Πώς να γίνει εξαιρετικά παραγωγικός με την εξωτερική ανάθεση των καθημερινών εργασιών σας

Διαφήμιση

Όλοι γνωρίζουμε ότι ένα άτομο που φαίνεται να περνάει από τη ζωή γίνεται όλο και περισσότερο σε μια μέρα από ό, τι οι περισσότεροι από εμάς θα μπορούσε να διαχειριστεί σε μια εβδομάδα. Αλλά με τη μάθηση τι μπορείτε να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες, καθώς και μερικές συμβουλές «καλής πρακτικής» για την ανάθεση των καθημερινών σας καθηκόντων, και εσείς μπορεί να γίνει υπερπαραγωγική.

Αυτό το άρθρο θα εξηγήσει πώς να επιλέξετε τις εργασίες για την εξωτερική ανάθεση σε απευθείας σύνδεση, να σας παρουσιάσουμε μερικά παραδείγματα και να σας δώσουμε μερικές συμβουλές για το πώς να καταστεί ένας αποτελεσματικός και ικανός σε απευθείας σύνδεση εξωτερικός συνεργάτης.

Τι είναι η Outsourcing;

Με μια λέξη, αντιπροσωπεία. Από την έναρξη (και την επακόλουθη επιτυχία) βιβλίων και blogs, όπως το 4-ωρη εβδομάδα εργασίας, τεράστιοι αριθμοί tech-καταλαβαίνω λαοί έχουν μετατραπεί σε ιστοσελίδες όπως Έλανς, Οδόκ, TaskRabbit και πολλούς άλλους τρόπους για την ανάθεση καθηκόντων Οι 5 καλύτερες ιστοσελίδες για να βρείτε έναν εικονικό βοηθό

Ένας εικονικός βοηθός είναι ένα πραγματικό άτομο που υποστηρίζει εσάς ή την επιχείρησή σας από απόσταση από το γραφείο τους στο σπίτι. Μπορούν ουσιαστικά να είναι οπουδήποτε και οι υπηρεσίες που προσφέρουν κυμαίνονται από επαγγελματικές διοικητικές, τεχνικές, προσωπικές, ή ... Διαβάστε περισσότερα , δουλειές και ακόμη και ολόκληρος θέσεις εργασίας σε ελεύθερους επαγγελματίες σε όλο τον κόσμο.

Έχοντας κάποιον άλλο να αναλάβει καθήκοντα που δεν μπορείτε (ή απλά δεν θέλετε) να κάνετε μόνοι σας, ξαφνικά έχετε πρόσβαση σε περισσότερα (δυνητικά πολύ περισσότερο) από 24 ώρες την ημέρα.

Πώς ξέρω τι να αναθέσω;

Πολλοί άνθρωποι έχουν εξετάσει την εξωτερική ανάθεση, αλλά τράβηξε πίσω την τελευταία στιγμή λόγω απλά δεν πιστεύω ότι είναι είναι εφικτό να έχει κάποιος άλλος να πάρει τον έλεγχο ορισμένων πτυχών της ζωής του, ανεξάρτητα από το πόσο μικρό ή μεγάλο αυτό το μέρος μπορεί.

Αυτό είναι ένα εμπόδιο που έπρεπε να ξεπεράσω πριν από τέσσερα χρόνια, όταν ανέλαβα για πρώτη φορά και έμαθε ότι υπάρχουν πέντε ερωτήσεις για να ζητήσετε από κάθε εργασία να αποφασίσει αν θα πρέπει να είναι ή όχι εξωτερικής ανάθεσης.

1. Φόβος: Μήπως η σκέψη να αρχίσω αυτό το έργο με γεμίζει με φόβο;
2. Έλλειψη γνώσης: Υπάρχει κάποιος άλλος που θα μπορούσε να κάνει αυτό το έργο καλύτερα από όσο θα μπορούσα;
3. Επανάληψη: Πραγματοποιώ αυτό το καθήκον ξανά και ξανά, χωρίς να προσθέτει πραγματική αξία σε αυτό στο οποίο στοχεύω;
4. Αναβλητικότητα: Ανησυχάζω, αντί να ξεκινήσω αυτό το έργο;
5. Χρόνος: Θα μπορούσε ο χρόνος μου να δαπανηθεί καλύτερα κάνοντας κάτι άλλο;

Αν απαντήσω Ναί σε οποιαδήποτε από τις παραπάνω ερωτήσεις, συνήθως θα επιλέξω να αναθέσω την εργασία. Η μόνη φορά που εγώ συνηθισμένος η εξωτερική ανάθεση του έργου σε αυτές τις περιπτώσεις είναι εάν η εξωτερική ανάθεση θα είναι πιο δύσκολη ή χρονοβόρα από ό, τι πραγματικά να ολοκληρώσω την εργασία μου.

Τι είδους καθημερινές εργασίες μπορώ να αναθέσω ρεαλιστικά;

Όταν άρχισα την εξωτερική ανάθεση, ξεκίνησα μικρές, προσλαμβάνοντας ελεύθερους επαγγελματίες για εργασίες εισαγωγής δεδομένων και βασική έρευνα, αλλά καθώς έμαθα περισσότερα και περισσότερα σχετικά με τον τρόπο αποτελεσματικής εξωτερικής ανάθεσης, σύντομα πληροφορήθηκα ότι τα είδη των καθηκόντων που θα μπορούσα να μεταβιβάσω ήταν περιορισμένα μόνο από το δικό μου φαντασία.

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

Πιθανότατα έχετε αναποδογυρίσει τη σκέψη να μεταβιβάσετε την ευθύνη των εισερχομένων σας σε κάποιο τύπο που μόλις προσέλαβετε από το Internet που εργάζεται στη μέση του κόσμου. Πιστέψτε με, καταλαβαίνω. Τα εισερχόμενά σας είναι το ιερό σας, σωστά; Έτσι ξεκινήστε τα μικρά, απλά προωθώντας το περίεργο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο freelancer σας, ώστε να μπορούν να χειριστούν αυτό το single (για παράδειγμα, εισάγοντας ένα ραντεβού στο ημερολόγιό σας), τότε μπορείτε να δημιουργήσετε σταδιακά αυτό που χρειάζεστε εμπιστοσύνη.

Καθώς αυξάνεται η εμπιστοσύνη στο freelancer, μπορείτε να παραδώσετε άλλες ευθύνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τελικά επιτρέποντας να φιλτράρουν ολόκληρο το φάκελο εισερχομένων, ώστε να χρειάζεται να απαντάτε μόνο στις πιο πιεστικές και παραγωγικές μηνυμάτων.

Ραντεβού και Κρατήσεις

Έχοντας έναν ανεξάρτητο βοηθό που μπορεί να κάνει και να διαχειριστεί τα ραντεβού και τις κρατήσεις σας για εσάς όχι μόνο σας εξοικονομεί χρόνο και προσπάθεια. Κάνει επίσης τις εμπειρίες σας καλύτερα.

Πέρυσι, ο ελεύθερος βοηθός μου έβαλε κράτηση σε ένα ξενοδοχείο για τη φίλη μου και για μένα να μείνω. Το βράδυ πριν από τη διαμονή, κάλεσε την υποδοχή και βεβαιώθηκε ότι όλα ήταν εντάξει για την κράτηση (ανέφερε επίσης ότι ήταν τα γενέθλια της φίλης μου). Όταν φτάσαμε την επόμενη μέρα, υποθέτω ότι το προσωπικό του ξενοδοχείου πρέπει να έχει σκεφτεί ότι ήμουν λίγο καυτός-πυροβόλησε (έχοντας το δικό μου βοηθός και όλοι), και φτάσαμε σε ένα αναβαθμισμένο δωμάτιο, με ένα μπουκάλι κρασί και μια χειρόγραφη κάρτα που άφησε το κρεβάτι.

Αν ο βοηθός μου δεν είχε καλέσει εκ των προτέρων, αυτό δεν θα συνέβαινε ποτέ. Μπορείτε να έχετε τις κλήσεις του βοηθού σας, να κάνετε ιατρικά ραντεβού, να κλείσετε εισιτήρια, να αγοράσετε εισιτήρια για συναυλίες - ό, τι χρειάζεστε!

Online αγορές

Έχω ακούσει κάποτε Ramit Sethi να μιλήσει για το πώς έχει απλοποιήσει τις ηλεκτρονικές αγορές του. Στο παρελθόν θα βρεθεί να μιλάει με έναν φίλο που συνέστησε ένα βιβλίο, μια ταινία ή ένα άλμπουμ. Θα ήθελε, όπως και οι περισσότεροι από εμάς, να σημειώσετε το όνομα της σύστασης, να συνεχίσετε τη συζήτηση και ποτέ να μην φτάσετε στην αγορά. Έτσι τώρα που λαμβάνει μια σύσταση, στέλνει ένα υπερ-γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον βοηθό του:

Αγοράστε το βιβλίο: The Great Gatsby

Από παλαιότερες οδηγίες, ο βοηθός του γνωρίζει ακριβώς τι πρέπει να κάνει, δηλαδή πώς να επιλέξει ποια έκδοση να αγοράσει, πόσα έχει το δικαίωμα να δαπανήσει, πού πρέπει να παραδοθεί το βιβλίο. Αυτή είναι μια μέθοδος υπεργολαβίας που υιοθέτησα πρόσφατα και θα ήθελα μόνο να το έκανα νωρίτερα. Και μπορεί να επεκταθεί και σε άλλες μορφές ψώνια, όπως τρόφιμα ή ρούχα (εφ 'όσον έχετε διδάξει στον βοηθό σας αυτό που σας αρέσει).

Περιήγηση στο Internet

Πόσες φορές έχετε βρει τον εαυτό σας να περιηγείστε άσκοπα στο διαδίκτυο με την ελπίδα ότι κάτι θα προκαλέσει το ενδιαφέρον σας; Πόσες ώρες την εβδομάδα σπαταλάτε την καρτέλα ανοίγματος μετά την καρτέλα ενώ βρίσκεστε στην αμαξοστοιχία ή όταν παρακολουθείτε τηλεόραση, μόνο για να τις κλείσετε ξανά χωρίς να διαβάσετε μια λέξη στη σελίδα;

Με τη διδασκαλία του βοηθού σας για τα ενδιαφέροντά σας, για τα πράγματα για τα οποία θέλετε να διαβάσετε ή για να ενημερωθείτε σχετικά, μπορείτε να παρακάμψετε την άσκοπη σκηνή σερφ και αντίθετα γνωρίζετε ότι θα έχετε πάντα μια σταθερή ροή περιεχομένου που πραγματικά θα ενδιαφέρει εσείς.

Για μένα, ο βοηθός μου βρίσκει περιεχόμενο που θα απολαύσω (ή για θέματα που πρέπει να μάθω) και τα αποθηκεύει στον λογαριασμό μου Instapaper Διαχειριστείτε τους σελιδοδείκτες σας & τη λίστα ανάγνωσης με το Instapaper Διαβάστε περισσότερα , ώστε να μπορώ να τα αποκτήσω πρόσβαση στο τηλέφωνό μου, στο iPad ή στο φορητό υπολογιστή, βοηθώντας μου να σώσω αμέτρητες ώρες άσκοπης περιπλάνησης σε απευθείας σύνδεση.

Μεταγραφή

Υποθέτω ότι χάσατε τον αριθμό των συναντήσεων στις οποίες συμμετείχατε και τελείωσε πλήρως, χάνοντας ένα αξιοπρεπές κομμάτι σημαντικής συζήτησης. Έχετε επίσης πιθανώς βγει από μια συνάντηση που σκοπεύει να γράψει μερικές σημειώσεις και σημεία δράσης, μόνο για να παρασυρθούν, ξεχνώντας εντελώς τι ήσαστε να γράψετε στην πρώτη θέση.

Για να παρακάμψετε αυτό το πρόβλημα, προσπαθήστε να καταγράψετε τις συναντήσεις σας και στείλτε το αρχείο ήχου σε ελεύθερο επαγγελματία που μπορεί να μεταγράψετε τη συζήτηση ή απλώς να σημειώσετε σημαντικά σημεία, ώστε να μπορείτε να τα σαρώσετε στο μελλοντικός.

Υπάρχουν εκατοντάδες άλλες εργασίες που μπορείτε να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες, ανεξάρτητα από το αν είναι προσωπικές ή σχετίζονται με τις επιχειρήσεις. Από το σχεδιασμό ιστοσελίδων, τη διαβούλευση και τη γραφή, μέχρι τις συμβουλές μόδας, τον προγραμματισμό ταξιδιών και ακόμη και την υποβολή αιτήσεων για θέσεις εργασίας Αυτό που επιλέγετε να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες θα πρέπει να βασίζεται στις πέντε ερωτήσεις που αναφέρονται στην κορυφή αυτού του άρθρου, για να βεβαιωθείτε ότι επενδύετε το χρόνο σας στις πιο υψηλές εργασίες μόχλευσης.

Μερικές συμβουλές

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η εξωτερική ανάθεση μπορεί να είναι τρομακτική. Μετά από όλα, προσλαμβάνοντας κάποιον που θα αναλάβει ορισμένες από τις καθημερινές σας δραστηριότητες, θα γίνει αυτόματα διαχειριστής. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να σας βοηθήσουμε να συνεχίσετε:

Μίσθωση προσεκτικά

Όταν δημοσιεύετε μια δουλειά στο Elance του Odesk, πιθανότατα θα λάβετε τουλάχιστον 30-40 προτάσεις και είναι δική σας δουλειά να βρείτε το άτομο που είναι σωστό για εσάς. πριν προβεί σε τελική απόφαση, να καταρτίσει έναν κατάλογο με περίπου 3-7 αιτούντες και να τους θέσει ένα απλό έργο. Φροντίστε να δώσετε πολύ σαφείς οδηγίες και προθεσμία. Αφήστε τους να γνωρίζουν πώς θέλετε να λάβετε τις πληροφορίες που έχετε ζητήσει. Εάν θέλετε να κάνουν τηλεφωνικές κλήσεις για εσάς στο μέλλον, ζητήστε τους να σας στείλουν ένα αρχείο ήχου που να απαντά σε μερικές ερωτήσεις ώστε να μπορείτε να ακούσετε τη φωνή του τηλεφώνου τους.

Ορίστε ένα έγγραφο "Σχετικά με μένα"

Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να επαναλάβετε τις απαιτήσεις σας στον βοηθό σας ξανά και ξανά. Κάθε φορά που τους παρέχετε νέες πληροφορίες (καταστήματα που σας αρέσουν, το είδος των ξενοδοχείων που επιθυμείτε να παραμείνετε στο, το δικό σας οι απαιτήσεις κατά την κράτηση μιας πτήσης, οι χρόνοι που είναι διαθέσιμοι για κλήσεις κ.λπ.) να τους εισαγάγετε σε μια κοινό έγγραφο. Αυτό το έγγραφο θα είναι το πρώτο σημείο αναφοράς τους εάν έχουν ερωτήσεις σχετικά με μια εργασία που τους ορίζετε (μειώνοντας έτσι την ποσότητα της επαναλαμβανόμενης εργασίας που πρέπει να κάνετε), συν εάν αρχίσετε να εργάζεστε με έναν άλλο βοηθό, μπορείτε απλά να τους παραδώσετε αυτό το έγγραφο και θα μπορούν να μάθουν για εσάς και τις προτιμήσεις σας πολύ περισσότερο γρήγορα.

Να είστε συγκεκριμένοι

Με κάθε εργασία που αναθέτετε, να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένη. Αντί να γράφετε οδηγίες βήμα προς βήμα, μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική καταγράψτε ένα βίντεο λήψης οθόνης Ashampoo Snap 7 Αναθεώρηση: Εύκολο στιγμιότυπο οθόνης και καταγραφής βίντεοΨάχνετε για μια εύκολη & ολοκληρωμένη λύση λήψης επιφάνειας εργασίας; Το Snap 7 προσφέρει προηγμένες επιλογές οθόνης, συμπεριλαμβανομένων των πολλαπλών λήψεων και της λήψης βίντεο. Αλλά αξίζει 20 Bucks; Διαβάστε την κριτική μας και δοκιμάστε τον εαυτό σας με ... Διαβάστε περισσότερα να στείλετε στον βοηθό σας έτσι ώστε να μπορούν να παρακολουθήσουν τον τρόπο εσείς θα εκτελέσει ορισμένες εργασίες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε πάντα τον βοηθό σας να γνωρίζει πόσο χρόνο μπορούν να ξοδέψουν για μια εργασία (ή / και τον προϋπολογισμό σας), την προθεσμία και να απαντήσει σε οποιαδήποτε ερωτήσεις που πιθανόν να έχουν προτού καταλήξουν να μειώσουν την επιστροφή και αποστολή email που μπορεί να προκύψει εάν δεν είστε σαφής αρκετά.

Να είσαι δίκαιος: Πολλοί άνθρωποι προσλαμβάνουν ελεύθερους επαγγελματίες, νομίζοντας ότι μπορούν να προσλάβουν κάποιον που θα εκτελέσει εργασία μετά από εργασία για $ 3 ανά ώρα. Να είστε δίκαιοι με αυτό που ζητάτε και με την ωριαία τιμή που προσφέρετε. Όσο πιο δίκαιο είστε, τόσο καλύτερα θα λάβετε.

Όπως ελπίζω να δείτε, το πεδίο για το πώς η εξωτερική ανάθεση μπορεί να σας βοηθήσει να απελευθερώσετε το χρόνο και την ενέργεια σας είναι τεράστιο, αν και να αξιοποιήσετε στο έπακρο outsourcing, πρέπει να το θεωρήσετε ως μια μακροπρόθεσμη επένδυση που θα πληρώνει όλο και περισσότερο καθώς ο βοηθός σας θα μάθει περισσότερα για εσάς και πώς μπορώ να σε βοηθήσω.

Εάν δεν είστε ακόμα πεπεισμένοι, θα πρέπει να ελέγξετε αυτή τη συνέντευξη με τον Dan Andrews του Τροπικό MBA για το πώς κατάφερε να αναθέσει σε εξωτερικούς συνεργάτες το μεγαλύτερο μέρος των εκατομμυρίων δολαρίων. Εάν αυτό δεν σας κυριαρχεί, τίποτα δεν θα!

Αυτό το άρθρο επικεντρώθηκε Σε σύνδεση outsourcing, αλλά υπάρχουν πολλές εργασίες που μπορείτε επίσης να αναθέσετε εκτός σύνδεσης. Εργαλεία όπως το TaskRabbit έχουν κατασκευαστεί για να βοηθήσουν στις καθημερινές δουλειές όπως το καθάρισμα και το πλύσιμο των ρούχων, ακόμα και τα ψώνια με φρέσκα τρόφιμα.

Έχετε αναθέσει σε τρίτους τις καθημερινές σας αποστολές; Αν ναι, πώς πήγε;

Image Credit: Μάρκος Μέκα Σαμ Μπόουλι (Shutterstock)