Τι είναι οι προβολές βάσεων δεδομένων έννοιας; Πώς να τα χρησιμοποιήσετε

Οι βάσεις δεδομένων είναι απαραίτητο χαρακτηριστικό του Notion. Σε αντίθεση με τα παραδοσιακά υπολογιστικά φύλλα και άλλες διαδικτυακές βάσεις δεδομένων, μπορείτε να δείτε την ίδια βάση δεδομένων "Έννοια" από πολλές προβολές. Αυτό καθιστά την οργάνωση πληροφοριών και έργων στο Notion εξαιρετικά χρήσιμη.

Εάν ξεκινάτε μόνο με το Notion, ενδέχεται να μπερδευτείτε σχετικά με τις διαφορές μεταξύ κάθε προβολής και των χρήσεών της. Αυτό το άρθρο θα εξηγήσει εν συντομία κάθε βάση δεδομένων Notion, που σας δείχνει πώς να τα χρησιμοποιήσετε για τις ανάγκες παραγωγικότητάς σας.

Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων έννοιας

Πριν βυθίσουμε τις 6 διαφορετικές προβολές, θα ήταν χρήσιμο να μάθουμε πώς να δημιουργήσουμε μια βάση δεδομένων Notion.

Οπουδήποτε στον χώρο εργασίας σας, πληκτρολογήστε το πλήκτρο προς τα εμπρός (/) ακολουθούμενο από το όνομα της προβολής βάσης δεδομένων (πίνακας, πίνακας, λίστα κ.λπ.). Η ιδέα θα σας δείξει δύο επιλογές για την εμφάνιση της βάσης δεδομένων σας: στη γραμμή και πλήρης σελίδα.

Οι ενσωματωμένες βάσεις δεδομένων θα καταλαμβάνουν μόνο ένα μέρος της σελίδας. Είναι χρήσιμα για την προσθήκη πινάκων και λιστών στο κείμενο των γραπτών εγγράφων.

Οι βάσεις δεδομένων πλήρους σελίδας, φυσικά, θα καταλάβουν ολόκληρη τη σελίδα.

Επιλέγοντας ένα από τα δύο στη γραμμή ή πλήρης σελίδα, μπορείτε να δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων σας. Αργότερα, μπορείτε πάντα να προσθέσετε μια προβολή ή να αλλάξετε αυτήν που επιλέξατε αρχικά σε κάτι άλλο.

Ας δούμε κάθε προβολή βάσης δεδομένων, πώς λειτουργούν και μερικά παραδείγματα για την παραγωγική χρήση τους.

1. Προβολή πίνακα

Ο πίνακας είναι πιθανότατα η πιο χρησιμοποιημένη προβολή βάσης δεδομένων Notion λόγω της ευελιξίας και της απλότητας του.

Μια βάση δεδομένων πίνακα σημείων εμφανίζει στοιχεία (δηλ. Εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν, βιβλία για ανάγνωση, συνταγές για προετοιμασία) κατευθείαν στην πρώτη σειρά. Στη συνέχεια, οι ακόλουθες στήλες υποδεικνύουν ιδιότητες (ορίζονται στην κορυφή κάθε στήλης) για κάθε στοιχείο.

Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε μια απλή λίστα ανάγνωσης ως πίνακα. Η πρώτη στήλη θα περιέχει τους τίτλους των άρθρων και των βιβλίων που θέλετε να διαβάσετε.

Οι ιδιότητες των ακόλουθων στηλών θα μπορούσαν τότε να αφορούν τα ονόματα των συγγραφέων, τις διευθύνσεις URL για τα άρθρα και τις καταστάσεις για τα άρθρα ή τα βιβλία (Θέλετε να διαβάσετε, να διαβάσετε, να διαβάσετε).

Μπορείτε να ανοίξετε κάθε στοιχείο ξεχωριστά στη δική του σελίδα, όπως κάνετε με όλες τις άλλες προβολές. Το παράδειγμα του πίνακα λίστας ανάγνωσης σάς επιτρέπει να ανοίξετε ένα στοιχείο για να σημειώσετε αυτό το βιβλίο ή να αντιγράψετε / επικολλήσετε ένα ολόκληρο άρθρο.

Οι προβολές βάσης δεδομένων έννοιας διαθέτουν επίσης ιδιότητες που μπορείτε να αποκρύψετε από μια προβολή πίνακα.

Εάν μία από τις ιδιότητες της λίστας ανάγνωσής σας είναι οι ετικέτες να κατηγοριοποιούν αντικείμενα ανά θέμα και θέλετε τις ετικέτες η ιδιότητα διατηρείται εκτός της προβολής του πίνακα σας, απλώς μεταβείτε στην καρτέλα Ιδιότητες πάνω από τον πίνακα και κάντε εναλλαγή στις Ετικέτες εκτός ιδιοκτησίας.

Ωστόσο, θα εξακολουθείτε να μπορείτε να δείτε αυτήν την ιδιότητα Ετικέτες εάν ανοίξετε ένα στοιχείο ως σελίδα.

2. Προβολή πίνακα

Η προβολή του πίνακα του Notion μοιάζει με μια απλή Πίνακας Kanban για διαχείριση έργων, καθιστώντας ευκολότερη από ποτέ την παρακολούθηση των έργων και την ανάθεση εργασιών.

Σε αυτήν την προβολή, θα βρείτε στήλες με τίτλο «Δεν έχει ξεκινήσει», «Σε εξέλιξη» και «Ολοκληρώθηκε». Έτσι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κάρτες κάτω από τις στήλες για να αντιπροσωπεύσετε την κατάσταση των έργων σας, μεταφέροντάς τις στην κατάλληλη στήλη.

Ενώ οι μεμονωμένοι χρήστες μπορούν σίγουρα να χρησιμοποιήσουν την προβολή του πίνακα του Notion, σίγουρα λάμπει όταν χρησιμοποιείται από μια ομάδα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε την προβολή πίνακα για τη διαχείριση των έργων της ομάδας σας, μπορείτε να εκχωρήσετε τις κάρτες εργασιών στα μέλη της ομάδας και να προσθέσετε σχόλια εντός των καρτών που ανοίγουν ως σελίδες.

Όπως και με τους πίνακες, μπορείτε να επεξεργαστείτε ποιες ιδιότητες εμφανίζονται στη συνολική προβολή. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια ιδιότητα εκχωρητή αλλά δεν θέλετε τα ονόματά τους να εμφανίζονται στη συνολική προβολή, κατευθυνθείτε προς Ιδιότητες και εναλλαγή του Ανατεθεί εκτός ιδιοκτησίας.

Σχετιζομαι με: Πώς να χρησιμοποιήσετε το Kanban για τη διαχείριση του GTD

3. Προβολή λίστας

Η προβολή λίστας του Notion είναι μακράν ο απλούστερος τρόπος προβολής της βάσης δεδομένων σας. Αλλά όπως και με άλλα πράγματα στο Notion, η λίστα μπορεί να είναι τόσο απλή ή περίπλοκη όσο χρειάζεστε.

Σε αντίθεση με έναν πίνακα, η προβολή λίστας δεν χρησιμοποιεί πλέγμα ή στήλες. Είναι μόνο η λίστα των αντικειμένων, ακολουθούμενη από οποιεσδήποτε ιδιότητες αξίζει να εμφανίζονται.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή λίστας για μια λίστα συνταγών. Απλώς ανοίξτε κάθε στοιχείο ως σελίδα για επικόλληση ή πληκτρολογήστε τη συνταγή μέσα. Θα μπορούσατε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια ιδιότητα Tags για να οργανώσετε τις συνταγές σας ανά κουζίνα.

4. Προβολή ημερολογίου

Η προβολή ημερολογίου είναι ουσιαστικά παρόμοια με οποιοδήποτε άλλο μηνιαίο ημερολόγιο. Τακτοποιεί στοιχεία στη βάση δεδομένων σας κατά ημερομηνία, η οποία μπορεί να είναι η ημερομηνία δημιουργίας ή μια επιλεγμένη ημερομηνία, ίσως για μια ημερομηνία ανάθεσης ή προθεσμίας έργου.

Τα στοιχεία σας - τα οποία πιθανώς θα είναι είτε έργα είτε εκδηλώσεις εάν χρησιμοποιείτε προβολή ημερολογίου - εμφανίζονται ως κάρτες. Όπως και με άλλες προβολές, μπορείτε να επιλέξετε ποιες ιδιότητες θέλετε να εμφανίζονται σε αυτές τις κάρτες.

Επιπλέον, μπορείτε να μετακινηθείτε από τον τρέχοντα μήνα σε προηγούμενους ή προσεχείς μήνες και χρόνια για να ελέγξετε τα έργα ή τις εκδηλώσεις σας.

5. Προβολή γκαλερί

Μια γκαλερί έννοιας εμφανίζει όλα τα στοιχεία σας ως κάρτες σε προβολή με δυνατότητα κύλισης, όπως το Pinterest. Οι γκαλερί είναι η τέλεια προβολή βάσης δεδομένων εάν θέλετε να προβάλετε τις εικόνες για τα αντικείμενά σας.

Για να δείτε τις εικόνες των αντικειμένων σας, κάντε κλικ στο Ιδιότητες καρτέλα και επιλέξτε Προεπισκόπηση κάρτας, το οποίο θα ανοίξει ένα αναπτυσσόμενο μενού με πολλές επιλογές.

Το πρώτο είναι το Εξώφυλλο σελίδας, το οποίο θα εμφανίζει τις εικόνες εξωφύλλου κάθε στοιχείου στη συλλογή. Το δεύτερο είναι το Περιεχόμενο σελίδας, το οποίο θα εμφανίζει μια εικόνα ή μια επιλογή κειμένου από τη σελίδα ενός αντικειμένου. Η τρίτη επιλογή σάς επιτρέπει να εμφανίζετε εικόνες αρχείων εντός των αντικειμένων σας.

Σχετιζομαι με: Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την έννοια; Εξαιρετικά πρότυπα για να σας εμπνεύσουν

6. Προβολή χρονολογίου

Αν και οι προβολές ημερολογίου και χρονολογίου έχουν κάποιες ομοιότητες, η προβολή χρονολογίου προσφέρει περισσότερες επιλογές για την προβολή πραγμάτων ανά χρόνο, κάτι που είναι ιδανικό για τη διαχείριση έργου.

Τα χρονοδιαγράμματα έννοιας σάς επιτρέπουν να βλέπετε τα έργα σας ανά ώρες, ημέρες, τέταρτα ή χρόνια. Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε μεγαλύτερο μήκος σε ένα έργο απλά κρατώντας το στο τέλος και σύροντάς το αριστερά ή δεξιά.

Τα χρονοδιαγράμματα έχουν επίσης έναν ενσωματωμένο πίνακα με τα στοιχεία στη βάση δεδομένων σας. Όπως και ένας τυπικός πίνακας, μπορείτε να προσθέσετε διάφορες ιδιότητες σε κάθε στοιχείο. Για να δείτε τη λίστα, κάντε κλικ στο >> σύμβολο δίπλα στον μήνα πάνω από το χρονοδιάγραμμα.

Τρόπος χρήσης προβολών βάσης δεδομένων έννοιας

Φυσικά, αυτό που ξεχωρίζει τις βάσεις δεδομένων Notion από άλλες διαδικτυακές βάσεις δεδομένων είναι ότι μπορείτε να δείτε την ίδια βάση δεδομένων Notion από πολλές διαφορετικές προβολές.

Εάν χρησιμοποιείτε την ιδέα για τη διαχείριση έργου, η κύρια προβολή του έργου σας μπορεί να είναι μια προβολή πίνακα.

Ωστόσο, ίσως χρειαστεί να δείτε πιο καθαρά όταν πρέπει να ξεκινήσετε σε κάθε έργο, επομένως θα ήταν χρήσιμη η προβολή της ίδιας βάσης δεδομένων σε προβολή ημερολογίου ή χρονολογίου.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως θέλετε να δείτε όλες τις εικόνες σε ένα μέρος, επομένως η προβολή της γκαλερί είναι χρήσιμη.

Για να προβάλετε την ίδια βάση δεδομένων από διαφορετική προβολή, κάντε κλικ στο κείμενο που βρίσκεται στο αριστερό μέρος στην κορυφή της τρέχουσας προβολής σας ("+ Προσθήκη προβολής"). Στη συνέχεια, επιλέξτε την άλλη προβολή που θέλετε και δώστε της ένα όνομα.

Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ πολλαπλών προβολών επιλέγοντας το όνομά τους στο επάνω αριστερό μέρος της σελίδας, το οποίο θα εμφανίζει ένα αναπτυσσόμενο μενού με όλες τις προβολές που έχετε δημιουργήσει.

Χρησιμοποιήστε τις Προβολές βάσης δεδομένων για να απλοποιήσετε τις εργασίες σας

Μια προβολή βάσης δεδομένων Notion μπορεί να είναι βολική αν ξεκινήσετε τη διαχείριση έργων και προσπαθείτε να οργανώσετε τις εργασίες σας. Τώρα που γνωρίζετε για τις προβολές της βάσης δεδομένων Notion, ανοίξτε το Notion στον υπολογιστή σας για να δείτε ποια παραγωγικά πράγματα μπορείτε να πετύχετε.

26 λόγοι για να χρησιμοποιήσετε την έννοια για τις ανάγκες παραγωγικότητάς σας

Η ιδέα είναι μια εξαιρετική εφαρμογή all-in-one στο χώρο εργασίας. Εδώ είναι πολλοί λόγοι για τους οποίους πρέπει να το ρίξετε μια ματιά.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα