Συμβουλές και πρότυπα για τη δημιουργία προγράμματος εργασίας στο Excel

Διαφήμιση

Η δημιουργία προγράμματος εργασίας είναι δεν Ανετα. Το αν η ομάδα των υπαλλήλων σας είναι τόσο μεγάλη όσο μερικές δεκάδες ή μικρότερη από μια χούφτα, η εύρεση ενός τρόπου για να ταιριάζει στις ώρες όλων, να φτάσετε στο ελάχιστο και να κρατήσετε την ομάδα ευτυχισμένη είναι δύσκολη. Ευτυχώς, το Excel μπορεί να το βοηθήσει παρτίδα ευκολότερη.

Πρότυπα Excel Ένα πρότυπο Excel για κάθε περίστασηΠεράστε την απότομη καμπύλη μάθησης και ταξινομήστε τη ζωή σας με τη δύναμη των προτύπων του Excel. Έχουμε συντάξει μια επιλογή προτύπων αυτόματης ενημέρωσης για παρακολούθηση προϋπολογισμών, διαχείριση έργων και πολλά άλλα. Διαβάστε περισσότερα παραμείνει ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία στην ιστορία της πληροφορικής. Είναι υπέροχα για διαχείριση εργασιών και έργων 10 ισχυρά πρότυπα διαχείρισης έργου Excel για παρακολούθησηΤα δωρεάν πρότυπα διαχείρισης έργων είναι τα καλύτερα. Αποκτήστε αυτά τα βασικά πρότυπα υπολογιστικών φύλλων του Microsoft Excel για την παρακολούθηση οποιουδήποτε έργου. Διαβάστε περισσότερα

, διατηρώντας τα οικονομικά σε τάξη 15 Πρότυπα υπολογιστικού φύλλου Excel για τη διαχείριση των οικονομικών σαςΝα παρακολουθείτε πάντα την οικονομική σας υγεία. Αυτά τα δωρεάν πρότυπα υπολογιστικών φύλλων Excel είναι τα εργαλεία που χρειάζεστε για να διαχειριστείτε τα χρήματά σας. Διαβάστε περισσότερα , παρακολούθηση της προόδου της φυσικής κατάστασης 10 πρότυπα Excel για την παρακολούθηση της υγείας και της φυσικής σας κατάστασης Διαβάστε περισσότερα και απλά γενικά οργανωμένη 10 εκπληκτικά χρήσιμα πρότυπα υπολογιστικών φύλλων για την οργάνωση της ζωής σαςΕίναι η ζωή σας χάος των χαμένων προθεσμιών, ξεχασμένων αγορών και σπασμένων δεσμεύσεων; Φαίνεται ότι πρέπει να οργανωθείτε. Διαβάστε περισσότερα - αλλά ο προγραμματισμός είναι ένας τομέας όπου το Excel Πραγματικά λάμπει.

5 Σημαντικές συμβουλές κατά την κατάρτιση προγράμματος

Πριν από την κατάδυση στην πραγματική διαδικασία προγραμματισμού, λάβετε υπόψη τις ακόλουθες σκέψεις. Θα διευκολύνουν ολόκληρη τη διαδικασία και θα μειώσουν το άγχος που σας συσσωρεύει. Ο προγραμματισμός δεν θα είναι ποτέ εύκολος, αλλά δεν χρειάζεται να είναι εφιάλτης.

Γνωρίστε τις προτιμήσεις του υπαλλήλου σας. Το είδος των προτιμήσεων που μπορείτε να λάβετε υπόψη κατά τον προγραμματισμό θα διαφέρει από πεδίο σε πεδίο (π.χ. λιανική έναντι αποθήκη), αλλά είναι σημαντικό να προσπαθήσετε τουλάχιστον να φιλοξενήσετε τους εργαζομένους σας.

Μερικοί υπάλληλοι έχουν μια κλίση προς τα πρωινά; Ή ίσως βράδια; Πόσες ώρες θέλει κάθε υπάλληλος ανά εβδομάδα; Υπάρχουν χρονικοί περιορισμοί, όπως η απροθυμία να εργαστούν τις Κυριακές; Μερικοί υπάλληλοι έχουν συνέργεια και συμβατότητα;

Δεν μπορείτε να φιλοξενήσετε Ολοι, αλλά είναι καλός στόχος να πυροβολήσετε γιατί μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα και την ατμόσφαιρα - αλλά το πιο σημαντικό θα χτίσει εμπιστοσύνη και η εμπιστοσύνη συμβαδίζει με σεβασμό.

Παρακολούθηση αιτημάτων απουσίας υπαλλήλου. Σαν να μην ήταν αρκετά δύσκολο να ταχυδρομήσεις όλες τις προτιμήσεις του υπαλλήλου σου, υπάρχουν ζητήματα ευαίσθητα στο χρόνο που εμφανίζονται κάθε τόσο. Για παράδειγμα, κάποιος χρειάζεται λίγες μέρες για να κάνει διακοπές ή να θρηνήσει ένα χαμένο μέλος της οικογένειας.

Ευτυχώς, αυτό μπορεί να διατηρηθεί απλό χρησιμοποιώντας ένα ευέλικτο εργαλείο όπως το Ημερολόγιο Google 10 φοβερά χαρακτηριστικά του Ημερολογίου Google που πρέπει να δοκιμάσετε Διαβάστε περισσότερα ή α προσθήκη ημερολογίου για το Thunderbird 5 Επεκτάσεις για να προσθέσετε Ημερολόγια & Διαχείριση εργασιών στο Thunderbird 3 Διαβάστε περισσότερα . Μια εφαρμογή λίστας ποιοτικών υποχρεώσεων όπως Τονωτικό (λόγοι για αναβάθμιση σε Todoist Pro Πόσο πιο παραγωγικό είναι το ToDoist Premium; Εδώ είναι 6 καλοί λόγοι για αναβάθμισηΣυνέχισα να χρησιμοποιώ το ToDoist δωρεάν για λίγο. Αλλά συνέχιζαν να αντιτίθενται σε πράγματα που ήθελα να κάνω και δεν μπορούσα. Υπενθυμίσεις μέσω email. Προσθήκη σημειώσεων στην εργασία. Πράγματα που θα προσθέσουν πραγματικά πολλά ... Διαβάστε περισσότερα ), WorkFlowy (μας Αναθεώρηση WorkFlowy Λίστα στυλ Zen και διαχείριση έργων με το WorkFlowy Διαβάστε περισσότερα ), ή Wunderlist (μας Αναθεώρηση Wunderlist Wunderlist: Εύκολος στη χρήση, ευέλικτος και διαχειριστής λίστας πολλαπλών πλατφορμών Διαβάστε περισσότερα ) μπορεί επίσης να λειτουργήσει καλά.

Κάντε το πρόγραμμα νωρίτερα. Προφανώς δεν μπορείτε να το καταφέρετε πολύ πολύ μπροστά από το χρόνο σε περίπτωση αλλαγής των καταστάσεων, αλλά σίγουρα αποφύγετε να περιμένετε μέχρι την προηγούμενη μέρα. Ένας καλός κανόνας είναι περίπου μια εβδομάδα νωρίτερα.

Αν μόνο η αναβλητικότητα ήταν τόσο εύκολη, σωστά; Όλοι παλεύουν να ολοκληρώσουν τα πράγματα σε κάποιο βαθμό, γι 'αυτό έχουμε γράψει πολλά για στρατηγικές κατά της αναβλητικότητας 5 στρατηγικές αναβλητικότητας για να γίνουν πιο παραγωγικές Διαβάστε περισσότερα , αποφεύγοντας περισπασμούς στο Διαδίκτυο 6 συμβουλές Αποτρέψτε την αναβλητικότητα στο ΔιαδίκτυοΕίμαι ο κύριος της αναβλητικότητας. Ίσως είσαι κι εσύ. Υπάρχουν εκατομμύρια άνθρωποι που υποφέρουν από αναπηρία στην αναβλητικότητα και είναι πραγματική διαρροή στην παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα. Το περίεργο είναι, πολλά από ... Διαβάστε περισσότερα , και πραγματικά ξεπερνώντας την αναβλητικότητα Πώς να σταματήσετε την αναβολή: Η μόνη νέα χρονιά ανάλυση που πρέπει να ορίσετεΞεκινήστε τη συνήθεια της αναβλητικότητας και ξεκινήστε να λαμβάνετε δράση χωρίς να περιμένετε τη σωστή στιγμή. Η διακοπή της αναβλητικότητας είναι η μόνη νέα χρονιά ανάλυση που χρειάζεστε. Εδώ γιατί. Διαβάστε περισσότερα .

Κάνοντας τα πρόγραμμά σας νωρίτερα, δίνετε στον εαυτό σας λίγο χώρο αναπνοής σε περίπτωση που πρέπει να γίνουν ξαφνικές αλλαγές.

Εκχωρήστε πρώτα τις πιο σημαντικές βάρδιες. Με το «πιο σημαντικό», εννοούμε «μη διαπραγματεύσιμο». Εάν κάποιος πρέπει απολύτως να κάνει μια συγκεκριμένη βάρδια, συμπληρώστε το πρώτα και τοποθετήστε το σε πέτρα. Μόλις συμπληρωθούν όλες οι απαραίτητες βάρδιες, είναι ευκολότερο να συνδυάσετε και να ταιριάξετε τις υπόλοιπες βάρδιες με τους διαθέσιμους υπαλλήλους.

Και πάντα να έχετε κατά νου τουλάχιστον ένα ενδεχόμενο. Στην ιδανική περίπτωση θα δημιουργούσατε πολλά προγράμματα (π.χ. Σχέδιο Α, Σχέδιο Β, κ.λπ.), αλλά αυτό μπορεί να διαρκέσει πολύ χρόνο, τουλάχιστον θα πρέπει να προσδιορίσετε τους υπαλλήλους που είναι πιο πιθανό να πέσουν και να έχουν ένα εφεδρικό σχέδιο σε περίπτωση που κάνω.

Κάντε το πρόγραμμα εύκολα προσβάσιμο. Το να αφήσετε τους εργαζομένους σας να δουν το πρόγραμμα εκ των προτέρων είναι καλό για δύο λόγους: μπορούν να επισημάνουν τυχόν λάθη και θα εκτιμήσουν τα κεφάλια ώστε να μπορούν να σχεδιάσουν τις δικές τους εβδομάδες γύρω από το πρόγραμμα.

Δεδομένου ότι πρόκειται να χρησιμοποιήσουμε πρότυπα Excel για τη δημιουργία των προγραμμάτων εργασίας μας, η προτιμώμενη επιλογή είναι να ανεβάστε τα απευθείας στο Google Drive Η σύνδεση στο Google Drive και η κοινή χρήση αρχείων έγινε εύκολαΤο Google Drive είναι μια υπηρεσία cloud storage και online office που διαθέτει 15 GB δωρεάν χώρο αποθήκευσης και έξυπνες επιλογές συνεργασίας. Σας δείχνουμε πώς να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό και να μοιραστείτε έγγραφα με άλλους. Διαβάστε περισσότερα . Θα μετατραπεί σε Η εναλλακτική λύση υπολογιστικού φύλλου της Google Excel εναντίον Φύλλα Google: Ποιο είναι καλύτερο για εσάς;Χρειάζεστε πραγματικά το Excel; Τόσο οι επιτραπέζιες όσο και οι online λύσεις έχουν τα πλεονεκτήματά τους. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με την επιλογή μεταξύ του Excel και των Υπολογιστικών φύλλων Google για τη διαχείριση των υπολογιστικών φύλλων σας, ας σας βοηθήσουμε να αποφασίσετε. Διαβάστε περισσότερα και σας επιτρέπουν να το μοιραστείτε, ώστε να μπορούν να δουν και άλλοι. Προσέξτε αυτά συμβουλές για συνεργατικά φύλλα Google 5 Ρυθμίσεις φύλλων Google απαραίτητες για ομαδική εργασίαΤα Φύλλα Google έχουν περισσότερες δυνατότητες για την υποστήριξη συλλογικής εισαγωγής και επεξεργασίας δεδομένων από ό, τι νομίζετε. Θα σας παρουσιάσουμε τις λειτουργίες και τις λειτουργίες των Υπολογιστικών φύλλων Google που είναι απαραίτητες για ομαδικά έργα. Διαβάστε περισσότερα αν είστε νέοι σε αυτό.

Και μην ανησυχείτε για την ασφάλεια. Εκτός αν χειρίζεστε κυβερνητικά μυστικά, Τα Υπολογιστικά φύλλα Google είναι αρκετά ασφαλή Πόσο ασφαλή είναι τα έγγραφά σας στο Google Drive; Διαβάστε περισσότερα για καθημερινούς χρήστες όπως εσείς και εμένα.

Δωρεάν λήψεις προτύπων Excel

Με αυτές τις συμβουλές εκτός λειτουργίας, εδώ είναι μια χούφτα φοβερά πρότυπα Excel που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για να βοηθήσουν τους εργοδότες να σχεδιάσουν τα προγράμματα εργαζομένων για την εβδομάδα. Θα είναι ακόμα σκληρή δουλειά, αλλά πολύ ευκολότερο εάν χρησιμοποιείτε ένα από αυτά τα πρότυπα.

Τα πρότυπα είναι διαθέσιμα ως αρχεία XLSX για Excel 2007 και νεότερες εκδόσεις.

Πλήρες πρόγραμμα αλλαγής εργασίας

Αυτό το πρόγραμμα αλλαγής εργασίας έως Υπολογιστικό φύλλο123 είναι ένα από τα πιο ολοκληρωμένα πρότυπα εκεί έξω. Είναι αρκετά καλό για να ανταγωνιστεί κάποιο από τα προγράμματα προγραμματισμού που είναι διαθέσιμα για λήψη στον Ιστό, αλλά κατά κάποιον τρόπο αυτό το πρότυπο είναι εντελώς δωρεάν.

Όταν το ανοίξετε, θα βρείτε διαφορετικά φύλλα για: Εγγραφή υπαλλήλων, Πρόγραμμα αλλαγής εργασίας, Κάρτα ώρας, Προϋπολογισμός μισθού, Συμμετοχή, Απασχόληση, Ρυθμίσεις και Βοήθεια. Το φύλλο βοήθειας είναι ένα μίνι-φροντιστήριο που θα σας δείξει πώς να ξεκινήσετε με το πρόγραμμα.

Ειλικρινά, το συνιστούμε ανεπιφύλακτα αυτό. Έχουμε μερικές άλλες προτάσεις παρακάτω, αλλά καμία δεν είναι τόσο καλή και θα πρέπει να ελέγξετε μόνο τους, αν αυτό είναι υπερβολικά περίπλοκο για αυτό που θέλετε να κάνετε (πράγμα που είναι σίγουρα έγκυρο καταγγελία).

Κατεβάστε:Πρόγραμμα αλλαγής εργασίας

Εβδομαδιαίο πρόγραμμα βάρδιας

Αυτό το εβδομαδιαίο πρόγραμμα βάρδιας από Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρήσεων μπορεί να μην είναι τόσο ολοκληρωμένη όσο η παραπάνω, αλλά είναι υπέροχη για μικρότερες ομάδες. Είναι απλούστερο, που σημαίνει ότι είναι ευκολότερο να μάθει και πιο εύκολο στη χρήση. Συνιστάται ανεπιφύλακτα για όσους θέλουν έναν προγραμματιστή μεσαίου δρόμου.

Έρχεται με τρία φύλλα: Πρόγραμμα, βάρδιες και υπαλλήλους. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να απαριθμήσετε τους υπαλλήλους σας και τις ωριαίες τιμές τους στο φύλλο υπαλλήλων. Στη συνέχεια, ορίστε την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης για κάθε διαθέσιμη αλλαγή στο φύλλο Shift. Στη συνέχεια, το αυτοματοποιημένο φύλλο χρονοδιαγράμματος γίνεται αυτονόητο.

Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι μπορεί να ανέλθει μόνο σε 20 υπαλλήλους και 9 καθορισμένες βάρδιες, καθιστώντας το ιδανικό για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, αλλά αβάσιμο για μεγαλύτερες εταιρείες.

Κατεβάστε:Πρόγραμμα εργασίας εργαζομένων

Πρόγραμμα ημερήσιων αλλαγών

Ίσως δεν χρειάζεστε όλα τα αυτοματοποιημένα κουδούνια και σφυρίχτρες που συνοδεύουν τα δύο πρότυπα που αναφέρονται παραπάνω. Ίσως προτιμάτε να κάνετε τα πράγματα όσο το δυνατόν πιο χειροκίνητα και το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα πραγματικά βασικό πρόγραμμα για να παίξετε. Εάν ναι, χρησιμοποιήστε αυτό που παρέχεται από Vertex42.

Αυτό το πρότυπο δεν ισχύει όποιος δουλεύω καθόλου. Ο μόνος σκοπός του είναι να σας δώσει ένα προκαθορισμένο πρόγραμμα που μπορείτε να συμπληρώσετε με το χέρι. Όταν τελειώσετε, μπορείτε να το εκτυπώσετε (ή να το ανεβάσετε στο διαδίκτυο) για να το βλέπουν όλοι και είναι αρκετά εύκολο να ξεκινήσετε εκ νέου κάθε εβδομάδα.

Κατεβάστε:Πρότυπο προγράμματος βάρδιας

Το Excel κάνει ακόμα πιο εύκολη τη ζωή σας

Μη διστάσετε να τροποποιήσετε αυτά τα πρότυπα στις ανάγκες σας, εάν δεν είναι απολύτως τέλεια για εσάς (αρκεί να μην τα αναδιανείμετε). Αν θέλετε να προσαρμόσετε, αλλά δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε, σας προτείνουμε εκμάθηση τύπων Excel Χρειάζεστε βοήθεια με τους τύπους Excel; 7 πόροι για διαβούλευσηΤο Excel είναι το πρότυπο χρυσού υπολογιστικού φύλλου. Εάν απαιτείται να χρησιμοποιήσετε το Excel και πρέπει να εξοικειωθείτε με αυτό, αυτοί οι πόροι θα σας παρουσιάσουν γρήγορα τα βασικά και πολλά άλλα. Διαβάστε περισσότερα πρώτα.

Και προτού ξεκινήσετε την εκτύπωση των ολοκληρωμένων προγραμμάτων σας, δείτε αυτά συμβουλές για την εκτύπωση φύλλων Excel 7 Συμβουλές εκτύπωσης Excel: Πώς να εκτυπώσετε το υπολογιστικό φύλλο σας βήμα προς βήμαΑντιμετωπίζετε προβλήματα με την εκτύπωση από το Microsoft Excel; Αυτός ο οδηγός θα σας δείξει πώς να εκτυπώσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel τέλεια. Διαβάστε περισσότερα για να βεβαιωθείτε ότι όλα βγαίνουν σωστά.

Ποιο πρότυπο είναι το αγαπημένο σας; Χάσαμε καλούς; Έχετε συμβουλές ή κόλπα για τον προγραμματισμό των υπαλλήλων σας; Μοιραστείτε μαζί μας στα παρακάτω σχόλια!

Συντελεστές εικόνας: Εβδομαδιαίο φύλλο χρόνου από τον Andrey_Popov μέσω του Shutterstock, Εργασίες προγραμματισμού από την Faithie μέσω του Shutterstock, Εικονογράφηση σταθμός εργασίας από την Faithie μέσω του Shutterstock, Άδειο πρόγραμμα από τον xtock μέσω του Shutterstock