7 Συνταγές IFTTT που πρέπει να ρυθμίσετε για εύκολη συνεργασία με άλλους

Διαφήμιση

Εάν η καθαριότητα είναι δίπλα στη Θεότητα, τότε ο αυτοματισμός θα σας οδηγήσει στον παράδεισο. Γιατί; Επειδή όταν η ζωή σας είναι αυτοματοποιημένη, είναι απλούστερη, πιο καθαρή και πιο ευτυχισμένη.

Υπάρχουν λίγες υπηρεσίες εξίσου ισχυρές όσον αφορά την αυτοματοποίηση της παραγωγικότητας όπως το IFTTT. Το IFTTT σας βοηθά εξοικονομήσετε χρήματα Χρησιμοποιήστε το IFTTT για να εξοικονομήσετε χρήματα και να κερδίσετε χρήματαΊσως ο καλύτερος τρόπος να ενημερωθείτε για ειδικές προσφορές στο διαδίκτυο είναι να αγκαλιάσετε το IFTTT, τα δημοφιλή δεδομένα υπηρεσία συνδυασμού που σας επιτρέπει να επεξεργάζεστε δεδομένα από ιστότοπους και RSS feeds σε κάτι χρήσιμο Για... Διαβάστε περισσότερα , μεταμορφώστε το email και το SMS σας σε έναν πίνακα αποτελεσμάτων για σπορ Μετατρέψτε τα email σας, τα εισερχόμενα SMS ή οτιδήποτε άλλο σε πίνακα αποτελεσμάτων με IFTTT και ESPNΣυνεχίστε με την αγαπημένη σας αθλητική ομάδα, όπως θέλετε. Το νέο κανάλι ESPN για το If This Then That (ifttt) σημαίνει ότι μπορείτε εύκολα να ρυθμίσετε SMS, email και ακόμη και ειδοποιήσεις τηλεφώνου για τα αγαπημένα σας ...

Διαβάστε περισσότερα ή βελτιστοποίηση Αυτοματοποίηση Ημερολογίου Google 9 Hacks IFTTT για να ενισχύσει τη ζωή σας με το Ημερολόγιο GoogleΤο ημερολόγιό σας είναι μεγάλο μέρος της παραγωγικότητάς σας και η σωστή διαχείριση του μπορεί να κάνει μια πραγματική διαφορά. Οι σωστές συνταγές IFTTT μπορούν να σας βοηθήσουν να αναλάβετε τον έλεγχο του Ημερολογίου σας Google και να την κάνετε ... Διαβάστε περισσότερα .

Αυτή είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου με το IFTTT. Ακριβώς όταν νομίζετε ότι τα έχετε καλύψει όλα, έρχονται νέες ιδέες συνταγών. Όταν συνεργάζεστε με μια ομάδα ατόμων, το IFTTT προσφέρει ακόμη περισσότερες ευκαιρίες για αυτοματοποίηση και απλοποίηση της διαδικασίας συνεργασίας με άλλους. Ακολουθούν 7 χρήσιμες συνταγές για κάθε εργασία ή έργο που διαχειρίζεστε και περιλαμβάνει μια ομάδα ανθρώπων.

Αποστολή email στο Ημερολόγιο

Όταν εργάζεστε με μια ομάδα ατόμων που δεν μπορείτε πάντα να βασιστείτε στον υπολογιστή σας την ίδια ώρα κατά τη διάρκεια της ημέρας, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το πιο αποτελεσματικό εργαλείο επικοινωνίας.

Πέρα από την επικοινωνία, είναι επίσης ένας από τους καλύτερους ενεργοποιητές αυτοματισμού εκεί έξω, επειδή μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από σχεδόν οπουδήποτε. Οι χρήστες σχεδόν πάντα έχουν διαμορφωθεί email για τα τηλέφωνά τους. Έτσι, η πρώτη συνταγή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι να ενεργοποιήσετε τα συμβάντα του Ημερολογίου Google με το email σας.

Ετσι δουλευει. Στο email σας (το παράδειγμα εδώ είναι το Gmail), δημιουργήστε μια ετικέτα που ονομάζεται "Ομαδικό ημερολόγιο".

Δημιουργήστε ένα φίλτρο έτσι ώστε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνεται με το θέμα "Ημερολόγιο ομάδας" να επισημαίνεται με αυτήν την ετικέτα. Στη συνέχεια, στο IFTTT, δημιουργήστε μια ετικέτα ενεργοποίησης email που αναζητά αυτήν την ετικέτα.

Χρησιμοποιώντας το IFTTT, πάρτε το κύριο μέρος αυτού του email και εισαγάγετέ το στο κοινόχρηστο ημερολόγιό σας. Απλώς επιλέξτε τη σκανδάλη Ημερολογίου και ρυθμίστε την για το "Γρήγορη προσθήκη συμβάντος" και ζητήστε από το κείμενο να εμφανίσει τη διεύθυνση email και το κύριο κείμενο.

Δείτε τι είναι ωραίο για αυτήν τη σκανδάλη - Εάν κάποιος γράφει "Business Dinner αύριο στις 8μμ" στο σώμα, το IFTTT τοποθετεί με έξυπνο τρόπο αυτό το συμβάν στη χρονοδιάγραμμα στις 8μμ αύριο στο ημερολόγιό σας!

Εκεί το έχεις. Κάθε συμβάν μπορεί να προστεθεί αυτόματα στο ημερολόγιο της ομάδας με το σωστό θέμα στο email.

Το μόνο ενδιαφέρον εδώ είναι ότι το email Google που χρησιμοποιείτε με IFTTT πρέπει να είναι αυτό που χρησιμοποιείται για το κοινόχρηστο ημερολόγιο της ομάδας. Εφόσον το έχετε ρυθμίσει με τον ίδιο λογαριασμό Google, αυτή η συνταγή θα λειτουργήσει τέλεια.

Δημιουργία εκδήλωσης στο Ημερολόγιο Google μέσω SMS σε αριθμό IFTTT

Η επόμενη συνταγή είναι ένας άλλος τρόπος για να εισαγάγετε ένα συμβάν στο κοινόχρηστο Ημερολόγιο Google, εκτός από αυτήν τη φορά μέσω SMS. Απλώς ρυθμίστε μια σκανδάλη IFTTT SMS με μήνυμα με ετικέτα και κάντε το hashtag κάπως έτσι #GroupEvent.

Η σκανδάλη θα είναι ξανά ένα συμβάν Ημερολογίου Google και το μόνο που πρέπει να συμπεριλάβετε είναι το ίδιο το πραγματικό μήνυμα κειμένου.

Ισχύει ο ίδιος κανόνας. Εάν το κείμενο αναφέρει μια συγκεκριμένη ημέρα και ώρα, το IFTTT είναι αρκετά έξυπνο για να εισαγάγει αυτό το συμβάν στη σωστή χρονική θέση στο ημερολόγιό σας. Είναι ένας πιο βολικός τρόπος για τη δημιουργία αυτών των ομαδικών εκδηλώσεων στο ημερολόγιο μέσω SMS και όχι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάτι που θα απαιτούσε από εσάς να ανοίξετε την εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο τηλέφωνό σας όταν βρίσκεστε εν κινήσει.

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο υπολογιστικό φύλλο

Μια άλλη από τις αγαπημένες μου συνταγές ομαδικής συνεργασίας είναι η συνταγή Email to Spreadsheet. Αυτό είναι ιδανικό για τα έργα που περιλαμβάνουν μια ομάδα ανθρώπων που πηγαίνουν στο πεδίο για να συλλέξουν δεδομένα.

Το μόνο που χρειάζονται τα μέλη της ομάδας σας είναι το κινητό τους τηλέφωνο με δυνατότητα σύνδεσης email. Καθώς συλλέγουν πληροφορίες, το μόνο που έχουν να κάνουν είναι να στείλουν ένα email με το θέμα "προσθήκες:" ακολουθούμενο από το όνομα των δεδομένων που συλλέχθηκαν.

Όπως και με το εργαλείο email-to-ημερολόγιο, θα πρέπει να ρυθμίσετε ένα φίλτρο στον λογαριασμό email σας για να αναζητήσετε αυτό το κείμενο μέσα στο θέμα.

Χρησιμοποιήστε το πεδίο "Έχει τις λέξεις" αντί για Θέμα, επειδή το θέμα θα περιλαμβάνει και άλλες πληροφορίες. Κάντε αυτό το φίλτρο να εφαρμόσει την ετικέτα "ADD-SPREADSHEET" σε αυτό το email.

Τώρα, στο IFTTT, δημιουργήστε μια ετικέτα ενεργοποίησης email που αναζητά email με την ετικέτα να φτάνει στα εισερχόμενά σας.

Στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν κανόνα ετικέτας Google Drive για προσθήκη σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Πληκτρολογήστε ένα όνομα υπολογιστικού φύλλου ομάδας που έχετε δημιουργήσει στο Google Drive και χρησιμοποιήστε τα δεδομένα που εισάγονται χρησιμοποιώντας τα τρία πεδία - την ημερομηνία παραλαβής, το θέμα (το οποίο περιλαμβάνει το στοιχείο συλλογής δεδομένων) και τη σωματική δοκιμή (που θα είναι τα δεδομένα εαυτό).

Αυτό θα λάβει ένα εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα μέλη της ομάδας σας και θα εισάγει αυτόματα τα δεδομένα του στο υπολογιστικό φύλλο της ομάδας χωρίς καμία προσπάθεια από την πλευρά σας.

Αυτός είναι ένας βολικός τρόπος για να συγκεντρώσετε δεδομένα όλα σε ένα μέρος ενώ όλοι είναι εν κινήσει. Σκεφτείτε τους εργαζομένους σταθμών παραγωγής ηλεκτρικού ρεύματος που πηγαίνουν στις μονάδες πεδίου για να συλλέξουν πληροφορίες από μηχανήματα. εργαζόμενοι πληροφορικής γραφείου που τρέχουν και συλλέγουν πληροφορίες υπολογιστή. ή πολιτικούς εργαζόμενους που λαμβάνουν δημοσκοπήσεις από τοπικούς πολίτες. Αυτές οι καταστάσεις θα μπορούσαν να επωφεληθούν από ένα αυτοματοποιημένο εργαλείο σαν αυτό.

Ειδοποιήσεις Dropbox

Φυσικά, μερικές φορές απλές γραμμές κειμένου δεν θα το κόψουν. Τα μέλη της ομάδας σας ενδέχεται να χρειαστεί να υποβάλουν ολόκληρες φόρμες ή έγγραφα PDF στην τοποθεσία αποθήκευσης της ομάδας. Αυτή είναι μια κατάσταση που σίγουρα απαιτεί μια αυτοματοποιημένη λύση Dropbox. Με το Dropbox, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να δημιουργήσετε έναν κοινόχρηστο φάκελο, όλοι οι συμπαίκτες σας να συνδέσουν τις κινητές συσκευές τους με αυτόν τον κατάλογο κοινής χρήσης με μια εφαρμογή Dropbox και τελειώσατε.

Αλλά, πώς θα ειδοποιηθείτε όταν τα μέλη της ομάδας σας έχουν υποβάλει νέα έγγραφα στον κοινόχρηστο φάκελο; Αχ, τώρα υπάρχει δουλειά για το IFTTT! Αρχικά, δημιουργήστε μια σκανδάλη Dropbox για το φάκελο που δημιουργήσατε στον οποίο τα μέλη της ομάδας σας μπορούν να ρίξουν έγγραφα.

Η ενέργεια θα είναι ένα SMS στο τηλέφωνό σας, το οποίο θα σας παρέχει το όνομα του αρχείου και έναν σύνδεσμο διεύθυνσης URL απευθείας στην τοποθεσία του αρχείου στο DropBox.

Τη στιγμή που τα μέλη της ομάδας πετούν ένα έγγραφο στον κοινόχρηστο φάκελο, εσείς ως διαχειριστής θα ξέρετε αμέσως ότι το έγγραφο είναι έτοιμο για εσάς. Αυτό είναι ένα καλό εργαλείο για έναν δάσκαλο που διαχειρίζεται εργασίες για μια μεγάλη τάξη. έναν συντάκτη που περιμένει άρθρα · και πολλά άλλα σενάρια.

Το Dropbox μπορεί επίσης θα σας ειδοποιήσω για αλλαγές στους φακέλους cloud. Αυτή η απλή συνταγή σάς βοηθά να διευρύνετε τις επιλογές σας με άλλα εργαλεία ειδοποίησης.

Ημερομηνία κοινοποίησης και SMS

Μια άλλη κοινή ανάγκη για ομάδες ανθρώπων που συνεργάζονται είναι οι συνεχείς συναντήσεις. Είναι μια ατυχής ανάγκη, αλλά δεν υπάρχει καλύτερος τρόπος να διατηρήσετε μια ομάδα σε καλό δρόμο από τις τακτικές συναντήσεις όπου όλοι κάνουν check in για να αναφέρουν την πρόοδο. Το πρόβλημα είναι ότι υπάρχουν πάντα άνθρωποι που ξεχνούν τις συναντήσεις.

Εάν θέλετε να το διορθώσετε, μια δροσερή προσέγγιση είναι να χρησιμοποιήσετε τη σκανδάλη ημερομηνίας / ώρας στο IFTTT. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να ενεργοποιήσετε οτιδήποτε από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έως ειδοποιήσεις iPhone, αλλά στο παρακάτω παράδειγμα χρησιμοποιώ ένα σενάριο όπου η ομάδα επικοινωνεί ενεργά μέσω μιας σελίδας Facebook. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε μια ειδοποίηση σε μια σελίδα στο Facebook με IFTTT, αλλά πρώτα πρέπει να δημιουργήσετε τη σκανδάλη ημέρας / ώρας.

Στη συνέχεια, απλώς δημιουργήστε το προσαρμοσμένο μήνυμα που θέλετε να πετάξετε στη σελίδα Facebook όταν πλησιάζει η ώρα για τη σύσκεψη.

Εάν η ομάδα χρησιμοποιεί ενεργά αυτήν τη σελίδα, τότε δεν θα πρέπει να έχετε ένα άτομο που απουσιάζει στη σύσκεψη.

Σελίδα Facebook # Βοήθεια Hashtag στο Group Email

Εδώ είναι ένα άλλο σενάριο. Ας υποθέσουμε ότι διαχειρίζεστε ιστότοπους φιλοξενίας επιχειρήσεων και έχετε μια αυξανόμενη βάση πελατών που χρειάζονται την τεχνική σας υποστήριξη. Η ομάδα τεχνικής υποστήριξης είναι εξαιρετική, αλλά οι πελάτες σας παραπονούνται ότι δεν είναι πάντα εύκολο να επικοινωνήσετε με την τεχνική υποστήριξη.

Ακολουθεί ένας τρόπος για να ενθουσιάσετε τους πελάτες σας για την τεχνική σας υποστήριξη. Προσφέρετε να δημοσιεύσετε οποιαδήποτε ερώτηση στο γραφείο βοήθειας στη σελίδα σας στο Facebook με το hashtag #βοήθεια, και να μεταφερθεί αμέσως αυτό το μήνυμα σε ολόκληρη την ομάδα τεχνικής υποστήριξης.

Η σκανδάλη στο IFTTT είναι μια σκανδάλη σελίδας στο Facebook όπου ρυθμίζετε το hashtag.

Αυτός ο κανόνας θα μεταβεί στην έξοδο ειδοποίησης μέσω email. Κάντε το θέμα κάποια σημαία όπως "GROUP-HELP" και εισαγάγετε το μήνυμα της ανάρτησης στο σώμα.

Αυτό θα μεταβεί στη δική σας διεύθυνση email, οπότε απλώς δημιουργήστε ένα φίλτρο στον λογαριασμό email σας και προωθήστε το αυτό το μήνυμα αυτόματα σε ολόκληρη την ομάδα του προσωπικού τεχνικής υποστήριξης. Ανετα!

Την επόμενη φορά που ένας από τους πελάτες σας παρατηρήσει ότι οι διακομιστές σας είναι εκτός λειτουργίας, μπορείτε να εμπιστευτείτε ότι ολόκληρη η ομάδα τεχνικής υποστήριξης θα ακούσει γι 'αυτό ακριβώς την ίδια στιγμή - τη στιγμή που ένας πελάτης το αναφέρει!

Toodledo για να στείλετε email όταν ολοκληρωθούν οι εργασίες

Μια από τις καλύτερες προσθήκες στο IFTTT κατά τη γνώμη μου ήταν Toodledo. Θα χρειαστείτε κάποιο είδος λίστας υποχρεώσεων για να διαχειριστείτε πλήρως μια ομάδα και με το Toodledo ενσωματωμένο στο IFTTT, μπορείτε να κάνετε κάθε είδους δροσερό αυτοματισμό μαζί του.

Για παράδειγμα, δεν θα ήταν ωραίο να λαμβάνετε ειδοποίηση κάθε φορά που κάποιος στην ομάδα σας ολοκληρώνει την εργασία του;

Κανένα πρόβλημα. Δημιουργήστε μια σκανδάλη στο IFTTT για όποτε ολοκληρωθεί οποιαδήποτε εργασία.

Στην πλευρά εξόδου, επιλέξτε email. Αυτό που είναι υπέροχο είναι ότι αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σταλεί σε πολλά άτομα, όχι μόνο στον λογαριασμό email σας που έχει εγγραφεί στο IFTTT. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε έως και πέντε διευθύνσεις ατόμων που πρέπει να γνωρίζουν πότε οι εργασίες ολοκληρώνονται από την ομάδα.

Υπάρχουν και άλλα πράγματα που μπορείτε να κάνετε με το Toodledo, όπως μπορείτε να δείτε από τη λίστα σκανδάλης παραπάνω. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε όταν δημιουργούνται νέες εργασίες ή μόνο νέες εργασίες με συγκεκριμένες ετικέτες.

Μοιραστείτε τα δικά σας κόλπα και συνταγές

Με λίγη δημιουργικότητα, είναι απίστευτο πόσο μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη συνεργασία μεμονωμένων μελών σε μια ομάδα. Η συνεργασία με άλλους ανθρώπους μπορεί να είναι μια πολύπλοκη σειρά εργασιών, προκλήσεων και επιτυχιών - γιατί να μην απλοποιήσετε το όλο θέμα αυτοματοποιώντας όλη την επικοινωνία, τον προγραμματισμό και τη διαχείριση όπως μπορείτε; Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να επικεντρωθείτε στο έργο στο χέρι, το οποίο με τη σειρά του θα έχει πολύ καλύτερο τελικό αποτέλεσμα.

Έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ IFTTT για αυτοματοποίηση εργασιών ομάδας; Μοιραστείτε μερικά από τα κόλπα και τις συνταγές σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων!

Συντελεστές εικόνας: Δημιουργική αειφορία Μέσω του Flickr