Πώς να κάνετε τις αλλαγές παρακολούθησης πιο εύκολες στη χρήση στο Microsoft Word

Το Track Changes είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία για την επεξεργασία εγγράφων του Word και τη συνεργασία με άλλους, αλλά η χρήση του μπορεί να γίνει περίπλοκη και ακατάστατη. Εάν είστε νέοι σε αυτήν τη δυνατότητα στο Microsoft Word ή δεν αντέχετε τα κόκκινα σημάδια και τις περίεργες ρυθμίσεις, μην εγκαταλείψετε ακόμα τις Αλλαγές Παρακολούθησης.

Μόλις κατανοήσετε πώς λειτουργούν τα διάφορα στοιχεία, η λειτουργία είναι πιο εύκολη στη χρήση. Μπορείτε να προσαρμόσετε τη δυνατότητα για να δημιουργήσετε ένα πιο τακτοποιημένο σύστημα κατά την αναθεώρηση ενός εγγράφου ή την εξέταση των επεξεργασιών κάποιου άλλου. Εδώ είναι μερικές ιδέες.

1. Εμφάνιση αναθεωρήσεων στα μπαλόνια

Το Track Changes δεν είναι απλώς μια εναλλαγή ενεργοποίησης-απενεργοποίησης. Μόλις μάθετε τα βασικά του χρησιμοποιώντας τις Αλλαγές παρακολούθησης του MS Word, μπορείτε να εξερευνήσετε τις δυνατότητές του και να προσαρμόσετε ακόμα περισσότερο την εμπειρία χρήστη σας.

Ένα από τα κύρια στοιχεία που μπορείτε να αλλάξετε είναι η οθόνη σήμανσης. Όταν πας στο Αναθεώρηση > Εμφάνιση σήμανσης > Μπαλόνια, έχετε τρεις επιλογές:

• Εμφάνιση αναθεωρήσεων στα μπαλόνια
• Εμφάνιση όλων των αναθεωρήσεων ενσωματωμένη
• Εμφάνιση μόνο μορφοποίησης σε μπαλόνια

Το Track Changes χρησιμοποιεί ενσωματωμένες αναθεωρήσεις από προεπιλογή, που σημαίνει ότι χαράσσονται οι διαγραμμένες λέξεις και εισάγονται οι τροποποιήσεις σας στο σώμα του ίδιου του κειμένου. Μερικές τέτοιες αναθεωρήσεις είναι διαχειρίσιμες, αλλά ένα ολόκληρο βιβλίο από αυτές μπορεί να είναι ενοχλητικό. Επίσης, αυτή η ρύθμιση δεν επισημαίνει τη μορφοποίηση—η προσπάθεια εύρεσης αυτών των τροποποιήσεων είναι μια ταλαιπωρία.

Η χρήση μπαλονιών μόνο για μορφοποίηση είναι ένα βήμα παραπάνω από τις ενσωματωμένες αναθεωρήσεις. Οι διαγραφές και οι εισαγωγές εξακολουθούν να εμφανίζονται στο κύριο σώμα, αλλά τυχόν αλλαγές μορφής παρατίθενται σε μπαλόνια σε ένα πλαίσιο στα δεξιά του κειμένου.

Εάν η ενσωματωμένη επεξεργασία δεν είναι καθόλου η προτίμησή σας, μεταβείτε σε αναθεωρήσεις σε μπαλόνια. Στη συνέχεια, μπορείτε να διαγράψετε, να εισαγάγετε και να μορφοποιήσετε όλα όσα θέλετε και μια λίστα με τις αλλαγές σας θα εμφανιστεί στο δεξί πλαίσιο. Υπάρχει ακόμα κόκκινο, αλλά οι επεξεργασίες σας είναι πολύ πιο τακτοποιημένες και εύκολες στη διαχείριση.

2. Χρησιμοποιήστε Όχι ή Απλή σήμανση για να αποφύγετε περισπασμούς

Ανάλογα με το στυλ επεξεργασίας σας, ίσως προτιμάτε να διαβάσετε πρώτα ένα έγγραφο πριν το τροποποιήσετε για να έχετε μια αίσθηση της ροής, της αναγνωσιμότητας και των πιθανών κενών του. Η συμπλήρωση του κειμένου με σημάδια από την αρχή μπορεί να είναι αντιπαραγωγική.

Το Track Changes προσφέρει δύο λύσεις στο Εμφάνιση για έλεγχο πτυσώμενο μενού. Απλή σήμανση κρύβει μπαλόνια και ενσωματωμένες αναθεωρήσεις και εμφανίζει μόνο κάθετες κόκκινες γραμμές για να δείξει πού έχουν γίνει αλλαγές. Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε από αυτές τις γραμμές για να αποκαλύψετε γρήγορα τις αλλαγές. Κάντε κλικ ξανά για να τα αποκρύψετε.

Χωρίς Σήμανση αφαιρεί και τις κάθετες γραμμές. Μπορείτε να διαβάσετε και να επεξεργαστείτε με την ησυχία σας μέχρι να επιλέξετε διαφορετικά. Η εργασία με οποιαδήποτε από αυτές τις ρυθμίσεις διασφαλίζει ένα καθαρό έγγραφο με ελάχιστους περισπασμούς. Εάν εργάζεστε με μια ομάδα, δημιουργήστε το καλύτεροι τρόποι συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο στο Wordκαι ορίστε κανόνες παρακολούθησης αλλαγών, ώστε όλοι να μπορούν να εργάζονται άνετα.

3. Χρησιμοποιήστε με φειδώ όλες τις σημάνσεις ή πρωτότυπα

Δεν χρειάζεται να εμφανίσετε την πλήρη σήμανση ενός εγγράφου του Word, εκτός εάν θέλετε συγκεκριμένα να ελέγξετε μια συγκεκριμένη αναθεώρηση ή να ενσωματώσετε τις αλλαγές.

Η εξέταση του αρχικού κειμένου είναι ακόμη λιγότερο απαραίτητη. Μπορείτε να δείτε το αρχικό κείμενο για να συγκρίνετε εν συντομία τις δύο εκδόσεις, για παράδειγμα, ως προς το στυλ ή το μήκος, αλλά μέχρι εκεί. Επομένως, δεν χρειάζεται να ενεργοποιήσετε καμία από αυτές τις ρυθμίσεις μέχρι να τις χρειαστείτε πραγματικά. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να ελαχιστοποιήσετε την απογοήτευσή σας με τις Αλλαγές Παρακολούθησης.

4. Εξατομικεύστε τα χρώματα και τα σημάδια

Όταν πολλοί χρήστες εργάζονται σε ένα έγγραφο του Word και κάνουν αλλαγές, η λειτουργία Παρακολούθηση αλλαγών επισημαίνει τις επεξεργασίες τους με διαφορετικά χρώματα. Το πιο ενοχλητικό πρόβλημα με τις Αλλαγές κομματιού είναι συχνά το προεπιλεγμένο κόκκινο χρώμα των σημάνσεών του, ειδικά όταν κυριαρχεί σε κείμενα με πολλές αναθεωρήσεις.

Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να αλλάξετε αυτό το χρώμα. Στην πραγματικότητα, μπορείτε να χρωματίσετε κάθε έγγραφο στο οποίο εργάζεστε.

Στο Παρακολούθηση ενότητα, κάντε κλικ στο Αλλαγή επιλογών παρακολούθησης βέλος. Θα δείτε ορισμένες βασικές ρυθμίσεις που μπορείτε να τροποποιήσετε, αλλά για να αποκτήσετε πρόσβαση σε περισσότερες επιλογές, κάντε κλικ Προχωρημένες επιλογές. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο που προσφέρει περισσότερους τρόπους για να κάνετε το Track Changes δικές σας.

Μπορείτε να επιλέξετε καλύτερα χρώματα για εισαγωγές, διαγραφές, μορφοποίηση και άλλα. Μπορείτε ακόμη να αλλάξετε τον τρόπο επισήμανσης κάθε συνάρτησης, από έντονη έως διπλή διαγράμμιση και σύμβολα. Επιπλέον, μπορείτε ακόμη και να προσαρμόσετε την εμφάνιση των μπαλονιών. Πάρτε έμπνευση από εφαρμογές παραγωγικότητας με αποτελεσματική χρωματική κωδικοποίηση ή απλώς επιλέξτε χρώματα που είναι εύκολα για τα μάτια όταν χρησιμοποιείτε το Track Changes.

Το να αφήνετε σχόλια είναι ο επόμενος καλύτερος τρόπος για να σχολιάσετε το Microsoft Word εκτός από την παρακολούθηση αλλαγών. Ωστόσο, η υπερβολική χρήση σχολίων μπορεί να κάνει την εμπειρία επεξεργασίας και ανάγνωσης εξίσου συντριπτική.

Αυτό που διευκολύνει τη χρήση σχολίων παράλληλα με την παρακολούθηση αλλαγών είναι να αποφασίσετε εκ των προτέρων πώς θα χρησιμοποιήσετε κάθε δυνατότητα. Όσον αφορά τα σχόλια, μπορείτε να τα δεσμεύσετε για ερωτήσεις προς τον συγγραφέα ή ιδέες για τη βελτίωση του κειμένου—πράγματα που δεν μπορείτε να πείτε μέσω του Track Changes χωρίς να προσθέσετε περισσότερο κόκκινο.

Επιπλέον, είναι καλύτερο να επισημάνετε μόνο τις λέξεις που σχετίζονται με τα σχόλιά σας, όχι ολόκληρες παραγράφους. Θα μπορούσατε ακόμη και να τοποθετήσετε τα σχόλιά σας μόνο στην αρχή ή στο τέλος των κεφαλαίων.

Εάν δυσκολεύεστε με ένα έγγραφο που είναι υπερφορτωμένο με σημειώσεις και σχόλια, δοκιμάστε να εξερευνήσετε τις διαθέσιμες επιλογές στο Εμφάνιση σχολίων πτυσώμενο μενού. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τα σχόλια με τρόπο που να έχει νόημα για εσάς, είτε διαβάζετε είτε επεξεργάζεστε το κείμενο.

Εναλλακτικά, εάν το έγγραφο που αναθεωρείτε είναι μικρό, αλλά έχετε πολλά να πείτε, σκεφτείτε να πάτε σε κενή σελίδα στην αρχή ή στο τέλος του εγγράφου και παραθέτοντας τα σχόλια που θα βάλατε στα σχόλια εκεί. Θα μπορούσατε να το κάνετε αυτό και για μεμονωμένα κεφάλαια. Το εργαλείο σχολίων είναι πιο πρακτικό, αλλά είστε ελεύθεροι να το χρησιμοποιήσετε όπως και όποτε το θέλετε.

Μη διστάσετε να γίνετε δημιουργικοί με τα χαρακτηριστικά που έχετε στη διάθεσή σας, όπως προσθέτοντας τους αριθμούς γραμμών του Microsoft Word στο κείμενο και στη συνέχεια αναφορά σε συγκεκριμένες γραμμές στα σχόλιά σας. Αφιερώστε χρόνο για να μάθετε όλα όσα έχει να προσφέρει αυτό το λογισμικό επεξεργασίας κειμένου και προσαρμόστε ανάλογα κάθε εργασία Track Changes.

7. Αποδοχή ή απόρριψη ομάδων αναθεωρήσεων

Ως συγγραφέας που εξετάζει τις αναθεωρήσεις ενός συντάκτη, είναι σημαντικό να εξετάζετε προσεκτικά τις περισσότερες αλλαγές, ακόμη και όταν κάνετε τις δικές σας τροποποιήσεις.

Ωστόσο, όταν πρόκειται για μικρές διορθώσεις, όπως διορθώσεις μορφοποίησης ή ορθογραφίας, υπάρχει ένας πιο γρήγορος τρόπος για να ενσωματώσετε τις αλλαγές ή να απαλλαγείτε από αυτές. Απλώς επιλέξτε ολόκληρη την παράγραφο, κάντε δεξί κλικ και μεταβείτε σε οποιαδήποτε από τις δύο Αποδοχή Αλλαγής ή Απόρριψη Αλλαγής. Η επιλογή σας θα επηρεάσει όλες τις αναθεωρήσεις σε αυτήν την παράγραφο.

Μπορείτε να προχωρήσετε ακόμα παραπέρα και να ενσωματώσετε τις αναθεωρήσεις ολόκληρου του εγγράφου. Για να το κάνετε αυτό, αφού κάνετε δεξί κλικ στην επισημασμένη παράγραφο, επιλέξτε το κάτω βέλος Αποδέχομαι στη γραμμή εργαλείων και μετά Αποδοχή όλων των αλλαγών. Ακριβώς κάτω από αυτό έχετε επίσης την επιλογή αυτόματης διακοπής της παρακολούθησης αλλαγών.

8. Προσαρμόστε το παράθυρο αναθεώρησης

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οτιδήποτε θα βελτιώσει την εμπειρία χρήστη σας με την παρακολούθηση αλλαγών, συμπεριλαμβανομένων πρόσθετα παραγωγικότητας για το Microsoft Word. Ωστόσο, ακόμη και η απλή αναδιάταξη της διάταξης του ψηφιακού χώρου εργασίας σας μπορεί να ωφελήσει τη ροή εργασίας σας.

Το παράθυρο ελέγχου στο Track Changes είναι ένας άλλος τρόπος για να δείτε όλες τις αναθεωρήσεις χωρίς αυτές να γεμίζουν την οθόνη σας. Μπορείτε να επεξεργαστείτε ένα έγγραφο χωρίς σήμανση και να αφήσετε το παράθυρο να δημιουργήσει μια απλή λίστα αλλαγών. Κάνοντας κλικ στο βέλος δίπλα στο Πλαίσιο αναθεώρησης, μπορείτε να το αλλάξετε από κάθετη σε οριζόντια θέση και πάλι πίσω.

Κάντε τις αλλαγές κομματιού να λειτουργούν για εσάς

Μπορεί να φαίνεται περίπλοκο με την πρώτη ματιά, αλλά το πρόγραμμα Track Changes της Microsoft είναι στην πραγματικότητα πολύ απλό και χρήσιμο μόλις μάθετε τις λεπτομέρειες. Είτε κάνετε είτε λαμβάνετε επεξεργασίες, ορίστε τις προτιμήσεις Track Changes πριν ξεκινήσετε να εργάζεστε για να διευκολύνετε τα πράγματα. Οργανώστε πώς θα πρέπει να φαίνονται οι επισημάνσεις, τα σχόλια και το παράθυρο ελέγχου μέσα και γύρω από το κείμενό σας.

Η χρήση του Track Changes στο Microsoft Word είναι πιο εύκολη αφού δημιουργήσετε μια διάταξη και έναν συνδυασμό χρωμάτων που σας παρακινεί αντί να σας διεγείρει υπερβολικά.