Έχετε κουραστεί να εκτελείτε επαναλαμβανόμενες εργασίες στο Microsoft Word; Θαμμένος μέσα στο πρόγραμμα είναι ένα ισχυρό εργαλείο αυτοματισμού που μπορεί να αφαιρέσει αυτές τις εργασίες από τα χέρια σας. Μιλάμε για μακροεντολές και παρόλο που η λειτουργία βασίζεται στη Visual Basic for Applications (VBA) της Microsoft, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε ακόμα κι αν η ιδέα της κωδικοποίησης σας δίνει τα heebie-jeebies.
Με ένα κλικ σε ένα κουμπί, το Word θα καταγράψει τις ενέργειές σας, δημιουργώντας μια μακροεντολή που μπορείτε να αναπαραγάγετε όσο συχνά θέλετε. Εάν είστε περιπετειώδεις, μπορείτε εύκολα να τροποποιήσετε τη μακροεντολή για επιπλέον βαθμό αυτοματοποίησης.
Εδώ θα σας δείξουμε ένα απλό αλλά χρήσιμο παράδειγμα: Πώς να αυτοματοποιήσετε τη λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση του Word.
Εγγραφή της μακροεντολής
Σε αυτό το παράδειγμα, είστε ο αξιότιμος πρόεδρος της Εταιρείας για τη Διατήρηση των Οδοντιατρικών Συσκευών. Έχετε δεκάδες έγγραφα του Word σχετικά με ιστορικές οδοντοστοιχίες και τα παρόμοια, όλα με το όνομα της κοινωνίας που αναγράφεται. Στη συνέχεια ξαφνικά, το διοικητικό συμβούλιο ψηφίζει για να αλλάξει το όνομα σε Dental Antiques Preservation League. Τώρα χρειάζεστε έναν εύκολο τρόπο για να ενημερώσετε τα έγγραφα.
Μπορείτε να ξεκινήσετε με ένα νέο κενό έγγραφο ή να ανοίξετε ένα υπάρχον. Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής.
Παω σε Αρχείο> Επιλογές> Προσαρμογή κορδέλας. Στα δεξιά, κάτω Κύριες καρτέλες, έλεγξε το Προγραμματιστής επιλογή. Επιλέξτε ΟΚ και έξοδος.
Ας δημιουργήσουμε τη μακροεντολή μας.
- Κάντε κλικ Προγραμματιστής> Εγγραφή μακροεντολής.
- Θα σας ζητηθεί να ονομάσετε τη μακροεντολή. Πληκτρολογήστε "ChangeSocietyName" ή οποιοδήποτε άλλο όνομα που σας ταιριάζει. Κατά την ονομασία μακροεντολών, αποφύγετε κενά, τελείες, θαυμαστικά και ειδικούς χαρακτήρες, διαφορετικά θα λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αριθμούς, αλλά ο πρώτος χαρακτήρας πρέπει να είναι ένα γράμμα.
- Μπορείτε να αντιστοιχίσετε τη μακροεντολή σε μια συντόμευση κουμπιού ή / και πληκτρολογίου, αλλά αυτό δεν απαιτείται. Εάν επιλέξετε το κουμπί, το Word θα σας επιτρέψει να το προσθέσετε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια σύντομη περιγραφή της μακροεντολής.
- Κάντε κλικ Εντάξει, και το Word θα καταγράψει τώρα τις ενέργειές σας. Κτύπημα Ctrl + Η για να εμφανιστεί το Βρίσκω και αντικαθιστώ διάλογος.
- Εισαγάγετε «Εταιρεία για τη συντήρηση των παλαιών οδοντιατρικών συσκευών» στο Find και «Dental Antique Preservation League» στο Αντικατάσταση.
- Κάντε κλικ Αντικαταστήστε όλα για να εκτελέσετε τη λειτουργία Εύρεση και αντικατάστασης. Αυτή είναι η μοναδική ενέργεια που θέλετε να καταγράψετε. Δεν έχει σημασία αν η μακροεντολή αντικαθιστά πραγματικά οποιοδήποτε κείμενο. Το θέμα είναι να το αποθηκεύσετε για άλλα έγγραφα.
- Αυτό είναι σημαντικό: Κάντε κλικ Προγραμματιστής> Διακοπή εγγραφής. Διαφορετικά, η μακροεντολή θα περιλαμβάνει όλες τις επόμενες ενέργειες.
Τώρα ας δούμε την χειροτεχνία σας. Ανοίξτε ένα έγγραφο που περιέχει το όνομα της εταιρείας. Κάντε κλικ Προγραμματιστής> Μακροεντολές. Εάν κάνετε διπλό κλικ στο ChangeSocietyName, το Word θα εκτελέσει αυτόματα τη λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση.
Υπόδειξη: Καθώς καταγράφετε τη μακροεντολή, ίσως χρειαστεί να εκτελέσετε μια ενέργεια που δεν θέλετε να εγγραφεί. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε κείμενο στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση αντί να το πληκτρολογήσετε χειροκίνητα. Κανένα πρόβλημα: Απλώς κάντε κλικ Προγραμματιστής> Παύση εγγραφής, αντιγράψτε και επικολλήστε το κείμενο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Προγραμματιστής> Συνέχιση εγγραφής. Στη συνέχεια, μπορείτε να ολοκληρώσετε την εγγραφή μακροεντολών όπως περιγράφεται παραπάνω.
Αν και εστιάσαμε εδώ στο Microsoft Word, μπορείτε επίσης Χρησιμοποιήστε μακροεντολές για να αυξήσετε την παραγωγικότητα στο Excel. Και υπάρχουν πολλά μακροεντολές εξοικονόμησης χρόνου για το Microsoft OneNote.
Γνωρίζατε ότι θα μπορούσατε να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες στο Microsoft Excel χρησιμοποιώντας μακροεντολές; Θα σας δείξουμε πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Excel 2016 για να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο.
Κατάδυση στον Κώδικα
Τώρα θα ρίξουμε μια βαθύτερη βουτιά στη νέα μακροεντολή Word. Παω σε Προγραμματιστής> Μακροεντολές, αλλά αντί να κάνετε διπλό κλικ στη μακροεντολή, επιλέξτε την και κάντε κλικ Επεξεργασία. Αυτό ανοίγει το πρόγραμμα επεξεργασίας της Visual Basic, ένα αυτόνομο περιβάλλον για τη δημιουργία εφαρμογών VBA.
Μπορεί να φαίνεται τρομακτικό, αλλά μπορείτε να αγνοήσετε τα μενού και τα περισσότερα από τα πάνελ. Εστίαση αντ 'αυτού στο παράθυρο που περιέχει τον κωδικό. Όπως μπορείτε να δείτε, το Word μόλις έγραψε μια μακροεντολή που εκτελεί την Εύρεση και αντικατάσταση.
Sub ChangeSocietyName ()
'
Μακροεντολή ChangeSocietyName
«Μετονομάστε την κοινωνία για τη συντήρηση παλαιών οδοντιατρικών συσκευών
'
Επιλογή. Εύρημα. Εκκαθάριση μορφοποίησης
Επιλογή. Εύρημα. Αντικατάσταση. Εκκαθάριση μορφοποίησης
Με επιλογή. Εύρημα
.Text = "Κοινωνία για τη συντήρηση παλαιών οδοντιατρικών συσκευών"
.Αντικατάσταση. Κείμενο = "Dental Antiques Preservation League"
. Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = Λάθος
.MatchCase = Λάθος
.MatchWholeWord = Λάθος
.MatchWildcards = Λάθος
.MatchSoundsLike = Λάθος
.MatchAllWordForms = Λάθος
Τερματισμός με
Επιλογή. Εύρημα. Εκτέλεση Replace: = wdReplaceAll
Τέλος Υποτ
Ας εξηγήσουμε τι συμβαίνει εδώ.
Το "sub" στην πρώτη γραμμή είναι σύντομο για "subroutine", ένα μικρό πρόγραμμα που μπορεί να εκτελεστεί από μόνο του ή ως μέρος μιας μεγαλύτερης εφαρμογής VBA. Οι γραμμές που προηγούνται των μεμονωμένων εισαγωγικών είναι για σχόλια. Τα εισαγωγικά λένε στη VBA να αγνοήσει τυχόν δηλώσεις σε αυτές τις γραμμές.
Στη συνέχεια φτάνουμε στο κρέας του κώδικα: ο κώδικας που εκτελεί το Βρίσκω και αντικαθιστώ λειτουργία. Όπως μπορείτε να δείτε, καθορίζει τιμές για κάθε επιλογή στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, συμπεριλαμβανομένου του κειμένου και του κειμένου αντικατάστασης σε εισαγωγικά. ο Επιλογή. Εύρημα. Εκτέλεση Η εντολή κοντά στο τέλος ισοδυναμεί με κλικ στο κουμπί "Αντικατάσταση όλων".
Διαμόρφωση της μακροεντολής
Για να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές, δεν χρειάζεται να χάσετε τον κώδικα ή ακόμη και να τον κοιτάξετε. Αλλά μπορείτε να εκμεταλλευτείτε περισσότερο αυτήν τη λειτουργία εάν είστε πρόθυμοι να βουτήξετε. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι κάνετε λάθος κατά την εγγραφή της μακροεντολής. Αντί να το εγγράψετε ξανά, μπορείτε να μεταβείτε στη Visual Basic και να το διορθώσετε.
Μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε τη μακροεντολή για να την κάνετε πιο χρήσιμη, και αυτό θα κάνουμε εδώ. Όταν εκτελείτε Εύρεση και αντικατάσταση, είτε χειροκίνητα είτε μέσω μακροεντολής, το Word θυμάται το κείμενο εύρεσης και αντικατάστασης. Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, θα μοιάζει με αυτό.
Θα ήταν καλύτερα να διαγράψετε τις τιμές, ώστε να έχουμε ένα καθαρό παράθυρο διαλόγου. Θα το κάνουμε με μια δεύτερη μακροεντολή, εκτός από αυτήν τη φορά, θα το κάνουμε απευθείας στη Visual Basic.
- Στον επεξεργαστή της Visual Basic, επιλέξτε ολόκληρη την υπορουτίνα, από την πρώτη γραμμή έως το End Sub. Κτύπημα Ctrl + C για να το αντιγράψετε.
- Τοποθετήστε τον κέρσορα κάτω από το End Sub και πατήστε Ctrl + V. Μόλις αντιγράψατε την υπορουτίνα.
- Αλλάξτε το όνομα από ChangeSocietyName σε ClearFindReplace (ή οποιοδήποτε άλλο όνομα που σας ταιριάζει). Αυτό είναι σημαντικό επειδή το VBA θα δημιουργήσει ένα μήνυμα σφάλματος εάν προσπαθήσετε να εκτελέσετε μακροεντολές με διπλά ονόματα.
- Στο .Κείμενο και Αντικατάσταση. Κείμενο τιμές, αφαιρέστε το κείμενο, αλλά αφήστε τα εισαγωγικά. Ουσιαστικά, λέτε στο Word να μην βρει τίποτα και να το αντικαταστήσει με τίποτα, αλλά ξεκαθαρίζετε επίσης αυτές τις τιμές.
Το αποτέλεσμα πρέπει να μοιάζει με αυτό:
Sub ClearFindReplace ()
'
"ClearFindReplace Macro
"Εκκαθάριση κειμένου από το διάλογο Εύρεση και αντικατάσταση
'
Επιλογή. Εύρημα. Εκκαθάριση μορφοποίησης
Επιλογή. Εύρημα. Αντικατάσταση. Εκκαθάριση μορφοποίησης
Με επιλογή. Εύρημα
. Κείμενο = ""
.Αντικατάσταση. Κείμενο = ""
. Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = Λάθος
.MatchCase = Λάθος
.MatchWholeWord = Λάθος
.MatchWildcards = Λάθος
.MatchSoundsLike = Λάθος
.MatchAllWordForms = Λάθος
Τερματισμός με
Επιλογή. Εύρημα. Εκτέλεση Replace: = wdReplaceAll
Τέλος Υποτ
Τώρα θα επιστρέψουμε στη μακροεντολή ChangeSocietyName. Κάτω από τον κώδικα Εύρεση και αντικατάστασης, αλλά πριν από το End Sub, εισαγάγετε το ClearFindReplace (χωρίς παρενθέσεις στο τέλος).
Αυτό είναι σωστό: Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε όλο τον κωδικό που μόλις δημιουργήσατε, απλώς το όνομα της μακροεντολής.
Sub ChangeSocietyName ()
'
Μακροεντολή ChangeSocietyName
«Μετονομάστε την κοινωνία για τη συντήρηση παλαιών οδοντιατρικών συσκευών
'
Επιλογή. Εύρημα. Εκκαθάριση μορφοποίησης
Επιλογή. Εύρημα. Αντικατάσταση. Εκκαθάριση μορφοποίησης
Με επιλογή. Εύρημα
.Text = "Κοινωνία για τη συντήρηση παλαιών οδοντιατρικών συσκευών"
.Αντικατάσταση. Κείμενο = "Dental Antiques Preservation League"
. Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = Λάθος
.MatchCase = Λάθος
.MatchWholeWord = Λάθος
.MatchWildcards = Λάθος
.MatchSoundsLike = Λάθος
.MatchAllWordForms = Λάθος
Τερματισμός με
Επιλογή. Εύρημα. Εκτέλεση Replace: = wdReplaceAll
ClearFindReplace
Τέλος Υποτ
Όταν το Word εκτελεί το ChangeSocietyName, πρώτα θα εκτελέσει την αρχική λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση. Στη συνέχεια, θα ερμηνεύσει το ClearFindReplace ως εντολή για την εκτέλεση της δεύτερης μακροεντολής.
Προχωρώντας περαιτέρω με το VBA
Όπως μπορείτε να δείτε, η λειτουργία καταγραφής μακροεντολών του Word μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο με αμέτρητους τρόπους. Μπορείτε να δημιουργήσετε μακροεντολές για να αυτοματοποιήσετε σχεδόν οποιαδήποτε λειτουργία και στον επεξεργαστή της Visual Basic, μπορείτε να τροποποιήσετε το μακροεντολές, ενσωματώστε μια μακροεντολή μέσα στην άλλη ή δημιουργήστε μια υπορουτίνα που εκτελεί πολλές μακροεντολές μία μετά την άλλα.
Επειδή το VBA είναι μια πλήρης γλώσσα προγραμματισμού, μπορείτε να ενσωματώσετε τις υπορουτίνες σε μεγαλύτερες εφαρμογές με μεταβλητές, βρόχους, δηλώσεις υπό όρους και άλλα. Και αφού μάθετε τα βασικά του VBA στο Word, μπορείτε να εφαρμόσετε πολλές από τις ίδιες γνώσεις για να δημιουργήσετε μακροεντολές στο Microsoft Excel και την Access.
Για να το προχωρήσετε περαιτέρω, θα θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις συμβάσεις VBA και τον επεξεργαστή της Visual Basic, όπως πώς να οργανώσετε τον κώδικά σας και πώς να αντιμετωπίσετε σφάλματα. Αλλά ακόμα κι αν θέλετε να διατηρήσετε απλές λειτουργίες όπως αυτές που περιγράφονται εδώ, μπορείτε να προχωρήσετε σημαντικά στη βελτίωση της παραγωγικότητάς σας.
Εάν χρησιμοποιείτε τακτικά το Excel, αξίζει να μάθετε πώς να δημιουργείτε μακροεντολές VBA και να έχετε πρόσβαση σε πολλές άλλες λειτουργίες και δυνατότητες.
- Παραγωγικότητα
- Microsoft Word
- Microsoft Office 365
- Microsoft Office 2016
- Συμβουλές του Microsoft Office
- Microsoft Office 2019
- Μακροεντολές
Ο Stephen Beale είναι μακροχρόνιος συγγραφέας τεχνολογίας με έδρα την περιοχή του Σαν Φρανσίσκο. Έχει συγγράψει πολλά βιβλία σχετικά με εφαρμογές υπολογιστών σε εκδόσεις και γραφιστική και είναι πρώην συντάκτης ειδήσεων και κριτικών για το Macworld. Διαχειρίζεται τον Steampunk Explorer, έναν δημοφιλή ιστότοπο για τους λάτρεις του steampunk.
Εγγραφείτε στο Newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Ένα ακόμη βήμα…!
Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας στο email που μόλις σας στείλαμε.
