Πώς να γράψετε το τέλειο επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Backed by Data)

Διαφήμιση

Η σύνταξη αποτελεσματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φαίνεται αρκετά εύκολη. Αλλά αν θέλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να λειτουργούν ακόμα καλύτερα, να έχετε κατά νου τους ακόλουθους κανόνες που υποστηρίζονται από την επιστήμη.

Στο παρελθόν, έχουμε καταχωρηθεί 12 λόγοι για τους οποίους οι άνθρωποι εξακολουθούν να αγνοούν τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας 12 λόγοι για τους οποίους οι άνθρωποι εξακολουθούν να αγνοούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαςΣυχνά αγωνίζεστε με τους ανθρώπους να ανταποκρίνονται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας; Σας παρουσιάζουμε γιατί οι άνθρωποι μπορεί να αγνοούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και πώς να τα κάνουν αντιληπτά και να αντιδρούν στο μήνυμά σας. Διαβάστε περισσότερα . Έχουμε ακόμη και σας δώσει οδηγίες βήμα-βήμα να αποκτήσετε πολυάσχολους ανθρώπους για να απαντήσετε στα μηνύματά 6 τρόποι για να πάρει τους πολυάσχολους ανθρώπους να απαντήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαςΥπάρχει ένα εντελώς διαφορετικό σύνολο κανόνων όταν πρόκειται για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα ενθαρρύνουν ή θα αποθαρρύνουν ένα άτομο να πατήσει το κουμπί "απάντηση" και να σας απαντήσει. Μάθετε τους κανόνες επιτυχίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Διαβάστε περισσότερα . Αλλά τώρα ήρθε η ώρα να μοιραστείτε μερικές ακόμα πιο συγκεκριμένες, συμβιβάσιμες συμβουλές - υποστηριζόμενες από δεδομένα.

Κάθε μία από αυτές τις συμβουλές δεν βελτιώνει μόνο τις πιθανότητες διαβίβασης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αλλά και εσάς που λαμβάνετε μια θετική απάντηση από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι σημαντικό επειδή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παραμένει η κύρια μορφή επικοινωνίας στον επιχειρηματικό κόσμο. Με το να γνωρίζετε πώς να δημιουργείτε αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δίνετε στον εαυτό σας ένα σαφές πλεονέκτημα έναντι των συναδέλφων σας.

1. Πάρτε σε Όρους Όνομα

Αυτό ακούγεται προφανές, αλλά αν θέλετε πραγματικά οι άνθρωποι να δώσουν προσοχή όταν λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εσάς, χρησιμοποιήστε το όνομά τους. Και να το χρησιμοποιείτε περισσότερες από μία φορές.

Έρευνα που δημοσιεύθηκε το 2006 έδειξε ότι πολλές περιοχές του εγκεφάλου "δείχνουν μεγαλύτερη ενεργοποίηση στο δικό του όνομα", παρέχοντας αποδείξεις ότι "η ακοή του ονόματός του έχει μοναδική ενεργοποίηση της λειτουργίας του εγκεφάλου".

Χρησιμοποιώντας το όνομα του παραλήπτη σας στο θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και Το σώμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι επομένως ένα ψυχολογικό τέχνασμα που μπορεί να τραβήξει την προσοχή. Κλείνοντας με "Ελπίζω να σας ακούσω σύντομα, ο Stan" είναι πολύ πιο αποτελεσματικός από απλώς "Ελπίζω να σας ακούσω σύντομα".

2. Αγκαλιάστε το Halo Effect

Οι άνθρωποι επηρεάζονται από τους ανθρώπους που εμπιστεύονται. Αν ένας διευθυντής σας συμβουλεύσει να έρθετε σε επαφή με τον διευθυντή της εταιρείας σας, ονομάστε αυτόν τον διαχειριστή στο εισαγωγικό σας μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα κρύα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία είναι φρικτά για να λάβουν. Η εμφάνιση ότι έχετε την υποστήριξη κάποιας εμπιστοσύνης παραλήπτη σας είναι συνεπώς εξαιρετικά σημαντική.

Αυτό οφείλεται εν μέρει σε μια θεωρία που ονομάζεται Halo Effect. Αυτό είναι ένα είδος προκατειλημμένης επιβεβαίωσης. Σε αυτή την περίπτωση, η προκατάληψη θα βελτιώσει πιθανώς τη γενική εντύπωση του σκηνοθέτη εσείς απλά λόγω της ευνοϊκής εντυπώσεώς τους από τον διευθυντή που σας ανέφερε.

Δεν χρειάζεται να επιμείνετε στους ανωτέρους, όμως. Με βάση τις απόψεις και τις ιδέες των εμπειρογνωμόνων, οι πελάτες, οι αμοιβαίοι φίλοι και τα πλήθη μπορούν επίσης να ενισχύσουν το email σας, με την προϋπόθεση ότι ο παραλήπτης αποτιμά τις απόψεις των ατόμων που αναφέρεστε.

3. Να είστε θυμωμένοι ή ευτυχισμένοι. Αλλά Ποτέ Ουδέτερο

Οταν Μπούμερανγκ, μια κορυφαία εφαρμογή Gmail, ανέλυσε τα δεδομένα της, βρήκαν κάτι εξαιρετικά ενδιαφέρον. "Ένας από τους πιο σημαντικούς παράγοντες για τον καθορισμό των ποσοστών απόκρισης είναι το πόσο θετικές είναι οι λέξεις στο μήνυμα (θετικές λέξεις) ή αρνητικές (λέξεις όπως κακές)".

Τόσο μέτρια θετική και τα αρνητικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έλαβαν 5-15% περισσότερες απαντήσεις από ό, τι τα ουδέτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τούτου λεχθέντος, εξαιρετικά εχθρικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 10 Συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αντιμετώπιση των θυμωμένων, Trollish, ή Rude EmailsΕίναι απίστευτα απογοητευτικό να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο για να βρείτε ένα εντελώς μίσος μήνυμα. Γιατί στον κόσμο οι άνθρωποι πράττουν έτσι; Με αυτό είπε, θα πρέπει να μάθετε πώς να υπερασπιστείτε τον εαυτό σας ενώ ... Διαβάστε περισσότερα δεν έλαβε καμία απάντηση. Τα υπερβολικά κολακευτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είχαν πολύ καλύτερη απόδοση. Με άλλα λόγια, ξεπεράστε τα συναισθήματά σας, αλλά μην αντιδράσετε υπερβολικά.

4. Κρατήστε το Σύντομο (Αλλά πόσο σύντομη;)

Ξέρω ξέρω. Θα υπάρξουν εξαιρέσεις σε αυτό. Ενας από τα αγαπημένα μου εγκεφαλικά sites Διαβάστε το ευφυέστερο περιεχόμενο το 2016 με αυτές τις 35 τοποθεσίεςΠρέπει όλοι να διαβάσουμε αυτούς τους 35 ιστότοπους πιο συχνά. Εάν είστε κουραστικό από το dumbed-κάτω περιεχόμενο κάνει τα πράγματα κάπως πιο στοχαστικό το επόμενο έτος με αυτή τη σούπερ λίστα. Διαβάστε περισσότερα , Διακοπές εγκεφάλου στέλνει απίστευτα μακρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι χαρά για να διαβάσετε. Αλλά συνολικά, τα δεδομένα δείχνουν ότι πρέπει να αποφύγετε τα μακρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Στην πραγματικότητα, μαζί με αυτές τις πληροφορίες σχετικά με τους τύπους λέξεων που πρέπει να χρησιμοποιήσετε στα μηνύματά σας, η Boomerang βρήκε επίσης το "ιδανικό" μήκος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με βάση την ανάλυση των 40 εκατομμυρίων ηλεκτρονικών μηνυμάτων, διαπίστωσαν ότι εκείνα που δεν περιέχουν περισσότερες από 50-175 λέξεις είχαν την μεγαλύτερη πιθανότητα να λάβουν απάντηση (49-50%). Αυτό υποστηρίζεται επίσης από τα συμπεράσματα του 2010 μελέτη MIT.

Αυτό είναι συμβουλή σοφίας, αλλά δεν είναι πάντα πρακτικό. Αλλά το μάθημα είναι να κρατήσετε τα ηλεκτρονικά σας μηνύματα συνοπτικά. Ένας τρόπος για να γίνει αυτό είναι να εγγραφείτε στο Πέντε προτάσεις φιλοσοφία, και ποτέ μην στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πάνω από πέντε προτάσεις σε μήκος. Ως επενδυτής και συγγραφέας Ο Guy Kawasaki είπε στην Entrepreneur.com, "Λιγότερο από πέντε προτάσεις είναι συχνά απότομες και αγενείς, περισσότερες από πέντε ποινές χάνουν χρόνο".

5. Χρησιμοποιήστε το Word "Επειδή"

Εάν έχετε την τόλμη να ζητήσετε από κάποιον να κάνει κάτι για σας, τουλάχιστον να τον πείτε Γιατί. Το γνωρίζουμε από τη δεκαετία του '70, όταν ο Καθηγητής Ψυχολογίας στο Πανεπιστήμιο του Χάρβαρντ, Η Ellen Langer δημοσίευσε μια μελέτη υπογραμμίζοντας τη σημασία της λέξης "γιατί".

Πολύ συχνά λαμβάνουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν μόνο κάτι ("Μπορείτε να μου στείλετε αυτή την έκθεση μέχρι τις 2 μ.μ."), χωρίς να εξηγηθεί γιατί. Αλλά εισάγοντας τη λέξη "γιατί" στο αίτημά μας ("Μπορείτε να μου στείλετε αυτή την έκθεση μέχρι τις 2 μ.μ. επειδή χρειάζεται να την επεξεργαστείτε μέχρι τις 5 μ.μ.), αυξάνονται οι πιθανότητες συμμόρφωσης.

Σύμφωνα με τη μελέτη αυτή, αυτό μπορεί να οφείλεται στο γεγονός ότι «οι άνθρωποι συνεχίζουν την« αυτόματη »συμπεριφορά... ως μορφή ευρετικής ή βραχυπρόθεσμης. Και ακούγοντας τη λέξη «γιατί» ακολουθούμενη από έναν λόγο (ανεξάρτητα από το πόσο αμήχανος είναι ο λόγος), μας κάνει να συμμορφωθούμε ».

6. Μην προσφέρετε περισσότερες από 3 επιλογές

ο Παράδοξο επιλογής είναι όπου έχουμε μια τέτοια αφθονία των επιλογών που παραλύουμε. Για να διασφαλίσετε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν οδηγούν σε ένα παράδοξο επιλογής, προσπαθήστε να μην προσφέρετε περισσότερες από τρεις επιλογές.

Το ανθρώπινο μυαλό αγαπά τη μαγεία των τριών. Γι 'αυτό δίνουμε τρία μετάλλια στους Ολυμπιακούς Αγώνες. Αναλύουμε τα πράγματα με όρους αισιόδοξων, ρεαλιστικών και απαισιόδοξων (ή υψηλών, μεσαίων και χαμηλών). Και γι 'αυτό οι οικονομικές αγορές συχνά ωριμάζουν για να φιλοξενήσουν μόνο τρεις μεγάλους ανταγωνιστές.

Όσον αφορά τη λήψη αποφάσεων, αγαπάμε επίσης να βασιστούμε σε τρεις λόγους ή τρεις επιλογές. Αυτό αποδείχθηκε μέσω έρευνας με τίτλο Όταν τρία γοητεία αλλά τέσσερις συναγερμοί, που διεξάγονται από δύο επιστήμονες συμπεριφοράς. Εφαρμόζεται για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν οργανώνετε μια συνάντηση ή μια κλήση, προσπαθήστε να δώσετε μόνο τρεις επιλογές ώρας και ημερομηνίας. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο συνάντησης-προγραμματισμού όπως Γράφω άσκοπα, που έχουμε επανεξετάζεται 5 Εργαλεία διαχείρισης και προγραμματισμού ημερολογίου για το έτοςΚρατήστε πάνω από τα πάντα στο πρόγραμμά σας. Εδώ είναι πέντε δωρεάν εργαλεία που μπορούν να βοηθήσουν ιδιαίτερα για τη διατήρηση του ημερολογίου σας. Διαβάστε περισσότερα στο παρελθόν.

7. Γράψτε στο επίπεδο τρίτου βαθμού

Το επίπεδο βαθμού ανάγνωσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορεί να έχει τεράστια επίδραση στα ποσοστά απόκρισης. Σύμφωνα με την Boomerang, τα μηνύματα που γράφτηκαν σε επίπεδο ανάγνωσης κολεγίου είχαν ποσοστό απάντησης μόλις 39%. Ο πιο αποτελεσματικός βαθμός ανάγνωσης ήταν ο τρίτος βαθμός, ο οποίος πέτυχε ποσοστό ανταπόκρισης 53%.

Το επίπεδο ανάγνωσης βασίζεται κυρίως στην εξέταση του "αριθμού συλλαβών στα λόγια σας και του αριθμού των συλλαβών λέξεις στις προτάσεις σας. " Για να βελτιώσετε το ποσοστό ανταπόκρισης σας, κρατήστε τόσο τις προτάσεις σας όσο και τα λόγια σας μικρός. Για να ελέγξετε την ποιότητα ανάγνωσης των δικών σας μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αντιγράψτε και επικολλήστε τα σε εργαλεία όπως Βαθμός αναγνωσιμότητας, ή Εκδότης Hemingway.

8. Επικυρώστε το κείμενό σας

Για μεγαλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτό είναι αυτονόητο, αλλά για συντομότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η διόρθωση συχνά παραβλέπεται. Αυτή είναι μια κακή ιδέα.

Σε ένα 2001 μελέτη, Ο Larry Beason έδειξε ότι τα λάθη γραπτώς (συμπεριλαμβανομένων ορθογραφικών και γραμματικών λαθών, καθώς και λογικών λαθών) έχουν αρκετές αρνητικές επιπτώσεις στην αντίληψη του συγγραφέα.

Όταν ένας αναγνώστης παρατηρεί ένα λάθος, κάνει αυτομάτως υποθέσεις για τον συγγραφέα. Σε αυτή τη μελέτη, οι συνηθέστερες υποθέσεις ήταν ότι ο συγγραφέας ήταν ένας ελαττωματικός στοχαστής, όχι ένας λεπτομερής άνθρωπος, ένας φτωχός επικοινωνιακός ή / και κακώς εκπαιδευμένος.

Αυτά είναι κάποιες πολύ επιζήμιες ιδιότητες που μπορείτε να αποφύγετε να τις δείτε απλά Επιμέλεια Grammarly Lite - Μια επέκταση του προγράμματος περιήγησης για όλες τις ανάγκες σας για προτυποποίηση [Chrome, Firefox, Safari]Πώς ελέγχετε αυτήν την περίοδο τι πληκτρολογείτε στον υπολογιστή σας; Πληκτρολογήστε το στο Google; Επικολλήστε το στο Word; Ή χρησιμοποιείτε έναν ιστοτόπο διόρθωσης στον οποίο εισάγετε το κείμενό σας; Είμαι σίγουρα ... Διαβάστε περισσότερα κάθε ένα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

9. Εμφάνιση αριθμών ως αριθμητικά στοιχεία

Αν αριθμοί όπως στατιστικά στοιχεία, δεδομένα, ημερομηνίες, ώρα, κ.λπ. είναι σημαντικές στο μήνυμά σας, να τις εμφανίσετε ως αριθμούς αντί να τις πληκτρολογήσετε (12, αντί για δώδεκα).

Μελέτες παρακολούθησης οφθαλμών έχουν δείξει ότι τα μάτια ενός αναγνώστη γενικά σαρώνουν πάνω από το κείμενο, ενώ "οι αριθμοί συχνά σταματούν το περιπλανώμενο μάτι". Αυτό συμβαίνει επειδή "οι αριθμοί αντιπροσωπεύουν γεγονότα". Οι αριθμοί είναι σκληρά δεδομένα που ο νους μπορεί να διαλέξει γρήγορα. Ο νους του αναγνώστη υποθέτει ότι αυτοί οι αριθμοί είναι ένα σημαντικό μέρος του μηνύματος.

Έχετε αυτό κατά νου όταν σχεδιάζετε τα δικά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν οι αριθμοί είναι ένα σημαντικό μέρος του μηνύματός σας, εμφανίστε τους ως αριθμούς, ώστε ο αναγνώστης σας να μπορεί να φιλτράρει το σημαντικό από το ασήμαντο.

Δημιουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας για σας

Στις περισσότερες θέσεις εργασίας, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελούν κρίσιμο στοιχείο για το πώς επικοινωνούμε με τους συναδέλφους μας. Είτε στέλνετε 10, είτε 100 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα, γνωρίζοντας πώς να δημιουργείτε αποτελεσματικά μηνύματα είναι μια δεξιότητα που πρέπει να μάθετε.

Όπως μπορείτε να δείτε από πάνω, αυτό δεν είναι δύσκολο. Μικρές αλλαγές, όπως η πιο σύντομη ηλεκτρονική αλληλογραφία, η διόρθωση ή η αλλαγή του συναισθήματος της γραφής σας μπορεί να έχει μεγάλο αντίκτυπο. Και με δωρεάν εργαλεία βελτίωσης email 5 εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να γράψετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείουΌλοι εξακολουθούν να προσπαθούν να λύσουν το πρόβλημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έτσι, ας μιλήσουμε επίσης για την πιο βασική συνήθεια όλων - την τέχνη της γραφής καλύτερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με τη βοήθεια ορισμένων δροσερών εργαλείων. Διαβάστε περισσότερα για να βοηθήσει, δεν υπάρχει δικαιολογία.

Αυτές οι πιθανότητες όχι μόνο θα κάνουν πιο πιθανό ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα παρατηρηθούν και θα ανταποκριθούν, αλλά θα συμβάλουν επίσης στην καλλιέργεια μιας βελτιωμένης επαγγελματικής εικόνας του εαυτού σας.

Ποιες αλλαγές κάνατε στον τρόπο με τον οποίο γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν βελτιώσει την αποτελεσματικότητά τους; Θα θέλαμε να ακούσουμε!

Συντελεστές εικόνας: Αγκαλιάζω από τον Hernán Piñera (Flickr), Ερωτηματικό από τον Marco Bellucci (Flickr), Παράδειγμα αποτύπωσης σημάτων από το volkspider (Flickr), ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ από τον Dennis Sklay (Flickr)