Μήπως αναποτελεσματικές συναντήσεις; Στείλτε αυτούς τους 8 κανόνες στο αφεντικό σας

Διαφήμιση

Η συντριπτική πλειοψηφία από εμάς γνωρίζουμε πόσες από τις συναντήσεις αποστράγγισης μπορεί να είναι τόσο ο χρόνος όσο και η παραγωγικότητά μας. Αλλά αν μια συνάντηση είναι καλά οργανωμένη (και λειτουργεί σωστά), δεν υπάρχει κανένας λόγος που δεν μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα, την αίσθηση του σκοπού και το ηθικό, για κάθε συμμετέχοντα.

Υπάρχει άφθονο περιεχόμενο εκεί έξω γιατί μισούμε τις συναντήσεις. Το Facebook ενοχλεί γραμμένο σε μια στιγμή απόλυτης απογοήτευσης λόγω χαμένων ευκαιριών χάρη εξ ολοκλήρου σε μια κακώς οργανωμένη, φαινομενικά άσκοπη συνάντηση που έσυρε πολύ πέρα ​​από τον προβλεπόμενο χρόνο.

Ακολουθούν ορισμένοι κανόνες που πρέπει να ακολουθείτε για καλύτερες συναντήσεις και για να βεβαιωθείτε ότι δεν σπαταλάτε το χρόνο όλων. Εμπιστέψου με.

Έχετε έναν σκοπό και βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι το γνωρίζουν

Εάν απλώς καλείτε όλους μαζί για να ενημερώσετε ή για να έχετε ένα φραγμό, αυτή είναι μια διάλεξη. Η διάλεξη δεν είναι συνάντηση. Εάν πρέπει να ενημερώσετε όλους, στείλτε ένα email ή δημοσιεύστε σε όλους σε ένα εργαλείο ομάδας όπως

Χαλαρότητα οι οποίες διευκολύνει την ομαδική επικοινωνία Το Slack κάνει την ομάδα επικοινωνίας πιο γρήγορη και ευκολότερηΤα ομαδικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν πραγματικά να καταστρέψουν την παραγωγικότητα. Ήρθε η ώρα να χαλαρώσετε οι πελάτες αλληλογραφίας και να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες συνεργασίας όπως το Slack που κυκλοφόρησε πρόσφατα. Διαβάστε περισσότερα . Αυτό θα είναι πολύ καλύτερη χρήση του χρόνου όλων.

Εάν βρίσκεστε σε μια θέση όπου πράγματι απαιτείται μια συνάντηση (δηλαδή όταν πρέπει να βάλετε κάτι στην ομάδα, να μιλήσετε πράγματα, να αναπηδήσετε ιδέες κ.λπ.), βεβαιωθείτε ότι έχει έναν σαφή σκοπό. Γιατί, ακριβώς, συγκεντρώνεις όλους;

Κακός σκοπός:"Για να φτάσουμε όλοι να επιταχύνουν τι συμβαίνει".

Καλύτερος σκοπός:«Για να συλλέξουμε ιδέες, να ορίσουμε ένα πρόγραμμα και να αναθέσουμε τις επόμενες ενέργειες σε κάθε μέλος της ομάδας, ώστε να μπορέσουμε να πραγματοποιήσουμε μια επιτυχημένη κυκλοφορία του προϊόντος X360 μέχρι το τέλος Μαρτίου».

Και παρακαλώ, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι παρευρισκόμενοι γνωρίζουν τον σκοπό της συνάντησης πριν να πραγματοποιηθεί. Εάν οι άνθρωποι γνωρίζουν ποια θα είναι τα τελικά αποτελέσματα μιας συνάντησης, θα είναι πολύ πιο πιθανό να εμφανιστούν προετοιμασμένοι, και ελπίζω ότι θα είχε σκεφτεί μερικά από τα θέματα προς συζήτηση αντί να σκεφτεί το πετώ.

Δημιουργήστε μια σαφή, δομημένη ατζέντα

Ο σκοπός σας είναι ο προορισμός σας. Η ατζέντα σας είναι ο οδικός σας χάρτης για το πώς θα φτάσετε εκεί. Χωρίς αυτόν τον χάρτη πορείας, οι συναντήσεις συχνά γίνονται εκτός ελέγχου, ξεφεύγουν από το θέμα και πουθενά δεν θα ληφθούν τόσες αποφάσεις όπως ελπίζατε. Εάν παρατηρήσετε ότι οι συσκέψεις σας ξεκινούν από το θέμα, σταματήστε τη συζήτηση για την παράνομη συζήτηση και επαναφέρετέ την το συντομότερο δυνατό.

Δομή των ημερήσιων συναντήσεων σας Δημιουργήστε εύκολα ατζέντες συσκέψεων χρησιμοποιώντας προσδοκίες συσκέψεων [iPad]Αν και κανένας από εμάς δεν ανυπομονούμε να παρακολουθήσουμε συναντήσεις, ευτυχώς υπάρχουν πολλές χρήσιμες διαδικτυακές και κινητές εφαρμογές, όπως το AgreeDo, που καθιστούν ευκολότερη την αποστολή προγραμματισμού συναντήσεων. Όλες οι επιτυχημένες συναντήσεις ξεκινούν ... Διαβάστε περισσότερα προσεκτικά χρησιμοποιώντας ένα προϊόν όπως Προσδοκίες συνάντησης (iPad) ή διαδικτυακά εργαλεία όπως Η επιτροπή μου και Λεπτά.io. Ορίστε μια αυστηρή προθεσμία για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης, δίνοντας ταυτόχρονα στους μεμονωμένους ανθρώπους προειδοποίηση για το τι αναμένεται από αυτούς. Εάν θέλετε κάποιος να συνεισφέρει σε μια συγκεκριμένη συζήτηση στη συνάντηση, ενημερώστε τον! Για παράδειγμα:

Ημερήσια διάταξη

1. Δήλωση σκοπού για τη συνάντηση και προετοιμασία (5 λεπτά)
2. Μετά τη σφαγή κατά την έναρξη των τελευταίων εβδομάδων - ποια ήταν τα KPI μας (ο Kim θα αναφέρει σχετικά) Τι πήγε καλά; τι δεν έγινε; (15 λεπτά)
3. Ιδέες για το πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε ευαισθητοποίηση για την επόμενη κυκλοφορία (όλοι - σκεφτείτε μερικές ιδέες πριν από τη συνάντηση) - (15 λεπτά)
4. Αποφασίστε για 3 από αυτές τις ιδέες για να ολοκληρώσετε περισσότερο πριν από την επόμενη συνάντηση - (10 λεπτά)
5. Ανάθεση επόμενων ενεργειών σε κάθε μέλος της ομάδας - (5 λεπτά)

Βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν αυτό που χρειάζονται

Φοβάμαι να σκεφτώ πόσο χρόνο σπαταλάται κάθε χρόνο σε όλο τον κόσμο λόγω του ότι οι άνθρωποι έρχονται σε συναντήσεις απροετοίμαστες (συμπεριλαμβανομένης της μη γνώσης πώς να λαμβάνετε τις κατάλληλες σημειώσεις συνάντησης Κάντε τα πρακτικά να λειτουργούν: Πώς να λάβετε αποτελεσματικές σημειώσεις κατά τη διάρκεια μιας συνάντησηςΕίναι μια ικανότητα που λίγα άτομα έχουν τελειοποιήσει. τα τέλεια λεπτά συνάντησης. Η καταγραφή των γεγονότων σας εξοικονομεί πονοκεφάλους πιο κάτω. Δείτε πώς παίρνετε αποτελεσματικά λεπτά σε μια σύσκεψη. Διαβάστε περισσότερα ). Μοιραστείτε την ατζέντα σας με όλους τους παρευρισκόμενους τουλάχιστον δύο ημέρες πριν από τη συνάντηση, ώστε να μπορούν να συγκεντρώσουν ό, τι απαιτείται από αυτούς.

Εάν χρειάζεστε ένα συγκεκριμένο μέλος της ομάδας για να φέρετε κάτι μαζί, βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνουν πόσο σημαντικό είναι είναι, και ότι είναι εκτυπωμένο (εάν χρειάζεται) εκ των προτέρων, για να διασφαλιστεί ότι δεν θα κολλήσουν στην ουρά για το εκτυπωτής. Το τελευταίο πράγμα που χρειάζεστε είναι οι παρευρισκόμενοι που δικαιούνται- «Ω, συγνώμη, δεν είχα την ευκαιρία να το προετοιμάσω - θα το έχω έτοιμο για την επόμενη εβδομάδα“. Αυτό δεν βοηθά κανέναν.

Εάν πραγματοποιείτε μια συνάντηση με άτομα που εργάζονται εξ αποστάσεως, πρώτα, ανατρέξτε στις αναλυτικές μας πληροφορίες "Ηλεκτρονικός οδηγός συνάντησης Ηλεκτρονικός οδηγός συνάντησης: Λογισμικό και στρατηγικήΟι σύγχρονες υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης είναι εύχρηστες και είναι διαθέσιμες σε σχεδόν οποιονδήποτε διαθέτει υπολογιστή ή smartphone. Η δυνατότητα σύνδεσης και συνάντησης με άτομα στο διαδίκτυο σημαίνει ότι δεν περιοριζόμαστε πλέον από τη γεωγραφική τοποθεσία. Διαβάστε περισσότερα "Συν, βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν όποιο εργαλείο διάσκεψης αποφασίζετε να χρησιμοποιήσετε. Πριν από τη συνάντηση, ζητήστε από τους χρήστες να ελέγξουν το μικρόφωνό τους, την κάμερα web και να βεβαιωθούν ότι έχουν εγκαταστήσει πρόσθετα που μπορεί να χρειαστούν για πράγματα όπως Google+ Hangouts Συμβουλές για το σχεδιασμό και τη διεξαγωγή αποτελεσματικών συναντήσεων με το Google HangoutsΜε τη σημερινή τεχνολογία του Διαδικτύου, η πραγματοποίηση διαδικτυακών συναντήσεων μπορεί να είναι αποτελεσματική και οικονομικά αποδοτική, ειδικά αν τις προ-προγραμματίζετε και χρησιμοποιείτε εργαλεία εξοικονόμησης χρόνου. Τους τελευταίους μήνες συμμετείχα σε διαδικτυακές συναντήσεις ... Διαβάστε περισσότερα .

Προσκαλέστε μόνο άτομα που χρειάζονται

Μην προσκαλέσετε ολόκληρη την ομάδα μόνο για να νιώσετε σαν τον μεγάλο αφεντικό. Προσκαλέστε μόνο τα άτομα που χρειάζεστε. Δηλαδή, τα άτομα που είναι σε θέση να σας βοηθήσουν να επιτύχετε τον σκοπό της συνάντησης. Όλοι οι άλλοι μπορούν να ενημερωθούν αργότερα διαβάζοντας τα πρακτικά της συνάντησης ή κάνοντας συνομιλία με τους συναδέλφους τους σε πιο βολική στιγμή.

Κρατήστε Λεπτομερή Λεπτά

Χρησιμοποιήστε ένα προϊόν όπως Agreedo (ελεύθερος να κρατήστε λεπτομερή λεπτά Agreedo: Γράψτε και διαχειριστείτε τα πρακτικά της συνεδρίασης της επιχείρησής σας δωρεάν onlineΕδώ και αρκετές εβδομάδες ψάχνω έναν εύχρηστο ιστότοπο ή εφαρμογή που θα μου επέτρεπε να διατηρώ και να αποθηκεύω τα πρακτικά των συνεδριάσεων. Η παραδοσιακή προσέγγιση κειμένου κειμένου δεν είναι πλέον παραγωγική ... Διαβάστε περισσότερα στην οποία μπορείτε να επιστρέψετε αξιόπιστα και πράγματι καταλαβαίνουν. Αυτό το εργαλείο σάς δίνει τη δυνατότητα να αφιερώσετε λεπτομερή λεπτά χρησιμοποιώντας συντομεύσεις πληκτρολογίου, να παρακολουθείτε τα αποτελέσματα των συναντήσεων (όπως εργασίες που έχουν επιτευχθεί) και να μοιράζεστε αυτά τα λεπτά γρήγορα και εύκολα με την ομάδα σας. Εάν χρησιμοποιείτε iPad, μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε MinuteTaker (7,99 $) για επαγγελματικές εκθέσεις συνεδριάσεων Το MinuteTaker και οι συναντήσεις σάς βοηθούν να παράγετε επαγγελματικές αναφορές λεπτών iPadΣτον δωρεάν διαδικτυακό οδηγό σύσκεψης MakeUseOf στο διαδίκτυο όπου παρείχα μερικές συμβουλές για τον προγραμματισμό και τη διεξαγωγή συσκέψεων μέσω του Διαδικτύου, αναφέρθηκα επίσης σε λίγα λεπτά να λαμβάνω εφαρμογές. Ενώ πολύ λίγοι από εμάς ... Διαβάστε περισσότερα .

Βεβαιωθείτε ότι όταν οι άνθρωποι διαβάζουν αυτά τα λεπτά, γνωρίζουν τα κύρια σημεία / περιλήψεις του τι συζητήθηκε και τι αποφασίστηκε, καθώς και γρήγορα που ήταν σε θέση να ανατρέξει σε αυτό το έγγραφο για να ξέρει τι πρέπει να κάνουν οι ίδιοι Επόμενο.

Η εξαίρεση δεν είναι πάντα καλύτερη από την ένταξη

Ξέρω ότι (μόλις) ανέφερα ότι μόνο εκείνοι οι άνθρωποι που χρειάζονται πραγματικά πρέπει να παρευρεθούν σε μια συνάντηση, αλλά κάθε τόσο συχνά, θα πρέπει επίσης Συμπεριλάβετε όλους για μια πιο άτυπη συνεδρία μαρμελάδας, όπου μπορείτε να αναπηδήσετε όλες τις ιδέες, να μιλήσετε για το τι μπορεί να βελτιώσει το οργάνωση.

Χρησιμοποιήστε το ως ευκαιρία για να δημιουργήσετε μια ισχυρότερη ομάδα. Κάντε το πάνω από ένα γεύμα ή μια μπύρα. Φέρτε λίγο νόστιμο φαγητό στο γραφείο και ζητήστε από όλους να πάρουν μία ή δύο ώρες από την ημέρα τους για να πάρουν να γνωρίζουν καλύτερα τους συναδέλφους τους, ενώ όλοι εργάζονται μαζί για να κάνουν κάποιες βελτιώσεις στην εταιρεία ως ολόκληρος. Και πάλι, έχετε έναν σκοπό και μια ατζέντα, αλλά προσπαθήστε να κάνετε αυτό το είδος της συνάντησης πιο ανεπίσημο, λιγότερο δομημένο, αλλά εξακολουθεί να έχει ένα γενικό θέμα, όπως «Κάνοντας τον οργανισμό πιο αποτελεσματικό» ή «Ιδέες για το πώς μπορούμε ποικίλλω".

Αντιστοίχιση εκκαθάρισης "Επόμενα στοιχεία δράσης"

Πριν τερματίσετε τη συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι όλοι στην αίθουσα γνωρίζουν την ακριβή ενέργεια που πρέπει να κάνουν στη συνέχεια και το χρονοδιάγραμμά της. Αυτό είναι ένα τέχνασμα που ωθεί πραγματικά ο David Allen στο φανταστικό του βιβλίο »Τελειώνοντας τα πράγματα‘. Όποιο έργο κι αν δουλεύει ο καθένας, βεβαιωθείτε ότι υπάρχει μια σαφής επόμενη ενέργεια που πρέπει να γίνει για να συνεχίσει αυτό το έργο.

Για να το επαναλάβω, αυτό πρέπει να είναι μια συγκεκριμένη ενέργεια (ή ένα σύνολο δράσεων), με αυστηρή προθεσμία, όχι μόνο μια ευρεία ιδέα που πρέπει να γίνει «ASAP». Για παράδειγμα

Κακή επόμενη ενέργεια:"Συνοψίστε την κυκλοφορία του προηγούμενου μήνα".

Καλύτερη επόμενη δράση:«Συγκεντρώστε ένα υπολογιστικό φύλλο (με μερικά χρήσιμα γραφήματα) που εμφανίζουν τα KPI μας από τη συνολική περίοδο κυκλοφορίας. Μοιραστείτε το με την ομάδα εκτόξευσης, μαζί με την αποστολή ενός σύντομου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εξηγεί πώς πιστεύετε ότι ξεκίνησε η κυκλοφορία. Παρακαλώ να το κάνετε μέχρι την Πέμπτη ».

Ζητήστε σχόλια

Πολλοί άνθρωποι είναι επιφυλακτικοί για να επικρίνουν τους «προϊσταμένους» ή τους συναδέλφους τους, οπότε μετά από κάθε συνάντηση, ζητήστε από τα άτομα να αφήσουν ανώνυμα σχόλια μέσω μιας ηλεκτρονικής φόρμας (υπάρχει μια λίστα δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία έρευνας Αυτό λένε όλοι: 5 δωρεάν εργαλεία για αποτελεσματικές διαδικτυακές έρευνεςΓια λίγο, δεν θα είχατε πολλές επιλογές για την υπηρεσία έρευνας που θα χρησιμοποιήσετε, αλλά σήμερα υπάρχουν πολλά να διαλέξετε. Ποιο είναι το καλύτερο για εσάς; Διαβάστε περισσότερα εδώ). Μάθετε τι σκέφτηκαν οι άνθρωποι για τη συνάντηση - ήταν πολύ καιρό; Τους ένιωθε χρήσιμος; Ακούστηκαν οι απόψεις τους; Πώς θα μπορούσε να βελτιωθεί η συνάντηση την επόμενη φορά;

Όποια σχόλια λαμβάνετε, βεβαιωθείτε ότι δεν τα αγνοείτε. Αναπτύξτε τις συναντήσεις σας για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργούν καλά για όλους τους εμπλεκόμενους.

Συνολικά, ακολουθώντας αυτούς τους απλούς κανόνες για να βεβαιωθείτε ότι οι συσκέψεις σας είναι καλά προετοιμασμένες και καλή λειτουργία, θα είστε σε θέση για να μειώσετε τη διάρκεια και να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα των συναντήσεων σας, διατηρώντας παράλληλα την απογοήτευση όλων σε ένα ελάχιστο!

Τι γίνεται με εσάς; Αν οι συναντήσεις σας γίνονταν έτσι, νομίζετε ότι θα ήταν πιο αποτελεσματικές;

Πιστωτική εικόνα: Woodleywonderworks, συνάντηση της ομάδας, μέσω του Flickr