Πώς να εργαστείτε εναρμονισμένα με τα Έγγραφα Google από το Microsoft Outlook

Διαφήμιση

Υπάρχουν μερικοί από εμάς που προτιμούν ακόμα έναν υπολογιστή-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Microsoft Outlook, αλλά επίσης βασίζονται στην ευελιξία του cloud μέσω Έγγραφα Google. Εάν θέλετε να συναντηθούν οι twain, δηλ. Ένας τρόπος εργασίας με τα Έγγραφα Google από το Microsoft Outlook, μια νέα εφαρμογή που ονομάζεται Harmon.ie φαίνεται να είναι η απάντηση.

Το Harmon.ie είναι ένα δωρεάν πρόσθετο στο Microsoft Outlook (2007 & 2010) το οποίο καταργεί την ανάγκη αποστολής συνημμένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το MS Outlook στα Έγγραφα Google. Μπορείτε να εργαστείτε με τα έγγραφα, τα υπολογιστικά φύλλα και τις παρουσιάσεις σας Google από την πλαϊνή γραμμή Harmon.ie στο MS Outlook.

Αλλά πόσο αρμονική είναι αυτή η χειραψία μεταξύ μιας εφαρμογής επιφάνειας εργασίας από τη Microsoft και μιας online εφαρμογής cloud από τον μακροχρόνιο ανταγωνιστή της; Ας μάθουμε να κατεβάζουμε το πρόγραμμα εγκατάστασης μεγέθους 500KB που συνεχίζει να κατεβάζει το υπόλοιπο της πλαϊνής γραμμής.

Το ένα που ανησυχεί με τα πρόσθετα και τις πλευρικές γραμμές μέσα σε μια εφαρμογή είναι ότι οι χρόνοι φόρτωσης μπορεί να αυξηθούν. Δεν φαίνεται έτσι με Harmon.ie, καθώς φορτώνει αρκετά ομαλά και παίρνει ένα κομμάτι της ακίνητης περιουσίας του Outlook. Μπορείτε να το αποκρύψετε από την προβολή με ένα κλικ. Μπορείτε να συνδεθείτε αμέσως με το λογαριασμό σας στο Google (ή να καταχωρίσετε ένα νέο).

Εργασία με υπάρχοντα Έγγραφα Google

Το Harmon.ie εμφανίζει όλα τα Έγγραφα Google που έχετε στο λογαριασμό. Αν έχετε μεγάλο αριθμό εγγράφων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος ή τη γραμμή προβολής στο κάτω μέρος. ο Γραμμή προβολής σας δίνει μερικές επιλογές προβολής για την επιλεκτική επιλογή και εμφάνιση του τύπου εγγράφου.

Κάθε αρχείο έχει επίσης ένα μικρό Ενέργειες σύνδεση με λειτουργίες εγγράφου όπως μετονομασία, απόκρυψη, κοιτάζοντας, κοινή χρήση και πολλά άλλα. Ορισμένες από τις ιδιότητες, όπως ένα κοινό έγγραφο ή ένα έγγραφο που είναι μέρος του φακέλου, έχουν μικρά εικονίδια ενάντια στα ονόματά τους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές κάτω από τις ενέργειες για να αναδιοργανώσετε τα έγγραφα από το Outlook.

Η κοινή χρήση εγγράφων ή η αλλαγή των επιλογών κοινής χρήσης που ενδεχομένως έχετε ορίσει στα Έγγραφα Google είναι εύκολη από την Μερίδιο εντολή κάτω από Ενέργειες. Απλά πληκτρολογήστε τα πρώτα γράμματα της επαφής και η Harmon.ie παραλαμβάνει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη βάση δεδομένων των επαφών της τόσο το Outlook όσο και το Gmail. Καθορίστε το ρόλο και τελειώσατε.

Τα Έγγραφα Google σάς επιτρέπουν εύκολη λήψη σε πολλές μορφές (ανάλογα με τον τύπο αρχείου) όπως PDF, RTF, κειμένου, Word, Zip και OpenOffice κ.λπ. Η Harmon.ie δίνει την ίδια ευελιξία με την Αποθήκευση ως εντολή κάτω από Ενέργειες.

Δημιουργία Νέων Εγγράφων Google

Αυτό είναι όπου Harmon.ie έρχεται πραγματικά στο προσκήνιο. Η μεταφόρτωση ή η δημιουργία νέων αρχείων Google Docs είναι τόσο εύκολη όσο μια μεταφορά και απόθεση ή ένα κλικ στο Νέος κουμπί.

Σηκώστε ένα έγγραφο από την επιφάνεια εργασίας και απλά το σύρετε και τοποθετήστε στην πλαϊνή γραμμή Harmon.ie. Το έγγραφο μετατρέπεται αυτόματα και φορτώνεται αυτόματα. Αν έχετε κάποια ρύθμιση φακέλων, μπορείτε να αφήσετε το αρχείο πάνω από αυτό και να συμπεριληφθεί στον φάκελο.

Όπως μπορείτε να στείλετε ένα Έγγραφο Google ως συνημμένο ή ως σύνδεσμο για να το μοιραστείτε με άλλους, το Harmon.ie συνεργάζεται με το Outlook για να παρέχει την ίδια λειτουργικότητα. Ανοίξτε ένα νέο παράθυρο email (η πλευρική γραμμή εμφανίζεται σε όλα τα παράθυρα του Outlook) και απλά σύρετε το αρχείο από την πλαϊνή γραμμή στο σώμα του email. Το αρχείο μοιράζεται αυτόματα με όλους τους παραλήπτες αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι επαφές σας μπορούν να προβάλουν το έγγραφο όπως συνήθως σε ένα πρόγραμμα περιήγησης. Λίγο πριν την αποστολή, μπορείτε να ορίσετε περαιτέρω δικαιώματα ως μόνο προβολή ή επεξεργασία.

Όταν στέλνετε συνημμένα μέσω του Outlook, το Harmon.ie εμφανίζει ένα πλαίσιο και σας ρωτάει εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το συνημμένο στα Έγγραφα Google και να στείλετε τη σύνδεση αντ 'αυτού. Το όφελος από την αποστολή ενός συνδέσμου είναι ότι μπορείτε να διατηρήσετε το ηλεκτρονικό Google Doc ενημερωμένο χωρίς να χρειάζεται να στέλνετε μηνύματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά από κάθε ενημέρωση. Οι παραλήπτες πάντοτε μπορούν να δουν την πιο πρόσφατη έκδοση μέσω του συνδέσμου.

Επίσης, πάρτε κάτω από την κουκούλα της Harmon.ie πηγαίνοντας στο δικό της Επιλογές. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε κάποιες λειτουργίες εκεί.

Το Harmon.ie κάνει τα ίδια πράγματα με τα Έγγραφα Google όταν πηγαίνετε στο σύννεφο. Αλλά η πλευρική γραμμή φέρνει μαζί MS Outlook και αυτό είναι βολικό όταν ασχολείστε με την κοινή χρήση εγγράφων και την δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας εγγράφων. Η Harmon.ie κάνει τη συνέργεια μεταξύ της Google και της Microsoft κάπως "αρμονική". Συμφωνείτε;