Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε γραφήματα Gantt στο Notion

Είτε εργάζεστε μόνοι σας είτε ως μέρος μιας μεγαλύτερης ομάδας, τα γραφήματα Gantt είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να διαχειριστείτε πολύπλοκα έργα. Πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων προσφέρουν την ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε γραφήματα Gantt, και το Notion είναι ένα από αυτά.

Το να γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε τα διαγράμματα Gantt στο Notion μπορεί να είναι τρομακτικό, αν δεν το έχετε ξανακάνει. Αλλά βρίσκεστε στο σωστό μέρος αν ψάχνετε για ένα σεμινάριο, καθώς αυτό θα σας δείξουμε σήμερα.

Τι είναι ένα γράφημα Gantt;

Πριν αρχίσουμε να εξετάζουμε πώς να χρησιμοποιήσουμε ένα γράφημα Gantt, αξίζει να καταλάβουμε τι είναι αυτά. Τα γραφήματα Gantt είναι πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετρήσετε την πρόοδο μεγάλων έργων. Αν και συχνά θα τα δείτε να χρησιμοποιούνται σε μεγαλύτερους οργανισμούς, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε γραφήματα Gantt αν είστε ελεύθερος επαγγελματίας ή φοιτητής. Είναι επίσης εξαιρετικά για ομάδες που λειτουργούν εξ αποστάσεως.

Τα γραφήματα Gantt συνήθως παρουσιάζουν μια περίληψη κάθε εργασίας στο πλαίσιο του έργου, όπως ο επανασχεδιασμός ενός ιστότοπου ή η έναρξη μιας καμπάνιας μάρκετινγκ. Στη συνέχεια, μπορείτε να δείτε το χρονοδιάγραμμα για τις αναμενόμενες ημερομηνίες ολοκλήρωσης, μαζί με τα ποσοστά προόδου. Όπως και με πολλά άλλα μεθόδους διαχείρισης έργου, μπορείτε να αναθέσετε εργασίες και σε άλλους.

Εάν είστε μέλος μιας απομακρυσμένης ομάδας, μπορείτε να τα ελέγξετε κορυφαία εργαλεία διαχείρισης έργων για εξ αποστάσεως συνεργασία.

Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε ένα γράφημα Gantt στο Notion

Ενώ μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt στο Notion από την αρχή, είναι πολύ πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε ένα προσχεδιασμένο πρότυπο—ειδικά αν είστε αρχάριοι. Το Notion διαθέτει ένα δωρεάν πρότυπο γραφήματος Gantt που μπορείτε να κατεβάσετε και να χρησιμοποιήσετε στον προτιμώμενο χώρο εργασίας σας και αυτό θα χρησιμοποιήσουμε για αυτό το σεμινάριο.

Δείτε πώς μπορείτε να αποκτήσετε το πρότυπο:

1. μεταβείτε στο Σελίδα προτύπου Gnatt στο Notion και επιλέξτε Ξεκινήστε με αυτό το πρότυπο.
2. Επιλέξτε τον χώρο εργασίας στον οποίο θέλετε να αντιγράψετε το πρότυπό σας.
3. Περιμένετε μέχρι το Notion να αντιγράψει το πρότυπο και να αρχίσετε να προσαρμόζετε όπως θέλετε.

Τώρα που έχετε το πρότυπο, ας προχωρήσουμε στην προσαρμογή και χρήση του γραφήματος Gantt στο Notion.

1. Εισαγωγή των ονομάτων έργων

Πριν ξεκινήσετε με τις πιο σύνθετες πτυχές προσαρμογής, θα πρέπει να ξεκινήσετε εισάγοντας τα ονόματα του έργου σας. Το να το κάνεις είναι πολύ απλό:

1. μεταβείτε στο Εργο αυτί.
2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από το έργο που θέλετε να αλλάξετε και επιλέξτε Ανοιξε.
3. Εισαγάγετε το νέο όνομα του έργου σας στο επάνω πλαίσιο κειμένου.

Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο όνομα που θέλετε να αλλάξετε μέσα στον πίνακα και να προσαρμόσετε όπως απαιτείται με αυτόν τον τρόπο. Επαναλάβετε οποιαδήποτε διαδικασία μέχρι να αλλάξετε όλα τα ονόματα έργων για να ταιριάζουν στις δικές σας απαιτήσεις.

2. Προσαρμογή των ιδιαιτεροτήτων κάθε έργου

Μόλις αλλάξετε το όνομα κάθε έργου στο γράφημα Notion Gantt, είστε έτοιμοι να αρχίσετε να προσαρμόζετε περισσότερες από τις λεπτομέρειες. Μπορείτε να αλλάξετε καθένα από τα παρακάτω:

• Προσθήκη δευτερευουσών εργασιών σε κάθε παράθυρο.
• Ενημέρωση της κατάστασης και της προόδου σας.
• Χρονοδιάγραμμα

Για να σας διευκολύνουμε να ακολουθήσετε τη διαδικασία, θα τις αναλύσουμε σε διαφορετικές ενότητες παρακάτω.

Προσθήκη δευτερευουσών εργασιών σε κάθε παράθυρο

Η προσθήκη δευτερευουσών εργασιών είναι ίσως το καλύτερο μέρος για να ξεκινήσετε αφού αλλάξετε τα ονόματα του έργου σας. Δείτε πώς να το κάνετε αυτό:

1. Ανοίξτε την εργασία που θέλετε να προσαρμόσετε. Μπορείτε να το κάνετε είτε πηγαίνοντας στο Εργο ενότητα ή κάνοντας κλικ στην καρτέλα εντός της προβολής χρονικής κλίμακας.
2. Μπορεί να παρατηρήσετε έναν προκαθορισμένο αριθμό εργασιών που αναφέρονται ήδη στο Notion. Κάντε κλικ σε καθένα από αυτά για να προσαρμόσετε το όνομα, τη διαχείριση εργασιών και την κατάσταση. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε σχόλια εάν χρειάζεται.
3. Για να προσθέσετε νέες εργασίες από την αρχή, κάντε κλικ στο + κουμπί. Στη συνέχεια, επιλέξτε μια σελίδα για σύνδεση ή δημιουργήστε μια νέα πληκτρολογώντας "δημιουργώ" στη γραμμή αναζήτησης και πατώντας στο "Νέα δημιουργία στο Tasks".
4. Για να καταργήσετε εργασίες, επιλέξτε το - αφού τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη συγκεκριμένη εργασία.

Αφού προσθέσετε νέες εργασίες, μπορείτε να προσαρμόσετε τα πάντα με τον ίδιο τρόπο που θα κάνατε με τις προκαθορισμένες εκδόσεις.

Ενημέρωση της κατάστασης της εργασίας σας

Εάν θέλετε να ενημερώσετε τις εργασίες στο πρότυπο Notion Gantt, ανοίξτε την κάρτα που σχετίζεται με το έργο ή την δευτερεύουσα εργασία σας. Εδώ, θα βρείτε μια ενότητα που ονομάζεται Κατάσταση; αναπτύξτε το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε την τρέχουσα κατάσταση του έργου σας.

Πιθανότατα θα παρατηρήσετε την ενότητα ποσοστού στο Πρόοδος αυτί. Μπορείτε να το ενημερώσετε ολοκληρώνοντας δευτερεύουσες εργασίες στο έργο σας.

Εάν είστε νέοι στο Notion, εξετάστε το ενδεχόμενο να ανατρέξετε σε αυτόν τον οδηγό χρήσιμα πράγματα που μπορείτε να κάνετε στο Notion.

Χρονοδιάγραμμα

Εάν χρειάζεται να αλλάξετε το χρονοδιάγραμμα για κάθε εργασία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Χρονοδιάγραμμα Ενότητα. Επιλέξτε τις νέες ημερομηνίες έναρξης και λήξης όταν εμφανιστεί το ημερολόγιο.

Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε το έργο σας στη γραμμή χρόνου του γραφήματος Gantt, σύροντας και αποθέτοντας τις απαιτούμενες εργασίες.

3. Αλλαγή της Προβολής

Εάν θέλετε να αλλάξετε την προβολή στο διάγραμμα Gantt, έχετε μερικές επιλογές. Στη δεξιά πλευρά, θα δείτε ένα αναπτυσσόμενο μενού με μια καθορισμένη χρονική κλίμακα. θα μπορούσε να είναι Μήνας, Ετος, Τέταρτο, ή κάτι σε αυτή τη γραμμή.

Επιλέξτε το χρονικό διάστημα που προτιμάτε από το μενού. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Σήμερα καρτέλα για μετάβαση στην τρέχουσα ημέρα σας.

Μια άλλη επιλογή είναι να αλλάξετε την προβολή εργασιών κατά προτεραιότητα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Κατά προτεραιότητα στην αριστερή πλευρά της οθόνης σας. Εναλλακτικά, επιλέξτε Όλα τα έργα για μια πλήρη επισκόπηση των πάντων.

Σημειώστε ότι μπορείτε να προσαρμόσετε όλα αυτά τα ονόματα εάν θέλετε. Μπορεί επίσης να θέλετε να ελέγξετε αυτό οδηγός γρήγορης εκκίνησης για τα πρότυπα έργου και εργασιών του Notion αν μόλις ξεκινάς.

4. Προβολή και ανάθεση εργασιών

Εάν χρησιμοποιείτε ένα γράφημα Gantt για μεμονωμένα έργα, δεν χρειάζεστε αυτήν την ενότητα. Αλλά αν έχετε σχεδιάσει το γράφημα Notion Gantt ώστε να λειτουργεί ως μέλος μιας μεγαλύτερης ομάδας, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να αναθέτετε εργασίες.

1. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο Καθήκοντα.
2. Κάνε κλικ στο Ανατεθεί αυτί.
3. Πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου στο οποίο θέλετε να αναθέσετε την εργασία.

Εναλλακτικά, μπορείτε να ακολουθήσετε αυτές τις οδηγίες:

1. Ανοίξτε μια εργασία.
2. Μεταβείτε στην δευτερεύουσα εργασία.
3. Επιλέξτε το άτομο στο οποίο θέλετε να αναθέσετε την εργασία σας στο Ανατεθεί Ενότητα.

Εάν αργότερα αποφασίσετε ότι τα γραφήματα Gantt δεν είναι ο βέλτιστος τρόπος διαχείρισης των έργων σας, μην ανησυχείτε. Αρκετά εναλλακτικές λύσεις διαχείρισης έργου στα διαγράμματα Gantt υπάρχει.

Δημιουργήστε αποτελεσματικά γραφήματα Gantt στο Notion

Αν και τα διαγράμματα Gantt μπορεί να φαίνονται μπερδεμένα με την πρώτη ματιά, είναι επίσης ένας αποτελεσματικός τρόπος διαχείρισης των έργων σας. Το να γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε τα γραφήματα Gantt στο Notion είναι ένα χρήσιμο σημείο εκκίνησης και μπορεί να διαπιστώσετε ότι η ομάδα σας είναι πιο παραγωγική ως αποτέλεσμα.

Ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε αυτά τα γραφήματα μόνο για μεμονωμένα έργα, ίσως είναι επίσης πιο εύκολο να παρακολουθείτε τις μεγάλες εργασίες σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γραφήματα Gantt για διάφορους τύπους έργων και είναι ιδιαίτερα βολικά για μακροπρόθεσμους.