Γίνετε μάγος διαχείρισης εργασιών με τον αυτοματισμό Microsoft To Do του IFTTT.

Το Microsoft To Do είναι ένα εύχρηστο προσωπικό εργαλείο διαχείρισης εργασιών. Αλλά έχετε προσπαθήσει ποτέ να το αυτοματοποιήσετε για να αυξήσετε ακόμη περισσότερο την παραγωγικότητά σας; IFTTT—Το "If This then That" είναι ένα εργαλείο χωρίς κώδικα για την αυτοματοποίηση εργασιών. Χρησιμοποιώντας το IFTTT, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη δημιουργία, την ολοκλήρωση ή τον αλληλοπρογραμματισμό εργασιών στο Microsoft To Do.

Είστε έτοιμοι να σταματήσετε το καθημερινό σας μη αυτόματο ξέβγαλμα και να το επαναλάβετε στο Microsoft To Do; Δείτε πώς να το κάνετε.

Αυτοματοποίηση ειδοποιήσεων email για νέες εργασίες Microsoft To Do

Θα χρησιμοποιήσετε μια μικροεφαρμογή IFTTT για να αυτοματοποιήσετε τις ειδοποιήσεις email σε καθορισμένες διευθύνσεις email κάθε φορά που δημιουργείται μια εργασία στο Microsoft To Do. Αυτή η Applet θα χρησιμοποιεί μια αλυσίδα δύο ενεργειών:

  • Η αρχική Ενέργεια θα δημιουργήσει μια νέα εργασία κάθε φορά που προσθέτετε ένα συμβάν στο Ημερολόγιο Google.
    • instagram viewer
  • Η δεύτερη ενέργεια θα στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης για τη δημιουργία εργασιών στους καθορισμένους παραλήπτες.

Τουλάχιστον, θα χρειαστείτε μια συνδρομή IFTTT Pro ύψους 2,5 $/μήνα για να προσθέσετε περισσότερες από μία ενέργειες σε μια Applet.

Τώρα ας δούμε έναν δημιουργικό τρόπο χρησιμοποιήστε το Microsoft To Do παραγωγικά. Για να ξεκινήσετε, συνδεθείτε στον λογαριασμό σας IFTTT ή δημιουργήστε έναν λογαριασμό στο Ιστοσελίδα IFTTT αν δεν το έχετε κάνει ήδη. Μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό μέσω της εφαρμογής για κινητά σε Android ή iOS. Τα βήματα είναι παρόμοια σε όλες τις πλατφόρμες.

Στη συνέχεια, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

  1. Από τον πίνακα ελέγχου IFTTT, κάντε κλικ Δημιουργώ πάνω δεξιά.
  2. Κάντε κλικ Προσθήκη στα δεξιά του Εάν αυτό πανό.
  3. Πληκτρολογήστε "Ημερολόγιο Google" στη γραμμή αναζήτησης και κάντε κλικ στο Ημερολόγιο Google πανό μόλις εμφανιστεί.
  4. Από τη λίστα των καναλιών, επιλέξτε Προστέθηκε νέο συμβάν.
  5. Εάν σας ζητηθεί, κάντε κλικ Συνδέω-συωδεομαι και ακολουθήστε την προτροπή στην οθόνη για να συνδέσετε τον λογαριασμό σας IFTTT με τον λογαριασμό σας Google.
  6. Στη συνέχεια, κάντε κλικ Δημιουργία σκανδάλης.
  7. Κάντε κλικ στο Μετά αυτό πανό. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε "To Do" στη γραμμή αναζήτησης. Επιλέγω Microsoft To Do όταν το δεις.
  8. Κάντε κλικ Δημιουργία εργασίας στη λίστα εργασιών. Το IFTTT θα προσθέσει τον λογαριασμό Microsoft To Do από προεπιλογή.
  9. Μπορείτε να κάνετε κλικ Προσθήκη νέου λογαριασμού για εναλλαγή λογαριασμών Microsoft.
  10. Από το Ποια λίστα εργασιών; αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε τη λίστα εργασιών που θα λάβει την ενεργοποίηση ημερολογίου
  11. ο Σώμα εργασίας Το πεδίο περιέχει τα συστατικά που περιλαμβάνονται στη δημιουργημένη εργασία. αυτή είναι η περιγραφή της εργασίας. Τα συστατικά επισημαίνονται με γκρι χρώμα. Μπορείτε να το αφήσετε ως προεπιλογή ή να αφαιρέσετε ό, τι δεν θέλετε να συμπεριλάβετε στις λεπτομέρειες της εργασίας σας.
  12. Κάντε κλικ Δημιουργία δράσης.
  13. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο σταυρού (+) κάτω από Επειτα πανό.
  14. Τύπος Gmail στη γραμμή αναζήτησης. Κάντε κλικ Gmail από το αποτέλεσμα.
  15. Επιλέγω Στείλτε ένα email.
  16. Πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις email των ατόμων που θέλετε να ειδοποιήσετε στο Στη διεύθυνση πεδίο. Εάν προσθέτετε ετικέτες σε περισσότερες από μία διευθύνσεις email, διαχωρίστε την καθεμία με κόμμα. Για να προσθέσετε ετικέτα σε περισσότερα άτομα, πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις email τους στο CC διεύθυνση και BCC πεδία διεύθυνσης όπως απαιτείται. Αυτά εξυπηρετούν το σκοπός του CC και του BCC σε τακτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  17. Αφήστε τα άλλα πεδία ως έχουν. Στη συνέχεια, μετακινηθείτε προς τα κάτω και κάντε κλικ Δημιουργώδράση.
  18. Κάντε κλικ Να συνεχίσει.
  19. Τέλος, κάντε κλικ Φινίρισμα για να ενεργοποιήσετε το Applet σας.

Η Applet που δημιουργήθηκε εκτελείται τώρα στον λογαριασμό σας IFTTT. Κάθε φορά που προσθέτετε ένα συμβάν του Ημερολογίου Google, γράφει αυτήν την εργασία στη λίστα εκκρεμών εργασιών της Microsoft και στέλνει email στις αναφερόμενες διευθύνσεις με τις λεπτομέρειες της εργασίας. Αυτό είναι υπέροχο Συμβουλή για το Ημερολόγιο Google για αύξηση της παραγωγικότητας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το IFTTT για την αναπαραγωγή εργασιών στο Microsoft To Do

Μπορείτε να διασταυρώσετε εργασίες από μια άλλη εφαρμογή διαχείρισης εργασιών όπως το Asana, το Trello ή το Clickup στο Microsoft To Do.

Η Applet παρακάτω θα δημιουργήσει μια νέα εργασία στο Microsoft To Do κάθε φορά που σας ανατίθεται μια νέα εργασία από τον οργανισμό σας στο Asana:

  1. Παω σε Δημιουργώ επάνω δεξιά και κάντε κλικ στο Εάν αυτό πανό.
  2. Πληκτρολογήστε "Asana" στο πλαίσιο αναζήτησης και κάντε κλικ Asana.
  3. Κάντε κλικ Νέα εργασία που σας ανατέθηκε σε ένα έργο. Κάντε κλικ Συνδέω-συωδεομαι εάν σας ζητηθεί και ακολουθήστε τις οδηγίες στην οθόνη για να συνδέσετε το IFTTT με το Asana.
  4. Επιλέξτε τον λογαριασμό Asana και τον χώρο εργασίας του οργανισμού σας. Καθορίστε το έργο που θέλετε να παρακολουθήσετε επικολλώντας τη διεύθυνση URL του στο Όνομα έργου ή διεύθυνση URL κουτί.
  5. Κάντε κλικ Δημιουργία σκανδάλης.
  6. Κάντε κλικ στο Μετά αυτό πανό.
  7. Πληκτρολογήστε "Microsoft" στο πλαίσιο αναζήτησης και επιλέξτε Microsoft To Do όταν εμφανίζεται.
  8. Κάντε κλικ Δημιουργία εργασίας στη λίστα εργασιών.
  9. Επιλέξτε τη λίστα εργασιών προορισμού Microsoft to Do από το Ποια λίστα εργασιών; αναπτυσσόμενη λίστα.
  10. Κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ Δημιουργία δράσης.
  11. Κάντε κλικ Να συνεχίσει.
  12. Τέλος, κάντε κλικ Φινίρισμα για την ανάπτυξη της Applet σας.

Μόλις αναπτυχθεί, η Applet σας θα εκτελέσει τη ροή εργασίας Asana-Microsoft To Do ανάλογα. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο Hack Asana για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας.

Πώς να αυτοματοποιήσετε την ολοκλήρωση εργασιών χρησιμοποιώντας το IFTTT

Χρησιμοποιώντας μια διαφορετική Applet IFTTT, μπορείτε να στείλετε αυτόματα email σε άτομα μόλις ολοκληρώσετε μια εργασία από αυτές που έχουν προστεθεί στο Microsoft To Do.

Χρειάζεται μόνο να βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε την ίδια λίστα εργασιών όπως έγινε παραπάνω σε αυτήν τη νέα Applet. Δείτε πώς να το κάνετε:

  1. Από τον πίνακα ελέγχου IFTTT, κάντε κλικ Δημιουργώ και κάντε κλικ στο Εάν αυτό πανό.
  2. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε "To Do" στη γραμμή αναζήτησης και επιλέξτε Microsoft To Do όταν το δεις.
  3. Στην επόμενη σελίδα, κάντε κλικ στο Η εργασία στη λίστα ολοκληρώθηκε δώσει το έναυσμα για.
  4. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει το Ποια λίστα εργασιών; αναπτυσσόμενο μενού στη λίστα εργασιών που χρησιμοποιείται κατά την αυτοματοποίηση της δημιουργίας εργασιών στις προηγούμενες ενότητες. Για παράδειγμα, εάν αυτοματοποιείτε τη δημιουργία νέας εργασίας στο "Παράδειγμα εργασίας", επιλέξτε αυτήν την ίδια εργασία για το Έναρξη.
  5. Κάντε κλικ στο Μετά αυτό banner και πληκτρολογήστε "Gmail" στη γραμμή αναζήτησης. Επιλέγω Gmail όταν δει.
  6. Κάντε κλικ Στείλτε ένα email. Στη συνέχεια, συμπληρώστε αντίστοιχα τα πεδία διεύθυνσης email στην επόμενη σελίδα, χωρίζοντας τις διευθύνσεις email με κόμμα.

    Ανάλογα με τη ροή εργασίας σας, αυτά θα μπορούσαν επίσης να είναι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ειδοποιήσατε κατά τη δημιουργία της εργασίας.

  7. Αφήστε τα άλλα πεδία ως έχουν. Στη συνέχεια κάντε κλικ Δημιουργία δράσης.
  8. Κάντε κλικ Να συνεχίσει.
  9. Τέλος, κάντε κλικ Φινίρισμα για να ενεργοποιήσετε τη μικροεφαρμογή ολοκλήρωσης εργασιών Microsoft To Do.

Κάθε φορά που ολοκληρώνετε την καθορισμένη εργασία στο Microsoft To Do, η Applet IFTTT θα στείλει μια ειδοποίηση μέσω email στις αναφερόμενες διευθύνσεις ότι την έχετε ολοκληρώσει.

Εκτός από αυτά τα παραδείγματα που παραθέσαμε παραπάνω, το IFTTT διαθέτει επίσης δημόσιες μικροεφαρμογές Microsoft To Do που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ελεύθερα. Μη διστάσετε να τα εξερευνήσετε IFTTTτης Microsoft To Do δημόσιες Applets σελίδα.

Αυτοματοποιήστε τη Microsoft να κάνει χωρίς περιορισμούς

Το IFTTT διαθέτει περισσότερες από 700 υπηρεσίες αυτοματισμού. Ο μόνος μικρός περιορισμός με αυτό είναι ότι ορισμένοι κανόνες ετικέτας μπορεί να μην υποστηρίζονται ή να μην είναι ακόμη διαθέσιμοι. Παρά αυτόν τον περιορισμό, μπορείτε ακόμα να συνδέσετε τις μονάδες Applet δημιουργικά για να επιτύχετε τον στόχο αυτοματοποίησής σας.