Πώς να ελέγξετε τα ανεπιθύμητα μηνύματα στο Gmail με πρότυπα και φίλτρα

Πολλοί ψηφιακοί έμποροι και ιδιοκτήτες διαδικτυακών επιχειρήσεων πρέπει να απαντούν στον ίδιο τύπο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολλές φορές την ημέρα. Η διαδικασία μπορεί να είναι τόσο συντριπτική όσο και χρονοβόρα.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, τα πρότυπα απόκρισης μπορεί να είναι χρήσιμα. Μερικά φίλτρα στο Gmail θα σας βοηθήσουν επίσης να είστε πιο αποτελεσματικοί στο spam.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιείτε πρότυπα απόκρισης και φίλτρα Gmail για την αποτελεσματική καταπολέμηση των ανεπιθύμητων μηνυμάτων.

Τι είναι τα πρότυπα Gmail και πώς μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε;

Μπορείτε να αποθηκεύσετε προ-γραπτά email στο λογαριασμό σας και να τα επαναχρησιμοποιήσετε αντί να τα γράψετε από το μηδέν. Μπορείτε να αποθηκεύσετε 50 διαφορετικά πρότυπα απόκρισης ταυτόχρονα με έναν λογαριασμό Gmail. Έτσι, η δημιουργία μερικών γενικών προτύπων για το στοχευμένο κοινό καθιστά την επικοινωνία μέσω email πιο παραγωγική.

Εάν έχετε καθιερώσει αρχή σε μια συγκεκριμένη θέση, ενδέχεται να λάβετε εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από άτομα που ζητούν να γράψουν αναρτήσεις επισκεπτών. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο και να το χρησιμοποιήσετε αντί να απαντήσετε σε κάθε email ένα προς ένα.

Για το παραπάνω σενάριο, ας δημιουργήσουμε ένα πρότυπο email που να λέει σε άτομα που δεν δέχεστε αναρτήσεις επισκεπτών. Πριν δημιουργήσετε ένα πρότυπο απόκρισης, ενεργοποιήστε τις ρυθμίσεις προτύπου στο Gmail.

1. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Gmail.

2. Παω σε Ρυθμίσεις> Δείτε όλες τις ρυθμίσεις.

3. Σε Σύνθετες καρτέλες, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Πρότυπα Ενότητα.

4. επιτρέπω Πρότυπα.

5. Κάντε κλικ στο Αποθήκευσε τις αλλαγές.

Αφού ενεργοποιήσετε τις ρυθμίσεις προτύπου, το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε το πρότυπο απόκρισης.

Σχετιζομαι με: Τρόπος αυτόματης προώθησης SMS στο email σας στο Android

Πώς να δημιουργήσετε ένα πρότυπο απόκρισης

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο απόκρισης.

1. Ανοίξτε τον λογαριασμό σας στο Gmail.

2. Κάντε κλικ στο Συνθέτω για να γράψετε ένα νέο μήνυμα.

3. Εξηγήστε την πολιτική σας σχετικά με τη μη αποδοχή αναρτήσεων επισκεπτών στο email (Κάντε το γενικό, οπότε ισχύει για όσους ζητούν μια θέση επισκέπτη σε οποιαδήποτε θέση ή κατηγορία)

4. Όταν η απάντησή σας είναι έτοιμη, κάντε κλικ στο τρεις κουκκίδες κάτω δεξιά στο πλαίσιο σύνταξης email.

5. Παω σε Πρότυπα> Αποθήκευση προχείρου ως πρότυπο> Αποθήκευση ως νέο πρότυπο.

6. Αποθηκεύστε το πρότυπο αφού εισαγάγετε το όνομα στο αναδυόμενο παράθυρο. (Επιλέξτε ένα περιγραφικό όνομα εδώ, καθώς το πρότυπο θα χρησιμοποιεί το ίδιο όνομα με το θέμα για το email).

Δείτε πώς μπορείτε να επιβεβαιώσετε ότι ένα πρότυπο δημιουργήθηκε με επιτυχία.

1. Κάνε κλικ στο Συνθέτω πάλι.
2. Επίλεξε το τρεις κουκκίδες κάτω δεξιά.
3. Παω σε πρότυπα.

Εδώ θα βρείτε μια λίστα με τα αποθηκευμένα πρότυπα στο λογαριασμό σας στο Gmail. Το πρότυπο θα αντιγραφεί στο σύνταξη email κουτί μόλις κάνετε κλικ σε αυτό.

Εάν πρέπει να απαντήσετε με μη αυτόματο τρόπο σε εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η διαδικασία θα εξακολουθεί να είναι χρονοβόρα, ακόμη και αν έχετε δημιουργήσει ένα πρότυπο email. Εδώ είναι χρήσιμη η χρήση φίλτρων για τη δημιουργία αυτόματων αποκρίσεων.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο που τοποθετεί μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν συγκεκριμένες λέξεις στο φάκελο ανεπιθύμητων μηνυμάτων, όπως "επιστολή επισκέπτη", "επιστροφή συνδέσμου" και "αποδοχή άρθρου". Χρησιμοποιώντας αυτό το φίλτρο, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε αυτόματες απαντήσεις για τέτοια ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ας δούμε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό.

Χρήση προτύπου για τη δημιουργία φίλτρου αυτόματης απόκρισης

1. Ανοίξτε τον ίδιο λογαριασμό Gmail με το πρότυπο απόκρισης.
2. Κάνε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι για ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία.
3. Παω σε Όλες οι ρυθμίσεις> Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις.

4. Κάντε κλικ στο Δημιουργήστε ένα νέο φίλτρο. (Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ένα υπάρχον φίλτρο που είναι αποθηκευμένο στο σύστημά σας σε μορφή .xml)

Μπορείτε να φιλτράρετε τα email με βάση μια διεύθυνση email, μια γραμμή θέματος και να περιέχουν ή να αποκλείσετε συγκεκριμένες λέξεις ή μεγέθη. Τα πιο κατάλληλα κριτήρια φίλτρου για τη μη αποδοχή αναρτήσεων επισκεπτών θα είναι να συμπεριλάβετε μερικές λέξεις που σχετίζονται στενά με το θέμα. Ας προσθέσουμε μερικές λέξεις στο Συμπεριλάβετε τις λέξεις επιλογή για το φίλτρο.

5. Αφού καθορίσετε τα κριτήρια, κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου.

Εδώ, θα πρέπει να αποφασίσετε τι σκοπεύετε να κάνετε με το email που περιέχει ένα μήνυμα που αντιστοιχεί ακριβώς στα κριτήριά σας.

6. Ελεγχος Παράλειψη των Εισερχομένων (Αρχειοθέτηση) πλαίσιο, ώστε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μην γεμίζουν τα εισερχόμενά σας.

7. Επίσης, ελέγξτε το Αποστολή προτύπου πλαίσιο και επιλέξτε το ίδιο πρότυπο απόκρισης, Δεν επιτρέπεται η δημοσίευση επισκεπτών.

8. Κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου μετά το πλαίσιο ελέγχου.

Τώρα θα δείτε το νέο φίλτρο στη λίστα φίλτρων σας. Στο μέλλον, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν τις λέξεις, "θέση επισκεπτών, θέση επισκεπτών, επιστροφή συνδέσμου, αποδέχονται το άρθρο, εγγραφή για ιστολόγιο, εγγραφή στον ιστότοπο" δεν θα φτάνουν πλέον στα εισερχόμενά σας.

Επιπλέον, θα στείλει το πρότυπο απόκρισης στον αποστολέα ως απάντηση στο email του. Έτσι, ούτε τα εισερχόμενά σας θα είναι γεμάτα, ούτε ο αποστολέας θα πρέπει να περιμένει την απάντησή σας.

Συντονίστε το φίλτρο για να μην χάσετε Σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αφού ρυθμίσετε το φίλτρο, παρακολουθήστε τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα που σχετίζονται με την επιχείρηση δεν φιλτράρονται.

Ίσως φιλτράρετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει τη λέξη "Αποδοχή ανάρτησης", αλλά μπορεί να είναι μια διαφημιστική προσφορά που σας λείπει λόγω του φίλτρου. Μπορείτε να αποφύγετε αυτό το σενάριο συμπεριλαμβάνοντας μερικές λέξεις όπως επωνυμία, προσφορά ή προώθηση στο φίλτρο του Gmail.

Σχετιζομαι με: Πώς να ρυθμίσετε το Gmail στο iPhone σας

Δημιουργήστε ανεξάρτητα φίλτρα όπου απαιτείται

Μπορείτε να εξαγάγετε το νέο φίλτρο απόκρισης και, στη συνέχεια, να το εισαγάγετε στο νέο λογαριασμό Gmail, εάν έχετε πολλούς ιστότοπους με διαφορετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επικοινωνίας. Ωστόσο, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο απόκρισης ξεχωριστά για αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η καλύτερη επιλογή για τη δημιουργία φίλτρων εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο απόκρισης θα ήταν να τα δημιουργήσετε από το μηδέν.

Μην αφήνετε τους χρήστες να γνωρίζουν ότι οι απαντήσεις είναι αυτοματοποιημένες

Μην αναφέρετε ότι είναι μια αυτοματοποιημένη απάντηση στο email σας. Αποφεύγοντας αυτό, οι άνθρωποι δεν θα ξεγελάσουν το φίλτρο Gmail παρακάμπτοντας ή ορθογραφώντας λάθος λέξεις-στόχους, επομένως το email τους θα σας φτάσει αντί να μεταβείτε σε ανεπιθύμητα μηνύματα.

Επίσης, είναι καλή ιδέα να ελέγχετε τακτικά τα εισερχόμενά σας και να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να σας ωφελούν.

Έλεγχος ανεπιθύμητων μηνυμάτων με φίλτρα Gmail και πρότυπα απόκρισης

Με το φίλτρο Gmail και το γενικό πρότυπο απόκρισης, μπορείτε να απαντήσετε σε ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να χρειάζεται να κάνετε κύλιση σε αυτά. Θα εξοικονομήσετε χρόνο και ενέργεια τόσο με αυτόν τον τρόπο. Θα πρέπει επίσης να δοκιμάσετε τις επεκτάσεις του προγράμματος περιήγησης Gmail που βελτιώνουν την επικοινωνία email σας εκτός από τα φίλτρα Gmail.

Οι 7 καλύτερες επεκτάσεις Microsoft Edge για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Gmail

Η σωστή επέκταση Gmail στο Microsoft Edge μπορεί να βελτιώσει την επικοινωνία σας. Ακολουθούν επτά επεκτάσεις για την αύξηση της παραγωγικότητας στα εισερχόμενά σας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Αναπτύξτε για να διαβάσετε την πλήρη ιστορία