5 Συμβουλές για μια επιτυχημένη επιστροφή στο γραφείο

Η πανδημία του COVID-19 ανάγκασε πολλούς οργανισμούς να επανεκτιμήσουν τις συνήθεις λειτουργίες, ενώ πολλοί υιοθέτησαν υβριδικά ή πλήρως απομακρυσμένα μοντέλα εργασίας.

Με τον αυξανόμενο αριθμό εμβολίων που διατίθενται και καθώς οι κυβερνητικοί περιορισμοί μειώνονται σε ολόκληρη τη χώρα, ο οργανισμός σας μπορεί να εξετάζει το ενδεχόμενο να επιστρέψει στην εργασία του. Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε μερικές από τις καλύτερες συμβουλές τεχνολογίας για να εξασφαλίσετε μια ομαλή διαδικασία επιστροφής.

1. Αναθεώρηση πρωτοκόλλων ασφάλειας/ασφάλειας κτιρίου γραφείων

Αξίζει να θυμόμαστε ότι η επιστροφή στις εγκαταστάσεις του γραφείου σας δεν σημαίνει ότι η πανδημία έχει τελειώσει. Το πρωταρχικό μέλημά σας πρέπει να είναι η ασφάλεια των πιο σημαντικών σας περιουσιακών στοιχείων - των υπαλλήλων σας. Με αυτό κατά νου, ίσως χρειαστεί να επανεξετάσετε και να ενημερώσετε τα πρωτόκολλα ασφαλείας του γραφείου σας.

Για να ξεκινήσετε, θα πρέπει να ελέγξετε τις κυβερνητικές/υγειονομικές οδηγίες στην περιοχή σας και να υιοθετήσετε μέτρα ασφαλείας που έχουν θεσπιστεί για την προστασία των εργαζομένων σας. Τώρα, τι μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε περαιτέρω την ασφάλεια των εργαζομένων σας;

• Μπορείτε να εγκαταστήσετε έναν αυτόματο θερμικό σαρωτή θερμοκρασίας στην είσοδο του κτιρίου του γραφείου σας για να εκτιμήσετε τις τρέχουσες θερμοκρασίες οποιουδήποτε εισέρχεται χωρίς επαφή.
• Μπορείτε επίσης να εγκαταστήσετε σαρωτές σήματος χωρίς άγγιγμα και αυτόματες πόρτες για να αναβαθμίσετε την ασφάλειά σας και να ενισχύσετε περαιτέρω την ασφάλεια των εργαζομένων σας.
• Για να μειώσετε την εξάπλωση του ιού, μπορείτε επίσης να συνεργαστείτε με το τμήμα πληροφορικής ή μια εταιρεία λογισμικού τρίτων για να δημιουργήσετε ένα σύστημα παρακολούθησης.

Τα οφέλη των εργαλείων συνεργασίας ήταν ήδη κραυγαλέα για τους πρώιμους υιοθετητές πριν από την πανδημία. Το ξέσπασμα έχει επιταχύνει μόνο αυτήν την τάση, με περισσότερες επιχειρήσεις να έχουν πειστεί να τις χρησιμοποιήσουν για να εκτελούν τις δραστηριότητές τους από απόσταση.

Όμως, τώρα που σχεδιάζετε να επιστρέψετε στην επιτόπια εργασία, μπορεί να σκέφτεστε να εγκαταλείψετε όλα τα εργαλεία λογισμικού σας και να επιστρέψετε σε πιο παραδοσιακές πρακτικές.

Στον σημερινό χώρο εργασίας, η τεχνολογία παίζει ζωτικό ρόλο για την παραγωγικότητα, την αποδοτικότητα και την επικοινωνία με εργαλεία όπως τα Slack, Monday και Microsoft Teams. Όλα αυτά τα εργαλεία μπορούν να βελτιώσουν την παραγωγικότητα, να εξοικονομήσουν χρόνο και να βελτιστοποιήσουν τη διαχείριση του έργου.

Επιπλέον, το σχέδιό σας για επανεγκατάσταση θα εξαρτηθεί από τις κατευθυντήριες γραμμές ασφαλείας που έχει ορίσει η κυβέρνηση, με τις κοινωνικές αποστάσεις και τις περιορισμένες ικανότητες γραφείων να γίνονται τυπικές πρακτικές. Αυτό σημαίνει ότι εσύ θα μπορούσε πρέπει να υιοθετήσετε ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας: να επιστρέψετε μερικοί από τους υπαλλήλους σας στο γραφείο και οι υπόλοιποι να εργάζονται εξ αποστάσεως.

Έτσι, αυτά τα εργαλεία συνεργασίας θα σας βοηθήσουν να αυξήσετε την παραγωγικότητα και να διευκολύνετε την επικοινωνία εντός του οργανισμού σας. Μπορείτε επίσης να βασιστείτε στη συνεχή εισροή νέων τεχνολογιών ως ευκαιρία να ενδυναμώσετε τις εσωτερικές και απομακρυσμένες ομάδες σας.

Σχετίζεται με: Τα καλύτερα δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία συνεργασίας για εργασία από το σπίτι

3. Προσοχή στις αυξανόμενες κυβερνοεπιθέσεις

Για να διασφαλίσετε μια ομαλή μετάβαση πίσω στο γραφείο, υπάρχει μια σημαντική ερώτηση που πρέπει να κάνετε: Είναι η ασφάλεια στον κυβερνοχώρο σας έτοιμη για αυτή τη μετάβαση;

Λες και η πανδημία του COVID-19 δεν ήταν αρκετός λόγος ανησυχίας, πρέπει επίσης να αντιμετωπίσουμε αυξανόμενα περιστατικά κυβερνοεπιθέσεων, με τους απομακρυσμένους εργαζόμενους να είναι πιο ευάλωτοι σε ιούς και απάτες.

Οι περισσότεροι άνθρωποι έπρεπε να χρησιμοποιήσουν τους προσωπικούς τους υπολογιστές για να έχουν πρόσβαση στο δίκτυο μέσω ασφαλούς σύνδεσης Wi-Fi, ή έπρεπε να πάρουν τους φορητούς υπολογιστές γραφείου τους στο σπίτι. Οι πιθανότητες είναι ότι αυτοί οι υπολογιστές χρησιμοποιήθηκαν επίσης από άλλα μέλη της οικογένειας ή φίλους για να ψωνίσουν στο διαδίκτυο, να κατεβάσουν ταινίες ή να καλέσουν σε μια συνάντηση Zoom.

Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει πιθανότατα να υποθέσετε ότι οι κωδικοί πρόσβασης εργασίας πιθανότατα παραβιάστηκαν και το εταιρικό σας δίκτυο εκτεθεί. Μπορείτε να κάνετε πολλά πράγματα για να παραμείνετε ασφαλείς από κακόβουλο λογισμικό και απάτες για μια επιτυχημένη επιστροφή στο γραφείο.

• Μπορείτε να ξεκινήσετε εκτελώντας έναν έλεγχο στον κυβερνοχώρο, να αλλάξετε όλους τους κωδικούς πρόσβασής σας και να χρησιμοποιήσετε έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης.
• Ομοίως, θα πρέπει επίσης να ζητήσετε από το τμήμα πληροφορικής σας μια εκτενή σάρωση του δικτύου της εταιρείας σας για τον εντοπισμό άγνωστων συσκευών.
• Τέλος, η ασφάλεια στον κυβερνοχώρο πρέπει να είναι μέρος της κουλτούρας της εταιρείας σας. Οι εργαζόμενοι σας είναι η πρώτη γραμμή άμυνας κατά των κυβερνοεπιθέσεων και έτσι θα πρέπει να τους εκπαιδεύσετε στις βέλτιστες πρακτικές στον κυβερνοασφάλεια, όπως να μάθετε πώς να εντοπίστε απάτες ηλεκτρονικού ψαρέματος.

4. Σκεφτείτε το Cloud Computing

Το cloud computing είναι μια άλλη τάση που επιταχύνθηκε από την πανδημία. Πολλοί εργοδότες το είδαν ως μια εξαιρετική λύση για τη βελτίωση της προσβασιμότητας και την αύξηση της παραγωγικότητας των απομακρυσμένων ομάδων τους.

Εκτός από τις ευκαιρίες συνεργασίας, υπάρχουν ακόμα αρκετοί λόγοι για τους οποίους πρέπει να έχετε cloud υπολογιστές στην πρώτη γραμμή του μυαλού σας, ακόμα κι αν σχεδιάζετε την επιστροφή σας στο φυσικό γραφείο.

Πρώτον, είναι ένα εξαιρετικό σχέδιο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για την αποθήκευση δεδομένων σε ατυχή περίπτωση αστοχιών υλικού. Δεύτερον, η αποθήκευση δεδομένων στο cloud προσφέρει μεγαλύτερη προστασία από κυβερνοεπιθέσεις καθώς θα μπορείτε να μετράτε σε μια ομάδα εμπειρογνωμόνων στον τομέα της ασφάλειας στον κυβερνοχώρο, οι οποίοι παραμένουν συνεχώς ενημερωμένοι με τη συνεχώς μεταβαλλόμενη απειλή περιβάλλον.

5. Παροχή πόρων ψυχικής υγείας

Γνωρίζουμε ότι η ίδια η πανδημία υπήρξε σημαντική πηγή άγχους στο εργατικό δυναμικό. Αλλά πρέπει επίσης να αναγνωρίσουμε τις δυσμενείς επιπτώσεις των αλλαγών που σχετίζονται με την πανδημία στα πρότυπα εργασίας και ζωής στην ψυχική υγεία.

Στην αρχική φάση των αποκλεισμών, πολλά άτομα ήταν ανήσυχα για τις προοπτικές εργασίας από το σπίτι και πώς αυτό θα επηρεάσει την ισορροπία μεταξύ εργασίας και ζωής. Προχωρήστε γρήγορα σε μερικούς μήνες αργότερα, και το ίδιο μπορεί να ειπωθεί για την επιστροφή στην επιτόπια εργασία. Οι σημαντικές αλλαγές προκαλούν πάντα έναν βαθμό αβεβαιότητας που μερικές φορές μπορεί να οδηγήσει σε άγχος και στρες.

Επιπλέον, πολλοί εργαζόμενοι θεωρούν ότι είναι δύσκολο να ενημερώσουν τους συναδέλφους τους για την κακή ψυχική υγεία, κάτι που καθιστά απίθανο να αναζητήσουν βοήθεια και έτσι οδηγούν σε χαμηλότερη παραγωγικότητα. Αλλά, τι μπορείτε να κάνετε για να βοηθήσετε;

Υπάρχουν πολλά εργαλεία λογισμικού για πνευματική ικανότητα που μπορείτε να παρέχετε στο προσωπικό σας για να εξομαλύνει τη μετάβαση πίσω στο γραφείο, όπως Ηρεμία, Χρονοδιακόπτης Insight, ή Headspace. Αυτά τα εργαλεία μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην αύξηση της συμμετοχής στην ομάδα σας και στη δημιουργία ενός πιο θετικού εργασιακού περιβάλλοντος.

Επιστροφή στο γραφείο με εμπιστοσύνη

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το μέλλον της εργασίας θα είναι διαφορετικό από αυτό που γνωρίζαμε στο παρελθόν. Αλλά, όποια κατεύθυνση κι αν πάρει, μπορούμε με βεβαιότητα να προβλέψουμε ότι η τεχνολογία θα παίξει βασικό ρόλο. Τούτου λεχθέντος, αυτές οι τεχνολογικές συμβουλές μπορούν να σας βοηθήσουν να αναπτύξετε μια σταθερή στρατηγική επαναφοράς.

Πώς να δημιουργήσετε τις καλύτερες υβριδικές λύσεις εργασίας

Η εργασία σε υβριδικά μοντέλα έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Ωστόσο, έχουμε μερικές συμβουλές και προτάσεις λογισμικού που μπορούν να απλοποιήσουν τη ροή εργασίας σας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα