Πώς να εκτυπώσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel σε μία μόνο σελίδα

Διαφήμιση

Το Excel είναι α φανταστικά χρήσιμο 7 Fun & Weird πράγματα που μπορείτε να δημιουργήσετε με το Microsoft ExcelΦανταστείτε το Excel ήταν διασκεδαστικό! Το Excel προσφέρει πολλά περιθώρια για έργα που ξεπερνούν την προβλεπόμενη χρήση του. Το μόνο όριο είναι η φαντασία σας. Εδώ είναι τα πιο δημιουργικά παραδείγματα του πώς χρησιμοποιούν οι άνθρωποι το Excel. Διαβάστε περισσότερα αλλά δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από τη δημιουργία ενός τέλειου υπολογιστικού φύλλου και την εκτύπωση μόνο για να το δείτε να βγαίνει σε εννέα φύλλα χαρτιού, συμπεριλαμβανομένης μίας μόνο σειράς από την τελευταία. Τι καλό είναι ένα όμορφα δημιουργημένο υπολογιστικό φύλλο αν φαίνεται τρομερό σε χαρτί;

Ευτυχώς, μπορείτε να τροποποιήσετε το υπολογιστικό φύλλο και τις ρυθμίσεις του προγράμματος για να λάβετε τα πάντα σε μία σελίδα και να κάνετε τη σελίδα αυτή όσο το δυνατόν καλύτερη. Εάν το υπολογιστικό φύλλο σας είναι υπερβολικά μεγάλο για μια μόνο σελίδα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ρυθμίσεις για να το διανείμετε σε περισσότερες σελίδες πιο ευχάριστα.

Προεπισκόπηση πριν εκτυπώσετε

Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα - μπορείτε να προχωρήσετε σε πολλά προβλήματα προτού εκτυπώσετε αν γνωρίζετε ακριβώς αυτά. Εάν εκτυπώσετε και, στη συνέχεια, ελέγξετε για να δείτε πόσο καλά λειτούργησε, μπορεί να καταλήξετε χάνοντας πολύ χαρτί Διαχείριση κόστους εκτύπωσης & Αποκοπή απορριμμάτων χαρτιού με τη δημιουργία ενός διακομιστή εκτύπωσης με το PaperCut Διαβάστε περισσότερα προσπαθώντας να βγάλει εκείνη την τελευταία σειρά ή στήλη πάνω στο χαρτί.

Ανάλογα με την έκδοση του Excel, ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ Αρχείο> Προεπισκόπηση εκτύπωσης, Αρχείο> Εκτύπωση> Προεπισκόπηση εκτύπωσης, ή απλά Αρχείο> Εκτύπωση για να δείτε πώς θα φαίνεται το υπολογιστικό φύλλο σας όταν βγαίνει από τον εκτυπωτή. Εάν φαίνεται καλό, προχωρήστε και εκτυπώστε. Αν όχι, δοκιμάστε μερικές από τις στρατηγικές που αναφέρονται παρακάτω!

Χρησιμοποιήστε την προβολή διάταξης σελίδας

Η προβολή διάταξης σελίδας θα σας δείξει πώς θα εκτυπωθεί το έγγραφό σας ενώ εργάζεστε σε αυτό. Δεν είναι ωραία άποψη για την εργασία σας στο υπολογιστικό φύλλο, αλλά μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε προσαρμογές για να διασφαλίσετε ότι οι στήλες και οι σειρές σας αξιοποιούν στο έπακρο το χώρο που διαθέτετε. Για να ενεργοποιήσετε την προβολή, μεταβείτε στο Προβολή> Διάταξη σελίδας.

Τώρα θα δείτε το υπολογιστικό φύλλο όπως θα εκτυπωθεί. Η πραγματοποίηση προσαρμογών χρησιμοποιώντας τα εργαλεία που αναφέρονται παρακάτω, ενώ σε αυτή την προβολή, θα σας δώσει μια καλύτερη ιδέα για το αν έχουν εργαστεί καλά ή όχι. (Η ίδια λειτουργία είναι διαθέσιμη στο Word και μπορεί να σας βοηθήσει δημιουργήστε έγγραφα με επαγγελματική εμφάνιση Πώς να δημιουργήσετε επαγγελματικές αναφορές και έγγραφα στο Microsoft WordΑυτός ο οδηγός εξετάζει τα στοιχεία μιας επαγγελματικής έκθεσης και εξετάζει τη διάρθρωση, το στυλ και την οριστικοποίηση του εγγράφου σας στο Microsoft Word. Διαβάστε περισσότερα εκεί επίσης.)

Αλλάξτε τον Προσανατολισμό σελίδας

Εάν το υπολογιστικό φύλλο σας είναι ευρύτερο από το ψηλό, ένας οριζόντιος προσανατολισμός θα σας βοηθήσει να τοποθετήσετε περισσότερα από αυτά σε μια σελίδα. Ένα ψηλότερο υπολογιστικό φύλλο πιθανότατα θα ωφεληθεί από έναν κάθετο προσανατολισμό. Για να επιλέξετε τον προσανατολισμό του υπολογιστικού σας φύλλου, ανοίξτε το Εγκατάσταση σελίδας και επιλέξτε Πορτραίτο ή Τοπίο κάτω από την καρτέλα Σελίδα.

Διαγραφή ή απόκρυψη γραμμών ή στηλών

Στα μεγάλα υπολογιστικά φύλλα, υπάρχουν συχνά σειρές ή στήλες που είναι περιττές, περιέχουν παλιές πληροφορίες ή απλά δεν χρειάζεται να εκτυπωθούν σε μια συγκεκριμένη κατάσταση. Αυτές οι σειρές και οι στήλες καταλαμβάνουν πολύτιμη ακίνητη περιουσία στη σελίδα και μπορούν να κάνουν πολύ πιο δύσκολο το υπολογιστικό φύλλο σας να ταιριάζει όμορφα.

Εάν μπορείτε να διαγράψετε ορισμένα από αυτά τα δεδομένα, απλώς χρησιμοποιήστε το γνωστό επισημάνετε> Επεξεργασία> Διαγραφή για να απαλλαγείτε από αυτά. Εάν περιέχουν πληροφορίες που νομίζετε ότι θα χρειαστείτε ξανά αργότερα, μπορείτε να τις αποκρύψετε κάνοντας δεξί κλικ στην κεφαλίδα της σειράς ή της στήλης και επιλέγοντας Κρύβω. Για να δείτε ξανά τα δεδομένα, επισημάνετε τις σειρές ή τις στήλες εκατέρωθεν των κρυφών δεδομένων, κάντε δεξί κλικ στην ετικέτα και επιλέξτε Αποκάλυψη.

Χρησιμοποιήστε τα σπασίματα σελίδας

Ακριβώς όπως στο αγαπημένο σας πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, μπορείτε να εισαγάγετε διαλείμματα σελίδας για να βεβαιωθείτε ότι σας το υπολογιστικό φύλλο διαχωρίζεται ανάμεσα σε πολλές σελίδες όπου θέλετε να είναι, αντί του τόπου όπου το Excel αποφασίζει ότι είναι βολικός. Απλά χρησιμοποιήστε Εισαγωγή> Διάλειμμα σελίδας για να πείτε στο Excel πού να χωρίσετε το έγγραφό σας.

Αλλάξτε την περιοχή εκτύπωσης

Εάν το υπολογιστικό φύλλο σας έχει τεράστιο όγκο δεδομένων και χρειάζεται μόνο να εκτυπώσετε μερικά από αυτά, μπορείτε να εκτυπώσετε μόνο το τμήμα του υπολογιστικού φύλλου που επιλέγετε. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να εκτυπώσετε και κάντε κλικ Τυπώνω. Αλλαξε το Εκτύπωση Τι: επιλογή για να Επιλογή, και η προεπισκόπηση θα ενημερωθεί ώστε να περιέχει μόνο τα δεδομένα που έχετε επιλέξει.

Εάν έχετε την τάση να εκτυπώνετε την ίδια επιλογή σε τακτική βάση, μπορείτε να ορίσετε μια μόνιμη περιοχή εκτύπωσης που να καλύπτει μόνο αυτή την ενότητα, ώστε να μην χρειάζεται να την επιλέξετε κάθε φορά. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε συχνά την περιοχή που εκτυπώνετε συχνά και μετά πηγαίνετε στο Αρχείο> Περιοχή εκτύπωσης> Ορισμός περιοχής εκτύπωσης. Αυτή η επιλογή θα γίνει η τυπική περιοχή εκτύπωσης για το υπολογιστικό φύλλο. Για να απαλλαγείτε από αυτή τη ρύθμιση, χρησιμοποιήστε Αρχείο> Περιοχή εκτύπωσης> Εκκαθάριση περιοχής εκτύπωσης.

Αλλαγή περιθωρίων σελίδας

Αν χρειάζεστε λίγο περισσότερο χώρο για να χωρέσετε το φύλλο σας σε μια σελίδα, προσθέτοντας επιπλέον χώρο στα περιθώρια της σελίδας μπορεί να λύσει το πρόβλημά σας. Μπορείτε να μεταβείτε στο παράθυρο διαλόγου Page Setup είτε από Αρχείο> Ρύθμιση σελίδας ή με το κουμπί Ρύθμιση σελίδας στο παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης. Προσθέστε ένα κλάσμα μίας ίντσας σε κάθε περιθώριο και ελέγξτε ξανά την προεπισκόπηση εκτύπωσης.

Είναι εύκολο να μεταβείτε στη θάλασσα με την προσθήκη χώρου στα περιθώρια για να χωρέσετε όσο το δυνατόν περισσότερο σε μια σελίδα. Ωστόσο, να θυμάστε ότι το κείμενο που τρέχει μέχρι το άκρο ενός χαρτιού δεν είναι μόνο αισθητικά δυσάρεστο, αλλά μπορεί επίσης να είναι δύσκολο να το διαβάσετε. Να είστε συνετός με αυτό!

Κάλυψη κειμένου και μεγέθυνση των στηλών

Το Excel χρησιμοποιείται συνήθως για αριθμητικά δεδομένα, αλλά μπορεί να είναι πραγματικά χρήσιμο για κείμενο Εξοικονόμηση χρόνου με λειτουργίες κειμένου στο ExcelΤο Excel μπορεί να κάνει μαγεία με αριθμούς και μπορεί να χειριστεί τους χαρακτήρες εξίσου καλά. Αυτό το εγχειρίδιο καταδεικνύει τον τρόπο ανάλυσης, μετατροπής, αντικατάστασης και επεξεργασίας κειμένου σε υπολογιστικά φύλλα. Αυτά τα βασικά θα σας επιτρέψουν να εκτελείτε σύνθετους μετασχηματισμούς. Διαβάστε περισσότερα επισης. Αν έχετε πολλά κείμενα στα κελιά σας, μπορούν πραγματικά να τεντώσουν το υπολογιστικό φύλλο σας και να δυσκολέψουν την τοποθέτησή του σε μία σελίδα ή και σε πολλές σελίδες. ίσως καταλήξετε με ένα περίεργο σχέδιο εκτύπωσης που κάνει το έγγραφό σας να μοιάζει με αυτό:

Ορισμένα από τα κείμενα έχουν αποκοπεί και τα κελιά που δεν έχουν αποκοπεί είναι πολύ μακριά προς τα δεξιά. Για να περιορίσετε το πλάτος του υπολογιστικού σας φύλλου στο πλάτος μίας μόνο σελίδας, μπορείτε να περιορίσετε το πλάτος του τις στήλες σας και να χρησιμοποιήσετε την περιτύλιξη κειμένου για να βεβαιωθείτε ότι δεν χάνετε κανένα από τα δεδομένα που θέλετε έντυπος. Πρώτα, πηγαίνετε στο Μορφή> Κύτταρα> Ευθυγράμμιση και σιγουρευτείτε Αναδίπλωση του κειμένου είναι ενεργοποιημένο.

Τώρα, όταν το κείμενο σε ένα κελί είναι ευρύτερο από το πλάτος της στήλης, το κείμενο θα τυλιχτεί στην επόμενη γραμμή. Από εδώ, μπορείτε να προσαρμόσετε τα πλάτη των στηλών σας σύροντας την άκρη μιας κεφαλίδας γραμμής ή στήλης για να την αλλάξετε το μέγεθος.

Μπορείτε επίσης να κάνετε διπλό κλικ στις ετικέτες της γραμμής ή της στήλης για να τις κάνετε αυτόματα όσο το δυνατόν ευρύτερες, όπως φαίνεται στο παρακάτω βίντεο. Για να βεβαιωθείτε ότι οι στήλες σας ταιριάζουν σε μια σελίδα όπως αυτή που θέλετε, χρησιμοποιήστε την προβολή διάταξης σελίδας που αναφέρθηκε παραπάνω.

Βαθμολογήστε το υπολογιστικό σας φύλλο

Εάν δεν έχει γίνει τίποτα άλλο, μπορείτε να προσαρμόσετε το υπολογιστικό φύλλο σας ώστε να ταιριάζει σε μία σελίδα (ή σε έναν ορισμένο αριθμό σελίδων). Σε Εγκατάσταση σελίδας, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής δίπλα στην επιλογή Προσαρμογή σε: και να επιλέξετε τον αριθμό των σελίδων που θέλετε να εκτυπώσει το υπολογιστικό φύλλο σας. Η επιλογή ενός μικρότερου αριθμού σελίδων "ευρείας" θα κλιμακώσει το έγγραφο οριζόντια και η επιλογή ενός μικρότερου αριθμού σελίδων "ψηλών" θα το κατατάξει κάθετα. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια ποσοστιαία κλίμακα.

Η χρήση της επιλογής κλιμάκωσης μπορεί να βοηθήσει στον περιορισμό του μεγέθους του εγγράφου όταν τοποθετηθεί σε χαρτί, αλλά μπορεί επίσης να κάνει το κείμενό σας πολύ μικρό και δύσκολο να το διαβάσετε. Ελέγξτε την προεπισκόπηση και βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε κλιμακωθεί τόσο πολύ ώστε να μην είναι δυνατή η ανάγνωση των δεδομένων σας. Η κλιμάκωση είναι πραγματικά χρήσιμη όταν προσπαθείτε να εκτυπώσετε Διαγράμματα Excel 8 Τύποι γραφημάτων και γραφημάτων Excel και πότε να τα χρησιμοποιήσετεΤα γραφικά είναι πιο εύκολα αντιληπτά από το κείμενο και τους αριθμούς. Τα διαγράμματα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να απεικονίσετε αριθμούς. Σας παρουσιάζουμε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε διαγράμματα στο Microsoft Excel και πότε να χρησιμοποιήσετε καλύτερα τι είδους. Διαβάστε περισσότερα , πολύ.

Διευκολύνετε την ανάγνωση της εκτύπωσης

Μόλις καταφέρετε να αποκτήσετε το υπολογιστικό φύλλο σας σε έναν αποδεκτό αριθμό σελίδων, προχωρήστε ένα βήμα παραπέρα και το κάνετε όσο το δυνατόν πιο εύκολο να το διαβάσετε. Αλλάζοντας μερικές άλλες ρυθμίσεις εκτύπωσης, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε την εμφάνιση της εκτύπωσης. Εδώ είναι ένα ζευγάρι που πρέπει να ξέρετε για.

Εκτύπωση γραμμών πλέγματος και επικεφαλίδων γραμμών ή στηλών

Στο Εγκατάσταση σελίδας (προσπελάστηκε μέσω του διαλόγου εκτύπωσης ή Αρχείο> Ρύθμιση σελίδας), κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο και επιλέξτε Γραμμές πλέγματος σύμφωνα με το Τυπώνω Ενότητα. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Γραμμές γραμμών και στηλών για να προσθέσετε αυτές τις ετικέτες στην εκτύπωσή σας.

Προσθήκη πληροφοριών κεφαλίδας και υποσέλιδου

Το Excel μπορεί να προσθέσει αυτόματα χρήσιμες πληροφορίες στην κεφαλίδα και το υποσέλιδο του εγγράφου σας για να διευκολύνει την ανάγνωση. Στο Εγκατάσταση σελίδας κάντε κλικ στο Επικεφαλίδα υποσέλιδο και χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα μενού για να προσθέσετε πληροφορίες όπως τον αριθμό σελίδας, το όνομα αρχείου και το όνομα συγγραφέα στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο. Εάν το υπολογιστικό φύλλο σας είναι πολύ μεγάλο, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να κρατήσετε πιο εύκολα τις σελίδες οργανωμένες.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε προσαρμοσμένο κείμενο κάνοντας κλικ στο Προσαρμόστε την επικεφαλίδα ή Προσαρμογή υποσέλιδου.

Μην τακτοποιείτε για υπολογιστικά φύλλα με ανεπαρκώς εκτυπωμένα έντυπα

Μπορεί να είναι απογοητευτικό το να προσπαθείτε να φέρετε το spreadsheet σας για να φανεί καλό όταν το εκτυπώνετε - ειδικά αν πρέπει να το πάρετε σε μία σελίδα. Αλλά με λίγες τροποποιήσεις στις ρυθμίσεις και τη μορφή του εγγράφου σας, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ωραίο εκτύπωσης! Μην ξεχάσετε να μάθετε άλλες συμβουλές για Excel επιτυχία στο γραφείο 5 Δεξιότητες Microsoft Word & Excel θα πρέπει να πετύχετε στο γραφείο"Πάρτε αυτή την έκθεση σε με, ASAP!" Ένα βασικό σύνολο από κόλπα Microsoft Excel και Word μπορεί να κάνει αυτό το καθήκον λιγότερο αγχωτικό και να σας βοηθήσει να στείλετε μια κομψή αναφορά σε χρόνο μηδέν. Διαβάστε περισσότερα ενώ είστε σε αυτό, επίσης.

Έχετε άλλες συμβουλές για την εκτύπωση υπολογιστικών φύλλων από το Excel; Μοιραστείτε τα παρακάτω!

Συντελεστές εικόνας:επιχειρηματίας με ερωτηματικό από το Dooder μέσω του Shutterstock