Αυτοματοποιήστε τη ζωή και τη δουλειά σας με το Todoist και το IFTTT

Διαφήμιση

Μετρήστε πόσες φορές ξεχάσατε κάτι τις τελευταίες 24 ώρες. Έτσι πολλές φορές είχατε την ευκαιρία να αυτοματοποιήσετε.

Ο αυτοματισμός είναι για να αφαιρέσετε την ανάγκη να θυμάστε τα πράγματα που κάνετε συχνά. Πρόκειται για την απλούστευση της ζωής σας και την εργασία με τρόπο που οι άνθρωποι σας δίνουν πίστη στο ότι είστε πολύ πιο παραγωγικοί από ό, τι στην πραγματικότητα είστε - επειδή έχετε "το σύστημα" κάνει όλη τη δουλειά σας για σας.

Να πάρει εκεί είναι το δύσκολο κομμάτι. Σκεφτείτε όλες τις μικρές εργασίες που κάνετε. Υπάρχουν πράγματα που κάνετε κάθε μέρα; Υπάρχουν πράγματα που πρέπει να θυμάστε να κάνετε την ίδια ώρα της ημέρας, κάθε εβδομάδα ή κάθε μήνα; Μερικές φορές, δεν πρόκειται καν για την αυτοματοποίηση της εργασίας εξ ολοκλήρου, αλλά δημιουργώντας ένα σύστημα το οποίο τουλάχιστον σας διευκολύνει να κάνετε τη δουλειά πιο γρήγορα.

Αυτό μπορεί να παρέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε στον εαυτό σας σε ένα email την ίδια ώρα κάθε εβδομάδα, αποστέλλοντας αυτόματα μια αναφορά στον προϊστάμενό σας ή μεταφέροντας αυτόματα τα αρχεία από την περιοχή αποθήκευσης του cloud στο δικό σας ιδιωτική αποθήκευση. Οι δυνατότητες περιορίζονται μόνο από τη φαντασία σας.

Έχω μια σχέση αγάπης-μίσους με το ToDoist. Στην πραγματικότητα, με λίστες υποχρεώσεων και υπηρεσίες γενικά. Έγινα μάλιστα τόσο μακριά αναβάθμιση σε Premium Premium Πόσο πιο παραγωγικό είναι το Premium; Εδώ είναι 6 λόγοι για να αναβαθμίσετεΕξακολουθώ να χρησιμοποιώ το ToDoist δωρεάν για λίγο. Αλλά συνέχισε να έρχεται αντιμέτωπος με τα πράγματα που ήθελα να κάνω και δεν θα μπορούσε. Ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Προσθήκη σημειώσεων στην εργασία. Πράγματα που θα προσθέτουν πραγματικά πολλά ... Διαβάστε περισσότερα . Λίγο αργότερα, νομίζω ότι εγώ πήγε στο gTasks Χρησιμοποιήστε το gTasks για να συγχρονίσετε τις εργασίες σας με το Google [Android]Αυτές τις μέρες, υπάρχουν ένα εκατομμύριο και ένας πολύ καλός τρόπος για να διαχειριστείτε έναν κατάλογο υποχρεώσεων σε απευθείας σύνδεση και μέσω εφαρμογών για κινητά. Τούτου λεχθέντος, υπάρχουν συχνά ακόμα μερικοί άνθρωποι που δεν χρησιμοποιούν ακόμα ένα από τα ... Διαβάστε περισσότερα και στη συνέχεια προσπάθησε όλα τα άλλα εφαρμογές παραγωγικότητας Σταματήστε να τρέχετε το νερό και να κάνετε πρόοδο στη ζωή με τη μεγάλη εικόναΕίμαι βέβαιος ότι πολλοί από εσάς σκεφτήκατε αν κάνετε τα σωστά πράγματα κάθε μέρα, είτε παίρνετε οπουδήποτε και αν κατευθύνεστε προς τη σωστή κατεύθυνση. Οι λίστες στόχων και οι οργανωτικές εφαρμογές θα βοηθήσουν ... Διαβάστε περισσότερα .

Λατρεύω την ιδέα ενός ηλεκτρονικού συστήματος όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε τους καταλόγους και τα έργα σας, αλλά δεν μπορώ να σταθώ στο γεγονός ότι πολύ λίγοι ηλεκτρονικά συστήματα επιτόπιων εργασιών 5 Νέες εφαρμογές παραγωγικότητας για τη διαχείριση της λίστας υποχρεώσεων και την ολοκλήρωση των εργασιώνΗ καλύτερη εφαρμογή παραγωγικότητας θα είναι πάντα ό, τι λειτουργεί για εσάς. Σε αυτήν τη λίστα, μπορεί να βρείτε κάτι που θα σας βοηθήσει να κάνετε τα πράγματα. Διαβάστε περισσότερα είναι πραγματικά προσαρμοσμένα για το πώς θέλω να τα χρησιμοποιήσω.

Εδώ γιατί μου αρέσει το ToDoist για αυτοματοποίηση αν και - σας παρέχει τη δυνατότητα να εκδίδετε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή SMS.

Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να συνδέσετε αυτές τις ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή SMS μέσω IFTTT σε κάποιο είδος εργασίας που θα θέλατε να ολοκληρώσετε σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή στο μέλλον. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το δημιουργικό επαναληπτικό σύστημα χρονοπρογραμματισμού του ToDoist για να ρυθμίσετε οποιαδήποτε επαναλαμβανόμενη εργασία.

Όταν ρυθμίζετε εργασίες στο ToDoist ως μέρος του κανονικού χρονοδιαγράμματος, αρχίστε να σκεφτόμαστε τα είδη των εργασιών - ειδικά επαναλαμβανόμενες εργασίες - για να μπορείτε να αυτοματοποιήσετε. Δημιουργήστε μια έξοδο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή SMS από την εργασία αυτή στο IFTTT (όπως περιγράφεται λεπτομερώς παρακάτω),

Αυτοματοποιήστε μια αναφορά ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον προϊστάμενό σας

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ίσως η πιο εύκολη ενεργοποίηση του ToDoist για να στείλετε στο IFTTT για οποιαδήποτε αυτοματοποίηση. Σε αυτό το πρώτο παράδειγμα, θα δείτε πώς μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την αποστολή μιας αναφοράς στον προϊστάμενό σας καθημερινά.

Αρχικά, δημιουργήστε μια επαναλαμβανόμενη εργασία στο ToDoist.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο ειδοποιήσεων (ξυπνητήρι), ορίστε το για "Μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" και ρυθμίστε την καθυστέρηση σε 0 λεπτά.

Στο παραπάνω παράδειγμα, θα εκδοθεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αυτό το έργο κάθε Παρασκευή στις 3μμ. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε είναι αυτό που έχετε ρυθμίσει στην ενότητα "Ρυθμίσεις ToDoist" του λογαριασμού σας. Το σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε εδώ είναι ότι ό, τι κείμενο που έχετε θέσει για τον τίτλο της εργασίας θα εμφανιστεί στο σώμα αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τώρα, πηγαίνετε στο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και ρυθμίστε ένα φίλτρο για αυτό το κείμενο κορμού. Για το φίλτρο, ο πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πρέπει να εφαρμόσει μια ετικέτα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτήν την περίπτωση, θα εφαρμόσουμε την ετικέτα "Weekly-Report-to-Boss". Για το φίλτρο, θα προέρχεται από το "[email protected]", και στη συνέχεια όποιες λέξεις από το όνομα της εργασίας σας πηγαίνουν στο πεδίο "Έχει τα λόγια".

Στη συνέχεια, εφαρμόστε την ετικέτα (ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε την ετικέτα).

Τώρα, κάθε φορά που ξεκινάει η επαναλαμβανόμενη εργασία ToDoist, θα ενεργοποιήσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας, ο πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα εφαρμόσει την ετικέτα και το μόνο που έχετε να κάνετε τώρα είναι να ρυθμίσετε το IFTTT για να παρακολουθήσετε την ετικέτα και στη συνέχεια να στείλετε το κανω ΑΝΑΦΟΡΑ. Η σκανδάλη IFTTT θα φαίνεται όπως παρακάτω.

Τέλος, για τη σκανδάλη θα χρησιμοποιήσετε και το Email - το IFTTT στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σταθερό το θέμα και το σώμα, αλλά κάντε το συνημμένο ένα σταθερό URL στο αρχείο αναφοράς που έχετε αποθηκεύσει Dropbox.

Έτσι λοιπόν, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να θυμάστε να ενημερώσετε αυτό το αρχείο εβδομαδιαίων αναφορών στο Dropbox με τα πιο πρόσφατα δεδομένα (ή ακόμα καλύτερα, καταλάβετε έναν τρόπο να αυτοματοποιήστε μια αναφορά Google Spreadsheet Πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά αυτοματοποιημένου φύλλου εργασίας Google από τα δεδομένα του Analytics Διαβάστε περισσότερα και δεν χρειάζεται να κάνετε καθόλου εργασία! Προχωρήστε το υπολογιστικό φύλλο για ενημέρωση την ημέρα πριν από αυτό το αυτοματοποιημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορείτε να πάρετε ένα καφέ - αφήνοντας το σύστημα να κάνει όλη τη δουλειά σας για εσάς.

Προγραμματίστε μια δημοσίευση από το Facebook από το ToDoist

Εντάξει, έτσι είστε σαν εμένα και έχετε τις καλύτερες προθέσεις να κρατήσετε το fanbase σας ενημερωμένο με σταθερές θέσεις και ενημερώσεις, αλλά στη συνέχεια η ζωή γίνεται απασχολημένη και το επόμενο πράγμα που ξέρετε, έχει περάσει ένας μήνας χωρίς Facebook δημοσιεύσεις. Δεν είναι δροσερό.

Γιατί να μην προγραμματίσετε μια σειρά καθηκόντων Facebook Post στο ToDoist; Είναι εύκολο. Αρχικά, ορίστε ένα νέο έργο στο ToDoist που ονομάζεται "Γρήγορη Ενημέρωση" για όλες τις αναρτήσεις στο Facebook. Στη συνέχεια, απλά ορίστε μια εργασία και κάντε τον τίτλο σας το κείμενο μετά.

Όπως ακριβώς και στην πρώτη αυτοματοποίηση παραπάνω, θα δημιουργήσετε ένα φίλτρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Γρήγορη ενημέρωση" στην αρχή της γραμμής του θέματος. Ρυθμίστε το φίλτρο και εφαρμόστε την ετικέτα "ToDoist-Facebook-Post" όπως φαίνεται παραπάνω. Γιατί η γραμμή θέματος; Λοιπόν, τι είναι δροσερό είναι η ειδοποίησή σας ToDoist προσθέτει το όνομα του έργου στο μπροστινό μέρος του εισερχόμενου email όπως φαίνεται εδώ.

Αυτό που είναι πολύ καλό για αυτό είναι ότι όχι μόνο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φράση "Γρήγορη ενημέρωση" στο θέμα για φιλτράρισμα το εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά στη συνέχεια μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το IFTTT για να δημοσιεύσετε ολόκληρη τη γραμμή θέματος αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Facebook! Σε μια ενεργοποίηση IFTTT Facebook, είναι τόσο εύκολη όσο επιλέγετε το εισερχόμενο θέμα ως το συστατικό που θέλετε να δημοσιεύσετε.

Αυτό είναι! Τώρα απλά προγραμματίζετε την εργασία / θέση σας στο ToDoist στο πλαίσιο του έργου "Γρήγορη Ενημέρωση" χρησιμοποιώντας τον τίτλο της εργασίας ως θέση σας στο Facebook. Βεβαιωθείτε ότι η ειδοποίηση εργασιών έχει οριστεί για μετάβαση στον λογαριασμό σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι. Το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο θα φέρει ετικέτα στο εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το IFTTT θα δημοσιεύσει στο Facebook για εσάς και τώρα είστε παραγωγός ninja!

Έκδοση υπενθύμισης συναντήσεων σε πολλούς ανθρώπους

Ένα μειονέκτημα με το ToDoist είναι ότι οι υπενθυμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στρέφονται μόνο σε ένα μόνο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Λοιπόν, τι γίνεται αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα επαναλαμβανόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα σας, το οποίο χρησιμεύει ως υπενθύμιση για μια συνάντηση ή κάποια εργασία που όλοι πρέπει να συνεργαστείτε;

Μπορείτε να ρυθμίσετε μια επαναλαμβανόμενη ειδοποίηση σύσκεψης στο ToDoist και απλά να ορίσετε την ειδοποίηση για να μεταβείτε στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Και πάλι, ορίστε ένα φίλτρο για να αναζητήσετε τη γραμμή στον τίτλο της εργασίας σας, να δημιουργήσετε μια ετικέτα γι 'αυτό και, στη συνέχεια, στο IFTTT, χρησιμοποιήστε αυτήν την ετικέτα για να πυροδοτήσετε ένα σφάλμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αυτός είναι ένας πολύ απλός και αποτελεσματικός τρόπος για να επεκτείνετε τον περιορισμό του ToDoist από μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλά, χάρη σε μια συνταγή IFTTT με μια σκανδαλιστική λειτουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μια έξοδο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου!

Μεταφορά αρχείου πυροδότησης με SMS

Ένα άλλο δροσερό χαρακτηριστικό του ToDoist είναι ότι προσφέρει επίσης ειδοποιήσεις SMS. Ευτυχώς, το IFTTT προσφέρει τη δυνατότητα να ενεργοποιεί συνταγές μέσω SMS. Απλά επιλέξτε το SMS ως σκανδάλη και επιλέξτε "Αποστολή IFTTT με ετικέτα SMS". Για να μεταφέρετε ένα αρχείο χρησιμοποιώντας SMS, χρησιμοποιήστε μια ετικέτα όπως #TransferReport.

Μόλις δημιουργήσετε αυτό το trigger, το IFTTT θα σας δώσει τον αριθμό SMS που πρέπει να στείλετε.

Το μόνο πρόβλημα που αντιμετωπίζουμε εδώ είναι ότι για το ToDoist να στέλνετε ειδοποιήσεις απευθείας στο IFTTT, θα πρέπει να κάνετε τον αριθμό τηλεφώνου "από" τον αριθμό τηλεφώνου ToDoist. Αυτό δεν θα λειτουργήσει, επειδή το IFTTT απαιτεί να στείλετε ένα δοκιμαστικό μήνυμα SMS και να απαντήσετε με ένα PIN.

Ο εύκολος τρόπος γύρω από αυτό είναι να ρυθμίσετε το κινητό σας τηλέφωνο - το οποίο έχει ρυθμιστεί ως το SMS με το IFTTT και το ToDoist - με οποιαδήποτε διαθέσιμη Εφαρμογή προώθησης SMS Pansi SMS κάνει εύκολη τη διαχείριση των μηνυμάτων κειμένου σας στο AndroidΥπάρχουν εφαρμογές εκεί έξω που μετατρέπουν τα μηνύματα από μια καθημερινή δουλειά σε ένα απόλυτο αεράκι. Το Pansi SMS είναι μία από αυτές τις εφαρμογές. Διαβάστε περισσότερα . Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα τόσο για Android όσο και για iOS. Διαμορφώστε αυτήν την εφαρμογή για να προωθήσετε τυχόν εισερχόμενες ειδοποιήσεις SMS από το ToDoist στον αριθμό σας IFTTT και τελειώσατε.

Τώρα, ρυθμίστε την εργασία ToDoist για να ενεργοποιήσετε τη μεταφορά αρχείων ορίζοντας την εργασία με την ετικέτα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να την ενεργοποιήσετε στο IFTTT.

Τα εισερχόμενα μηνύματα SMS από το ToDoist θα μοιάζουν με "Reminder | #TransferReport | Όνομα αναφοράς "

Δεδομένου ότι έχετε ρυθμίσει ένα trigger IFTTT SMS για να αναζητήσετε την ετικέτα #TransferReport, αυτό το μήνυμα κειμένου θα ενεργοποιήσει αυτή τη συνταγή.

Τώρα, για να μεταφέρετε το αρχείο IFTTT από το Dropbox στο Google Drive, ορίσατε το trigger IFTTT για να χρησιμοποιήσετε το Google Drive και επιλέξτε "Upload File From URL".

Όπως μπορείτε να δείτε, απλά ορίστε το URL του αρχείου στη διεύθυνση URL του αρχείου στο Dropbox. Ονομάστε το αρχείο χρησιμοποιώντας την ημερομηνία "ReceivedAt" του SMS, έτσι ώστε κάθε φορά που μεταφορτώνεται το αρχείο, θα λάβει μια νέα ημερομηνία και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη διαδρομή του Google Drive όπου θέλετε να μεταβεί η αναφορά.

Το πλεονέκτημα αυτής της αυτοματοποίησης είναι ότι μπορείτε να έχετε έναν από τους υπαλλήλους σας να τοποθετήσουν την πιο πρόσφατη αναφορά τους στη δημόσια διεύθυνση Dropbox σας, αντικαθιστώντας το παλιό αρχείο και διατηρώντας το ίδιο όνομα. Στη συνέχεια, σε κάποιο εβδομαδιαίο χρονικό διάστημα, το αυτοματοποιημένο σύστημα σας θα φτάσει, θα αρπάξει αυτή την αναφορά ή το αρχείο δεδομένων και θα το φορτώσει στο δικό σας λογαριασμό στο Google Drive, όπου μπορείτε να δείτε τη νέα αναφορά.

Προσθέστε μια σειρά στο υπολογιστικό φύλλο Google με SMS

Η τελευταία ιδέα αυτοματισμού ενεργοποιεί μια νέα γραμμή εισαγωγής δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο Google. Ένα παράδειγμα γιατί μπορεί να είναι χρήσιμο είναι αν είχατε μια ομάδα τεχνικών πεδίου ή κάποιο άλλο απομακρυσμένο προσωπικό. Ίσως συλλέγουν τις απαντήσεις της έρευνας από τους πελάτες ή συλλέγουν μετρήσεις μετρήσεων από απομακρυσμένες τοποθεσίες.

Μπορείτε να τους ζητήσετε να σας στέλνουν μήνυμα SMS στο τηλέφωνό σας χρησιμοποιώντας μια μοναδική ετικέτα για κάθε τεχνικό. Για παράδειγμα, ο Μπομπ μπορεί να σας στέλνει κείμενο "#bobdata 779 Church Street, 4021", και ο John θα σας γράψει "#johndata 76 Main Strett, 6543".

Θέλετε να αυτοματοποιήσετε με κάποιο τρόπο την εισαγωγή αυτών των δεδομένων σε ένα ενιαίο φύλλο εργασίας Google. Ήχος τρελό περίπλοκη; Λοιπόν, δεν είναι.

Στην πραγματικότητα, δεν χρειάζεστε καν ToDoist για αυτή τη λύση. Πρώτα, βεβαιωθείτε ότι έχετε την αυτόματη προώθηση εφαρμογών που λειτουργούν στο τηλέφωνό σας έτσι ώστε τα εισερχόμενα κείμενα από αυτούς τους τεχνικούς να προωθούνται αυτόματα στον αριθμό σας IFTTT SMS. Στη συνέχεια, ρυθμίστε ενεργοποιητές στο IFTTT για κάθε ετικέτα.

Στη συνέχεια, δημιουργήστε μια ενέργεια χρησιμοποιώντας το Google Drive και επιλέξτε "Προσθήκη γραμμής σε υπολογιστικό φύλλο".

Δημιουργώντας μια μεμονωμένη σκανδάλη για κάθε τεχνικό, χρησιμοποιώντας το ίδιο όνομα υπολογιστικού φύλλου, θα φορτώσει όλες τις εισερχόμενες πληροφορίες σε ένα ξεχωριστό υπολογιστικό φύλλο.

Όταν αρχίζετε να παίζετε δημιουργικά με τις λειτουργίες ειδοποιήσεων του ToDoist και την ικανότητα του IFTTT να λάβει αυτά και να επιτύχει πραγματικά δροσερό αυτοματισμούς μαζί τους, γίνεται πολύ προφανές ότι ο συνδυασμός των δύο είναι πολύ ισχυρό πράγμα.

Μπορείτε να σκεφτείτε άλλους δροσερούς τρόπους για να συνδυάσετε το ToDoist και το IFTTT για την αυτοματοποίηση άλλων εργασιών; Μοιραστείτε τις δημιουργικές ιδέες και τις σκέψεις σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων!