5 βήματα για να εξοικονομήσετε χαρτί και να πάτε ψηφιακά

Διαφήμιση

Το χαρτί και τα εναλλακτικά υλικά όπως η περγαμηνή ήταν κάποτε πολύ σπάνια και πολύτιμα υλικά. Σήμερα, χρησιμοποιούμε χαρτί σχεδόν παντού ή μάλλον - όπου δεν μπορεί να αντικατασταθεί από πλαστική ύλη.

Η παραγωγή και των δύο υλικών είναι επιβάρυνση για το περιβάλλον, αν και το χαρτί - συνήθως κατασκευασμένο από ξύλο, είναι βιοαποικοδομήσιμο και επομένως, πολύ πιο εύκολο να ανακυκλωθεί.

Η ψηφιακή χρήση δεν θα εξοικονομήσει μόνο χαρτί και θα βοηθήσει το περιβάλλον, αλλά θα σας εξοικονομήσει και τόνο χώρου: το γραφείο σας ή ακόμα και το ψυγείο σας θα φαίνονται πολύ καθαρότερα. Η εύρεση εγγράφων θα είναι πολύ πιο γρήγορη. Και τελικά, ζούμε στην ψηφιακή εποχή! Δείτε πώς ξεκινάτε:

1. Ερευνα

Όλα ξεκινούν με τη σάρωση των υφιστάμενων εγγράφων σας. Εάν δεν έχετε σαρωτή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ψηφιακή σας κάμερα, να τραβήξετε μια φωτογραφία και να την χρησιμοποιήσετε Σαντάρ για τη διόρθωση της προοπτικής και της παραμόρφωσης. Ο Damien εξέτασε λεπτομερώς το εργαλείο μερικούς μήνες πίσω:

Snapter - Σάρωση των εγγράφων σας χωρίς σαρωτή Snapter - Σάρωση των εγγράφων σας χωρίς σαρωτή Διαβάστε περισσότερα

2. Αρχείο

Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταλάβει ένα καλό σύστημα που θα σας επιτρέπει να εντοπίζετε εύκολα ένα έγγραφο που μπορεί να χρειαστείτε. Πάντα να ρωτάτε τον εαυτό σας, "Πού και πώς θα το αναζητήσω;"

Ο ευκολότερος τρόπος αρχειοθέτησης εγγράφων πιθανώς είναι να τα έχετε ως PDF, να τα ονομάσετε με την ημερομηνία και μια σύντομη περιγραφή και να αναζητήσετε ό, τι χρειάζεστε μέσα στο περιεχόμενο με λέξεις-κλειδιά.

Επειδή η αναζήτηση εικόνων για κείμενο δεν είναι ακόμη τυπικό, το όνομα αρχείου για εικόνες θα πρέπει να είναι πολύ περιγραφικό. Εναλλακτικά, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο που ονομάζεται JOCR, το οποίο θα εξαγάγει το κείμενο από τα σαρωμένα έγγραφά σας και θα τα βάλει σε ένα αρχείο κειμένου. Μπορείτε να δώσετε στο αρχείο κειμένου το ίδιο ακριβώς όνομα με την εικόνα, να το υποβάλετε στον ίδιο φάκελο και με αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε εύκολα να εντοπίσετε το αντίστοιχο έγγραφο. Ο Varun εξέτασε το JOCR: Πώς να εξαγάγετε κείμενο από εικόνες Τρόπος εξαγωγής κειμένου από εικόνες (OCR)Ο καλύτερος τρόπος για να εξαγάγετε κείμενο από μια εικόνα είναι να χρησιμοποιήσετε οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR). Σας παρουσιάζουμε επτά δωρεάν εργαλεία OCR για την εργασία. Διαβάστε περισσότερα

Εάν αυτό ακούγεται σαν πολύ πρόβλημα, μπορείτε επίσης να αρχειοθετήσετε τα σαρωμένα έγγραφα και τα PDF χρησιμοποιώντας GMail. Απλώς στείλτε τα αρχεία στον εαυτό σας και πληκτρολογήστε τις κατάλληλες, σχετικές λέξεις-κλειδιά στο email. Απλώς λάβετε υπόψη τον κίνδυνο ασφαλείας στον οποίο ενδέχεται να εκθέτετε τα αρχεία σας, οπότε προσπαθήστε να μην ανεβάσετε ευαίσθητα έγγραφα.

3. Χρησιμοποιήστε εργαλεία

Χρησιμοποιούμε πολύ χαρτί για τυχαίες νότες, οι οποίες στη συνέχεια θα κολλήσουν στα γραφεία μας για πάντα ή μέχρι να ρίξουμε καφέ σε αυτό. Για να εξοικονομήσετε χαρτί και να κάνετε το γραφείο σας να φαίνεται λίγο πιο τακτοποιημένο, προσπαθήστε να αποκτήσετε μια ρουτίνα για τη χρήση εργαλείων.

Υπενθυμίσεις, γρήγορες σημειώσεις, λίστες υποχρεώσεων, διευθύνσεις μπορούν να οργανωθούν και να αποθηκευτούν ψηφιακά. Ανάλογα με τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε, ενδέχεται να έχετε το πρόσθετο πλεονέκτημα της πρόσβασης σε αυτά όπου κι αν βρίσκεστε.

Για γρήγορες σημειώσεις, πρέπει να χρησιμοποιήσετε Κολλώδεις, που βασικά είναι η ψηφιακή εναλλακτική λύση για τις Post-It Notes.

Ημερολόγιο Google δημιουργεί ένα εξαιρετικό ημερολόγιο διαδικτύου και υπολογιστή. Μπορεί επίσης να σας υπενθυμίσει εργασίες. Εάν ενσωματώσετε το Ημερολόγιο Google στο Thunderbird, μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε λίστες υποχρεώσεων απευθείας από την επιφάνεια εργασίας σας. Στο άρθρο μου Πώς να: Ενσωματώστε το Ημερολόγιο Google στο Thunderbird Πώς να ενσωματώσετε το Ημερολόγιο Google στο ThunderbirdΧρησιμοποιείτε το Ημερολόγιο Thunderbird και Google και αναρωτιέστε πώς μπορείτε να ενώσετε τα δύο; Σας παρουσιάζουμε πώς να ενσωματώσετε πλήρως το Ημερολόγιο Google με το Thunderbird. Διαβάστε περισσότερα , θα δείτε πώς γίνεται αυτό.

Ένα από τα καλύτερα εργαλεία για να παραμείνετε οργανωμένοι και να απαλλαγείτε από χάρτινες σημειώσεις και υπενθυμίσεις είναι Θυμηθείτε το γάλα. Είναι συμβατό με μια σειρά άλλων εφαρμογών, μπορεί επίσης να γίνει ο κεντρικός κόμβος σας για την παρακολούθηση των εργασιών και των πληροφοριών. Ο Ντέιβιντ κάλυψε 8 εύκολοι τρόποι για τη διαχείριση εργασιών με να θυμάστε το γάλα 8 εύκολοι τρόποι για τη διαχείριση εργασιών με να θυμάστε το γάλα Διαβάστε περισσότερα , η οποία δίνει λίγο περισσότερη εικόνα για το τι μπορεί να κάνει αυτό το εργαλείο για εσάς.

Επιπλέον, στο άρθρο Διαχειριστείτε τη ζωή σας με δωρεάν online εργαλεία διαχείρισης χρόνου Διαχειριστείτε τη ζωή σας με δωρεάν online εργαλεία διαχείρισης χρόνου Διαβάστε περισσότερα , Εξέτασα πολλά άλλα χρήσιμα εργαλεία, μερικά από τα οποία αναφέρονται παραπάνω.

4. Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας

Για να πάτε εντελώς χωρίς χαρτί, θα πρέπει να απορρίψετε κάποια στιγμή τα πρωτότυπα έντυπα έγγραφα ή να τα αποθηκεύσετε. Φυσικά, υπάρχουν έγγραφα που πρέπει να διατηρήσετε. Αλλά για την πλειοψηφία, τα ψηφιακά αντίγραφα θα είναι αρκετά καλά.

Ωστόσο, συμβαίνουν ατυχήματα. Ο σκληρός σας δίσκος ενδέχεται να καταστραφεί, λαμβάνοντας τα ψηφιακά αντίγραφα των εγγράφων σας. Επομένως, είναι σημαντικό να δημιουργείτε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας.

Τα εμπιστευτικά αρχεία δεν πρέπει ποτέ να αφήνουν τον σκληρό σας δίσκο και θα πρέπει να τα δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας σε εξωτερικούς δίσκους σε τακτική βάση.

Τι γίνεται με τα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στον λογαριασμό σας GMail; Ενώ το GMail μπορεί να είναι ένα αρκετά ασφαλές μέρος, θα πρέπει επίσης να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του λογαριασμού σας GMail, απλώς για να είστε 100% σίγουροι ότι όλα έχουν ληφθεί υπόψη.

Υπάρχει ένας τρόπος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας του GMail χρησιμοποιώντας το GMail Backup, όπως περιγράφει ο Karl στο άρθρο του Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του λογαριασμού σας Gmail στον υπολογιστή σας Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του λογαριασμού σας Gmail στον σκληρό σας δίσκοΜπορείτε να χάσετε την πρόσβαση στα πολύτιμα δεδομένα σας στο Gmail. Με τόσες πολλές διαθέσιμες επιλογές, είναι λογικό να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας του Gmail σας τακτικά. Αυτός ο γρήγορος οδηγός σας δείχνει πώς. Διαβάστε περισσότερα .

Τέλος, έχοντας ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο κάθε σημαντικού εγγράφου, ακόμα κι αν δεν μπορείτε να απορρίψετε το πρωτότυπο, είναι ένα αντίγραφο ασφαλείας από μόνο του. Απλώς φανταστείτε όλα τα πολύτιμα έντυπά σας έγγραφα που χάθηκαν σε μια πλημμύρα ή πυρκαγιά - και εξακολουθείτε να έχετε ένα αντίγραφο σε έναν σκληρό δίσκο.

5. Επαναλαμβάνω

Κάντε τα παραπάνω βήματα συνήθεια. Αυτό είναι σημαντικό. Συνεχίστε να ορίζετε υπενθυμίσεις για σάρωση εγγράφων. Κάντε τη σάρωση ως ρουτίνα για ό, τι νέο υπάρχει, και επεξεργαστείτε παλιά πράγματα όταν έχετε χρόνο. Και επαναλάβετε.

Λοιπόν, τι σας εμποδίζει να μετατρέψετε πλήρως από έναν παλιό σχολικό χρήστη σε ψηφιακό master νέας εποχής; Ενημερώστε μας ψηφιακά στα σχόλια.