7 Νέες δυνατότητες του χώρου εργασίας Google καθιστώντας ευκολότερη την εργασία από το σπίτι

Κατά το παρελθόν έτος, έχουν εμφανιστεί πολλά εργαλεία που επιτρέπουν την απρόσκοπτη απομακρυσμένη συνεργασία, αλλά το Google Workspace ξεχωρίζει.

Αυτό οφείλεται στις ειδικές δυνατότητες που προστίθενται με αυτήν την αναβάθμιση από το G-Suite, η οποία είναι η αρχική συλλογή εφαρμογών Google. Με λίγες μόνο αλλαγές, αυτά τα εργαλεία καθιστούν δυνατή τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο με τρόπο που βελτιώνει την παραγωγικότητα.

Παρόλο που η εργασία από τη δομή του σπιτιού έχει τα μειονεκτήματά της, ο χώρος εργασίας της Google έχει σχεδιαστεί για να βοηθά. Το G-suite της Google ήταν υπέροχο, αλλά το Workplace είναι ιδιαίτερα συναρπαστικό στη χρήση, καθώς διευκολύνει τον χειρισμό της εργασίας. Εδώ είναι επτά λόγοι για τους οποίους:

1. Ενοποιημένη διεπαφή

Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το G-Suite, γνωρίζετε τη δυσκολία εναλλαγής μεταξύ εφαρμογών. Πριν από την ενημέρωση, το Gmail, το Meet, το Ημερολόγιο και το Drive ήταν ξεχωριστά και επειδή η εργασία απαιτεί τη χρήση περισσότερων από ένα από αυτά τα εργαλεία, ήταν λίγο δυσκίνητο να εναλλάσσονται μεταξύ των εφαρμογών.

Σύμφωνα με έρευνα από την Pega, ο μέσος υπάλληλος αλλάζει μεταξύ 35 διαφορετικών εφαρμογών έως 1100 φορές την ημέρα, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε απόσπαση της προσοχής, απώλεια χρόνου και μειωμένη παραγωγικότητα.

Το Google Workplace απλοποιεί αυτήν τη διαδικασία παρέχοντας ό, τι χρειάζεστε σε ένα μέρος, έτοιμο για χρήση οπουδήποτε. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε καρτέλες για να προβάλετε ένα έγγραφο που περικλείεται σε ένα email ή να πατήσετε το ημερολόγιό σας για να μεταβείτε σε όλες τις συναντήσεις του ημερολογίου σας. Όλα είναι στα χέρια σας.

2. Ευκολότερη συνεργασία

Μπορεί να είναι δύσκολο να εργαστείτε εξ αποστάσεως σε ζώνες ώρας και τοποθεσίες, καθώς αυτό μπορεί να δημιουργήσει έλλειψη συνέργειας που καθιστά δύσκολη τη συνεργασία και την παραγωγικότητα.

Με νέες δυνατότητες όπως συνομιλία, αίθουσες, Jamboard και Meet, είναι πλέον δυνατό για εσάς να κάνετε εναλλαγή μεταξύ των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να βρείτε άμεσα μηνύματα. Μπορείτε ακόμη και να πραγματοποιήσετε βιντεοκλήσεις και φωνητικές κλήσεις. Η συνεργασία ήταν πιο εύκολη!

Η δυνατότητα συνομιλίας θα περιλαμβάνει επίσης μια λειτουργία που βοηθά στη δημιουργία εγγράφων απευθείας, ώστε οποιοσδήποτε μέσα σε μια αίθουσα συνομιλίας να μπορεί να συνεργάζεται και να επεξεργάζεται μαζί έγγραφα.

Οι κοινόχρηστοι σύνδεσμοι και τα αρχεία αποθηκεύονται επίσης για εύκολη πρόσβαση και διαφορετικά δωμάτια βελτιστοποιούν την επικοινωνία για διαφορετικούς σκοπούς. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι όσοι εργάζονται σε έργα μπορούν να παρακολουθούν τις πρόσφατες εξελίξεις ή εργασίες.

Τέλος, η Google ανακοίνωσε την εισαγωγή του "Google Workspace Frontline" για τους υπαλλήλους της πρώτης γραμμής. Φαίνεται ότι είναι ένας πιο απλός τρόπος για τους διαχειριστές να δημιουργήσουν έναν χώρο εργασίας Google για υπαλλήλους λιανικής ή πεδίου.

Μία από τις πιο αποθαρρυντικές πτυχές της δομής εργασίας από το σπίτι είναι οι ακατάστατες ώρες εργασίας. Σε ορισμένους οργανισμούς, οι ευέλικτες ώρες εργασίας αρχίζουν να σημαίνουν διαθεσιμότητα όλο το εικοσιτετράωρο. Και αυτό δεν είναι εύκολο. Η εξισορρόπηση διαφόρων προσωπικών ευθυνών και εργασίας έχει γίνει ακόμη πιο δύσκολη.

Η αναβάθμιση στις λειτουργίες του Ημερολογίου Google θα σήμαινε περισσότερα για τους υπαλλήλους και τους διαχειριστές. Οι πληροφορίες για το χρόνο είναι πλέον διαθέσιμες για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τις ώρες που αφιερώνετε σε πραγματικές εργασίες και συναντήσεις. Μην ανησυχείτε, αυτές οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες μόνο σε εσάς και όχι στους εργοδότες σας.

Επίσης, έχετε την επιλογή να καθορίσετε τις ώρες εργασίας και την τοποθεσία για να βοηθήσετε τον εργοδότη σας να γνωρίζει τη διαθεσιμότητα και τη ζώνη ώρας σας. Το Ημερολόγιο Google τώρα μοιράζεται τη διαθεσιμότητά σας κατάσταση και βοηθάει να δείξει ότι είστε εκτός γραφείου.

Εκτός από τη ρύθμιση εκτός γραφείου και ωρών εργασίας, οι χρήστες θα μπορούν να δημιουργήσουν έναν νέο τύπο συμβάντος που ονομάζεται Focus Time. Όταν δημιουργείτε ένα μπλοκ Focus Time, η Google λέει ότι θα περιορίσει τις "ειδοποιήσεις κατά τη διάρκεια αυτών των παραθύρων συμβάντων".

4. Βοηθός Google

Πριν από τώρα, ο Βοηθός Google ήταν διαθέσιμος μόνο σε προσωπικούς λογαριασμούς Gmail, αλλά όχι πλέον. Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φωνητικά μηνύματα για λειτουργίες εργασίας, όπως να ρωτήσετε την Google τι ακολουθεί στο ημερολόγιό σας ή να στείλετε ένα μήνυμα σε κάποιον.

Η τεχνητή νοημοσύνη σάς επιτρέπει επίσης να παρακολουθείτε τις εργασίες σας βοηθώντας σας να αυτοματοποιήσετε απλές και υπενθυμίζοντας σας να απαντήσετε σε μηνύματα συνομιλίας και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο βοηθός φωνής μπορεί ακόμη να χρησιμεύσει ως υπενθύμιση και να σας βοηθήσει να ρυθμίσετε τις ρουτίνες εργασίας σας.

Σχετιζομαι με: Τι είναι ο Βοηθός Google; Πώς να το χρησιμοποιήσετε στο πλήρες δυναμικό

5. Ενσωματώσεις εφαρμογών τρίτων και λειτουργίες ασφαλείας

Οι αγαπημένες σας προσθήκες και οι ενσωματώσεις τρίτων εξακολουθούν να έχουν θέση στο Workspace. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε εφαρμογές όπως το Trello, το DocuSign και το Salesforce από το Gmail, το Chat και τα Δωμάτια για να λάβετε μέτρα και να μείνετε ενημερωμένοι για ενημερώσεις.

Η ασφάλεια έχει επίσης αναβαθμιστεί έτσι ώστε να μην διακυβεύονται ευαίσθητες πληροφορίες. Με προηγμένη προστασία ηλεκτρονικού ψαρέματος (phishing), μπορείτε να είστε σίγουροι ότι κακόβουλο περιεχόμενο και σύνδεσμοι που αποστέλλονται στο ταχυδρομείο ή τη συνομιλία σας θα επισημανθούν. Το Google Meet έχει επίσης μια αναβάθμιση για κλειδαριές ασφαλείας και χειριστήρια χτυπήματος για να διασφαλίσει ότι οι συναντήσεις δεν θα παραβιαστούν.

Σχετιζομαι με: Αποκτήστε πρόσβαση στις βιβλιοθήκες δημιουργικών σύννεφων σας στο Google Workspace

6. Δυνατότητα διαχωρισμού οθόνης

Ο νέος χώρος εργασίας Google υπόσχεται μια ακόμη συναρπαστική δυνατότητα, που σας επιτρέπει να κάνετε ζογκ μεταξύ δύο οθονών ενώ χρησιμοποιείτε τη συσκευή σας για μια σύσκεψη.

Η μία οθόνη θα σας επιτρέψει να δείτε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη, ενώ η άλλη αφήνεται για επιπλέον λειτουργίες που μπορεί να χρειαστείτε κατά τη διάρκεια των συσκέψεων.

Αυτό θα σήμαινε ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε άλλες έξυπνες λειτουργίες χωρίς να χρειάζεται να βγείτε βίντεο στο τέλος. Αυτή η λειτουργία είναι προς το παρόν διαθέσιμη σε επιτραπέζιο υπολογιστή, αλλά θα κυκλοφορήσει αργότερα σε κινητά.

7. Ζωντανές λεζάντες κατά τη διάρκεια συναντήσεων

Για τους χρήστες του Pixel, οι υπότιτλοι αρχίζουν να ενεργοποιούνται κατά τη διάρκεια συσκέψεων στο Workspace. Οι γλώσσες που καλύπτονται περιλαμβάνουν Αγγλικά, Γαλλικά, Γερμανικά, Ισπανικά και Πορτογαλικά.

Τέλος, δεν θα χρειαστεί να πιέσετε για να κατανοήσετε μια συνομιλία, καθώς μπορείτε εύκολα να προχωρήσετε ανεξάρτητα από τη γλώσσα σας. Αυτή η δυνατότητα είναι περιεκτική, όχι μόνο για άτομα των οποίων η πρώτη γλώσσα δεν είναι Αγγλικά, αλλά και για μη λεκτικά ή άτομα με προβλήματα ακοής.

Τι πρέπει να προσφέρει ο χώρος εργασίας της Google

Η επιδίωξη της Google για το "Collaboration Equity" οδήγησε στην ανάπτυξη διαφόρων εργαλείων γραφείου που κάνουν τη συνεργασία και την ομαδική εργασία τόσο απρόσκοπτη όσο θα βρίσκονται σε ένα εργασιακό περιβάλλον.

Αυτός ο νέος δυναμισμός θα επεκταθεί σε μετα-πανδημικούς καιρούς, και μπορείτε να περιμένετε ότι θα υπάρχει ένας συνδυασμός αυτού του νέου ρυθμού απομακρυσμένης εργασίας, ευέλικτων ωρών, καθώς και του «παλιού κανονικού».

Αξιοποιήστε αυτές τις δυνατότητες σήμερα. Ένα δωρεάν πρόγραμμα είναι διαθέσιμο σε όλους τους χρήστες, αλλά οι επιχειρήσεις με πιο περίπλοκες ανάγκες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις επιλογές επί πληρωμή, με μηνιαία πακέτα που κυμαίνονται από 6 έως 13 $ και 18 $.

Τι νέο υπάρχει στο G Suite; 5 ενημερώσεις που πρέπει να προσέξετε

Ακολουθούν τα τελευταία νέα από το Google Workspace που θα μπορούσαν να κάνουν την απομακρυσμένη εργασία πιο παραγωγική.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα