7 Τεχνικά κόλπα του Microsoft Office που μπορείτε να μάθετε από τους Teen Champions

Διαφήμιση

Είστε έτοιμοι να μάθετε από το καλύτερο; Οι φετινοί πρωταθλητές του Microsoft Office μοιράζονται τις συμβουλές και τα κόλπα τους.

Οι σημερινοί φοιτητές χρησιμοποιούν υπολογιστές ως μέρος της μάθησής τους από την πρώτη μέρα. Ως εκ τούτου, είχαν αρκετό χρόνο να μάθουν όλα τα είδη Συμβουλές γραφείου και κόλπα 10 Εύκολες Timesupers Excel που μπορεί να έχετε ξεχάσειΑυτές οι δέκα συμβουλές είναι βέβαιο ότι θα ελαχιστοποιήσουν το χρόνο σας εκτελώντας μικρές εργασίες Excel και θα ενισχύσουν την παραγωγικότητα του υπολογιστικού φύλλου σας. Διαβάστε περισσότερα που τους βοηθούν να αξιοποιήσουν στο έπακρο τον υπολογιστή τους.

Η Microsoft γνωρίζει πολύ καλά αυτό το γεγονός. Γι 'αυτό η εταιρεία φιλοξενεί το Εθνικό Πρωτάθλημα του Microsoft Office Specialist, μια ευκαιρία για τους πιο ταλαντούχους μαθητές να αναδείξουν την εμπειρία τους σε Word, Excel και PowerPoint.

Η LifeHacker ρώτησε τους φετινούς πρωταθλητές για τις καλύτερες τεχνικές τους, και οι απαντήσεις τους είναι βέβαιο ότι θα σας βοηθήσουν. Εδώ είναι πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Office σαν ειδικός φοιτητών.

Λέξη

Σχεδόν όλοι χρησιμοποιούν το Word, αλλά δεν μπορούν όλοι να θεωρούν τους εαυτούς τους εμπειρογνώμονες. Ωστόσο, αυτά τα δύο κόλπα θα σας βοηθήσουν να πάρετε ένα βήμα πιο κοντά στην εκμάθηση του προγράμματος.

1. Επιλογή χωριστών κειμένων κειμένου

Ο Forrest Liu, που ονομάστηκε πρωταθλητής του Word 2013, προσέφερε αυτή την χρήσιμη συμβουλή για την επιλογή κειμένου. Εάν κρατάτε πατημένο Ctrl ενώ επισημαίνοντας κείμενο, μπορείτε να επιλέξετε δύο εντελώς ξεχωριστές ενότητες ταυτόχρονα.

Σε παρόμοια σημείωση, εάν κρατάτε πατημένο Ctrl και στη συνέχεια κάντε κλικ σε οποιοδήποτε τμήμα του κειμένου, θα επιλέξετε μόνο αυτή την πρόταση.

2. Γρήγορη πρόσβαση

Η γραμμή γρήγορης πρόσβασης στην επάνω αριστερή γωνία της διεπαφής χρήστη του Word είναι εξοπλισμένη με συντομεύσεις για αποθήκευση, αναίρεση και επαναφορά από προεπιλογή - αλλά γίνεται πολύ ισχυρή όταν την προσαρμόσετε ο ίδιος.

Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Περισσότερες εντολές για να δείτε μια πλήρη λίστα με τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να προσαρμόσετε τη γραμμή εργαλείων.

Εάν αισθάνεστε πραγματικά περιπετειώδης, τότε μπορείτε ακόμη να προσθέσετε τις δικές σας μακροεντολές 5 Πόροι για τις μακροεντολές του Excel για την αυτοματοποίηση των υπολογιστικών φύλλων σαςΑναζήτηση μακροεντολών Excel; Εδώ είναι πέντε τοποθεσίες που έχουν αυτό που ψάχνετε. Διαβάστε περισσότερα στη γραμμή εργαλείων.

Ωστόσο, ο πρωταθλητής του Word 2016 Joshua Garrelts - ο οποίος συνέβαλε αυτό το άκρη - θέλει να επιλέξει μερικές πιο παραδοσιακές επιλογές. Η γραμμή γρήγορης πρόσβασης διαθέτει μια συντόμευση ελέγχου ορθογραφίας και ένα κουμπί που μοιράζεται το τρέχον έγγραφο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Υπερτερώ

Τόσο ο πρωταθλητής Excel 2013 Anirudh Narayanan όσο και ο πρωταθλητής του Excel 2016 John Dumoulin εγκαταστάθηκαν στην ίδια συμβουλή για να αξιοποιήσουν στο έπακρο το πρόγραμμα. Δεν αποτελεί έκπληξη, είναι ένα από τα πιο ισχυρά κομμάτια λειτουργικότητας κλειδωμένα στο λογισμικό

3. Μορφοποίηση υπό όρους

Μορφοποίηση υπό όρους Αυτόματη μορφοποίηση δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα του Excel με υπό όρους μορφοποίησηΗ δυνατότητα μορφοποίησης υπό όρους του Excel σάς επιτρέπει να διαμορφώσετε ξεχωριστά κελιά σε υπολογιστικό φύλλο Excel βάσει της αξίας τους. Σας παρουσιάζουμε πώς να το χρησιμοποιήσετε για διάφορες καθημερινές εργασίες. Διαβάστε περισσότερα είναι ένας σίγουρος τρόπος για να κάνετε τα υπολογιστικά φύλλα του Excel πιο οπτικά ενδιαφέροντα και είναι πραγματικά αρκετά εύκολο να το εφαρμόσετε.

Το πρώτο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι εργάζεστε με δεδομένα που πρόκειται να επωφεληθούν από την τεχνική. Έχω συντάξει ένα γράφημα των αξιολογήσεων IMDb χρήστη για μεμονωμένα επεισόδια του Οι Σίμπσονς, όπως μπορείτε να δείτε παρακάτω.

Υπάρχουν πολλές πληροφορίες γεμάτες σε ένα μικρό χώρο, αλλά δεν είναι ιδιαίτερα εύκολο να δείτε ποια επεισόδια έχουν υψηλή βαθμολογία και ποιες δεν είναι με μια ματιά. Η υπό όρους διαμόρφωση μπορεί να βοηθήσει στην επίλυσή του.

Θα ήταν αρκετά εύκολο να επισημάνουμε τα δεδομένα μας και να χρησιμοποιήσουμε μία από τις προ-ενσωματωμένες επιλογές στο Μορφοποίηση υπό όρους αναπτυσσόμενο μενού στο Στυλ τμήμα του Κορδέλα Σπίτι αυτί.

Ωστόσο, αυτό δεν είναι ο τρόπος ενός πρωταθλητή του Microsoft Office. Ο Narayanan συνιστά να προσαρμόζετε το αποτέλεσμα χρησιμοποιώντας το Νέος κανόνας επιλογή που μπορείτε να δείτε παραπάνω.

Αυτή η οθόνη μας επιτρέπει να τελειοποιήσουμε τη μορφοποίηση μας ώστε να ανταποκρίνεται στις ακριβείς προδιαγραφές μας. Πάω να μεταβείτε σε μια κλίμακα τριών χρωμάτων χρησιμοποιώντας το Μορφή μορφής πτυσώμενο μενού. Θα αλλάξω και τα δύο Τύπος πεδία σε Αριθμός, και ορίστε το αξία κάθε χειροκίνητα. Αυτό συμβαίνει επειδή δεν θέλω ένα επεισόδιο που βαθμολογείται στα χαμηλά 7s να γίνει κόκκινο, καθώς αυτό εξακολουθεί να είναι σχετικά υψηλό αποτέλεσμα.

Μόλις είστε ικανοποιημένοι με τις προσαρμογές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Εντάξει.

Θα πρέπει να καταλήξετε με κάτι όπως η παραπάνω εικόνα. Τώρα είναι εύκολο να αποκτήσετε μια γενική ιδέα για το τι μεταφέρονται τα δεδομένα μας μόνο κοιτάζοντας τη μορφοποίηση.

PowerPoint

Όταν πρόκειται για τη σουίτα του Microsoft Office, το PowerPoint συχνά υποτιμάται. Ένας αρχάριος χρήστης θα μπορούσε μόνο να είναι σε θέση να παράγει απλές προβολές διαφανειών, αλλά στα χέρια ενός ειδικού, είναι πραγματικά αρκετά ισχυρό 9 λάθη του PowerPoint που πρέπει να αποφύγετε για τέλειες παρουσιάσειςΕίναι εύκολο να βιδώσετε την παρουσίαση του PowerPoint. Ας ρίξουμε μια ματιά στα λάθη που πιθανώς να κάνετε όταν παρουσιάζετε το slideshow σας και πώς να τα διορθώσετε. Διαβάστε περισσότερα . Ακολουθούν μερικές γρήγορες συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το λογισμικό.

4. Ενσωμάτωση γραμματοσειρών

Χρησιμοποιώντας προσαρμοσμένες γραμματοσειρές Πώς να αλλάξετε τα μεγέθη κειμένου και τις γραμματοσειρές στα Windows 10Το προεπιλεγμένο μέγεθος γραμματοσειράς των Windows 10 είναι πολύ μικρό για εσάς; Θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να προσαρμόσετε το μέγεθος του κειμένου του συστήματος σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας, μαζί με τον τρόπο αλλαγής της προεπιλεγμένης γραμματοσειράς των Windows. Διαβάστε περισσότερα στο PowerPoint είναι ένας τρόπος για να προσθέσετε οπτικό ενδιαφέρον, αλλά εάν μεταφέρετε το έγγραφο σε άλλο σύστημα πριν το παρουσιάσετε, ίσως αντιμετωπίσετε προβλήματα. Ευτυχώς, ο πρωταθλητής του PowerPoint 2016 Dheya Madhani έχει τη λύση.

Κατευθύνομαι προς Αρχείο > Επιλογές, μετά κατευθυνθείτε προς το Αποθηκεύσετε στο μενού.

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου που έχει επισημανθεί Ενσωματώστε τις γραμματοσειρές στο αρχείο. Αυτό θα διασφαλίσει ότι οι γραμματοσειρές αποθηκεύονται ως μέρος του εγγράφου, κάνοντας την παρουσίαση πραγματικά φορητή.

5. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο επιλογής

Το Madhani έχει μια άλλη άκρη που απλοποιεί τη διαδικασία διαμόρφωσης περιεχομένου στις διαφάνειές σας. Έχω προσθέσει αρκετές εικόνες στην παρουσίασή μου με την κατεύθυνση προς Εισάγετε > Εικονογραφήσεις > Εικόνες. Δυστυχώς, τα πρόσθεσα όλα ταυτόχρονα, έτσι πήραμε ένα μεγάλο χάος.

Θα μπορούσα να κάνω κλικ σε τυχαία τμήματα του σμάλτου μέχρι να πιάσω την ατομική εικόνα που θέλω. Εναλλακτικά, μπορώ να επωφεληθώ από το παράθυρο επιλογής.

Κάντε διπλό κλικ σε οποιοδήποτε εικονίδιο για να το ανοίξετε Μορφή αυτί.

Κάντε κλικ Παράθυρο επιλογής και θα ανοίξει στη δεξιά πλευρά της οθόνης.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το μενού για να επιλέξετε μεμονωμένα αντικείμενα, τα οποία στη συνέχεια μπορείτε να μετακινηθείτε κανονικά. Μπορείτε ακόμη να χρησιμοποιήσετε Βάρδια ή Ctrl για να επιλέξετε πολλαπλά στοιχεία ταυτόχρονα.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω το παράθυρο επιλογής για να φτιάξω το slide μου ακριβώς όπως θέλω να είναι.

6. Σύρετε από το περίγραμμα

Η Madhani έχει μια τελική άκρη, και είναι βέβαιο ότι θα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τους μαθητές. Φανταστείτε ότι μόλις περάσατε μια ώρα να γράφετε σημειώσεις σε ένα συγκεκριμένο θέμα, τότε θα διαπιστώσετε ότι θα πρέπει να παρουσιάσετε τα ευρήματά σας στην τάξη. Δεν θα ήταν υπέροχο να δημιουργήσετε μια παρουσίαση του PowerPoint από την εργασία που έχετε ήδη στη διάθεσή σας;

Μπορεί να ακούγεται πολύ καλό για να είναι αλήθεια, αλλά είναι δυνατό. Για να ξεκινήσετε, πρώτα να συντάξετε τις σημειώσεις σας στο Word.

Το PowerPoint θα κάνει ό, τι σας προσφέρει, αλλά γενικά, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε στυλ τίτλων για να δώσετε στο λογισμικό ένα χέρι βοήθειας. Όπως μπορείτε να δείτε, χρησιμοποίησα τη μέθοδο επιλογής πολλαπλών τμημάτων κειμένων που πήγαμε νωρίτερα για να επιταχύνουμε τη διαδικασία.

Στη συνέχεια, κατευθυνθείτε στο PowerPoint. Από το Σπίτι κάντε κλικ στην καρτέλα Νέα διαφάνεια και στη συνέχεια επιλέξτε Διαφάνειες από το περίγραμμα.

Μεταβείτε στο έγγραφο που περιέχει τις σημειώσεις σας και πατήστε Εισάγετε.

Θα πρέπει να έχετε μερικές προκαθορισμένες διαφάνειες με βάση τις σημειώσεις σας. Τώρα απλά πρέπει να κάνετε κάποια οπτικά τσιμπήματα και hey presto, η παρουσίασή σας γίνεται!

7. Show, Do not Tell

Ο πρωτοπόρος PowerPoint 2013 Dominic Allain είχε μια πιο θεωρητική συμβουλή για όσους ξεκινούν ένα έργο PowerPoint. Συμβουλεύει τους χρήστες να δοκιμάσουν και να απεικονίσουν το σημείο τους στο ακροατήριό τους χρησιμοποιώντας γραφικά, και όχι μόνο τη γραπτή λέξη.

Αυτή είναι μια σημαντική πτυχή του PowerPoint που πολλοί άνθρωποι λείπουν. Η μεγαλύτερη δύναμη του PowerPoint είναι η ικανότητά του να φέρνει σε επαφή όλα τα είδη των διαφορετικών οπτικών. Κάντε ένα γράφημα 6 Νέα διαγράμματα Excel και πώς να τα χρησιμοποιήσετεΧρειάζεστε περισσότερα από τα γραφήματα του Excel; Εδώ είναι ένας οδηγός μιας στάσης σε ορισμένα από τα νέα διαγράμματα που παρουσιάζονται στην τελευταία έκδοση του Excel. Διαβάστε περισσότερα (πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα πίτας Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα πίτας στο Microsoft ExcelΟ καθένας μπορεί να δημιουργήσει ένα απλό διάγραμμα πίτας. Αλλά μπορείτε να το διαμορφώσετε τελείως; Θα σας οδηγήσουμε στη διαδικασία, ένα βήμα κάθε φορά. Διαβάστε περισσότερα ). Προσθέστε ένα διάγραμμα. Ενσωματώστε ένα βίντεο στο YouTube. Μπορείτε να συσκευάσετε τις διαφάνειές σας με κείμενο, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι κάποιος θα το διαβάσει. Και αν το κάνουν δεν θα σας ακούσουν. Αντ 'αυτού, παίξτε στα δυνατά σημεία της μορφής.

Ποτέ μην σταματάς να μαθαίνεις

Οι περισσότεροι χρήστες θα σκεφτόταν η σουίτα του Office ως πολύ βασικό λογισμικό 10 Λιγότερο γνωστές λειτουργίες του Microsoft Office που πρέπει να γνωρίζετεΜερικές φορές τα ελάχιστα πράγματα κάνουν τη μεγαλύτερη διαφορά. Ανακαλύπτουμε τις λειτουργίες του Microsoft Office και μας δείχνουν πώς θα μπορούσαν να βελτιώσουν τη ροή εργασίας σας. Διαβάστε περισσότερα , αλλά έχει πολύ βάθος. Υπάρχει πάντα κάτι νέο για μάθηση, οπότε πάντα να είστε επιφυλακτικοί για τρόπους να ανεβάσετε το παιχνίδι σας.

Οι πρωταθλητές του Γραφείου σε αυτό το άρθρο δεν έγιναν εμπειρογνώμονες τυχαία - αυτοί έμαθε κάθε πρόγραμμα από μέσα 60 Βασικές συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Office για Word, Excel και PowerPointΕκατοντάδες συντομεύσεις πληκτρολογίου είναι διαθέσιμες στο Office, αλλά αυτές είναι οι σημαντικότερες που πρέπει να ξέρετε επειδή θα σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο. Διαβάστε περισσότερα . Μην αναπαυθείτε στις δάφνες σας! Είτε δημιουργείτε ένα έγγραφο του Word, ένα υπολογιστικό φύλλο Excel 9 Συμβουλές για τη μορφοποίηση ενός πίνακα Excel στο Microsoft OfficeΟι πρώτες εντυπώσεις έχουν σημασία. Μην αφήσετε ένα άσχημο γράφημα του Excel να τρομάξει το ακροατήριό σας. Εδώ είναι όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να κάνετε τα γραφήματα σας ελκυστικά και να συμμετέχετε στο Excel 2016. Διαβάστε περισσότερα , ή μια παρουσίαση του PowerPoint, ρωτήστε τον εαυτό σας αν θα μπορούσατε να αποκτήσετε περισσότερα από το Office.

Έχετε ένα πρωτάθλημα-άξιος άκρη που θέλετε να μοιραστείτε με άλλους αναγνώστες; Ή αναζητάτε βοήθεια με μία από τις τεχνικές που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο; Είτε έτσι είτε αλλιώς, γιατί να μην συμμετάσχετε στη συνομιλία στην παρακάτω ενότητα σχολίων;

Συντελεστές εικόνας: Mike Orlov / Shutterstock