6 εύκολοι τρόποι για να κάνετε τις συναντήσεις σας πιο παραγωγικές

Διευκολύνοντας παραγωγικές συναντήσεις, μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο από όλους στην ομάδα σας. Οι παραγωγικές συναντήσεις θα βοηθήσουν να προχωρήσουμε τα έργα πιο γρήγορα.

Ωστόσο, μπορεί να είναι δύσκολο να γνωρίζουμε πώς να το εφαρμόσουμε αποτελεσματικά. Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε ομαδικές συναντήσεις που θα είναι τόσο παραγωγικές όσο και ενδιαφέρουσες!

1. Μάθετε ποιος είναι ο στόχος

Ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε μια συνάντηση είναι να βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν ποιος είναι πραγματικά ο στόχος. Η συνήθης πρακτική της διεξαγωγής εβδομαδιαίων συναντήσεων είναι κοινή, εκτός συνήθειας.

Ωστόσο, εάν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε έναν σκοπό για τη σύσκεψη, τότε πιθανότατα δεν είναι απαραίτητο να έχετε την πρώτη συνάντηση.

2. Συμπεριλάβετε όλα τα μέλη της ομάδας

Η ομαδική εργασία περιλαμβάνει διαφορετικές προοπτικές και απόψεις για το ίδιο θέμα / στόχο. Αυτό καθιστά ευκολότερη την ανάπτυξη διαφορετικών τύπων λύσεων και την επιλογή μιας λύσης που θα σας έδινε το καλύτερο αποτέλεσμα.

Ανεξάρτητα από το πόσα μέλη της ομάδας έχετε, είναι σημαντικό να διατηρήσετε όλα τα μέλη της στη συνάντηση. Το σχέδιο επιτρέπει στην ομάδα σας να προετοιμαστεί εκ των προτέρων.

Στην αρχή της συνάντησης, είναι καλή ιδέα να δηλώσετε την πολιτική «χωρίς διακοπή». Συχνά, η πιο ενεργοποιημένη ομάδα μπορεί να μιλάει πάνω από άλλους, κλείνοντας έτσι.

3. Να είστε σε θέση να πει το γεγονός από τη γνώμη

Ολοι έχουν διαφορετικές απόψεις στο ίδιο θέμα ή πρόβλημα. Πρέπει να είστε σαφείς σχετικά με τα δεδομένα και τα γεγονότα κατά τη λήψη αποφάσεων που θα επηρεάσουν το αποτέλεσμα ενός έργου.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να συμπεριλάβετε αυτά τα γεγονότα στις ιδέες των μελών της ομάδας σας. Γράψτε τα γεγονότα σε έναν πίνακα, ώστε να μην χαθούν στη συζήτηση. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τη συνάντηση σε καλό δρόμο!

Σχετιζομαι με: Βασικές συμβουλές για διαδικτυακή διάσκεψη βίντεο

4. Συνεχίστε να συμμετέχετε στη σύσκεψη

Μπορεί να είναι δύσκολο να διατηρηθεί ο καθένας αφοσιωμένος, ακόμα κι αν η ομάδα σας ενδιαφέρεται ιδιαίτερα για το περιεχόμενο της συνάντησης. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για μεγαλύτερες ομαδικές συναντήσεις που διαρκούν μερικές ώρες. Πρέπει να βρείτε έναν τρόπο για να διατηρείτε τις συναντήσεις σας ελκυστικές για όλους.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες μορφές για να διατηρήσετε την ομάδα σας αφοσιωμένη. Συμπεριλάβετε έναν μεμονωμένο παρουσιαστή, μίνι ανταμοιβές για μια δουλειά που έχει γίνει καλά ή για μια καλή ιδέα, μια δραστηριότητα που θα απαιτήσει από όλους να συμμετάσχουν ή μια διευκολυνμένη ομαδική συζήτηση.

Συμπεριλαμβάνοντας διαδραστικές στιγμές, τα μέλη της ομάδας σας θα προσπαθήσουν να συμμετάσχουν και να δώσουν μεγαλύτερη προσοχή στη συνάντηση.

5. Λήψη αποφάσεων και ανάθεση εργασιών

Αν και δεν απαιτούν όλες οι συναντήσεις να λάβετε αποφάσεις, πολλές από αυτές θα το κάνουν. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει σαφείς αποφάσεις αντί να επαναλάβετε τον εαυτό σας.

Όταν δεν μπορείτε να λάβετε μια σαφή απόφαση επειδή χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, μπορείτε να αναθέσετε σε κάποιον από την ομάδα σας να συλλέξει αυτές τις πληροφορίες και να τις παρουσιάσει στην επόμενη συνάντηση.

Εάν θέλετε το έργο σας να πετύχει, πρέπει να αναθέσετε διαφορετικές εργασίες σε άτομα ή ομάδες ατόμων. Κατά την ανάθεση ατόμων και ομάδων σε μια εργασία, φροντίστε να συμπεριλάβετε μια προθεσμία. Αυτό θα καταστήσει πολύ πιο σαφές ποιος είναι υπεύθυνος για αυτό.

Σχετιζομαι με: Πώς να αντιμετωπίσετε την κούραση ζουμ

6. Φέρτε την ομάδα σας μαζί

Για μια παραγωγική και ευχάριστη συνάντηση, πρέπει να έχετε μια καλή σχέση εργασίας με τα μέλη της ομάδας σας. Η επιλογή ατόμων που αντιδρούν καλά σε ένα ομαδικό περιβάλλον είναι ένα σημαντικό μέρος της σωστής επιλογής για την ομάδα σας.

Μικρές ομάδες της ομάδας σας που διαφωνούν μεταξύ τους μπορεί να προκαλέσουν πολλά προβλήματα όταν αυτές οι ομάδες έχουν ανατεθεί να συνεργαστούν σε μεγαλύτερα έργα.

Επομένως, το να διασκεδάζετε παιχνίδια κατά τη διάρκεια των συναντήσεων σας θα μπορούσε να ελαφρύνει τη διάθεση. Μπορεί επίσης να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας σας να γίνουν καλύτερα.

Αξιοποιήστε στο έπακρο τις συναντήσεις της ομάδας σας

Οι συναντήσεις είναι η καλύτερη ευκαιρία όπου ομάδες μπορούν να ενώσουν, να μοιραστούν απόψεις και ιδέες, να ολοκληρώσουν έργα και να έχουν εξαιρετικά αποτελέσματα. Οι συμβουλές που αναφέρονται παραπάνω θα σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε ότι οι συναντήσεις σας θα πάνε ομαλά.

Υπάρχουν πολλές εφαρμογές και προγράμματα που θα μπορούσαν να κάνουν τη ζωή σας ευκολότερη κατά τη δημιουργία διαδικτυακών συσκέψεων, όπως το Microsoft Teams, το Jitsi Meet, το Taskade και άλλα.

Τα 6 καλύτερα δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία συνάντησης για συνεργασία με την ομάδα σας

Ακολουθούν μερικά υπέροχα δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία συσκέψεων που σας επιτρέπουν να συνεργάζεστε και να συνομιλείτε με τους συναδέλφους σας, όπου κι αν βρίσκονται.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα