Λογισμικό προγραμματισμού εκδηλώσεων: 5 εφαρμογές για αποτελεσματική διαχείριση των συμβάντων σας

Η διοργάνωση μιας επιτυχημένης εκδήλωσης είναι ένα ανταποδοτικό και αγχωτικό καθήκον. Χρειάζεστε εξειδικευμένες δεξιότητες για να συντάξετε έναν προϋπολογισμό που να καλύπτει απρόβλεπτες συνθήκες, να βρείτε μια ή περισσότερες κατάλληλες τοποθεσίες, να προωθήσετε την εκδήλωση κ.λπ.

Εκτός όμως από την εξαιρετική προσοχή στη λεπτομέρεια, τις οργανωτικές δεξιότητες και την ικανότητα δικτύου δικτύωσης, Η χρήση του λογισμικού προγραμματισμού εκδηλώσεων θα συμβάλει σημαντικά στον εξορθολογισμό της διαδικασίας διαχείρισης και στην εξοικονόμηση χρόνος.

Πώς να επιλέξετε την ιδανική εφαρμογή προγραμματισμού εκδηλώσεων

Υπάρχουν πολλές εφαρμογές προγραμματισμού εκδηλώσεων, καθεμία από τις οποίες προσφέρει συγκεκριμένες δυνατότητες. Ωστόσο, το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εκδηλώσεων είναι αυτό που καλύπτει τις ανάγκες σας, καθώς διαφορετικά γεγονότα απαιτούν διαφορετικές δυνατότητες.

Έτσι, θα χρειαστεί να σκιαγραφήσετε τις ανάγκες σας για την επερχόμενη εκδήλωσή σας για να μάθετε πώς να επιλέξετε το ιδανικό λογισμικό. Ακολουθούν μερικές ερωτήσεις που θα σας καθοδηγήσουν σε αυτήν την εργασία:

• Τι είδους εκδήλωση οργανώνετε, προσωπικά, εικονικά ή υβριδικά; Αυτό θα σας βοηθήσει να επιλέξετε μια εφαρμογή που υποστηρίζει τον τύπο συμβάντος.
• Είναι κλειστή ή ανοιχτή εκδήλωση; Εάν πρόκειται για κλειστή εκδήλωση, ίσως χρειαστείτε μόνο λογισμικό που μπορεί να σας βοηθήσει να στείλετε προσκλήσεις σε συγκεκριμένους επισκέπτες. Διαφορετικά, θα χρειαστείτε μια εφαρμογή με ενσωματωμένα εργαλεία μάρκετινγκ για την προώθηση της εκδήλωσης.
• Το λογισμικό προγραμματισμού εκδηλώσεων έχει έκδοση για κινητά; Έχοντας λογισμικό σχεδιασμού εκδηλώσεων φιλικό προς κινητά, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες σας εν κινήσει. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή για να μοιραστείτε πληροφορίες που σχετίζονται με εκδηλώσεις με τους παρευρισκομένους σας.
• Πρέπει να υπολογίσετε πολλά αποθέματα εστίασης; Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή με ενσωματωμένη αριθμομηχανή προγραμματισμού συμβάντων για να έχετε όλες τις πληροφορίες σας σε ένα μέρος.
• Τι χρειάζεστε για την εκδήλωση; Μπορείτε να γράψετε όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε εδώ, συμπεριλαμβανομένων των συστημάτων ειδοποιήσεων, των συστημάτων έκδοσης εισιτηρίων, των εργαλείων ελέγχου συμμετοχής κ.λπ.
• Χρειάζεται να συνεργαστείτε με άλλους διοργανωτές ή ενδιαφερόμενα μέρη της εκδήλωσης; Εάν ναι, θα πρέπει να επιλέξετε μια εφαρμογή που επιτρέπει την επικοινωνία.

Αυτές οι ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να περιορίσετε τη λίστα με τις εφαρμογές προγραμματισμού συμβάντων. Ωστόσο, ίσως χρειαστεί να αναμίξετε διαφορετικές εφαρμογές ανάλογα με το μέγεθος της εκδήλωσής σας ή εάν δεν βρείτε κάποια που να καλύπτει όλες τις ανάγκες σας. Με τα παραπάνω, θα πρέπει να εξετάσετε αυτές τις λύσεις σχεδιασμού εκδηλώσεων:

Το Eventbrite είναι ευρέως γνωστό ότι είναι ένα από τα τα καλύτερα εργαλεία για να βρείτε εκδηλώσεις γύρω σας, αλλά έχει επίσης μια εφαρμογή διαχείρισης εκδηλώσεων στη εργαλειοθήκη της — Eventbrite Organizer.

Είτε σχεδιάζετε μια μικρή συνάντηση είτε ένα μεγάλο πάρτι, μπορείτε να βασιστείτε στο Eventbrite Organizer το εργαλείο σας για να δημιουργήσετε τις εκδηλώσεις σας, να διαχειριστείτε τις πωλήσεις εκδηλώσεων και να παρακολουθήσετε τη συμμετοχή ζωντανά μέσω των δικών σας smartphone.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Eventbrite για να διαφημίσετε την εκδήλωσή σας στο διαδίκτυο και να μοιραστείτε σημαντικές πληροφορίες με τους προσκεκλημένους σας.

Κατεβάστε: Eventbrite Organizer για Android | iOS (δωρεάν, προσαρμοσμένη τιμή)

Υπάρχουν τόσα πολλά κινούμενα μέρη που εμπλέκονται κατά τον προγραμματισμό μιας εκδήλωσης. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πρέπει να έχετε μια κεντρική τοποθεσία για να παραμείνετε οργανωμένοι και να παρακολουθείτε τόσο ολοκληρωμένες όσο και μη ολοκληρωμένες εργασίες.

Το monday.com είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μεταφέρετε όλα τα τρέχοντα έργα σας στην ίδια πλατφόρμα. Αν και είναι πρωτίστως ένα εργαλείο διαχείρισης έργου, διαθέτει επίσης λειτουργίες σχεδιασμού εκδηλώσεων και ενσωματωμένα πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εσείς και άλλοι συνεργάτες για να προγραμματίσετε τον προϋπολογισμό σας ή να οργανώσετε χρονοδιαγράμματα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Η εβδομάδα μου δυνατότητα δημιουργίας και ανάθεσης εργασιών σε άλλα μέλη της ομάδας, ενώ χρησιμοποιείτε τον πίνακα ελέγχου για να παρακολουθείτε και να μετράτε την πρόοδό σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το monday.com για να επικοινωνήσετε με τα μέλη της ομάδας μέσα στην εφαρμογή, οπότε δεν θα χρειαστεί να χαθείτε σε ένα σωρό εισερχόμενα email. Δοκίμασε Τα ισχυρά οργανωτικά εργαλεία του monday.com για την υπερφόρτιση της συνεργασίας της ομάδας σας.

Κατεβάστε: monday.com για Android | iOS (δωρεάν, διαθέσιμη έκδοση premium)

3. Pocket Planner

Μια από τις κρίσιμες δεξιότητες ενός προγραμματιστή εκδηλώσεων είναι η ικανότητα σύνταξης ακριβών προϋπολογισμών που λαμβάνουν υπόψη τις απρογραμμάτιστες καταστάσεις. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να απευθυνθείτε στον μαθηματικό μέσα σας.

Αλλά η πραγματοποίηση όλων αυτών των υπολογισμών με το χέρι μπορεί να είναι χρονοβόρα και συχνά πρέπει να αντιμετωπίσετε στενά προγράμματα. Το Pocket Planner είναι μια αποτελεσματική και εύχρηστη εφαρμογή που μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε ακριβείς εκτιμήσεις για τις εκδηλώσεις σας. Έχοντας όλους τους υπολογισμούς σας σε ένα μέρος θα σας βοηθήσει επίσης να εξοικονομήσετε χρόνο.

Κατεβάστε: Pocket Planner για iOS (Ελεύθερος)

Τα Social Tables είναι ένα πρακτικό εργαλείο που ειδικεύεται στο διάγραμμα εκδηλώσεων για να σας βοηθήσει να απεικονίσετε τον χώρο σας, να διευθετήσετε τις ρυθμίσεις των καθισμάτων και να συνεργαστείτε με τους συμμετέχοντες.

Μπορείτε να δημιουργήσετε το αρχιτεκτονικό σας σχέδιο ή να χρησιμοποιήσετε ένα από τα τρισδιάστατα πρότυπά του για αρχή. Απλώς επιλέξτε τον τύπο της εκδήλωσης, επιλέξτε ένα πρότυπο που ταιριάζει με το στυλ και προσαρμόστε ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το λογισμικό για να σχεδιάσετε τη διάταξη του χώρου εκδηλώσεών σας προσθέτοντας όλα τα είδη προκατασκευασμένων αντικειμένων, όπως προβολείς, στάδια, πίνακες κ. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε τη διάταξη με άλλους συνεργάτες μέσω του λογισμικού.

Εάν προτιμάτε μια πλατφόρμα διαχείρισης εκδηλώσεων all-in-one για να αποφύγετε τον χειρισμό πολλαπλών εξειδικευμένων εργαλείων, δεν θα κάνετε λάθος με την Whova. Είναι ένα λογισμικό πολλαπλών λειτουργιών που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τα εικονικά, προσωπικά ή υβριδικά συμβάντα σας χρησιμοποιώντας το ίδιο σύστημα.

Μερικά από τα βασικά χαρακτηριστικά του περιλαμβάνουν την εγγραφή εκδηλώσεων, τη διαχείριση συνεδρίων, το μάρκετινγκ εκδηλώσεων, τη δημιουργία ιστοσελίδων, το check-in των συμμετεχόντων, τη συμμετοχή των συμμετεχόντων, τη δικτύωση κ.λπ.

Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε πληροφορίες όπως η ατζέντα της εκδήλωσης και άλλα logistics (ρυθμίσεις στάθμευσης και χάρτες) με τους συμμετέχοντες χρησιμοποιώντας την εφαρμογή. Επιπλέον, οι συμμετέχοντες μπορούν να αξιοποιήσουν τις δυνατότητες δικτύωσής του για να μοιραστούν εικόνες της εκδήλωσης, να ανταλλάξουν επαφές με σάρωση επαγγελματικών καρτών ή ακόμη και να στείλουν μηνύματα μεταξύ τους μέσω της εφαρμογής.

Κατεβάστε: Γουόβα για Android | iOS (δωρεάν επίδειξη, προσαρμοσμένη τιμή)

Διαχειριστείτε τις εκδηλώσεις σας με εμπιστοσύνη

Τώρα μπορείτε να απορρίψετε τη χρονοβόρα προσέγγιση DIY και να βασιστείτε σε αυτά τα εργαλεία διαχείρισης εκδηλώσεων για να διευκολύνετε τη διαδικασία προγραμματισμού, να απλοποιήσετε τις λειτουργίες και να σας βοηθήσουμε να οργανώσετε πιο επιτυχημένες εκδηλώσεις.

Αλλά, λαμβάνοντας υπόψη ότι κανένα γεγονός δεν είναι ίδιο, το κλειδί είναι να προσδιορίσετε τις ανάγκες σας και να επιλέξετε το πιο κατάλληλο λογισμικό που θα ανεβάσει σε επίπεδο κάθε στοιχείο της εκδήλωσής σας. Προχωρήστε και επιλέξτε το λογισμικό που θα σας βοηθήσει να κάνετε το επόμενο συμβάν σας αξέχαστο.

6 προσαρμοσμένα προγράμματα σχεδιασμού που μπορείτε εύκολα να φτιάξετε με το Google Drive

Γιατί να μην εγκαταλείψετε την εφαρμογή υποχρεώσεών σας για έναν προγραμματιστή του Google Drive; Αυτοί οι διαδικτυακοί προγραμματιστές που έγιναν με εργαλεία Google αποδεικνύουν την ευελιξία τους.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα