6 τρόποι χρήσης των Φύλλων Google για ανάλυση δεδομένων

Βασικά Takeaways

• Χρησιμοποιήστε γραφήματα και γραφήματα στα Φύλλα Google για να αναλύσετε οπτικά δεδομένα και να συγκρίνετε αριθμούς μεταξύ τους. Προσφέρει διαφορετικούς τύπους γραφημάτων και τη δυνατότητα σχεδίασης γραφημάτων με δύο άξονες y.
• Η μορφοποίηση υπό όρους στα Φύλλα Google επιτρέπει την εύκολη παρακολούθηση δεδομένων και τάσεων αλλάζοντας το στυλ κελιών με βάση το περιεχόμενό τους. Μπορεί να δεχθεί προσαρμοσμένους τύπους, καθιστώντας το ένα ισχυρό εργαλείο ανάλυσης δεδομένων.
• Επωφεληθείτε από τη λειτουργία φίλτρου στα Φύλλα Google για να βρείτε γρήγορα συγκεκριμένες πληροφορίες στο σύνολο δεδομένων σας. Τακτοποιεί και φιλτράρει τα δεδομένα, διευκολύνοντας την ανάλυση και την κατανόηση των δεδομένων.

Τα Φύλλα Google είναι μια δημοφιλής, δωρεάν και ισχυρή εναλλακτική του Microsoft Excel. Μπορεί να κάνει σχεδόν ό, τι κάνει το τελευταίο, συμπεριλαμβανομένης της ανάλυσης δεδομένων.

Λοιπόν, πώς χρησιμοποιείτε τα Φύλλα Google για την ανάλυση δεδομένων; Ας δούμε τους διάφορους τύπους και άλλες τεχνικές ανάλυσης δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στα Φύλλα Google.

1. Χρησιμοποιήστε γραφήματα και γραφήματα

Οι άνθρωποι είναι οπτικά πλάσματα και ο καλύτερος τρόπος για να συγκρίνετε τους αριθμούς είναι να τους επιτρέπετε να φαίνονται σε σχέση μεταξύ τους. Επομένως, εάν εργάζεστε με σύνολα δεδομένων, τα Φύλλα Google προσφέρουν διαφορετικούς τύπους γραφημάτων, όπως γραφήματα γραμμής, περιοχής, στήλης και πίτας.

Αν ξέρεις πώς να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά τα γραφήματα των Φύλλων Google, μπορείτε να τα δημιουργήσετε με βάση τα δεδομένα σας και να δείτε αμέσως τις τάσεις των δεδομένων σας. Επιπλέον, μπορείτε σχεδιάστε ένα γράφημα με δύο άξονες y στα Φύλλα Google, που σας επιτρέπει να συγκρίνετε δύο μεταβλητές με βάση μια άλλη τιμή. Στη συνέχεια, μπορείτε να δείτε τη σχέση τους ακόμα κι αν οι αξίες τους έχουν διαφορετικές κλίμακες.

2. Χρησιμοποιήστε τη δύναμη της μορφοποίησης υπό όρους

Είναι πιο εύκολο να παρακολουθείτε δεδομένα και τάσεις όταν βλέπετε ξεχωριστές αλλαγές στο σύνολο δεδομένων σας. Τα γραφήματα και τα γραφήματα είναι τα καλύτερα για την παρακολούθηση δεδομένων όταν έχετε ήδη συλλέξει όλα τα δεδομένα σας. Τι γίνεται όμως αν εργάζεστε με δυναμικά δεδομένα;

Εδώ μπαίνει η μορφοποίηση υπό όρους. Η μορφοποίηση υπό όρους δεν αλλάζει τα δεδομένα σας, αλλά αλλάζει το στυλ των κελιών σας με βάση το περιεχόμενό τους. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε τα Φύλλα Google για να παρακολουθείτε την ημερομηνία λήξης ενός στοιχείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία για να αλλάξετε το χρώμα του κελιού του σε έντονο κόκκινο και να κάνετε τη γραμματοσειρά του έντονη και λευκή.

Με αυτό, θα δείτε αμέσως ποια δεδομένα χρειάζονται την προσοχή σας χωρίς να περάσετε από κάθε καταχώριση στο σύνολο δεδομένων σας. Τα Φύλλα Google έχουν πολλά Μονόχρωμο και Κλίμακα χρώματος Πρότυπα μορφοποίησης υπό όρους, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε γρήγορα τη λειτουργία.

Αλλά αυτό που κάνει αυτό το χαρακτηριστικό ένα ισχυρό εργαλείο ανάλυσης δεδομένων είναι η ικανότητά του να δέχεται προσαρμοσμένους τύπους. Έτσι, όσο μπορείτε να σκεφτείτε τη λογική πίσω από τα δεδομένα που θέλετε να δείτε, μπορείτε χρησιμοποιήστε Μορφοποίηση υπό όρους στα Φύλλα Google για να σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα τις παρουσιαζόμενες πληροφορίες.

3. Επωφεληθείτε από τα φίλτρα

Όταν αναζητάτε συγκεκριμένες πληροφορίες στα σημεία δεδομένων σας, μπορείτε χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση SORT στα Φύλλα Google για να τα τακτοποιήσετε και να τα βρείτε ευκολότερα. Ωστόσο, θα πρέπει να αναζητήσετε χειροκίνητα τις πληροφορίες που χρειάζεστε.

Έτσι, αντί να περάσετε από εκατοντάδες ή χιλιάδες σειρές, θα πρέπει χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Φίλτρο στα Φύλλα Google. Αυτή η λειτουργία παρέχει πολλαπλά αποτελέσματα που ταιριάζουν με τα δεδομένα που αναζητάτε. Με αυτόν τον τρόπο, χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε μόνο μία λειτουργία για να λάβετε όλα τα αποτελέσματα που ταιριάζουν σε μια ξεχωριστή ενότητα του φύλλου σας.

Επιπλέον, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ένα φίλτρο εάν έχετε ήδη ένα τεράστιο σύνολο δεδομένων. Μόλις κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα κελιά της σειράς επικεφαλίδας σας και επιλέξτε Δημιουργήστε ένα φίλτρο. Στη συνέχεια, στη δεξιά πλευρά κάθε κελιού θα εμφανιστεί ένα βέλος που δείχνει προς τα κάτω — κάντε κλικ σε αυτό για να δείτε τους διάφορους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να φιλτράρετε και να ταξινομήσετε γρήγορα το σύνολο δεδομένων σας, διευκολύνοντας την ανάλυση των δεδομένων σας.

4. Διαφορετικοί τρόποι χρήσης της συνάρτησης SUM στα Φύλλα Google

Οι περισσότεροι από εμάς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα Φύλλα Google για να κάνουμε βασικές προσθήκες. Αλλά ξέρατε ότι υπάρχουν περισσότερα στο SUM από το να προσθέτετε τα πάντα μαζί; Μπορείς προσθέστε αριθμούς, κελιά και ακόμη και πίνακες χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση SUM στα Φύλλα Google.

Ωστόσο, η συνάρτηση SUM υπερβαίνει την προσθήκη αριθμών. Στην πραγματικότητα, μπορείτε να κάνετε τόσα πολλά με τις διαφορετικές λειτουργίες SUM που προσφέρουν τα Φύλλα Google. Να μερικά παραδείγματα:

• ΑΘΡΟΙΣΜΑ: Προσθέτει αριθμούς ή κελιά.
• SUMIF: Προσθέτει κελιά με βάση τη συνθήκη που έχει οριστεί στον τύπο.
• SUMSQ: Προσθέτει το τετράγωνο των επιλεγμένων τιμών.
• SUMIFS: Προσθέστε κελιά με βάση τα πολλαπλά κριτήρια που αναφέρονται στον τύπο.
• SUMXMY2: Αφαιρεί τις τιμές γειτονικών κελιών σε δύο διαφορετικούς πίνακες, τους τετραγωνίζει και, στη συνέχεια, προσθέτει όλες τις υπολογιζόμενες τιμές μαζί.
• SUMX2MY2: Τετραγωνίζει τις τιμές των κελιών στον πρώτο πίνακα, αφαιρεί το τετράγωνο των τιμών του διπλανού κελιού στον δεύτερο πίνακα και, στη συνέχεια, προσθέτει όλες τις υπολογιζόμενες τιμές μαζί.
• SUMX2PY2: Τετραγωνίζει την τιμή κάθε κελιού στον πρώτο πίνακα, την προσθέτει στο τετράγωνο της τιμής του διπλανού κελιού στον δεύτερο πίνακα και, στη συνέχεια, προσθέτει όλες τις υπολογιζόμενες τιμές μαζί.
• SUMPRODUCT: Πολλαπλασιάζει τις τιμές των κελιών στην ίδια σειρά κάθε πίνακα και, στη συνέχεια, προσθέτει όλες τις υπολογιζόμενες τιμές μαζί.

Αυτές οι σύνθετες συναρτήσεις αθροίσματος χρησιμοποιούνται για στατιστικές, σταθμισμένους μέσους όρους και άλλους τύπους ανάλυσης δεδομένων. Η χρήση αυτών των τύπων σημαίνει ότι δεν χρειάζεται πλέον να υπολογίζετε χειροκίνητα αυτές τις τιμές, εξοικονομώντας σας πολύ χρόνο και προσπάθεια.

5. Μάθετε να χρησιμοποιείτε τις λειτουργίες COUNT, COUNTIF και άλλες COUNT

Εκτός από την απλή εξέταση των δεδομένων σας, το να μετράτε πόσα σημεία δεδομένων έχετε έχει αξία στην ανάλυση δεδομένων. Αν ξέρεις πώς να χρησιμοποιήστε COUNT και COUNTIF στα Φύλλα Google, μπορείτε να προσδιορίσετε πόσες καταχωρήσεις έχετε σε έναν πίνακα ή πόσες καταχωρήσεις έχετε που εμπίπτουν στις παραμέτρους που έχετε ορίσει στο COUNTIF.

Εκτός όμως από αυτές τις δύο κοινώς χρησιμοποιούμενες COUNT λειτουργίες, τα Φύλλα Google προσφέρουν επίσης πολλές ακόμη:

• ΜΕΤΡΩ: Μετρά τον αριθμό των κελιών που περιέχουν αριθμητικές τιμές.
• COUNTA: Μετρά τον αριθμό των κελιών που έχουν τιμές.
• COUNTIF: Μετρά τον αριθμό των κελιών που περιέχουν την τιμή που έχει οριστεί στον τύπο.
• COUNTIFS: Μετρά τον αριθμό των κελιών με τις τιμές με βάση τα κριτήρια που καθορίζονται στον τύπο.
• ΜΕΤΡΗΣΤΕ ΚΕΝΟ: Μετρά τον αριθμό των κενών κελιών στην επιλογή.
• ΜΟΝΑΔΙΚΟΣ: Μετρά τον αριθμό των μοναδικών τιμών στα επιλεγμένα κελιά.
• COUNTUNIQUEIFS: Μετρά τον αριθμό των μοναδικών τιμών με βάση τα κριτήρια που ορίζονται στον τύπο στα επιλεγμένα κελιά.

Αυτές οι διάφορες COUNT λειτουργίες θα σας βοηθήσουν να δείτε πόσα σημεία δεδομένων έχετε. Αυτό είναι ζωτικής σημασίας, ειδικά αν εργάζεστε με μη αριθμητικά δεδομένα.

6. Η ευελιξία του SUBTOTAL

Αν κοιτάξετε το SUBTOTAL εκτός των Φύλλων Google, μπορεί να σκεφτείτε ότι είναι απλώς μια συνάρτηση SUM με διαφορετικό όνομα. Ωστόσο, εσείς χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση SUBTOTAL στα Φύλλα Google διαφορετικά από αυτό που έχουν συνηθίσει πολλοί.

Αρχικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το SUBTOTAL για να δημιουργήσετε υποσύνολα σε μέρη ενός συνόλου δεδομένων. Στη συνέχεια, για να υπολογίσετε τη συνολική τιμή του συνόλου δεδομένων σας, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ξανά τη συνάρτηση SUBTOTAL αντί για τη συνάρτηση SUM. Αυτό συμβαίνει επειδή η συνάρτηση SUBTOTAL θα αγνοήσει άλλους τύπους SUBTOTAL, διασφαλίζοντας ότι δεν θα μετράτε διπλά τα δεδομένα σας.

Πέρα όμως από το SUM, το SUBTOTAL έχει πολλά άλλα χαρακτηριστικά, όπως AVERAGE, COUNT, COUNTA, MAX, MIN, PRODUCT, STDEV, STDEVP, VAR και VARP. Αυτή η λειτουργία μπορεί ακόμη και να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε προσπάθεια, καθώς δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε μεμονωμένες προσαρμοσμένες φόρμουλες για να λάβετε τα δεδομένα σας—απλώς χρησιμοποιήστε το SUBTOTAL και μπορείτε να λάβετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε σε ενότητες και για ολόκληρο το σύνολο δεδομένων χωρίς να ανησυχείτε διπλή καταμέτρηση.

Τα Φύλλα Google είναι μια δωρεάν και ισχυρή εφαρμογή ανάλυσης δεδομένων

Εφόσον έχετε πρόσβαση στα Υπολογιστικά φύλλα Google, μπορείτε να επεξεργαστείτε και να αναλύσετε τα δεδομένα σας χωρίς να αγοράσετε μια εφαρμογή ή να πληρώσετε για συνδρομή. Επομένως, είτε διευθύνετε μια νέα επιχείρηση είτε θέλετε να κάνετε τις δραστηριότητές σας πιο αποτελεσματικές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Φύλλα Google για να εξοικονομήσετε κόστος.

Επιπλέον, ενώ οι λειτουργίες που συζητήσαμε είναι ήδη ισχυρές, μπορείτε να τις συνδυάσετε και να τις ταιριάξετε μεταξύ τους. Αυτό θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε ακόμα πιο προηγμένες λειτουργίες για να παρέχετε τις απαραίτητες πληροφορίες που χρειάζεστε για να λάβετε τις σωστές αποφάσεις.