφαρμογή για κινητά προσφέρει μια ομαλή εμπειρία με ένα φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον χρήστη για τη δημιουργία, την επεξεργασία και την κοινή χρήση των λιστών σας εν κινήσει.

Η Microsoft αποκάλυψε επίσης ένα σχέδιο για την έκδοση Android της εφαρμογής Λίστες. Οι χρήστες Android σύντομα θα μπορούν να δημιουργούν, να μοιράζονται και να επεξεργάζονται λίστες από τις κινητές συσκευές τους.

Κατεβάστε: Λίστες Microsoft για iOS (Ελεύθερος)

Χρήση των Microsoft Lists ως παρακολούθησης πληροφοριών και οργανωτή

Υπάρχουν πολλές χρήσεις της εφαρμογής Λίστες για επαγγελματική και προσωπική διαχείριση δεδομένων. Μερικά από τα καλύτερα σενάρια περί χρήσης είναι:

1. Διαχείριση περιουσιακών στοιχείων

Μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά συσκευές, λογισμικό και άλλα στοιχεία χρησιμοποιώντας το πρότυπο διαχείρισης στοιχείων της εφαρμογής Λίστες. Δεν χρειάζεται να επενδύσετε πολύ χρόνο σε αυτό, καθώς το πρότυπο χρειάζεται μερικά κλικ για προσαρμογή.

Μπορείτε να λάβετε ενημερώσεις κατάστασης στοιχείων, όπως ποιος χρησιμοποιεί αυτήν τη στιγμή τη συσκευή, ημερομηνίες check-in, ημερομηνίες check-out, ποια συσκευή είναι σε επισκευή κ.λπ.

2. Διαχείριση έργων και εργασιών

Μπορείτε να μετατρέψετε την εφαρμογή Λίστες σας σε εργαλείο διαχείρισης έργου χωρίς να εξοικονομήσετε επιπλέον χρήματα. Προσθέστε εργασίες σε μία λίστα και ονομάστε τη λίστα σύμφωνα με το όνομα του έργου.

Μπορείτε να προσθέσετε κανόνες αν/τότε στυλ σε μεμονωμένα στοιχεία ή εργασίες στη λίστα σας. Οι κανόνες μπορεί να είναι λέξεις όπως ολοκληρωμένες, σε εκκρεμότητα, αποκλεισμένοι, εργασίες που πρέπει να γίνουν, θέμα, προτεραιότητα κ.λπ. Εάν υπάρχουν αλλαγές στη λίστα από τα μέλη της ομάδας σας, θα γνωρίζετε αμέσως την κατάσταση των εργασιών.

Σχετίζεται με: Οδηγός Διαδικτυακής Διαχείρισης Εργασιών: Συμβουλές για την επιλογή της σωστής εφαρμογής

3. Προγραμματισμός περιεχομένου

Η εφαρμογή Lists είναι ιδανική για στρατηγική δημοσίευσης περιεχομένου κοινωνικών μέσων, ιστότοπου ή ιστολογίου. Μπορείτε να προσθέσετε τις απαιτήσεις περιεχομένου σε μία λίστα. Τώρα, ορίστε συγκεκριμένους κανόνες για να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις ή τις υπενθυμίσεις.

Υπάρχει επίσης ένα πρότυπο προγραμματισμού περιεχομένου στην εφαρμογή Λίστες. Προσαρμόστε το πρότυπο προσθέτοντας εικόνες ή περιεχόμενο που θέλετε να δημοσιεύσετε με πρόχειρη ημερομηνία, ημερομηνία λήξης, ημερομηνία δημοσίευσης κ.λπ.

4. Επιβίβαση Πελατών και Εργαζομένων

Το πρότυπο λίστας ελέγχου ενσωμάτωσης της εφαρμογής Λίστες σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε την ενσωμάτωση πελάτη ή υπαλλήλου. Για παράδειγμα, όταν σημειώνετε το Εργαζόμενος Onboarding στοιχείο στη λίστα εργασιών ως Υπογεγραμμένο, το εργαλείο στέλνει αυτόματα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει τα διαπιστευτήρια σύνδεσης εργαζομένων στη νέα πρόσληψη.

Ομοίως, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε διαδικασίες διαχείρισης πελατών όπως ενσωμάτωση, παράδοση αρχείων έργου και χρέωση από την εφαρμογή Λίστες.

5. Παρακολούθηση εισιτηρίων πελατών

Το πρότυπο παρακολούθησης προβλημάτων μετατρέπει τις λίστες σας σε αποτελεσματικός διαχειριστής σχέσης πελατών. Εάν ο πελάτης σας αναφέρει τυχόν προβλήματα που σχετίζονται με το προϊόν που παραδώσατε, καταχωρίστε τα στην εφαρμογή Λίστες. Ορίστε συγκεκριμένους κανόνες για υπό εξέταση, προτεραιότητα, αποκλεισμό και επίλυση στη στήλη κατάστασης στοιχείου.

Μόλις υπάρξει οποιαδήποτε αλλαγή κατάστασης, εσείς ή οι πελάτες σας μπορείτε να λάβετε αυτοματοποιημένες απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την κατάσταση του εισιτηρίου.

Οργανώστε αποτελεσματικά τα δεδομένα και την εργασία σας

Οι παραπάνω δυνατότητες και περιπτώσεις χρήσης των Microsoft Lists θα σας επιτρέψουν να χρησιμοποιήσετε τη συνδρομή σας στο Microsoft 365 με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Το εργαλείο φέρνει έναν ολοκαίνουργιο αλλά ευέλικτο τρόπο οργάνωσης και παρακολούθησης σημαντικών εργασιών ή δεδομένων. Επιπλέον, ο προγραμματισμός εργασιών είναι απλώς μια βόλτα στο πάρκο όταν παίρνετε όλες τις ιδέες, τις λίστες υποχρεώσεων και συναντάτε τις ατζέντες σε ένα μέρος.

Οι 10 καλύτερες δωρεάν εφαρμογές για προγραμματισμό εργασιών

Η επιλογή του σωστού συστήματος διαχείρισης εργασιών μπορεί να είναι δύσκολη. Για να σας βοηθήσουμε να μάθετε, έχουμε συντάξει μια λίστα με τα πιο χρήσιμα εργαλεία σχεδιασμού εργασιών.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα