21 τρόποι αυτοματοποίησης του Dropbox μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο κάθε μέρα

Διαφήμιση

Στον πυρήνα του, Dropbox είναι μια υπηρεσία αποθήκευσης και κοινής χρήσης αρχείων στο cloud. Εάν είστε ένας από τους 200 εκατομμύρια χρήστες του, αυτό πιθανότατα χρησιμοποιείται και για το Dropbox.

Αλλά υπάρχουν πολλά περισσότερα που προσφέρει το Dropbox για να διευκολύνει τη ζωή σας.

Μερικά απο Οι αχρησιμοποίητες λειτουργίες του Dropbox 15 πράγματα που δεν γνωρίζατε ότι θα μπορούσατε να κάνετε με το DropboxΟι υπηρεσίες αποθήκευσης στο cloud έχουν έρθει και φύγει, αλλά το Dropbox είναι πιθανώς εκείνο που ήταν εδώ το μεγαλύτερο. Και τώρα έχει βελτιώσει το παιχνίδι του με μια σειρά από νέα χαρακτηριστικά. Ας εξερευνήσουμε. Διαβάστε περισσότερα περιλαμβάνουν σχολιασμό αρχείων, αποθήκευση σελιδοδεικτών, φιλοξενία podcast και δημιουργία άλμπουμ φωτογραφιών. Υπάρχουν ακόμη και αρκετά εντυπωσιακά ομαδική συνεργασία Βελτιώστε τη Συνεργατική Επεξεργασία Αρχείων του Office με Dropbox & Project HarmonyΤο Dropbox έκανε μια πολλά υποσχόμενη κίνηση προς τη συνεργατική συγγραφή και επεξεργασία. Το Project Harmony προσφέρει στους χρήστες Dropbox για επιχειρήσεις έγκαιρη πρόσβαση σε μια νέα δυνατότητα συνεργασίας για επιτραπέζιους υπολογιστές.

Διαβάστε περισσότερα και Σχολιασμός PDF Το Dropbox προσθέτει υποστήριξη για σχολιασμούς PDF και iWorkΤο Dropbox κυκλοφόρησε μια άλλη ενημέρωση εφαρμογής iOS που περιλαμβάνει υποστήριξη για προβολή σχολιασμών σε έγγραφα PDF, υποστήριξη για εξαγωγή εγγράφων με περισσότερες μορφές iWork, καθώς και διάφορες διορθώσεις σφαλμάτων. Διαβάστε περισσότερα εργαλεία που πολλά άτομα δεν έχουν δοκιμάσει ακόμη.

Με άλλα λόγια, εάν χρησιμοποιείτε το Dropbox στο μέγιστο των δυνατοτήτων του, θα μπορούσατε να εξοικονομήσετε πολλούς πονοκεφάλους.

Ωστόσο, αυτή είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου. Εάν χρησιμοποιείτε το Dropbox παράλληλα με μερικές άλλες εφαρμογές, μπορείτε εύκολα να αυτοματοποιήσετε έναν μεγάλο αριθμό επαναλαμβανόμενων εργασιών, εξοικονομώντας χρόνο Πιέστε μια επιπλέον ώρα κάθε μέρα με αυτές τις 10 γρήγορες συμβουλέςΜερικές απλές συνήθειες μπορούν να μας βοηθήσουν να ρίξουμε μερικούς αναποτελεσματικούς τρόπους και να αυξήσουμε το απόθεμα χρόνου μας κάνοντας τα πράγματα που έχουν σημασία. Αυτές οι ιδέες μπορούν να σας προσφέρουν μια επιπλέον παραγωγική ώρα κάθε μέρα. Διαβάστε περισσότερα , και συντομεύοντας τη λίστα υποχρεώσεων 6 συμβουλές για τη χρήση του OneNote ως λίστα υποχρεώσεωνΑξιοποιείτε στο έπακρο τη λίστα υποχρεώσεων OneNote; Εφαρμόστε τις συμβουλές μας για καλύτερες λίστες ελέγχου OneNote. Διαβάστε περισσότερα .

Κάνοντας τη ζωή σας ευκολότερη

Πέρυσι, ο συγγραφέας του MakeUseOf Akshata Shanbhag κάλυψε μερικά τρόποι με τους οποίους το Dropbox θα μπορούσε να κάνει τη ζωή σας πιο εύκολη Κάντε το Dropbox ακόμη πιο εκπληκτικό με αυτές τις συντομεύσεις εξοικονόμησης χρόνουΕάν έχετε εμπιστευτεί το Dropbox με τα αρχεία σας, μπορείτε επίσης να κάνετε ό, τι μπορείτε για να αξιοποιήσετε περισσότερο. Ξεκινήστε δοκιμάζοντας τις καταπληκτικές συντομεύσεις που αναφέρονται εδώ. Διαβάστε περισσότερα . Αυτό το άρθρο σας δείχνει πώς να:

• Δημιουργώ ένα Βιβλία φάκελο στο Dropbox, ο οποίος στέλνει αυτόματα τα μεταφορτωμένα βιβλία σας στο Kindle.
• Δημοσιεύστε αυτόματα τις αναρτήσεις ιστολογίου WordPress από το Dropbox.
• Καταργήστε την κοινή χρήση κοινόχρηστων φακέλων Dropbox.
• Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των εικόνων WhatsApp στο Dropbox.

Σήμερα, θέλω να επεκταθώ περαιτέρω σε αυτήν τη λίστα. Παρακάτω θα σας δοθεί μια σειρά από διαφορετικές εφαρμογές που μπορείτε εύκολα να συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας στο Dropbox. Μόλις συνδεθείτε, μπορείτε να ξεκινήσετε την αυτοματοποίηση των εργασιών σας μία προς μία.

Αυτοματοποιητής Dropbox

Το Dropbox Automator είναι ένα εργαλείο που μπορεί να αυτοματοποιήσει συγκεκριμένες ενέργειες για αρχεία που τοποθετείτε σε συγκεκριμένους φακέλους. Η δωρεάν έκδοση σάς επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε έναν περιορισμένο αριθμό εργασιών χωρίς χρέωση, αλλά υπάρχουν προσιτές premium αναβαθμίσεις εάν τις χρειάζεστε.

Το πρώτο βήμα είναι να επιλέξετε σε ποιον φάκελο Dropbox θέλετε να εκχωρήσετε μια εργασία αυτοματοποίησης. Στη συνέχεια, επιλέξτε την εργασία που θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτόν το φάκελο. Μόλις γίνει αυτό, κάθε φορά που ανιχνεύεται ο σωστός τύπος αρχείου σε αυτόν τον φάκελο, η εργασία ενεργοποιείται αυτόματα.

Το παρακάτω βίντεο 3 λεπτών σας δείχνει πώς να ξεκινήσετε.

Αφού ρυθμίσετε αυτές τις εργασίες στο Dropbox Automator, ένα μόνο δείγμα από αυτό που θα μπορείτε να αυτοματοποιήσετε περιλαμβάνει:

Μετατροπή εγγράφων σε PDF

Ανεβάστε ένα έγγραφο (Word, Απλό κείμενο, ODF κ.λπ.) σε έναν επιλεγμένο φάκελο Dropbox. Μια έκδοση PDF θα δημιουργηθεί αυτόματα και θα αποθηκευτεί σε έναν νέο φάκελο που ονομάζεται Επεξεργασμένο.

Μεταφόρτωση αρχείων στο Slideshare

Αντί να ανεβάσετε ένα έγγραφο, όπως μια παρουσίαση, απευθείας στο Slideshare, προσθέστε το σε ένα συγκεκριμένο φάκελο Dropbox και θα ανεβάσει αυτόματα στο λογαριασμό σας στο Slideshare.

Μετάφραση αρχείων

Εάν έχετε ένα αρχείο που θέλετε να μεταφράσετε σε άλλη γλώσσα, το Dropbox Automator χρησιμοποιεί Bing μεταφραστής να το κάνεις αυτό για σένα. Τα αποτελέσματα δεν θα είναι τέλεια, αλλά θα είναι εφαρμόσιμα και θα είναι γρήγορα.

Αλλαγή μεγέθους, επεξεργασία και μεταφόρτωση εικόνων

Οποιαδήποτε εικόνα μεταφορτώνεται σε έναν καθορισμένο φάκελο Dropbox, μπορεί να αλλάξει το μέγεθός της στις διαστάσεις της επιλογής σας και στη συνέχεια να μεταφορτωθεί απευθείας στο Facebook, το Flickr ή το Google Drive. Μπορείτε ακόμη χειριστείτε τις εικόνες με διάφορους τρόπους (δείτε την πλήρη λίστα παρακάτω). Μπορείτε να προσθέσετε υδατογραφήματα (γραμματόσημα / λογότυπα), να μετατρέψετε σε ασπρόμαυρο, να γράψετε κείμενο σε μια εικόνα, να μετατρέψετε τύπους αρχείων και να περιστρέψετε εικόνες.

Αποστολή εγγράφων σε άλλες υπηρεσίες

Τα αρχεία που προστίθενται σε οποιονδήποτε φάκελο μπορούν να μεταφορτωθούν αυτόματα σε άλλες υπηρεσίες, όπως SkyDrive, Sugarsync, Evernote και Basecamp. Μπορούν επίσης να μετατραπούν σε .zip, να μεταφορτωθούν μέσω FTP ή να σταλούν μέσω email σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση email.

IFTTT

IFTTT (Εάν αυτό τότε αυτό) είναι μια ισχυρή εφαρμογή που ουσιαστικά συνδέει «οτιδήποτε με οτιδήποτε Το IFTTT συνδέεται τώρα με οτιδήποτε: Παρουσιάζουμε το κανάλι του MakerΟι πιθανές χρήσεις για IFTTT είναι ατελείωτες. Αλλά μέχρι τώρα, ήταν δύσκολο να το συνδέσετε με τα δικά σας έργα υλικού. Σήμερα, όλα έχουν αλλάξει. Διαβάστε περισσότερα “. Οι «συνταγές» αυτοματοποίησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν εξοικονομήστε χρήματα Συνταγές IFTTT που σας βοηθούν να εξοικονομήσετε χρήματαΤο IFTTT μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να κάνει σχεδόν οτιδήποτε και η εξοικονόμηση χρημάτων δεν αποτελεί εξαίρεση. Ακολουθούν μερικές από τις καλύτερες συνταγές που θα σας βοηθήσουν να ζήσετε πιο λιτά. Διαβάστε περισσότερα , αυτοματοποίηση εργασιών του Microsoft Office Τρόπος αυτοματοποίησης εργασιών του Microsoft Office με συνταγές IFTTTΤο IFTTT, η υπηρεσία αυτοματισμού που θα ολοκληρώσει μια ενέργεια όταν πληρούται μια άλλη συνθήκη, έχει πλέον 50 συνταγές εργασιών για το Microsoft Office. Σας δείχνουμε πώς λειτουργεί και προσφέρουμε μια επιλογή από συνταγές. Διαβάστε περισσότερα , αυτοματοποιήστε το σπίτι σας Έξυπνες ενσωματώσεις έξυπνου σπιτιού IFTTT για τη ζωή σαςΤο μέλλον του έξυπνου σπιτιού είναι τώρα. Και χάρη σε διαδικτυακούς ιστότοπους όπως το IFTTT, η δημιουργία ενός έξυπνου σπιτιού είναι εύκολη και πιο εντυπωσιακή από ποτέ. Διαβάστε περισσότερα και (φυσικά), διαχειριστείτε τον λογαριασμό σας στο Dropbox.

Αφού δημιουργήσετε έναν λογαριασμό IFTTT και συνδέσετε αυτόν με τον λογαριασμό σας στο Dropbox, θα μπορείτε να συνδέσετε άλλους λογαριασμούς που μπορούν στη συνέχεια να συνεργαστούν με το Dropbox για την αυτοματοποίηση ορισμένων εργασιών.

Με το IFTTT μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε αυτόματα ορισμένες φωτογραφίες σε ένα φάκελο Dropbox. Αυτά θα μπορούσαν να είναι φωτογραφίες στις οποίες έχετε επισημανθεί με ετικέτα στο Facebook, φωτογραφίες σας όπως στο Instagram, σας φωτογραφίζει μεταφόρτωση στο Instagramή σας φωτογραφίζει πάρτε το τηλέφωνό σας.

Το IFTTT μπορεί να πραγματοποιήσει αναζήτηση στα εισερχόμενά σας στο Gmail για νέα μηνύματα που περιέχουν όρους όπως Παραλαβή ή Επιβεβαίωση της παραγγελίας. Τυχόν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν αυτούς τους όρους θα αποθηκευτούν σε έναν συγκεκριμένο φάκελο Dropbox.

Αποθηκεύστε τύπους αρχείων που συνήθως δεν διαβάζονταν σωστά από το Kindle (έγγραφο, PDF κ.λπ.) σε έναν δημόσιο φάκελο Dropbox που ονομάζεται "convert2kindle". Το αρχείο θα μετατραπεί σε μορφή ebook Kazle .azw και θα σταλεί στη συσκευή σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαγράψει το αρχείο από το Dropbox μόλις φτάσει στο Kindle σας, διαφορετικά θα σταλεί πολλές φορές.

Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε εύκολα αρχεία τόσο στο Dropbox όσο και στο Evernote, το IFTTT έχει μια συνταγή για αυτό.

Απλώς ανεβάστε τα αρχεία σε έναν καθορισμένο φάκελο Dropbox και θα προστεθούν αυτόματα στον λογαριασμό σας στο Evernote.

Εάν επισημάνετε ένα βίντεο ως "Παρακολούθηση αργότερα" στο YouTube, μπορείτε τώρα να το έχετε κατεβάσει αυτόματα και να αποθηκευτεί στον λογαριασμό σας στο Dropbox, ώστε να μπορείτε να το παρακολουθήσετε εκτός σύνδεσης.

Σημάδι Τροφοδοσία άρθρα ως "Αποθήκευση για αργότερα", και αυτά θα μετατραπούν σε PDF και θα ληφθούν στον λογαριασμό σας στο Dropbox.

Συνδέστε το IFTTT με τον λογαριασμό σας στο Spotify και κάθε φορά που σας αρέσει ένα τραγούδι, οι λεπτομέρειες του θα προστίθενται σε ένα αρχείο κειμένου στο Dropbox.

Ζάπιερ

Ζάπιερ είναι μια παρόμοια υπηρεσία με το IFTTT, μόνο που σας επιτρέπει να δημιουργείτε πιο εύκολα σύνθετες ενέργειες που ονομάζονται "Multi-Zaps". Αν εσύ μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε αυτά τα multi-zaps Δημιουργήστε φοβερούς αυτοματισμούς ζωής με Zaps πολλαπλών βημάτωνΗ Zapier, ο μοναδικός μεγαλύτερος ανταγωνιστής της IFTTT, ανακοίνωσε ότι προσφέρει τώρα στους χρήστες τη δυνατότητα να δημιουργούν πολλαπλούς αυτοματισμούς δράσης που ονομάζονται multi-step zaps. Διαβάστε περισσότερα σωστά, θα μπορούσατε να ανοίξετε έναν εντελώς νέο κόσμο αυτοματισμού. Ωστόσο, για αυτό το άρθρο, θα διατηρήσουμε τα πράγματα απλά.

Πολλές από τις εργασίες που μπορεί να εκτελέσει το IFTTT, το Zapier μπορεί επίσης να εκτελέσει, μαζί με μερικά άλλα που αξίζει να αναφερθούν.

Με αυτό Ζαπ, μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας κάθε μιας από τις νέες σας σημειώσεις Evernote στο Dropbox ως αρχεία κειμένου. Μπορείτε να επιλέξετε αν το Zapier δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των σημειώσεων από όλα τα σημειωματάριά σας ή από ένα μόνο.

Αφού ρυθμίσετε αυτό το zap, κάθε φορά που προτιμάτε ένα κομμάτι SoundCloud, θα είναι πραγματοποιήθηκε λήψη και αποθήκευση στον λογαριασμό σας Dropbox. Αυτό θα λειτουργήσει μόνο για τραγούδια με τα σωστά δικαιώματα.

Νέες σημειώσεις OneNote

Εάν ξοδεύετε πολύ χρόνο στην εφαρμογή λήψης σημειώσεων της Microsoft, το OneNote, αυτό το Zap θα μπορούσε να αποδειχθεί χρήσιμο. Κάθε φορά που ανεβάζετε ένα αρχείο σε ένα φάκελο στο Dropbox, θα δημιουργείται μια νέα σημείωση στο OneNote, ώστε να μπορείτε να σκάβετε αμέσως στην εργασία σας.

Η ύπαρξη όλου του αποθηκευμένου περιεχομένου και των εικόνων σας σε διαφορετικά μέρη μπορεί να είναι ενοχλητική. Με αυτό το Zap, κάθε καρφίτσα σας στο Pinterest θα αποθηκευτεί σε ένα φάκελο Dropbox μαζί με τη συνοδευτική εικόνα και το σύνδεσμό του.

Άλλες υπηρεσίες αυτοματισμού

Οι Dropbox Automator, IFTTT και Zapier προσφέρουν τις πιο ποικίλες επιλογές αυτοματισμού για το Dropbox. Πολλές από τις εργασίες που θέλετε να αυτοματοποιήσετε μπορώ να αυτοματοποιηθούν με αυτές τις υπηρεσίες.

Αλλά υπάρχουν μερικές άλλες αυτόνομες υπηρεσίες αυτοματισμού για το Dropbox που αξίζει να αναφερθούν.

Κρυπτογράφηση των αρχείων σας

Το CloudFogger κρυπτογραφεί τα αρχεία σας στην τοπική μονάδα δίσκου πριν μεταφορτωθούν στο Dropbox για να διασφαλιστεί ότι διατηρούνται ασφαλή. Στη συνέχεια, όλα τα μεταφορτωμένα αρχεία θα προστατεύονται με Κρυπτογράφηση AES 256bit.

Μετεγκατάσταση και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων σας

Εάν θέλετε να μετεγκαταστήσετε όλα τα αρχεία σας σε ένα σύστημα cloud σε ένα άλλο (συμπεριλαμβανομένων των Dropbox, OneDrive, Box, Google Drive και άλλων), Υποκινητής το καθιστά εύκολο. Ίσως θέλετε να το κάνετε έτσι ώστε να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας των αρχείων σας ή απλά για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε έναν άλλο πάροχο αποθήκευσης.

Μετατροπή οτιδήποτε σε οτιδήποτε

CloudConvert σας επιτρέπει να ανεβάσετε μια μορφή αρχείου και να τη μετατρέψετε σε σχεδόν οποιαδήποτε άλλη συμβατή μορφή. Στη συνέχεια, μπορείτε να πραγματοποιήσετε απευθείας λήψη του αρχείου ή να πραγματοποιήσετε λήψη του αρχείου απευθείας στον λογαριασμό σας Dropbox όταν ολοκληρωθεί η μετατροπή.

Αποθήκευση στιγμιότυπων οθόνης

Grabber οθόνης Dropbox (Μόνο για Windows) είναι μια ελαφριά εφαρμογή που σας επιτρέπει να τραβάτε στιγμιότυπα οθόνης ολόκληρης της οθόνης ή τμήματος της οθόνης σας. Αυτά τα στιγμιότυπα οθόνης αποθηκεύονται στη συνέχεια απευθείας σε έναν καθορισμένο φάκελο Dropbox. Αυτό είναι ένα θαυμάσιο εργαλείο για συλλογική κοινή χρήση οθόνης.

Οργανώστε τα αρχεία σας

Εάν ο λογαριασμός σας στο Dropbox βρίσκεται σε συνεχή κατάσταση χάους, ξεκινήστε να το χρησιμοποιείτε SortMyBox. Αυτή είναι μια εφαρμογή που σας επιτρέπει να εφαρμόσετε φίλτρα στο λογαριασμό σας στο Dropbox (όπως συμβαίνει με λογαριασμούς email). Στη συνέχεια, ανεβάζετε τυχόν νέα αρχεία σε έναν καθορισμένο φάκελο SortMyBox στον λογαριασμό σας. Με βάση τα φίλτρα που έχετε ρυθμίσει, αυτά τα αρχεία θα μετακινηθούν αυτόματα στη σωστή τοποθεσία.

Τι απομένει για αυτοματοποίηση;

Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχει μια τεράστια γκάμα επιλογών αυτοματοποίησης εργασιών για τους χρήστες του Dropbox. Ξοδεύοντας λίγο χρόνο για τη δημιουργία αυτών αυτοματοποιημένες εργασίες 4 Βαρετές εργασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε με το Windows Task SchedulerΟ χρόνος σας είναι πολύτιμος για να χαθεί με επαναλαμβανόμενες εργασίες. Ας σας δείξουμε πώς να αυτοματοποιήσετε και να προγραμματίσετε εργασίες. Έχουμε επίσης μερικά υπέροχα παραδείγματα. Διαβάστε περισσότερα , θα μπορούσατε να εξοικονομήσετε περισσότερο χρόνο από ό, τι νομίζετε.

Αντί να ταξινομήσετε τα αρχεία σας κάθε λίγες εβδομάδες, θα μπορούσαν να ταξινομηθούν αυτόματα. Αντί να ανεβάζετε με μη αυτόματο τρόπο φωτογραφίες, βίντεο και αναρτήσεις ιστολογίου, αυτό μπορεί να ρυθμιστεί-και-ξεχάστε το. Αντί λήψη ολόκληρων ιστοσελίδων Πώς να κατεβάσετε έναν ολόκληρο ιστότοπο για ανάγνωση εκτός σύνδεσηςΔείτε πώς μπορείτε να κατεβάσετε ολόκληρους ιστότοπους για ανάγνωση εκτός σύνδεσης, ώστε να έχετε πρόσβαση ακόμα και όταν δεν έχετε Wi-Fi ή 4G. Διαβάστε περισσότερα και μεμονωμένες αναρτήσεις ιστολογίου, αυτό μπορεί να γίνει για εσάς στο παρασκήνιο.

Παρόλο που πιθανότατα δεν θα χρειαστείτε τις περισσότερες από τις παραπάνω εργασίες αυτοματοποιημένα, δοκιμάστε αυτές τις λύσεις για τις δουλειές που έχετε κουραστεί.

Ποιες άλλες εργασίες έχετε καταφέρει να αυτοματοποιήσετε με το Dropbox; Ο αυτοματισμός Dropbox σας έκανε πιο παραγωγικούς στο σπίτι ή στο γραφείο;

Συντελεστές εικόνας: ελεύθερος χρόνος από την Syda Productions μέσω του Shutterstock, Dropbox από τον Ian Lamont (Flickr), Evernote Meetup Παρίσι από τη Heisenberg Media (Flickr), Τι είναι το Dropbox 1 από Kilokon.tw (Flickr), Ανάγνωση από Vladimir Pustovit (Flickr)