Ανακαλύψτε έναν κόσμο λειτουργιών και ενσωματώσεων που ενισχύουν την παραγωγικότητα που μπορούν να φέρουν επανάσταση στον προγραμματισμό και τη διαχείριση του χρόνου σας.
Βασικά Takeaways
- Ορίστε προεπιλεγμένες υπενθυμίσεις για όλα τα συμβάντα στο Ημερολόγιο Google για να αποφύγετε την απώλεια σημαντικών συναντήσεων και να βελτιώσετε την παραγωγικότητα. Προσθέστε πολλές ειδοποιήσεις εάν χρειάζεται.
- Ενσωματώστε το Ημερολόγιο Google με άλλα εργαλεία για να βελτιστοποιήσετε τις ροές εργασίας και να αποφύγετε τη συνεχή εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών. Για παράδειγμα, ενσωματώστε το Slack για προγραμματισμό και ενημέρωση κατάστασης.
- Λάβετε ένα email καθημερινής ατζέντας για να δώσετε προτεραιότητα σε σημαντικές υπενθυμίσεις και ραντεβού. Ρυθμίστε το στις ρυθμίσεις του Ημερολογίου Google για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χάσετε ποτέ μια ειδοποίηση.
Είναι πιο πιθανό να έχετε χρησιμοποιήσει το Ημερολόγιο Google τουλάχιστον μία φορά, είτε κάποιος σας έστειλε μια πρόσκληση σε σύσκεψη είτε απλώς καταλήξατε να το χρησιμοποιείτε επειδή συνοδεύεται από τη συσκευή σας.
Ενώ το Ημερολόγιο Google είναι μια αρκετά απλή εφαρμογή όσον αφορά τον προγραμματισμό, συνοδεύεται από πολλές εκπληκτικές δυνατότητες και ενσωματώσεις που μπορούν να βοηθήσουν στην αύξηση της παραγωγικότητάς σας και στη βελτίωση της συνολικής σας αποδοτικότητα. Ακολουθεί μια λίστα με μερικά από τα καλύτερα παρακάτω.
1. Ρύθμιση προεπιλεγμένων υπενθυμίσεων
Είναι πάντα χρήσιμο να ορίζετε υπενθυμίσεις για να αποφύγετε να χάσετε τυχόν επερχόμενα γεγονότα ή να αφιερώσετε αρκετό χρόνο στον εαυτό σας για προετοιμασία. Ωστόσο, η ρύθμιση μιας υπενθύμισης για κάθε νέα εκδήλωση που πραγματοποιείτε μπορεί να είναι αρκετά δύσκολη.
Ευτυχώς, το Ημερολόγιο Google σάς επιτρέπει να δημιουργείτε αυτόματα προεπιλεγμένες υπενθυμίσεις για όλα τα συμβάντα που πραγματοποιείτε. Δείτε πώς:
- Μεταβείτε στην αρχική σελίδα του Ημερολογίου σας Google.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στα δεξιά και επιλέξτε Ρυθμίσεις.
- Κάτω από Ρυθμίσεις για τα ημερολόγιά μου, επιλέξτε το ημερολόγιό σας.
- Επιλέγω Ειδοποιήσεις συμβάντων και μετά επιλέξτε + Προσθήκη ειδοποίησης.
- Επιλέξτε τη διάρκεια που προτιμάτε κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού.
Στο εξής, όλα τα συμβάντα που δημιουργείτε θα έχουν αυτόματα αυτές τις προεπιλεγμένες υπενθυμίσεις. Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες από μία ειδοποιήσεις—ας πούμε ότι θέλετε να λαμβάνετε πολλές ειδοποιήσεις για την εκδήλωσή σας.
Η διαχείριση και η χρήση διαφορετικών εργαλείων σε καθημερινή βάση, είτε για προσωπική είτε για επαγγελματική χρήση, μπορεί να γίνει συντριπτική — απαιτώντας από εσάς να εναλλάσσεστε συνεχώς μεταξύ εργαλείων για να είστε ενήμεροι για τα έργα και τις εργασίες σας.
Πολλά από αυτά τα εργαλεία σάς επιτρέπουν να ενσωματώσετε το Ημερολόγιο Google, ώστε να μην χρειάζεται να μεταφέρετε μη αυτόματα πληροφορίες από ή προς την εφαρμογή σας στο ημερολόγιό σας. Για παράδειγμα, το Ημερολόγιο Google είναι ένα πολύ χρήσιμη ενσωμάτωση Slack που πρέπει να δοκιμάσετε εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων για επιχειρήσεις. Η ενσωμάτωση σάς επιτρέπει να προγραμματίζετε και να διαγράφετε συμβάντα απευθείας από το Slack. Το Slack μπορεί να ενημερώσει την κατάστασή σας με βάση το πρόγραμμά σας! Λάβετε υπόψη ότι ο τρόπος με τον οποίο ενσωματώνετε το Ημερολόγιο Google με μια εφαρμογή ποικίλλει ανάλογα με την εφαρμογή.
3. Λάβετε την ημερήσια ατζέντα σας μέσω email
Εάν έχετε τη συνήθεια να απομακρύνετε τυχαία τις ειδοποιήσεις χωρίς να τις σκέφτεστε, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να παραβλέψετε τις ειδοποιήσεις του Ημερολογίου σας. Και αν δίνετε προτεραιότητα στα email σε σχέση με άλλες μορφές επικοινωνίας, εδώ είναι ένα εύχρηστο κόλπο: μπορείτε να στείλετε το καθημερινό σας πρόγραμμα απευθείας στο email σας. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χάσετε αυτές τις σημαντικές υπενθυμίσεις και ραντεβού.
Για να γινει αυτο:
- Μεταβείτε στο Ημερολόγιο Google και κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι.
- Επιλέγω Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις για τα ημερολόγιά μου.
- Επιλέξτε το ημερολόγιο από το οποίο θέλετε να λαμβάνετε ένα email.
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο Άλλες ειδοποιήσεις.
- Παω σε Ημερήσια Ατζέντα και επιλέξτε ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ από το αναπτυσσόμενο μενού.
Περιμένετε να λαμβάνετε ένα email καθημερινής ατζέντας κάθε πρωί στις πέντε το πρωί για να πάρετε μια γεύση του πώς θα ήταν η μέρα σας.
4. Ξεκινήστε την εβδομάδα σας σε μια διαφορετική μέρα
Είτε η εργασία σας περιλαμβάνει αλλαγές χρονοδιαγραμμάτων, εργασίες offshore με διαφορετικές εβδομαδιαίες ημέρες έναρξης είτε απλώς προτιμάτε μια μη παραδοσιακή αρχή της εβδομάδας σας, το Ημερολόγιο Google σας καλύπτει. Μπορείτε εύκολα να αλλάξετε την ημέρα έναρξης της εβδομάδας στο Ημερολόγιο Google.
Απλώς μεταβείτε στο Ημερολόγιο Google σας Ρυθμίσεις, επιλέξτε Γενικός, στη συνέχεια μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Προβολή Επιλογών. Κάντε κλικ Έναρξη εβδομάδας και επιλέξτε από Σάββατο, Κυριακή, ή Δευτέρα.
5. Χρησιμοποιήστε τη φωνή σας για να ορίσετε ένα νέο συμβάν
Εάν τα χέρια σας δεν είναι ελεύθερα αυτήν τη στιγμή, αλλά πρέπει να προγραμματίσετε αμέσως μια εκδήλωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φωνή σας για να δημιουργήσετε μια εκδήλωση αντί να ανοίξετε την εφαρμογή Ημερολόγιο Google και να πληκτρολογήσετε όλες τις λεπτομέρειες.
Απλώς πείτε κάτι σαν, "Hey, Google, δημιουργήστε μια εκδήλωση ημερολογίου: ένα δείπνο με την Jane Doe στις 8 μ.μ. στο Chili’s. Εκτός από την καταγραφή όλων των πληροφοριών, η Google ενδέχεται να ζητήσει πρόσθετες πληροφορίες πριν αποθηκεύσει το συμβάν.
Σημειώστε ότι αυτό δεν είναι δυνατό εάν χρησιμοποιείτε συσκευή Apple. Το Siri δεν μπορεί να δημιουργήσει συμβάντα με το Ημερολόγιο Google. Εάν θέλετε το Siri να προσθέτει συμβάντα στο Ημερολόγιο Google, πρέπει να το ορίσετε ως το προεπιλεγμένο ημερολόγιό σας. Κάντε αυτό πηγαίνοντας στο Ρυθμίσεις > Ημερολόγιο > Προεπιλεγμένο Ημερολόγιο.
6. Ενσωματώστε το ημερολόγιό σας
Ο χειρισμός του προγράμματός σας μπορεί να είναι δύσκολος, ειδικά αν οι άνθρωποι θέλουν να ορίσουν προγράμματα μαζί σας. Εάν έχετε έναν ιστότοπο, αφήστε άλλα άτομα να ορίσουν ένα πρόγραμμα μαζί σας με βάση τις προτιμήσεις τους, ενσωματώνοντας το ημερολόγιό σας στον ιστότοπό σας.
7. Χρησιμοποιήστε ένα διαδικτυακό λογισμικό προγραμματισμού
Η κοινή χρήση του ημερολογίου σας μπορεί να έχει το μειονέκτημα της αξιοποίησης του ελεύθερου χρόνου σας. Αν αναζητάτε καλύτερο έλεγχο για το πότε οι άλλοι μπορούν να προγραμματίσουν ραντεβού μαζί σας, αξίζει να το εξερευνήσετε εργαλεία που απλοποιούν τον διαδικτυακό προγραμματισμό, όπως ο Calendly.
Όταν εγγράφεστε στο Calendly χρησιμοποιώντας τη διεύθυνσή σας στο Gmail, συγχρονίζει απρόσκοπτα το ημερολόγιό σας με τον λογαριασμό σας Calendly. Αλλά δεν είναι μόνο αυτό. Αυτή η ενσωμάτωση προσφέρει μια σειρά από πλεονεκτήματα, όπως αυτοματοποιημένο προγραμματισμό, χειρισμό ζώνης ώρας και προσαρμογή—καθιστώντας την εμπειρία κράτησης μαζί σας μια πιο εξατομικευμένη εμπειρία.
8. Ρύθμιση χρονικών μπλοκ
Το Ημερολόγιο Google μπορεί να σας βοηθήσει περαιτέρω επιτύχουν μέγιστη παραγωγικότητα με χρονικά τετράγωνα. Η λειτουργία σάς επιτρέπει να εκχωρήσετε καθορισμένες υποδοχές, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε συγκεκριμένα έργα ή εργασίες. Κάνοντας αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να εστιάσετε την ενέργειά σας σε συγκεκριμένους στόχους αποτελεσματικά, αποτρέποντάς σας από το να καθυστερείτε και να χάνετε χρόνο μεταβαίνοντας από τη μια εργασία στην άλλη.
9. Αυτόματη απόρριψη συμβάντων
Η χρήση του Ημερολογίου Google όχι μόνο σας βοηθά να παρακολουθείτε τα ραντεβού σας. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να διασφαλίσετε ότι διατηρείτε μια ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Όταν ορίζετε ένα πρόγραμμα εργασίας, το Ημερολόγιο Google μπορεί να απορρίψει αυτόματα τις αιτήσεις σε σύσκεψη όταν βρίσκεστε εκτός γραφείου ή σε διακοπές.
Μπορείτε επίσης να τους στείλετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου, ενημερώνοντάς τους τι μπορούν να κάνουν στο μεταξύ, όπως να τους κατευθύνετε σε έναν άλλο συνάδελφο που μπορεί να χειριστεί τα αιτήματα ή τις ανησυχίες τους.
10. Εναλλάξ με άλλη ζώνη ώρας
Η συνεργασία με άτομα σε άλλες ζώνες ώρας μπορεί να κάνει τον προγραμματισμό συναντήσεων και τον καθορισμό χρονοδιαγραμμάτων δύσκολο. Αντί να ξοδεύετε πολύ χρόνο συμβουλευόμενοι έναν διαδικτυακός μετατροπέας ζώνης ώρας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δευτερεύουσα λειτουργία ζώνης ώρας του Ημερολογίου Google για να παρακολουθείτε τις διαφορές ώρας και να αποτρέπετε ατυχίες στον προγραμματισμό.
Στο Ημερολόγιο Google, κάντε κλικ Ρυθμίσεις > Γενικός > Ζώνη ώρας. Τσιμπούρι Εμφάνιση δευτερεύουσας ζώνης ώρας κάτω από Ζώνη ώρας.Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ετικέτες σε κάθε ζώνη ώρας για περαιτέρω οργάνωση.
11. Δημιουργία επαναλαμβανόμενων συναντήσεων
Εάν έχετε συσκέψεις κάθε εβδομάδα ή μήνα, μπορείτε να ρυθμίσετε επαναλαμβανόμενες συσκέψεις αντί να δημιουργείτε μη αυτόματα συμβάντα κάθε φορά. Όταν δημιουργείτε ένα συμβάν, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού που λέει Δεν επαναλαμβάνεται και επιλέξτε πόσο συχνά θέλετε να επαναλαμβάνεται το συμβάν.
12. Δημιουργήστε μια συντόμευση συμβάντος
Ενώ η δημιουργία ενός νέου συμβάντος στο Ημερολόγιο Google θα σας πάρει μόνο πολλά κλικ, μια συντόμευση συμβάντος παρακάμπτει τα περισσότερα βήματα και σας μεταφέρει απευθείας στο νέο παράθυρο συμβάντος στο Ημερολόγιο Google.
Απλώς ανοίξτε το πρόγραμμα περιήγησής σας, πληκτρολογήστε cal.νέο, και χτυπήστε Εισαγω ή επιστροφή. Επιπλέον, υπάρχει μια μακρά λίστα με Συντομεύσεις Ημερολογίου Google που μπορεί να σας βοηθήσει να πλοηγηθείτε και να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή πιο αποτελεσματικά.
13. Βρείτε την ιδανική ώρα για συναντήσεις
Η εύρεση της ιδανικής ώρας είναι άλλος ένας αγώνας με τον καθορισμό μιας συνάντησης ή ενός προγράμματος. Αυτό είναι πιο δύσκολο όσο περισσότεροι άνθρωποι συμμετέχουν και η κατάσταση γίνεται πιο μπερδεμένη αν ρίξετε διαφορετικές ζώνες ώρας στην εξίσωση.
Ευτυχώς, το Ημερολόγιο Google διαθέτει μια λειτουργία Εύρεση ώρας που σας επιτρέπει να βρείτε έναν διαθέσιμο χρόνο για όλους στην ομάδα. Ωστόσο, απαιτεί πρόσβαση στα Ημερολόγια Google της ομάδας και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε μόνο μέσω της εφαρμογής ιστού και όχι στην εφαρμογή για κινητά. Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να βρείτε έναν αμοιβαία διαθέσιμο χρόνο που λειτουργεί για όλους στην ομάδα.
Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιό σας προς όφελός σας
Το Ημερολόγιο Google προσφέρει μια σειρά από λειτουργίες και ενσωματώσεις που ενισχύουν την παραγωγικότητα. Από τον ορισμό προεπιλεγμένων υπενθυμίσεων έως τη διαχείριση ζωνών ώρας και τη χρήση φωνητικών εντολών, η εξοικείωση με αυτές τις εισβολές μπορεί να σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο το ημερολόγιό σας για αποτελεσματική διαχείριση χρόνου.
