Πώς να βελτιώσετε την παρακολούθηση και διαχείριση των έργων σας με το Podio

Διαφήμιση

Όταν οι άνθρωποι σκέφτονται εργαλεία διαχείρισης έργων Intellinote: Βάλτε τα καθήκοντά σας, αρχεία, μηνύματα και σεμινάρια σε μια θέσηΗ Intellinote διευκολύνει τη διαχείριση, τη συνεργασία και την καλύτερη επικοινωνία με την ομάδα σας, συναδέλφους και πελάτες με ένα ολοκληρωμένο μείγμα κοινής χρήσης αρχείων, οργάνωσης και βίντεο και κειμένου σε πραγματικό χρόνο κουβέντα. Διαβάστε περισσότερα , συνήθως έρχεται στο μυαλό το λογισμικό όπως το Microsoft Project. Τώρα, φυσικά, αυτό είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο για τη διαχείριση εργασιών, χρονοδιαγραμμάτων, παραδοτέων και πόρων για ένα έργο. Αλλά, τι χρησιμοποιείτε για παρακολούθηση πολλαπλών έργων?

Είτε είστε υπάλληλοι ενός ή δέκα, ένα εργαλείο που μπορεί να παρακολουθεί τις καταστάσεις και τις συναντήσεις, να στείλει υπενθυμίσεις και ακόμη και να φιλοξενεί όλα τα έγγραφα για ένα έργο είναι επίσης πολύ χρήσιμο. Εδώ είναι που Podio έρχεται για να σας βοηθήσει με τη διαχείριση πολλαπλών έργων, μια ομάδα άλλων, ή απλά ένας τρόπος για να εντοπίσετε και τα δύο. Ακολουθούν ορισμένα κόλπα και συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη χρήση του Podio για να παρακολουθείτε τα έργα και την ομάδα σας.

Εφαρμογή των εφαρμογών Podio

Το Podio είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιεί "εφαρμογές" στο διαχείριση διαφόρων πτυχών του χώρου εργασίας Podio: Ένας ενιαίος πίνακας εργαλείων για τη διαχείριση των εργασιών του οργανισμού σας Διαβάστε περισσότερα . Οι εφαρμογές είναι διαθέσιμες ανά λειτουργία και βιομηχανία και περιλαμβάνουν θέματα όπως συναντήσεις, ιδέες, πελάτες, εντολές αγοράς, τιμολόγια, επαφές και πολλά άλλα. Ο καλύτερος τρόπος για να χρησιμοποιήσετε το Podio είναι να αποκτήσετε τις εφαρμογές που χρειάζεστε. Ξεκινήστε ελέγχοντας το Podio App Market και να αναθεωρήσετε τα διαθέσιμα πακέτα ανάλογα με τη λειτουργία ή τη βιομηχανία. Αυτά θα σας οδηγήσουν σε ένα καλό ξεκίνημα και μπορείτε να πάρετε ακόμα μεμονωμένες εφαρμογές αργότερα.

Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Podio για λειτουργίες διαχείρισης συμβάντων, υπάρχει ένα πακέτο που περιέχει εφαρμογές για συμμετέχοντες, χώρους, προμηθευτές, ομιλητές, εκδηλώσεις και μια λίστα προσκεκλημένων. Ένα άλλο παράδειγμα χρησιμοποιεί το πωλήσεων και περιλαμβάνει μια συσκευασία για τη διαχείριση μολύβδου, η οποία διαθέτει εφαρμογές για πωλήσεις, οδηγούς, συναντήσεις πωλήσεων, επικοινωνίες και προϊόντα.

Χρησιμοποιήστε τις εφαρμογές στο Podio για να παρακολουθείτε όλες τις πτυχές του έργου σας, μεγάλες ή μικρές. Όλα αυτά μπορούν να διευθετηθούν στην κύρια οθόνη του χώρου εργασίας σας και να περιέχουν τα πεδία που πιθανόν θα χρειαστείτε. Αλλά, μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε οποιαδήποτε εφαρμογή για να την προσαρμόσετε ακριβώς όπως θέλετε. Αυτές οι εφαρμογές αποτελούν τη ραχοκοκαλιά του Podio και θα σας δώσουν μεγάλη ευελιξία στην παρακολούθηση των έργων σας και των κινούμενων μερών τους.

Επωφεληθείτε από τις Συνδεδεμένες Υπηρεσίες και τις Επεκτάσεις

Ένα χρήσιμο χαρακτηριστικό του Podio είναι η σύνδεσή του με άλλες υπηρεσίες. Εάν ενδιαφέρεστε να συνδέσετε το δικό σας Το ημερολόγιο του Microsoft Exchange για εξαγωγή συμβάντων, σας Πηγαίνω στην συνάντηση λογαριασμό για την έναρξη συναντήσεων απευθείας από το Podio ή το δικό σας Evernote λογαριασμό για να επισυνάψετε τις σημειώσεις σας, τότε το Podio σας καλύπτει. Για την παρακολούθηση των καθηκόντων σας και την τήρηση των σχεδίων σας, η σύνδεση των άλλων υπηρεσιών που χρησιμοποιείτε είναι σίγουρα ο δρόμος προς την κατεύθυνση. Για να χρησιμοποιήσετε με επιτυχία το Podio, αυτές οι συνδεδεμένες υπηρεσίες σάς επιτρέπουν να τραβάτε τα αντικείμενα που χρειάζεστε, τα οποία μπορεί να υπάρχουν αλλού, αλλά είναι απαραίτητα για το έργο σας.

Μαζί με αυτές τις υπηρεσίες μπορείτε εύκολα να συνδέσετε τα Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync και Dropbox. Η σύνδεση είναι εύκολη. απλά κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις λογαριασμού από την κύρια πλοήγηση και στη συνέχεια Υπηρεσίες. Κάθε υπηρεσία έχει το δικό της κουμπί σύνδεσης και μετά τη σύνδεσή της θα δείτε να μετακινείται προς τα επάνω στη λίστα όπου είναι έτοιμοι να χρησιμοποιηθούν.

Εκτός από τις υπηρεσίες σύνδεσης, μπορείτε να επωφεληθείτε Podio επεκτάσεις που ενσωματώνουν με πολλούς προγραμματιστές τρίτων. Οι ενοποιήσεις με το MailChimp, τους Χάρτες Google και το Xero σάς επιτρέπουν να κάνετε την εμπειρία σας με το Podio ακόμη καλύτερη. Για παράδειγμα, υπάρχει μια επέκταση QuickBooks που σας επιτρέπει να εισάγετε πελάτες και πληροφορίες λογαριασμού στο Podio, όπου στη συνέχεια μπορείτε να ρυθμίσετε την αυτόματη τιμολόγηση μεταξύ των συστημάτων.

Πώς το Podio συγκρίνεται με το Trello

Εάν δεν έχετε δοκιμάσει άλλα εργαλεία όπως το Podio για παρακολούθηση και διαχείριση έργων, μπορεί εύκολα να συγκριθεί με το Trello Trello - Ένα μοναδικό, απλό και ισχυρό σύστημα διαχείρισης έργων από ένα καλό σπίτιΤο όνομα Joel Spolsky σημαίνει τίποτα σε σας; Αν ναι, θα θελήσετε να διαβάσετε αυτήν την ανάρτηση, επειδή προβάλλει το τελευταίο και σπουδαίο έργο του Spolsky. Και αν όχι, πρέπει να ξέρετε ότι αυτό είναι ... Διαβάστε περισσότερα , ένα άλλο εξαιρετικό εργαλείο. Εάν έχετε δοκιμάσει και τα δύο αυτά, τότε πιθανότατα προτιμάτε ή χρησιμοποιήστε τα και τα δύο, αλλά για διαφορετικά πράγματα. Και οι δύο προσφέρουν τα βασικά στοιχεία για την παρακολούθηση έργων, εργασιών και ανθρώπων μαζί με εύχρηστες ειδοποιήσεις, υπενθυμίσεις και προσαρμοσμένες επιλογές μορφοποίησης για τα εργαλεία. Έτσι, πού διαφέρουν;

Χώρος εργασίας

Ενώ τόσο το Podio όσο και το Trello έχουν καλά οργανωμένους χώρους εργασίας, το Trello θα έπρεπε να πέσει στην κατηγορία "ευκολότερη εγκατάσταση". Το Podio χρειάζεται λίγο περισσότερο χρόνο για να εγκατασταθεί για χρήση. Αφού αποκτήσετε τις εφαρμογές που χρειάζεστε, μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους των πλακιδίων ή των γραφικών στοιχείων για τον κύριο χώρο εργασίας σας και να τα αναδιατάξετε ώστε να φαίνονται καλά. Με το Trello, βλέπετε τα συμβούλια σας αμέσως και μετά την επιλογή ενός, βλέπετε τις κάρτες σας. Ναι, υπάρχει και χρόνος εγκατάστασης με το Trello, αλλά ο χρόνος αυτός δαπανάται τη δημιουργία των έργων και των καθηκόντων σας προκειμένου δημιουργώντας τα εργαλεία που χρειάζεστε για αυτούς όπως στο Podio. Αλλά, αν δεν σας πειράζει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να δημιουργήσετε ένα πραγματικά προσαρμοσμένο χώρο εργασίας, τότε το Podio το επιτρέπει εκεί όπου το Trello δεν το κάνει.

Συνδεδεμένες υπηρεσίες

Όταν πρόκειται για τη σύνδεση ημερολογίων, συνάντηση λογισμικού Τα 6 καλύτερα εργαλεία δωρεάν συνάντησης σε απευθείας σύνδεση για να συνεργαστείτε με την ομάδα σαςΟι μικρές ομάδες δεν χρειάζονται δαπανηρές εφαρμογές για συνεργασία. Εδώ είναι έξι φανταστικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε τα δεδομένα της ομάδας σας, την επικοινωνία και πολλά άλλα. Δωρεάν. Διαβάστε περισσότερα , διαχειριστές αρχείων και σημειωτές, το Podio έχει απλώς περισσότερες επιλογές. Μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία και φωτογραφίες σε κάρτες στο Trello από μέρη όπως το Google Drive, Dropbox, Box και OneDrive (παρακάτω). Μπορείτε επίσης να συνδέσετε το Trello με το iCal για να δείτε τις κάρτες σας ή ακόμα και το ημερολόγιο Sunrise εάν αυτή είναι η επιλογή προγραμματισμού. Αλλά συνολικά, το Podio έχει μεγαλύτερη ευελιξία με επιλογές για συνδεδεμένες υπηρεσίες.

Κινητή πρόσβαση

Τόσο το Podio (iOS, Android) και Trello (iOS, Android) έχουν διαθέσιμες δωρεάν εφαρμογές για κινητά που κάνουν πραγματικά την παρακολούθηση έργων βολική. Για το τηλέφωνο ή το tablet σας, και οι δύο σας καλύπτουν. Αν είστε οπτικός άνθρωπος που εκτιμά τις κάρτες και τις κάρτες που χρησιμοποιούνται στο Trello, τότε θα είστε πολύ ευχαριστημένοι με την εφαρμογή τους. Έχει μια κομψή διασύνδεση και η μεταφορά και απόθεση είναι επίσης αρκετά ευαίσθητη. Ομοίως, το Podio διαθέτει μια καλή εφαρμογή αν θέλετε να βλέπετε τους πίνακες δεδομένων σας, την πρόσφατη δραστηριότητα για την ομάδα σας και να κάνετε ενημερώσεις στα στοιχεία. Είτε έτσι είτε αλλιώς, η χρήση των επιλογών για κινητά σας επιτρέπει να είστε σε επαφή με τα έργα, τις ειδοποιήσεις και την ομάδα όταν βρίσκεστε εν κινήσει.

Συμβουλές για τη χρήση του Podio

Και πάλι, το Podio είναι εργαλείο για τη διαχείριση έργων, εργασιών και ακόμη και της ομάδας σας που είναι αρκετά διαφορετική από λογισμικό όπως το Microsoft Project. Παρέχει έναν τρόπο για να παρακολουθείτε, να ελέγχετε τις καταστάσεις, να αναθέτετε εργασίες και να διατηρείτε τα έργα σας σε αυτό το προσεκτικά σχεδιασμένο σχέδιο. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη χρήση του Podio αν είστε νέοι σε αυτό ή δεν έχετε αξιοποιήσει πλήρως τα χαρακτηριστικά του.

• Για τη διοίκηση ομάδας, χρησιμοποιήστε το Εκτός γραφείου app. Κάθε μέλος της ομάδας μπορεί εύκολα να επιλέξει Διακοπές, Απομακρυσμένη ή Συνδιάσκεψη για να περιγράψει τον τύπο. Στη συνέχεια, μετά την εισαγωγή ημερομηνιών, ένας διαχειριστής μπορεί γρήγορα να εγκρίνει ή να απορρίψει το χρόνο μακριά από το γραφείο. Μπορούν επίσης να αποσταλούν ειδοποιήσεις, οι οποίες παρέχουν μεγάλες υπενθυμίσεις εάν κάποιος στην ομάδα σας θα φύγει.
• Δοκιμάστε τα διαθέσιμα Διαδικτυακές φόρμες για τον ιστότοπό σας. Το Podio θα δημιουργήσει φόρμες για τον ιστότοπό σας με το πάτημα ενός κουμπιού. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσαρμόσετε τη φόρμα και να δημοσιεύσετε τον κοινόχρηστο σύνδεσμο που λαμβάνετε ή να τοποθετήσετε τον κώδικα ενσωμάτωσης απευθείας στον ιστότοπό σας. Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα διαχείρισης εκδηλώσεων από την προηγούμενη, θα μπορούσατε εύκολα να συμπληρώσετε ένα έντυπο για να συμπληρώσετε τους ενδιαφερόμενους πελάτες για να ζητήσετε από τις υπηρεσίες σας την εκδήλωσή τους.
• Επωφεληθείτε από το απλό εξαγωγή. Κάθε εφαρμογή που χρησιμοποιείτε περιέχει μια επιλογή για την εξαγωγή των δεδομένων. Αυτό είναι πολύ βολικό για την ενημέρωση της ομάδας σας σε συνάντηση κατάστασης ή το αφεντικό σας όταν θέλει ενημερώσεις για όλα τα έργα για την ομάδα σας. Η δυνατότητα εξαγωγής μπορεί να δει όταν επιλέξετε το εικονίδιο με το κλειδί από την εφαρμογή.
• Προσαρμογή εφαρμογών για πλήρη αποτελεσματικότητα. Κάθε εφαρμογή έρχεται με τα βασικά που θα χρειαστείτε. Αλλά, το καθένα μπορεί να είναι επεξεργασία και προσαρμογή ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ακριβή πεδία, τους καταλόγους, τις καταστάσεις και άλλα στοιχεία που χρειάζεστε σε κάθε μία. Απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο με το κλειδί όταν βρίσκεστε στην εφαρμογή και επιλέξτε Τροποποίηση προτύπου.

Podio σχέδια

Εάν είστε νέοι στο Podio, υπάρχουν μερικά διαφορετικά σχέδια μπορείτε να επιλέξετε από το να συμπεριλάβετε ένα δωρεάν επιλογή. Εάν έχετε μια ομάδα έως πέντε ατόμων, μπορείτε να πάρετε δωρεάν όλα τα χαρακτηριστικά ενός βασικού σχεδίου, εκτός από τη Διαχείριση χρηστών. Εάν έχετε περισσότερους από πέντε χρήστες. υπάρχουν σχέδια που ξεκινούν από $ 9 ανά μήνα. Μπορείτε να έχετε απεριόριστους χρήστες με οφέλη, όπως εκπαιδευτικές συνεδρίες, υποστήριξη προτεραιότητας και προηγμένη ρύθμιση, ανάλογα με το πρόγραμμα που έχετε πληρώσει.

Χρησιμοποιείτε το Podio ή συνεχίζετε να το εξετάζετε;

Αν είστε τρέχων χρήστης του Podio, ποιες χρήσιμες συμβουλές πρέπει να μοιραστείτε με τους αναγνώστες; Αν σκέφτεστε να χρησιμοποιήσετε το Podio για την παρακολούθηση έργων, ποιοι είναι οι αποφασιστικοί σας παράγοντες και τι ψάχνετε σε ένα εργαλείο; Μη διστάσετε να μοιραστείτε τις σκέψεις και τις εμπειρίες σας στα παρακάτω σχόλια!

Image Credit: Επιχειρηματίας μέσω του Shutterstock, Εφαρμογή Alphaspirit μέσω του Shutterstock.com