7 συμβουλές για τη βελτίωση της διαχείρισης της λίστας σας

Διαφήμιση

Θα ήταν φανταστικό αν κρατούσατε ένα λίστα υποχρεώσεων ήταν το μυστικό για να ολοκληρώσετε την εργασία σας εγκαίρως. Ωστόσο, αυτό δεν συμβαίνει - παίρνει μια καλά διατηρημένη, λογικά καταρτισμένη λίστα υποχρεώσεων για να έχει το επιθυμητό αποτέλεσμα στη ροή εργασίας σας Σταματήστε την οργάνωση, Ξεκινήστε να εργάζεστε: 3 απλές εφαρμογές για να επιταχύνετε τη ροή εργασίας σαςΕίσαι ένας εραστής της λίστας; Σταματήστε να χρησιμοποιείτε τη λίστα υποχρεώσεων σας ως άλλη δικαιολογία για να χρονοτριβήσετε. Μεταβείτε σε ένα σύστημα διαχείρισης ελάχιστων εργασιών και επικεντρωθείτε στο να κάνετε τα πράγματα. Διαβάστε περισσότερα .

Ευτυχώς, δεν είναι πολύ δύσκολο να διασφαλίσετε ότι ο κατάλογος υποχρεώσεων σας καταφέρνει να κόψει τη μουστάρδα. Το μόνο που χρειάζεται είναι ένας μικρός προγραμματισμός, μια σταθερή ιδέα για το τι σκοπεύετε να επιτύχετε και την ευελιξία να χρησιμοποιείτε καλές ιδέες που σκέφτονται κάποιοι άλλοι.

Βάλτε τις παρακάτω συμβουλές σε δράση και θα κοιτάξετε μια λίστα υποχρεώσεων που κάνει μια πραγματική διαφορά στον τρόπο που εργάζεστε.

1. Εξετάστε πότε να κάνετε τη λίστα σας

Μπορεί να ακούγεται σαν ένα ασήμαντο ζήτημα, αλλά η χρονική στιγμή κατά την οποία βάζετε μαζί τη λίστα των δικών σας μπορεί να έχει μεγάλο αντίκτυπο στην τελική επιτυχία της. Υπάρχουν περισσότερες από μία στρατηγικές επιτυχίας - αλλά γενικά δεν είναι καλή ιδέα να είμαστε ρίχνοντας μαζί μια λίστα την ημέρα Πώς να δημιουργήσετε περισσότερο ελεύθερο χρόνο με το Gamification Schedule σαςΔεν υπάρχει τίποτα πιο ανταμείβοντας παρά να ολοκληρώσετε μια εργασία που βρίσκεται στο πρόγραμμά σας μπροστά από το χρόνο. Γιατί λοιπόν, επιμένετε να τιμωρήσετε τον εαυτό σας για την ολοκλήρωση των καθηκόντων σας, αντί να δώσετε στον εαυτό σας την απλή ανταμοιβή σας; Διαβάστε περισσότερα .

Αντ 'αυτού, πάρτε κάποιο χρόνο τη νύχτα πριν για να προγραμματίσετε αύριο. Χωρίς το άγχος της έναρξης μιας νέας εργάσιμης ημέρας, είναι ευκολότερο να καταρτιστεί ένας ενεργός κατάλογος που να καλύπτει όλα όσα πρέπει να ολοκληρωθούν. Ίσως αξίζει κανείς να πάρει τη συνήθεια να κάνει τη δική σας λίστα για την επόμενη μέρα στο τέλος της εργασίας μιας ημέρας.

2. Επιλέξτε μεταξύ στυλό και χαρτί ή μια ψηφιακή λύση

Σήμερα, συχνά υποτίθεται ότι μια εφαρμογή για κινητά μπορεί να κάνει σχεδόν οτιδήποτε είχαμε κάποτε στρέψει στη μάνδρα και το χαρτί. Ενώ είναι αλήθεια ότι η ψηφιακή εποχή έχει επιφέρει κάποιες τεράστιες βελτιώσεις στον τρόπο με τον οποίο εργαζόμαστε, είναι λάθος να υποθέτουμε πάντα ότι είναι η καλύτερη επιλογή.

Για μερικούς ανθρώπους, ένας κατάλογος υποχρεώσεων έχει μεγαλύτερη βαρύτητα όταν παρουσιάζεται σε α φορητό χαρτί υψηλής ποιότητας 3 σημειωματάρια χαρτιού αξίζει τον κόπο γιαΚάνουμε πολλή γραφή για τρόπους υψηλής τεχνολογίας για να παρακολουθείτε τα πράγματα και να διαχειριστείτε τη ζωή σας. Αλλά μερικές φορές ένα απλό παλιό σημειωματάριο είναι το καλύτερο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Διαβάστε περισσότερα αντί να αποτελείται από αυτά και τα μηδενικά. Σε κάθε περίπτωση αξίζει να δοκιμάσετε τόσο τις φυσικές όσο και τις ψηφιακές μεθόδους για να διαπιστώσετε αν κάποια από τις διαδικασίες προσφέρει κάποια μοναδική εικόνα των δικών σας εργασιακών συνηθειών.

Υπάρχουν οφέλη για τη διαδικτυακή πανταχού παρούσα διαδικτυακή εφαρμογή και υπάρχουν αντιφατικά πλεονεκτήματα σε ένα αντίγραφο σε σκληρό χαρτί. Δεν είναι λογικό να υποθέσουμε ότι το η σύγχρονη έκδοση σας βοηθά να κάνετε περισσότερα 5 λόγοι για τους οποίους η εφαρμογή σας για να κάνετε κάνει λιγότερο παραγωγικήΕκτός από τις λίστες υποχρεώσεων; Το πρόβλημά σας δεν είναι η φιλοδοξία σας ή η εφαρμογή προγραμματισμού εργασιών που χρησιμοποιείτε. Το πρόβλημα είναι στο πώς χρησιμοποιείτε τη λίστα των υποχρεώσεων γενικά. Διαβάστε περισσότερα - δεν υπάρχει πραγματικά υποκατάστατο για να δοκιμάσετε νέες προσθήκες στη ροή εργασίας σας και να αξιολογήσετε εάν προσφέρουν ή όχι σημαντικές βελτιώσεις.

3. Εάν πηγαίνετε ψηφιακά, επιλέξτε ένα αξιόλογο εργαλείο

Πολλοί χρήστες θα επιλέξουν την ψηφιακή μέθοδο, ακόμα και αφού δοκιμάσουν μια λίστα εργασιών για χαρτιά. Φυσικά, υπάρχουν δεκάδες εφαρμογές και υπηρεσίες για να εκπληρώσουν αυτό το είδος λειτουργικότητας και η επιλογή της σωστής επιλογής μπορεί να είναι αρκετά δύσκολη.

Η πρώτη σκέψη που πρέπει να κάνετε είναι από ποια συσκευή θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση στη λίστα σας. Εάν η απάντηση είναι πολλές διαφορετικές συσκευές, καλύτερα να δουλεύετε με ένα σύστημα που βασίζεται σε λογαριασμούς όπως το Evernote, όπου μπορείτε να συνδεθείτε και να προβάλετε τις σημειώσεις σας όλα από το smartphone σας στον οικιακό σας υπολογιστή 8 Αποτελεσματικές εφαρμογές Evernote για παραγωγικότητα χωρίς πόνοΚάντε το Evernote σας καλύτερα με βασικές εφαρμογές και πρόσθετα. Αυτές οι οκτώ επιλογές ενσωματώνουν το Evernote απρόσκοπτα με τις εφαρμογές ιστού τους. Διαβάστε περισσότερα .

Ωστόσο, υπάρχουν πολλές άλλες επιλογές. Αν είστε ήδη βαθιά στο οικοσύστημα των Windows, ίσως αξίζει να εκμεταλλευτείτε το βαθιά δεσμούς που έχει το OneNote στο λειτουργικό σύστημα 6 Συμβουλές για τη χρήση του OneNote ως λίστα των υποχρεώσεών σαςΑξιοποιείτε στο έπακρο τη λίστα των εργασιών σας για το OneNote; Εφαρμόστε τις συμβουλές μας για καλύτερες λίστες ελέγχου OneNote. Διαβάστε περισσότερα .

Τόσο το OneNote όσο και το Evernote είναι αρκετά περίπλοκα κομμάτια λογισμικού και ίσως θελήσετε κάτι ελαφρύτερο για να αποτρέψετε τη μη εκτέλεση της λίστας σας εργασιών. Ευτυχώς, υπάρχουν πολλές εφαρμογές για κινητά 8 καλύτερες εφαρμογές για τη Διαχείριση λιστών λίστας στο AndroidΜην προσπαθήσετε να ζυγίζετε δεκάδες καθήκοντα στο κεφάλι σας. Αυτές οι φοβερότερες εφαρμογές διαχείρισης εργασιών Android σας βοηθούν να παρακολουθείτε αποτελεσματικά τη λίστα των εργασιών σας. Διαβάστε περισσότερα που μπορεί να κάνει τη συντήρηση και την ολοκλήρωση της δουλειάς σας μια αύρα.

4. Κρατήστε τα πράγματα κατακερματισμένα

Όσο μεγαλύτερη είναι η λίστα των υποχρεώσεων, τόσο λιγότερο αποτελεσματική είναι. Εάν ο κατάλογός σας περιέχει ένα μεγάλο αριθμό εργασιών, θα γίνει γρήγορα μια αξεπέραστη πρόκληση - και αυτό θα νικήσει το σημείο να το βάλουμε μαζί στην πρώτη θέση.

Αντί να αφήσετε τον κατάλογο υποχρεώσεων να ξεπεραστεί, κατακερματιστείτε τα σε εύκολα επιδέξιμες εργασίες. Ένας τρόπος για να επιτευχθεί αυτό είναι η ταξινόμησή τους ανά περιοχή - σχολείο, εργασία και σπίτι, για παράδειγμα. Εντούτοις, μπορεί να διαπιστώσετε ότι είναι πιο πρακτικό να διαφοροποιείτε τα καθήκοντα με διαφορετικά επίπεδα προτεραιότητας.

Διευκρινίζοντας ποια καθήκοντα αξίζουν να έχουν προτεραιότητα 10 τρόποι για να σκάβετε τον εαυτό σας εκτός των εργασιώνΤο αίσθημα του πνιγμού σε έναν κατάλογο ατελείωτων καθηκόντων είναι ένας φόβος κοινός για όλους μας. Η θεραπεία είναι διαθέσιμη. Εδώ είναι δέκα τρόποι για να επιστρέψετε. Διαβάστε περισσότερα είναι ένα μεγάλο βήμα προς την κατεύθυνση της μετατροπής της λίστας εργασιών σας σε ένα σχέδιο για να το κάνετε. Η δουλειά όπως αυτή σας δίνει μια γενική εικόνα για τα πάντα στο πιάτο σας, τα οποία μπορούν να σας βοηθήσουν να τα καταφέρετε ακριβώς πόσο μπορείτε να το κάνετε σε μια μέρα, μια εβδομάδα ή ένα μήνα - και αυτό είναι κάτι που πρέπει να το ξέρετε μπορείς να γίνουν ακόμα πιο παραγωγικοί 3 τύποι λιστών που πραγματικά σας βοηθούν να είστε πιο παραγωγικοίΟι λίστες υποχρεώσεων είναι το τελευταίο όπλο παραγωγικότητας. Αυτές οι λίστες υποχρεώσεων θα σας δώσουν όλη τη δύναμη που χρειάζεστε για να κάνετε τα πράγματα. Διαβάστε περισσότερα .

Αν δεν είστε σίγουροι για το τι να εργαστείτε ή σε ποια σειρά, εξετάστε την αξιολόγηση μεμονωμένων έργων. Ορίστε τα επιθυμητά αποτελέσματα, τις φάσεις ή τα προϊόντα (τα συστατικά σας) και σπάστε τα σε ξεχωριστές εργασίες και δευτερεύουσες εργασίες, τις οποίες μπορείτε να μεταφέρετε ο ένας μετά τον άλλο στη λίστα υποχρεώσεων. Για να προετοιμάσει αυτή την αρχική επισκόπηση, το Αναλυτική δομή εργασιών Πώς να οργανώσετε οποιοδήποτε έργο με δομή κατανομής εργασιώνΈνα ταξίδι χιλιάδων μιλίων αρχίζει με ένα μόνο βήμα. Κάθε περίπλοκο έργο αποτελείται από πολλαπλά συστατικά. Η Δομή Κατανομής Εργασίας μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε όλα τα βήματα και να τα ακολουθήσετε. Διαβάστε περισσότερα είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε.

Αφού έχετε μια επισκόπηση όλων των καθηκόντων σας, θα είναι πιο εύκολο να αντιμετωπίσετε βήμα-βήμα ένα τρομακτικό σχέδιο και να υπολογίσετε πόσο χρόνο θα αναλάβει κάθε έργο - και επομένως η ολοκλήρωση ολόκληρου του έργου.

5. Ο συγχρονισμός είναι το παν

Μια λίστα υποχρεώσεων είναι μια εξαιρετική μέθοδος για να διατηρείτε όλα τα καθήκοντά σας σε ένα μέρος, αλλά εάν δεν υπάρχει κανένας χρόνος για να ολοκληρωθούν αυτές οι εργασίες, μπορεί να μην είναι όλα χρήσιμα. Θα έχετε τη δυνατότητα να υπολογίσετε με ακρίβεια πόσο καιρό μια συγκεκριμένη εργασία παίρνει αφού το έκαναν, έτσι ώστε αυτά τα στοιχεία να είναι κατά προσέγγιση - αλλά είναι ακόμα πολύ σημαντικά.

Είτε προγραμματίζετε την λίστα των καθηκόντων σας καθημερινά είτε σε μηνιαία βάση, είναι σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη σας το χρόνο. Εάν δεν υπάρχει αρκετός χρόνος για να κάνετε τα πάντα στη λίστα, ορισμένες εργασίες είναι υποχρεωμένες να υποχωρήσουν - και αυτό μπορεί γρήγορα να γίνει πραγματικό πρόβλημα.

Για να διορθώσετε αυτό το πρόβλημα, σκεφτείτε χρησιμοποιώντας το ημερολόγιο Google ως βάση για τη λίστα των υποχρεώσεών σας Υπενθυμίσεις Κάνει το ημερολόγιο του Google μια απίστευτη λίσταΔιατηρείτε μια λίστα υποχρεώσεων και ένα ξεχωριστό ημερολόγιο; Εισάγει τριβές επειδή οι εργασίες και ο προγραμματισμός είναι αλληλεξαρτώμενα. Η Google το λύσει τώρα, εισάγοντας υπενθυμίσεις στο Ημερολόγιο Google στο Android. Διαβάστε περισσότερα . Η προσφάτως εισαγόμενη λειτουργικότητα υπενθυμίσεων βοηθά στην εμπέδωση των καθηκόντων με μια αίσθηση χρόνου, εξασφαλίζοντας ότι θα γίνει πριν από την ημερομηνία λήξης τους.

Το Ημερολόγιο Google καθιστά την όλη διαδικασία όσο το δυνατόν πιο ομαλή, καθώς θα μπορείτε να ορίσετε την υπενθύμιση με φωνή ή με το χέρι - και θα σας ζητά πάντα να επισυνάψετε χρόνο στις μεμονωμένες εργασίες. Μερικές φορές είναι δύσκολο να δεσμευτείς για τους χρόνους προγραμματισμού παρά για απλά καθήκοντα, αλλά αποκομίζει οφέλη μακροπρόθεσμα.

6. Ελέγξτε τις ολοκληρωμένες εργασίες κάθε φορά

Το τελευταίο βήμα οποιασδήποτε ολοκληρωμένης εργασίας είναι να το ελέγξετε - αλλά κάτι που συχνά χάνουμε να κάνουμε. Οι ανεξέλεγκτες εργασίες που γνωρίζουμε είναι πλήρεις θα γεμίσουν γρήγορα τον κατάλογό σας, καθιστώντας λιγότερο προφανές τι έχει απομείνει για να αντιμετωπιστεί, έτσι ώστε να μπορεί γρήγορα να μετατραπεί σε πρόβλημα.

Ωστόσο, υπάρχει και μια ψυχολογική πτυχή αυτής της διαδικασίας. Η ιδέα μιας λίστας υποχρεώσεων είναι ότι διατηρεί μια λαβή στις μεγαλύτερες προτεραιότητές σας ανά πάσα στιγμή. Αν κατορθώνετε να ολοκληρώσετε τις εργασίες, αλλά αποτυγχάνετε να καταγράψετε αυτές τις μικρές νίκες, δεν παίρνετε το πλήρες όφελος της λίστας σας.

Απολαύστε το γεγονός ότι αποχωρίζετε από μια καλή δουλειά. Μέρος της ιδέας μιας λίστας υποχρεώσεων είναι να διατυπώσετε όλα όσα πρέπει να αντιμετωπιστούν - αλλά είναι επίσης μια μέθοδος ανίχνευσης όσων ολοκληρώνετε. Οταν είσαι αγωνιζόμενοι για κίνητρα Πώς να ανακτήσετε το κίνητρο δημιουργικής μετά την εξάντλησηΟι συγγραφείς δεν είναι οι μόνοι που υποφέρουν από "δημιουργικό μπλοκ". Τι μπορείτε να κάνετε για να αναζωπυρώσετε τη δημιουργική σας φωτιά; Εδώ είναι πέντε εύκολα πράγματα που μπορείτε να δοκιμάσετε. Διαβάστε περισσότερα , θυμηθείτε ότι έχετε ήδη σημειώσει πολλές αποστολές.

7. Μάθετε από Τεχνικές Άλλοι έχουν χρησιμοποιηθεί με επιτυχία

Είναι υπέροχο να χαράξετε τη δική σας μεθοδολογία λίστας εργασιών, μια στρατηγική που ταιριάζει απόλυτα στη ροή εργασίας σας. Ωστόσο, δεν υπάρχει τίποτα λάθος να δοκιμάζετε προϋπάρχουσες στρατηγικές και να τις χρησιμοποιείτε ως θεμέλιο.

Κοιτάξτε ένα σύστημα όπως το Προσωπικά Kanban. Είναι αρκετά απλό, με μόνο δύο πραγματικούς "κανόνες" - αλλά μπορείτε να πάρετε αυτή τη βάση και να την προσωποποιήσετε μέχρι να είστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα. Εξετάστε τις δύο αρχές που βασίζεται στο Kanban:

• Οραματισμός: Είναι σημαντικό να μπορείτε πάντα να βλέπετε με μια ματιά σε τι εργάζεστε, τι γίνεται στη συνέχεια και τι έχετε ήδη ολοκληρώσει.
• Μειωμένη εργασία σε εξέλιξη: Ο Kanban ορίζει ότι πρέπει να θέσετε ένα όριο για το πόσες συνεχόμενες εργασίες προσπαθείτε να χειριστείτε ανά πάσα στιγμή.

Αυτό είναι ένα ξεκάθαρο ξεκίνημα και κάτι που μπορεί εύκολα να τροποποιηθεί. Επιπλέον, θα βρείτε έναν πλούσιο αριθμό πραγματικών περιπτωσιολογικών μελετών Kanban που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καθοδηγήσετε τη δική σας χρήση. Πέρα από αυτό, υπάρχουν πολύ περισσότερες στρατηγικές εκεί έξω - λάβετε υπόψη κάποιου άλλου πώς ενισχύουν τη δουλειά τους Το One My Best Productivity Trick: Πώς η Τζίνα Τραπάνι παίρνει τα πράγματαΗ Τζίνα Τράπανι έχει ένα τέχνασμα κορυφαίας παρατυπίας για να κάνει τα πράγματα ακόμα και σε μια κουραστική μέρα. Εδώ είναι τι είναι. Διαβάστε περισσότερα , και να δούμε πώς μπορείτε να το εφαρμόσετε στη δική σας ζωή.

Έχετε μια μεγάλη συμβουλή για τον τρόπο σωστής συναρμολόγησης της λίστας υποχρεώσεων; Ψάχνετε για καθοδήγηση σχετικά με τον σωστό τρόπο διαχείρισης των καθηκόντων σας; Ενημερώστε μας για αυτό στο τμήμα σχολίων παρακάτω.