Πώς να γράψετε μια επιχειρηματική πρόταση στο Microsoft Word

Ως νέος ιδιοκτήτης επιχείρησης, πιθανώς αναζητάτε τρόπους για να αναπτύξετε την επιχείρησή σας και να προσελκύσετε νέους πελάτες. Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να το κάνετε αυτό είναι να γράψετε μια επιχειρηματική πρόταση.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας καθοδηγήσουμε στα βήματα για το πώς να γράψετε μια επιχειρηματική πρόταση στο Microsoft Word, ακόμα κι αν είστε αρχάριος. Θα καλύψουμε τα πάντα, από τη δημιουργία ενός επαγγελματικού εξωφύλλου έως τη μορφοποίηση του περιεχομένου σας έως τη σύνταξη ενός πειστικού συμπεράσματος.

Τι είναι μια επιχειρηματική πρόταση;

Μια επιχειρηματική πρόταση είναι ένα επίσημο έγγραφο που αποστέλλεται σε επενδυτές για να ζητήσουν χρηματοδότηση, σε ενδιαφερόμενους φορείς για να λάβουν έγκριση για ένα νέο έργο ή πελάτες για να τους πείσουν να αγοράσουν τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας.

Μέσω αυτού, προτείνετε την επιχειρηματική σας ιδέα σε ενδιαφερόμενα μέρη, περιγράφοντας λεπτομέρειες όπως της εταιρείας σας περιγραφή, προϊόντα και υπηρεσίες, δομή τιμολόγησης, διαπιστευτήρια και επιτεύγματα και τους όρους του συμφωνία.

Οι επιχειρηματικές προτάσεις μπορούν να ζητηθούν ή να ζητηθούν. Το τελευταίο είναι πιο κοινό μεταξύ των νεοφυών επιχειρήσεων που θέλουν να εξασφαλίσουν χρηματοδότηση από επενδυτές αγγέλους και επενδυτές επιχειρηματικών συμμετοχών.

Πώς να γράψετε μια επιχειρηματική πρόταση στο Microsoft Word

Η σύνταξη μιας επιχειρηματικής πρότασης στο Microsoft Word είναι πραγματικά εύκολη και, αν γράφετε μια για πρώτη φορά, σας βοηθά να τη διατηρήσετε απλή και να μην περιπλέκετε πολύ τα πράγματα.

Πριν ξεκινήσουμε, σας συνιστούμε ανεπιφύλακτα να το κάνετε πρώτα μάθετε αυτούς τους απλούς κανόνες σχεδίασης για το Microsoft Word για να βεβαιωθείτε ότι η πρότασή σας φαίνεται επαγγελματική. Αφού το ελέγξετε, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να γράψετε μια επιχειρηματική πρόταση για την εταιρεία σας:

1. Σχεδιάστε τη σελίδα τίτλου σας

Η σελίδα τίτλου (γνωστή και ως εξώφυλλο) της επιχειρηματικής σας πρότασης καλωσορίζει τον αναγνώστη και περιέχει λεπτομέρειες που προσδιορίζουν την εταιρεία και τον πελάτη σας. Αυτό περιλαμβάνει τα ονόματα, τα λογότυπα, τις διευθύνσεις και τα στοιχεία επικοινωνίας και των δύο μερών. Συνιστάται να κάνετε αυτή τη σελίδα οπτικά ελκυστική.

Μπορείς μάθετε πώς να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη συνοδευτική σελίδα στο Microsoft Word εάν χρειάζεστε κάποια βοήθεια να το κάνετε.

2. Προσθέστε έναν πίνακα περιεχομένων

Αφού τελειώσετε με τη σελίδα τίτλου, το επόμενο βήμα είναι να προσθέσετε έναν πίνακα περιεχομένων για να βοηθήσετε τον αναγνώστη να μεταβεί σε συγκεκριμένες ενότητες της επιχειρηματικής σας πρότασης που είναι πιο σχετικές με αυτές. Οι επενδυτές συχνά δεν έχουν πολύ χρόνο στα χέρια τους και πιθανότατα θα θέλουν να παραλείψουν μερικές ενότητες και να διαβάσουν τα πιο σημαντικά κομμάτια.

Χωρίς πίνακα περιεχομένων, μπορεί να βρουν την πρότασή σας πολύ ενοχλητική για πλοήγηση, ειδικά αν είναι μακροσκελής. Μπορείς δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένων στο Word πηγαίνοντας στο Αναφορές > Πίνακας περιεχομένων > Αυτόματος πίνακας 1.

Επειδή δεν έχετε προσθέσει ακόμα περιεχόμενο, ο πίνακας περιεχομένων θα είναι κενός. Μην ανησυχείτε, αφού γράψετε την πρόταση, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ Ενημέρωση πίνακα να συμπληρώσετε τον πίνακα περιεχομένων με τις σχετικές επικεφαλίδες.

3. Γράψτε την περίληψη σας

Η σύνοψη χρησιμεύει ως εισαγωγή και ευρεία επισκόπηση της εταιρείας σας στον αναγνώστη. είναι όπου γράφετε την αποστολή, το όραμα και τις αξίες σας.

Είναι επίσης όπου αναφέρετε το μέγεθος της εταιρείας σας, το επιχειρηματικό σας μοντέλο, τη μοναδική πώληση πρόταση (USP) των προϊόντων σας, τυχόν αξιοσημείωτα ορόσημα, μελλοντικά σχέδια και πώς σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το επένδυση.

Βοηθά να είμαστε ολοκληρωμένοι για το πώς θα χρησιμοποιηθεί η επένδυση. Οι επενδυτές είναι πιο πιθανό να αποδεχτούν την πρότασή σας εάν γνωρίζουν ακριβώς σε τι θα δαπανηθούν τα χρήματά τους και οι πιθανές εν λόγω δαπάνες θα ξεκλειδωθούν.

Θυμηθείτε να εφαρμόσετε το στυλ "Επικεφαλίδα 1" στην Περίληψη και σε άλλες επικεφαλίδες από τη συλλογή Στυλ. Για υποτίτλους, χρησιμοποιήστε "Επικεφαλίδα 2" και "Κεφάλαιο 3" ανάλογα με την περίπτωση. Η μη εφαρμογή στυλ επικεφαλίδων σημαίνει ότι ο πίνακας περιεχομένων δεν θα μπορεί να τα αναγνωρίσει.

4. Καθορίστε τη Δήλωση Προβλήματος και την Προτεινόμενη Λύση

Το επόμενο βήμα είναι να ορίσετε το πρόβλημα που αντιμετωπίζει ο πελάτης. Αυτό βοηθά στην επίδειξη ικανότητας και να αποδώσει ότι η πρότασή σας είναι προσαρμοσμένη στις ανάγκες τους και δεν είναι γενική. Συνιστάται να δημιουργήσετε μια αίσθηση επείγοντος σε αυτή τη δήλωση.

Αφού σημειώσετε το πρόβλημα, η προτεινόμενη λύση θα πρέπει να περιγράφει πώς τα προϊόντα σας μπορούν να βοηθήσουν στην επίλυσή του. Δεν αρκεί απλώς να προσφέρετε τις λύσεις σας. πρέπει επίσης να αναφέρετε γιατί είναι καλύτεροι από τους ανταγωνιστές σας.

5. Παρουσιάστε τα προσόντα και τα επιτεύγματά σας

Το να έχεις υπέροχες ιδέες είναι μια καλή αρχή, αλλά πρέπει επίσης να ξέρεις πώς να τις εκτελείς. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο πελάτης —αν ενδιαφέρεται για τις λύσεις σας— θα θέλει να μάθει εάν έχετε τις κατάλληλες δεξιότητες και εμπειρία για να αναλάβετε αυτό το έργο.

Εδώ αναφέρετε τα προσόντα, τα επιτεύγματα, τις μαρτυρίες πελατών και τις μελέτες περιπτώσεων της ομάδας σας. Φροντίστε να προσθέσετε στατιστικά στοιχεία σε αυτήν την ενότητα σχετικά με τα προηγούμενα επιτυχημένα έργα σας. Τα λόγια από μόνα τους δεν κερδίζουν χρηματοδότηση.

6. Ορίστε τον προϋπολογισμό, το χρονοδιάγραμμα και τα παραδοτέα

Αφού περιγράψετε την προτεινόμενη λύση, εξετάστε τις λεπτομέρειες της συμφωνίας. Αυτό περιλαμβάνει τα παραδοτέα που πρόκειται να παράγετε, το εύρος του έργου, το κόστος του και το χρονοδιάγραμμα για το πότε θα ολοκληρωθεί.

Είναι σημαντικό να είστε ακριβείς, ρεαλιστές και επαγγελματίες σε αυτήν την ενότητα. Είναι πιθανό ο πελάτης να ζητήσει κάποιες αλλαγές, επομένως να είστε έτοιμοι να αναθεωρήσετε τις λεπτομέρειες του έργου εάν χρειαστεί.

7. Συνοψίστε και ολοκληρώστε την πρότασή σας

Αυτή είναι η τελευταία ενότητα της επιχειρηματικής σας πρότασης, επομένως πρέπει να τελειώσει με μια ισχυρή παρότρυνση για δράση που δελεάζει τον πελάτη να επικοινωνήσει μαζί σας. Αναφέρετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας και τον ιστότοπό σας, όπου μπορούν να μάθουν περισσότερα για τις υπηρεσίες σας.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα παράρτημα που να αναφέρει τις αναφορές, τους ορισμούς, τη μεθοδολογία και άλλες σημαντικές λεπτομέρειες που θα θέλατε να γνωρίζει ο πελάτης.

8. Διορθώστε, αναθεωρήστε και οριστικοποιήστε την πρόταση

Το τελευταίο βήμα είναι να διορθώσετε και να αναθεωρήσετε την πρότασή σας για να εντοπίσετε και να διορθώσετε τυχόν σφάλματα που ενδέχεται να έχετε κάνει στην πορεία. Αυτό περιλαμβάνει λάθη στη γραμματική, γεγονότα και αριθμούς, ισχυρισμούς σχετικά με τα επιτεύγματά σας και πολλά άλλα.

Δώστε πολύ μεγάλη προσοχή στα οικονομικά. Η προσθήκη αναληθών οικονομικών πληροφοριών είναι μια άμεση κόκκινη σημαία για τους επενδυτές. Αφού βεβαιωθείτε ότι όλα είναι ακριβή, σχετικά και κατάλληλα γραμμένα και μορφοποιημένα, ήρθε η ώρα να οριστικοποιήσετε την πρότασή σας και να τη στείλετε στα ενδιαφερόμενα μέρη.

Βασικές συμβουλές για τη σύνταξη μιας επιχειρηματικής πρότασης

Ακολουθούν μερικές συμβουλές και πράγματα που πρέπει να θυμάστε όταν γράφετε μια επιχειρηματική πρόταση που μπορούν να αυξήσουν τις πιθανότητες επιτυχίας σας:

• Προσαρμόστε την πρόταση στον αναγνώστη: Ερευνήστε τον επενδυτή ή την εταιρεία στην οποία στέλνετε το έγγραφο και προσαρμόστε την πρότασή σας ανάλογα. Αυτό θα αυξήσει τις πιθανότητές σας να εξασφαλίσετε χρηματοδότηση.
• Χρησιμοποιήστε γραφικά: Τα γραφήματα, τα γραφήματα, οι πίνακες και άλλα γραφικά μπορούν να βοηθήσουν στη διάσπαση του κειμένου σας και να κάνουν την πρότασή σας πιο ελκυστική. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε γραφήματα στο Word μεταβαίνοντας στο Εισαγωγή > Γράφημα.
• Επισημάνετε το USP σας: Μια πρόταση δεν πρέπει απλώς να επικοινωνεί γιατί ένας επενδυτής πρέπει να επενδύσει στην εταιρεία σας, αλλά και γιατί είστε ο καλύτερος για τις ανάγκες του—περισσότερο από τους ανταγωνιστές σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό επισημαίνοντας τα δυνατά σας σημεία και αναφέροντας τους USP που δεν μπορούν να αντιγράψουν οι αντίπαλοί σας.
• Να είστε συνοπτικοί: Κανένας επενδυτής δεν έχει το χρόνο να διαβάσει μεγάλους τοίχους κειμένου. Να είστε συνοπτικοί αλλά συνεκτικοί.

Πραγματοποιήστε τους επαγγελματικούς σας στόχους

Η σύνταξη μιας επιχειρηματικής πρότασης μπορεί να είναι ένα δύσκολο έργο, αλλά είναι απαραίτητο για κάθε επιχείρηση που θέλει να αναπτυχθεί και να πετύχει. Ακολουθώντας τα βήματα και τις συμβουλές που καλύψαμε σε αυτόν τον οδηγό, μπορείτε να γράψετε μια επιχειρηματική πρόταση που να είναι σαφής, συνοπτική και πειστική.