Χρησιμοποιώντας συγχώνευση αλληλογραφίας, μπορείτε να εξατομικεύσετε μαζικά email και γράμματα χρησιμοποιώντας σύμβολα κράτησης θέσης. Το μόνο που χρειάζεστε είναι μια βάση δεδομένων επαφών και ένα πρότυπο για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή επιστολές προς αυτές.
Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να δημιουργήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας Microsoft Word χρησιμοποιώντας μια βάση δεδομένων Excel. Τα βήματα λαμβάνονται από το Microsoft Word και το Excel 2016, αλλά η διαδικασία είναι η ίδια για όλες τις εκδόσεις.
Πώς να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel
Η συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιεί πηγές δεδομένων από μια βάση δεδομένων και τις τοποθετεί σε αντίστοιχα σύμβολα κράτησης θέσης για να εξατομικεύσει τα μαζικά email σας. Αυτές οι βάσεις δεδομένων θα μπορούσαν να είναι οτιδήποτε από την παρακάτω λίστα:
1. Ανοιξε το δικό σου Microsoft Excel υπολογιστικό φύλλο.
2. Δημιουργήστε μια μη αυτόματη λίστα επαφών στο Λέξη όταν χρησιμοποιείτε συγχώνευση αλληλογραφίας.
3. Επιλέγω δεδομένα επαφών από την εφαρμογή Microsoft Outlook.
Έχετε δύο ομάδες επιλογών για να διαλέξετε:
- Επαφές Gmail σε ένα συμβατό αρχείο.
- Διακομιστής Microsoft SQL.
Η βάση δεδομένων του βιβλίου εργασίας του Microsoft Excel προτιμάται περισσότερο όταν πρέπει να χρησιμοποιήσετε συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word. Για συγχώνευση αλληλογραφίας, θα χρησιμοποιήσετε το Excel για να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων που το Word θα χρησιμοποιήσει αργότερα.
Εάν δεν έχετε αρχείο Excel με στοιχεία επικοινωνίας, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε δείγμα αρχείου Excel για δοκιμαστικούς σκοπούς.
Για να αποφύγετε τυχόν ασυνέπειες στα μαζικά email ή γράμματά σας, πρέπει να τροποποιήσετε το αρχείο Excel όπως αναφέρεται παρακάτω:
- Η πρώτη σειρά πρέπει να έχει μόνο κεφαλίδες στήλης από κελί Α1. Το Word θα χρησιμοποιεί αυτές τις κεφαλίδες στηλών ως Συγχώνευση πεδίων όταν χρησιμοποιείτε τη συγχώνευση αλληλογραφίας Microsoft Word.
- Θα πρέπει να επεξεργαστείτε τις κεφαλίδες στηλών για να ταιριάζουν με τα ονόματα placeholder που θα χρησιμοποιείτε στο έγγραφο προτύπου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή προτύπου επιστολών.
- Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το αρχείο υπολογιστικού φύλλου περιέχει δεδομένα επαφών ως μοτίβο εγγραφής ανά σειρά. Για παράδειγμα, στο τρέχον σεμινάριο, κάθε διαθέσιμη λεπτομέρεια επικοινωνίας του πελάτη Τζέιμς Μπιτ είναι προσβάσιμο μεταξύ κελιά A2 και Ι2.
- Τα αριθμητικά δεδομένα για οποιαδήποτε επαφή, όπως ταχυδρομικοί κώδικες, ποσοστά έκπτωσης, χιλιόμετρα, νομίσματα κ.λπ., θα πρέπει να έχουν την κατάλληλη μορφή αριθμού.
- Για να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές, επιλέξτε το κελί ή μια περιοχή κελιών που περιέχει τους αριθμούς.
- Στο Αρχική καρτέλα, μέσα στο Ταινία, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος εκτός Γενικός.
- Πραγματοποιήστε όλες τις προσθήκες πριν συνδέσετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word με το αρχείο βάσης δεδομένων Excel. Μόλις κάνετε όλες τις αλλαγές, σώσει το αρχείο Excel.
- Το αρχείο βάσης δεδομένων Excel των επαφών σας θα πρέπει να υπάρχει στον τοπικό χώρο αποθήκευσης του υπολογιστή σας.
- Βεβαιωθείτε ότι όλα τα δεδομένα βρίσκονται στο πρώτο φύλλο του βιβλίου εργασίας του Excel.
Πώς να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word
Αφού δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων στο Excel, πρέπει να ανοίξετε το πρότυπο email ή επιστολών που θέλετε να στείλετε σε πολλούς παραλήπτες. Ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται παρακάτω:
1. Στο Ταινία, Κάνε κλικ στο Καρτέλα αλληλογραφίας.
2. Στο Ξεκινήστε την ομάδα συγχώνευσης αλληλογραφίας, θα πρέπει να κάνετε κλικ Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας.
3. Θα δείτε έξι τύπους εγγράφων συγχώνευσης αλληλογραφίας. Κάντε κλικ στο Γράμματα ή Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σχετιζομαι με: Τρόπος εκτύπωσης ετικετών με συγχώνευση αλληλογραφίας σε Microsoft Word και Excel
4. Στο Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας ομάδα, κάντε κλικ στο Επιλέξτε παραλήπτες. Θα δείτε επιλογές όπως Πληκτρολογήστε μια νέα λίστα, Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα λίστα και Επιλέξτε από τις Επαφές του Outlook.
5. Μπορείτε να ορίσετε οποιαδήποτε από τις παραπάνω τρεις επιλογές ανάλογα με τον τρόπο που θέλετε να συνδέσετε τη λίστα επαφών με το πρότυπο γράμμα. Σε αυτό το σεμινάριο, ας επιλέξουμε Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα λίστα να χρησιμοποιήσει τη βάση δεδομένων του Excel που δημιουργήσατε ή κατεβάσατε νωρίτερα.
6. Στο Επιλέξτε Πηγή δεδομένων πλαίσιο διαλόγου, εντοπίστε το φάκελο όπου είναι διαθέσιμο το αρχείο βάσης δεδομένων του Excel. Μόλις βρείτε το αρχείο, επιλέξτε το και μετά κάντε κλικ στο Ανοιξε για να φορτώσετε τη βάση δεδομένων στη συγχώνευση αλληλογραφίας του Word.
7. Θα δείτε το Επιλέξτε Πίνακας πλαίσιο διαλόγου. Βγείτε από το πλαίσιο κάνοντας κλικ Εντάξει χωρίς να κάνετε αλλαγές στο πλαίσιο διαλόγου.
8. Αυτό είναι υπέροχο! Συνδέσατε με επιτυχία τα δεδομένα προέλευσης με το πρόγραμμα συγχώνευσης αλληλογραφίας Word.
9. Το Word θα ταιριάζει αυτόματα με κεφαλίδες στηλών βάσης δεδομένων με στοιχεία πεδίου συγχώνευσης Για να εξασφαλίσετε την κατάλληλη αντιστοίχιση, μεταβείτε στο Ομάδα & Εισαγωγή πεδίων στο Καρτέλα αλληλογραφίας απο Ταινία και μετά κάντε κλικ στο Πεδία αντιστοίχισης.
10. Πεδία αντιστοίχισης θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου. Στην αριστερή στήλη, θα δείτε τα στοιχεία του πεδίου συγχώνευσης. Στη δεξιά πλευρά, θα βρείτε ταιριαστά δεδομένα από τη συνδεδεμένη βάση δεδομένων του Excel.
11. Θα είναι το ίδιο εάν χρησιμοποιείτε άλλα δεδομένα προέλευσης, όπως επαφές του Outlook ή επαφές που έχουν εξαχθεί από το Gmail. Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν αναντιστοιχίες μεταβαίνοντας στη λίστα. Κάντε κλικ στο Εντάξει να κλείσω.
12. Στο γράμμα προτύπου, τοποθετήστε τον κέρσορα μπροστά από το πρώτο γράμμα και πατήστε Εισαγω μερικές φορές για να δημιουργήσετε χώρο πάνω από το σώμα του γράμματος.
13. Τοποθετήστε το δρομέα στο πάνω μέρος του εγγράφου και μετά κάντε κλικ στο Μπλοκ διευθύνσεων στο Ομάδα & Εισαγωγή πεδίων στο Καρτέλα αλληλογραφίας απο Ταινία.
14. Στην αριστερή πλευρά του Εισαγωγή μπλοκ διευθύνσεων πλαίσιο διαλόγου, μπορείτε να επιλέξετε το όνομα, το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση, τη χώρα κ.λπ., τις επιλογές μορφοποίησης. Στη δεξιά πλευρά, θα δείτε μια προεπισκόπηση του μπλοκ διευθύνσεων.
15. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Πεδία αντιστοίχισης επιλογές για τη διόρθωση τυχόν αναντιστοιχίας δεδομένων εισόδου. Κάντε κλικ Εντάξει να προσθέσω Αποκλεισμός διεύθυνσης μέσα σε σιρίνια.
16. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Γραμμή χαιρετισμού στο Εγγραφή & εισαγωγή πεδίων ομάδα μετά Αποκλεισμός διεύθυνσης, δίνοντάς του ένα διάστιχο.
17. ο Εισαγωγή γραμμής χαιρετισμού θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου. Μπορείτε να κάνετε τις αλλαγές όπως θέλετε και στη συνέχεια κάντε κλικ Εντάξει. ο Χαιρετισμός Γραμμής μέσα σε chevrons θα εμφανιστεί στο γράμμα.
18. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο Αποτελέσματα προεπισκόπησης εντολή στο Ταινία για να δείτε πώς φαίνεται το γράμμα.
19. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε προσαρμοσμένα πεδία συγχώνευσης εκτός από Αποκλεισμός διεύθυνσης και Χαιρετισμός Γραμμής. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να προσθέσετε Όχημα και μοντέλο μέσα στο σώμα της επιστολής.
20. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το αρχείο βάσης δεδομένων του Excel που είναι συνδεδεμένο με τη συγχώνευση αλληλογραφίας και προσθέστε το Όχημα και μοντέλο κεφαλίδα στήλης. Εισαγάγετε τα στοιχεία του οχήματος και σώσει το αρχείο Excel.
21. Τώρα, μεταβείτε στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word και επαναλάβετε βήματα τέσσερα, πέντε, και έξι.
22. Τώρα, επιλέξτε οποιαδήποτε λέξη ή μερικές λέξεις στο σώμα του γράμματος και μετά κάντε κλικ στο Εισαγωγή συγχώνευσης πεδίου στο Ομάδα & Εισαγωγή πεδίων.
23. Στο Εισαγωγή συγχώνευσης πεδίου πλαίσιο, επιλέξτε Πεδία βάσης δεδομένωνκαι μετά επιλέξτε Όχημα και μοντέλο. Κάντε κλικ στο Εισάγετε για να προσθέσετε το πεδίο προσαρμοσμένης συγχώνευσης.
24. Έτσι μπορείτε να προσθέσετε όσα μεταβλητά σύμβολα κράτησης θέσης θέλετε να προσαρμόσετε κάθε γράμμα ή email που στέλνετε. Η συγχώνευση αλληλογραφίας Microsoft Word θα αντιστοιχίσει αυτόματα τα δεδομένα στο όνομα των παραληπτών.
25. Στο Ταινία, κάντε κλικ στο Τέλος και συγχώνευση εντολή και μετά επιλέξτε Εκτύπωση εγγράφων ή Αποστολή μηνυμάτων email. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων να διορθώσετε τα emails ή τα γράμματά σας πριν τα στείλετε.
Χρησιμοποιήστε τη Συγχώνευση αλληλογραφίας για να ενισχύσετε την παραγωγικότητα μέσω email
Τώρα ξέρετε πώς να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας το Microsoft Word και το Excel. Χρησιμοποιήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να στέλνετε προσαρμοσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πιο γρήγορα και να δημιουργήσετε μια καλή σχέση με τις επαγγελματικές ή προσωπικές σας επαφές. Συνεχίστε να χρησιμοποιείτε το Word για να κάνετε την επαγγελματική και προσωπική σας ζωή πιο εύκολη από πριν.
Το Microsoft Word δεν θα ήταν το εργαλείο χωρίς τα παραγωγικά χαρακτηριστικά του. Ακολουθούν πολλές δυνατότητες που μπορούν να σας βοηθήσουν κάθε μέρα.
Διαβάστε Επόμενο
- Παραγωγικότητα
- Συμβουλές μέσω email
- Συμβουλές για υπολογιστικό φύλλο
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Συγχώνευση αλληλογραφίας
- Συμβουλές του Microsoft Office
Ο Tamal είναι ανεξάρτητος συγγραφέας στο MakeUseOf. Μετά την απόκτηση σημαντικής εμπειρίας στην τεχνολογία, τη χρηματοδότηση και τις επιχειρήσεις διεκπεραιώνει στην προηγούμενη δουλειά του σε εταιρεία συμβούλων πληροφορικής, υιοθέτησε γραφή ως επάγγελμα πλήρους απασχόλησης πριν από 3 χρόνια. Αν και δεν γράφει για την παραγωγικότητα και τις τελευταίες τεχνολογικές ειδήσεις, του αρέσει να παίζει Splinter Cell και να παρακολουθεί binge Netflix / Prime Video.
Εγγραφείτε στο Newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Ένα ακόμη βήμα…!
Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας στο email που μόλις σας στείλαμε.
