Τρόπος χρήσης ευρετηρίου και αντιστοίχισης στο Excel για σύνθετες αναζητήσεις

Ο πρωταρχικός στόχος για κάθε βάση δεδομένων είναι η εξεύρεση ενεργών πληροφοριών. Το Microsoft Excel προσφέρει τις λειτουργίες VLOOKUP και HLOOKUP για την εύρεση δεδομένων από ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο. Ωστόσο, αυτές οι λειτουργίες δεν είναι αρκετά ευέλικτες.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το INDEX και το MATCH στο Excel για να διευκολύνετε την εργασία ανακάλυψης δεδομένων. Θα απολαύσετε την άνευ ανησυχίας ανάκτηση δεδομένων, ακόμη και σε προχωρημένες και περίπλοκες καταστάσεις. Αυτό το άρθρο σάς βοηθά να κατανοήσετε αυτές τις δύο λειτουργίες με απλούς όρους και εύκολα κατανοητά παραδείγματα.

Τι είναι η συνάρτηση INDEX;

Η συνάρτηση INDEX του Microsoft Excel ανακτά μια τιμή από μια δεδομένη περιοχή κελιών. Όπως μια συσκευή GPS που βρίσκει μια τοποθεσία σε έναν χάρτη, αυτή η λειτουργία βρίσκει μια τιμή κελιού εντός μιας περιοχής κελιών.

Ενώ για ένα GPS, πρέπει να εισαγάγετε γεωγραφικό πλάτος και γεωγραφικό μήκος, για να λειτουργήσει η λειτουργία INDEX, πρέπει να δώσετε μια περιοχή κελιών, έναν αριθμό σειράς και έναν αριθμό στήλης. Εδώ είναι η σύνταξη:

=INDEX(πίνακας, αριθμός_γραμμών, [αριθμός_στήλης])

Σχετίζεται με: Πώς να δημιουργήσετε έναν χάρτη μυαλού στο Excel: Εύκολες μέθοδοι

Μπορείτε να δοκιμάσετε αυτά τα βήματα για να εφαρμόσετε τη συνάρτηση INDEX σε ένα σχετικό σενάριο:

1. Σε ένα κελί, βάλτε ένα Σήμα ίσον και μετά πληκτρολογήστε ΔΕΙΚΤΗΣ.
2. Τύπος Αυτί και εισάγετε το πρώτο όρισμα.
3. Θα πρέπει να είναι ένα εύρος κελιών ακολουθούμενο από κόμμα.
4. Εισαγάγετε έναν αριθμό σειράς όπου αναμένετε τα δεδομένα και βάλτε κόμμα.
5. Ο αριθμός στήλης δεν είναι απαραίτητος, καθώς υπάρχει μόνο μία στήλη πηγής.
6. Βάλτε μια παρένθεση στο τέλος και πατήστε Enter.
7. Ο τύπος πρέπει να μοιάζει με τον ακόλουθο:

=INDEX(C5:C8,3,0)

Κατεβάστε: Εκμάθηση INDEX and MATCH στο Excel ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (Ελεύθερος)

Τι είναι η συνάρτηση MATCH;

Εάν θέλετε να μάθετε τον αριθμό σειράς ή τον αριθμό στήλης μιας τιμής κελιού ή διεύθυνσης κελιού, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση MATCH στο Excel. Είναι χρήσιμο όταν χρειάζεται να αυτοματοποιήσετε μια εργασία στο Excel, όπως τον εντοπισμό μιας τιμής κελιού για τη συνάρτηση INDEX.

Απαιτούνται τρεις είσοδοι για την ανάκτηση της θέσης ενός κελιού. την τιμή αναζήτησης, την περιοχή κελιών όπου υπάρχει η τιμή και τα κριτήρια αντιστοίχισης. Οι πιθανοί τύποι αντιστοίχισης είναι 0 για ακριβή αντιστοίχιση, 1 για μικρότερη από την τιμή αναζήτησης και -1 για μεγαλύτερη από την τιμή αναζήτησης. Εδώ είναι η σύνταξη:

=MATCH(τιμή_αναζήτησης, συστοιχία_αναζήτησης, [τύπος_αντιστοιχίας])

Δείτε πώς μπορείτε να δοκιμάσετε τη λειτουργία MATCH:

1. Εισαγάγετε ένα Σήμα ίσον σε οποιοδήποτε κελί και τύπο ΑΓΩΝΑΣ.
2. Τύπος Αυτί.
3. Τώρα επιλέξτε ένα κελί ως αναφορά αναζήτησης ή πληκτρολογήστε οτιδήποτε μέσα σε εισαγωγικά.
4. Επιλέξτε μια περιοχή κελιών για τα δεδομένα προέλευσης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε 0 για ακριβή αντιστοιχία.
5. Τύπος Εισαγω για να πάρετε τη θέση του κελιού. Ο ακόλουθος είναι ο τύπος σε δράση:

=MATCH(C7,C5:C8,0)
=MATCH("ενεργητική ακρόαση",C5:C8,0)

Σχετίζεται με: Οι καλύτερες μέθοδοι οπτικοποίησης δεδομένων που προσθέτουν αξία σε οποιεσδήποτε αναφορές

Ποια είναι τα οφέλη του INDEX και του MATCH στο Excel;

Για πολύπλοκες εργασίες αναζήτησης δεδομένων, πρέπει να χρησιμοποιήσετε και τις δύο λειτουργίες για να απελευθερώσετε πλήρως τις δυνατότητές τους. Τα οφέλη από τη χρήση αυτού του συνδυασμού φόρμουλας είναι:

1. Δεν υπάρχουν περιορισμοί στην αναζήτηση από αριστερά προς τα δεξιά ή από δεξιά προς αριστερά
2. Ευκολότερη διαγραφή, εισαγωγή ή ενημέρωση στηλών
3. Για μεγάλα υπολογιστικά φύλλα, η σύνθετη φόρμουλα είναι πολύ πιο γρήγορη από το VLOOKUP
4. Μπορεί να πάρει κατά προσέγγιση αντιστοιχίσεις
5. Μπορείτε να δημιουργήσετε μεγαλύτερους ένθετους τύπους χρησιμοποιώντας αυτές τις δύο συναρτήσεις

Πώς να εφαρμόσετε το INDEX και το MATCH σε μία φόρμουλα

Το MATCH και το INDEX είναι εξαιρετικά ωφέλιμα όταν τα εφαρμόζετε μαζί. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να μάθετε το Εσοδα και Κέρδος οποιασδήποτε εφαρμογής από τη δεδομένη βάση δεδομένων. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό:

1. Φέρτε το ΔΕΙΚΤΗΣ λειτουργία.
2. Επιλέξτε τα κελιά C3:C13 για το Εσοδα πηγή δεδομένων.
3. Τύπος ΑΓΩΝΑΣ και πατήστε Αυτί.
4. Επιλέγω G2 ως τιμή αναζήτησης, Β3:Β13 ως δεδομένα πηγής, και 0 για έναν ολοκληρωμένο αγώνα.
5. Κτύπημα Εισαγω για να ανακτήσετε τις πληροφορίες εσόδων για την επιλεγμένη εφαρμογή.
6. Ακολουθήστε τα ίδια βήματα και αντικαταστήστε το ΔΕΙΚΤΗΣ πηγή με D3:D13 να πάρω Κέρδος.
7. Ακολουθεί ο τύπος εργασίας:

=INDEX(C3:C13,MATCH(G2,B3:B13,0))
=INDEX(D3:D13,MATCH(G2,B3:B13,0))

Τα παραπάνω είναι ένα παράδειγμα της μονοδιάστατης χρήσης του INDEX MATCH στο Excel. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε γραμμές και στήλες μαζί για να εκτελέσετε πιο σύνθετες αναζητήσεις.

Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού αντί για ξεχωριστά κελιά για Εσοδα και Κέρδος. Μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα για να εξασκηθείτε:

1. Επίλεξε το Εσοδα κελί και κάντε κλικ στο Δεδομένα καρτέλα στην κορδέλα.
2. Κάνε κλικ στο Επικύρωση δεδομένων, και κάτω Επιτρέπω, επιλέξτε Λίστα.
3. Επίλεξε το Εσοδα και Κέρδος κεφαλίδες στηλών όπως το Πηγή.
4. Κάντε κλικ Εντάξει.
5. Σε αυτόν τον τύπο, θα χρησιμοποιήσετε το ΑΓΩΝΑΣ λειτουργεί δύο φορές για να φέρει και την τιμή της γραμμής και της στήλης για την τελική ΔΕΙΚΤΗΣ λειτουργία.
6. Αντιγράψτε-επικολλήστε τον ακόλουθο τύπο δίπλα στο Εσοδα κελί για να λάβετε τιμές. Απλώς χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε μεταξύ Εσοδα και Κέρδος.

=INDEX(C3:D13,MATCH(G2,B3:B13,0),MATCH(F4,C2:D2,0))

Στον παραπάνω τύπο, το πρώτο ένθετο MATCH λέει στο Excel το όνομα της εφαρμογής για την οποία απαιτούνται δεδομένα εσόδων και κερδών. Η δεύτερη αντιστοιχεί στις κεφαλίδες της στήλης εσόδων και κερδών και αντικατοπτρίζει τις σχετικές τιμές όταν τις ανταλλάσσετε στο αναπτυσσόμενο μενού.

Μια περαιτέρω περίπλοκη κατάσταση θα μπορούσε να είναι η αναζήτηση δεδομένων από τρεις κεφαλίδες στηλών, όπως το όνομα της εφαρμογής, τα προβλεπόμενα έσοδα και τα πραγματικά έσοδα. Εδώ, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το INDEX και το MATCH δύο φορές για να τροφοδοτήσετε ο ένας τον άλλον τις εισόδους που χρειάζονται. Μπορείτε να εξασκηθείτε ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

1. Δημιουργήστε τρία αναπτυσσόμενα μενού για τον επιλογέα ονόματος εφαρμογής, την αλήθεια/πρόβλεψη και τα έσοδα/κέρδος.
2. Τώρα, εφαρμόστε τον ακόλουθο τύπο δίπλα στο όνομα της εφαρμογής όπου θέλετε την τιμή αναζήτησης.

=INDEX(C4:F14,MATCH(I4,B4:B14,0),MATCH(J2&J3,INDEX(C2:F2&C3:F3,0),0))

Και για τις συναρτήσεις MATCH και INDEX, μπορείτε να διαχωρίσετε πολλαπλές εισόδους για τα ίδια ορίσματα χρησιμοποιώντας το & σημάδι. Όταν χρειάζεται να εκτελέσετε μια συνάρτηση MATCH για να εντοπίσετε θέσεις δύο τιμών αναζήτησης, χρησιμοποιήστε το & μεταξύ των αναζητήσεων και ενός ένθετου INDEX για μια πηγή αναζήτησης.

Εάν παρατηρήσετε τη δεύτερη συνάρτηση INDEX, το & Το σύμβολο χωρίζει δύο πίνακες πηγών. Δεν υπάρχουν γραμμές ή στήλες, αφού πρέπει να θεωρήσουμε ολόκληρο τον πίνακα ως πιθανές τιμές.

Η αναζήτηση ζωτικών δεδομένων έγινε εύκολη

Κάθε φορά που χρειάζεται να δημιουργήσετε έναν πίνακα εργαλείων ή να αναζητήσετε δεδομένα από μια μεγάλη μήτρα, δοκιμάστε να ακολουθήσετε τα παραπάνω παραδείγματα και να εφαρμόσετε τον συνδυασμένο τύπο INDEX MATCH για ευκολία. Αυτή η σύνθετη λειτουργία είναι πιο ισχυρή και ευέλικτη από τη συμβατική φόρμουλα VLOOKUP.

Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τις αλλαγές στη στήλη ή τη σειρά, καθώς το Excel προσαρμόζει αυτόματα την επιλεγμένη προέλευση δεδομένων. Ως εκ τούτου, μπορείτε να κάνετε πιο αποτελεσματική αναζήτηση στο βιβλίο εργασίας του Excel.

6 Λειτουργίες αναζήτησης του Microsoft Excel για πιο αποτελεσματική αναζήτηση σε υπολογιστικά φύλλα

Η αναζήτηση ενός μεγάλου υπολογιστικού φύλλου Excel δεν είναι πάντα εύκολη. Χρησιμοποιήστε τύπους αναζήτησης για να εξοικονομήσετε χρόνο και να αναζητήσετε αποτελεσματικά υπολογιστικά φύλλα.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα