Τρόπος χρήσης Airtable Automations για εύκολη διαχείριση έργου

Εάν αναζητάτε συνεχώς ένα αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης έργου, μην ψάξετε πέρα ​​από το Airtable. Η πλατφόρμα προσφέρει μια πληθώρα δυνατοτήτων για εξαιρετική οπτικοποίηση δεδομένων και απλοποιημένη επεξεργασία. Εκτός από αυτά, το Airtable μπορεί επίσης να αυτοματοποιήσει εργασίες, μειώνοντας τον χρόνο και την προσπάθεια που ξοδεύετε για τη διαχείριση δεδομένων.

Οι αυτοματισμοί Airtable είναι ιδανικοί για την εκτέλεση επαναλαμβανόμενων εργασιών όπως η εισαγωγή δεδομένων και οι ενημερώσεις μέσω email. Ας δούμε όλους τους τύπους αυτοματισμών που μπορείτε να επιτύχετε με τη δωρεάν έκδοση του Airtable.

Τι είναι οι αυτοματισμοί Airtable;

Airtable Οι αυτοματισμοί είναι προκαθορισμένες ακολουθίες ή ροές εργασίας που μπορούν να ενισχύσουν σημαντικά την παραγωγικότητά σας αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών. Μειώνουν τα ποσοστά σφαλμάτων των μη αυτόματων διαδικασιών, ενώ σας εξοικονομούν χρόνο και προσπάθεια σε επαναλαμβανόμενες εργασίες.

Υπάρχουν τρία βασικά στοιχεία στους αυτοματισμούς Airtable:

• Δώσει το έναυσμα για: Αυτό ορίζει το συμβάν που εκκινεί την ακολουθία αυτοματισμού.
• Διαμόρφωση ενεργοποίησης: Αυτή είναι η κατάσταση στην οποία ενεργοποιείται η σκανδάλη. Εδώ, θα πρέπει να ορίσετε τις λεπτομέρειες του πίνακα και τις συνθήκες σε επίπεδο πεδίου με τις οποίες πρέπει να ταιριάζει μια εγγραφή για την ενεργοποίηση ενός συμβάντος.
• Ενέργειες: Αυτό ορίζει την ενέργεια ή τη σειρά των ενεργειών που πρέπει να εκτελούνται όταν ενεργοποιείται ένας αυτοματισμός.

Όταν ένας αυτοματισμός Airtable είναι ενεργοποιημένος, αναζητά συμβάντα στη βάση σας που ταιριάζουν με τη διαμόρφωση της σκανδάλης. Ένας αυτοματισμός ενεργοποιείται μόνο όταν πληρούνται όλες οι προϋποθέσεις της σκανδάλης.

Πώς να δημιουργήσετε έναν αυτοματισμό στο Airtable

Για να δημιουργήσετε έναν αυτοματισμό, πρέπει να διαμορφώσετε το έναυσμα και το σύνολο των ενεργειών που ακολουθούν το έναυσμα. Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε έναν αυτοματισμό στο Airtable:

Βήμα 1: Προσθέστε μια σκανδάλη

Στην καρτέλα Αυτοματισμοί, κάντε κλικ Προσθήκη σκανδάλης. Αυτό σας δείχνει μια λίστα κανόνων από τους οποίους μπορείτε να επιλέξετε. Η λίστα περιλαμβάνει ενεργοποιητές στη βάση σας στο Airtable και εξωτερικές ενσωματώσεις που μπορούν να ενεργοποιήσουν ένα συμβάν, για παράδειγμα, ένα συμβάν που δημιουργήθηκε στο Ημερολόγιο Google.

Βήμα 2: Διαμόρφωση της σκανδάλης

Αφού επιλέξετε τη σκανδάλη, μπορείτε να προβάλετε και να αλλάξετε τις ιδιότητες της σκανδάλης. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να αλλάξετε τον τύπο σκανδάλης εδώ.

Θα ρυθμίσετε το συμβάν ενεργοποίησης με βάση τον τύπο ενεργοποίησης. Για παράδειγμα, εάν ο τύπος σκανδάλης είναι Όταν η εγγραφή ταιριάζει με τις συνθήκες, θα πρέπει να καθορίσετε τον πίνακα για παρακολούθηση εκτός από τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί μια εγγραφή για να ενεργοποιήσει αυτό το συμβάν.

Βήμα 3: Προσθέστε την Ενέργεια

Στη συνέχεια, πρέπει να επιλέξετε την ενέργεια που θέλετε να εκτελέσετε. Έχετε πολλές επιλογές εδώ, που κυμαίνονται από τη δημιουργία και την ενημέρωση εγγραφών έως την αποστολή email ή ειδοποιήσεων σε εξωτερικές εφαρμογές. Για παράδειγμα,

Βήμα 4: Διαμόρφωση της Ενέργειας

Τώρα θα πρέπει να διαμορφώσετε την ενέργεια με βάση την επιλεγμένη ενέργεια. Για παράδειγμα, εάν η ενέργεια είναι Στείλτε ένα email, θα πρέπει να καθορίσετε τους παραλήπτες, το θέμα, το περιεχόμενο και τυχόν λεπτομέρειες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο email.

Βήμα 5: Προσθέστε πρόσθετες συνθήκες ή ενέργειες

Μπορείτε να εισάγετε πρόσθετη λογική και ενέργειες στον αυτοματισμό σας με βάση προηγούμενες ενέργειες. Μπορείτε να το κάνετε επαναλαμβάνοντας τα βήματα 4 και 5 όπως απαιτείται.

Βήμα 6: Δοκιμάστε τον Αυτοματισμό

Πριν εκτελέσετε τον αυτοματισμό που μόλις δημιουργήσατε, κάντε κλικ στο Δοκιμή Αυτοματισμού για να ελέγξετε εάν η σκανδάλη και οι ενέργειες έχουν ρυθμιστεί όπως προβλέπεται.

Βήμα 7: Ενεργοποιήστε την Αυτοματοποίηση

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τον αυτοματισμό μόλις είστε σίγουροι για τη ρύθμισή σας. Λάβετε υπόψη ότι όταν ένας αυτοματισμός Airtable είναι ενεργοποιημένος, δεν θα ισχύει για υπάρχουσες εγγραφές που πληρούν τη διαμόρφωση ενεργοποίησης.

Πώς να ενσωματώσετε τους αυτοματισμούς Airtable

Οι αυτοματισμοί Airtable δεν περιορίζονται μόνο στη δημιουργία/ενημέρωση των βασικών εγγραφών και στην αποστολή email. Μπορείτε επίσης να το ενσωματώσετε με εξωτερικές εφαρμογές όπως Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Φύλλα, email του Outlook, Ημερολόγιο του Outlook, Ζητήματα GitHub, Σελίδες Facebook, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server / Data Center, Twilio και Hootsuite.

Ακολουθούν μερικά δείγματα περιπτώσεων χρήσης για εξωτερικές ενσωματώσεις του αυτοματισμού Airtable:

1. Στείλτε μηνύματα σε έναν συνάδελφο στο Slack όταν ανατίθενται σε μια εγγραφή: Το έναυσμα για αυτόν τον αυτοματισμό είναι Όταν το ρεκόρ ταιριάζει με τις συνθήκες, και η προϋπόθεση είναι ότι ο εκδοχέας μιας εγγραφής αλλάζει σε έναν δεδομένο χρήστη. Έτσι, η Airtable θα εκτελέσει το Slack > Αποστολή μηνύματος δράση εάν υπάρχουν όλα τα ερεθίσματα. Μπορείτε να διαμορφώσετε το κείμενο του μηνύματος και τους παραλήπτες.
2. Προσθέστε μια καταχώρηση σε μια λίστα εργασιών όταν Η εκδήλωση δημιουργείται σε ένα Ημερολόγιο Google: Εδώ, το έναυσμα είναι Ημερολόγιο Google > Πότε δημιουργήθηκε το συμβάν, και η δράση είναι Δημιουργία εγγραφής. Μπορείτε να επιλέξετε πού θα πάει η νέα εγγραφή και να συμπληρώσετε τα στοιχεία της.
3. Προσθέστε ολοκληρωμένες εργασίες σε ένα Φύλλο Google: Το έναυσμα εδώ είναι Όταν η εγγραφή ταιριάζει με τις συνθήκες ότι το πεδίο κατάστασης μιας εγγραφής έχει αλλάξει σε ολοκληρωμένο ή ότι η εγγραφή βρίσκεται τώρα σε μια φιλτραρισμένη προβολή που εμφανίζει μόνο τις ολοκληρωμένες εργασίες. Η δράση είναι Φύλλα Google > Προσθήκη σειράς. Μπορείτε να επιλέξετε το επιθυμητό Φύλλο Google για ενημέρωση και τα πεδία που θα μετεγκατασταθούν από τη βάση στο φύλλο.

Περιορισμοί των αυτοματισμών Airtable

Ενώ οι αυτοματισμοί στο Airtable μπορεί να είναι αρκετά εύχρηστοι, έρχονται με ορισμένους περιορισμούς. Για κάθε βάση Airtable, μπορείτε να έχετε έως και 50 ροές εργασίας αυτοματισμού, είτε είναι ενεργές είτε ανενεργές. Ωστόσο, μπορείτε να το παρακάμψετε συνδυάζοντας πολλαπλές ενέργειες σε έναν μόνο αυτοματισμό.

Κάθε αυτοματισμός Airtable μπορεί να έχει έως και 25 ενέργειες. Ούτε αυτό είναι πολύ εμπόδιο, καθώς η έξοδος μιας ενέργειας μπορεί να είναι η είσοδος για μια άλλη στην ίδια ροή εργασίας. Επιπλέον, οι αυτοματισμοί Airtable έχουν ποικίλα όρια λειτουργίας, ανάλογα με το σχέδιό σας. Αυτό περιλαμβάνει τόσο επιτυχημένες όσο και αποτυχημένες εκτελέσεις.

Το Airtable διατηρεί ένα ιστορικό των εκτελέσεων αυτοματισμού σας με λεπτομέρειες για κάθε εκτελούμενο αυτοματισμό. Η έκταση αυτής της δυνατότητας εξαρτάται επίσης από το σχέδιο του χώρου εργασίας σας.

Με τη δωρεάν έκδοση του Airtable, μπορείτε μόνο αποστολή αυτοματοποιημένων email σε συνεργάτες εντός της επιλεγμένης βάσης. Ωστόσο, μπορείτε να το διαμορφώσετε για εξωτερικές διευθύνσεις email σε άλλα σχέδια χώρου εργασίας.

Μόνο νέες αλλαγές μπορούν να ενεργοποιήσουν τον αυτοματισμό. Επιπλέον, αξίζει να αναφέρουμε ότι ενσωματώσεις με τα Έγγραφα Google, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center και Twilio δεν είναι διαθέσιμα στο Δωρεάν πρόγραμμα.

Εξοικονομήστε χρόνο με τους αυτοματισμούς Airtable

Οι αυτοματισμοί στο Airtable είναι ισχυροί τρόποι για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών και τη μείωση της χειρωνακτικής εργασίας. Με τη σωστή ρύθμιση ροής εργασίας, μπορείτε να ανακτήσετε αρκετές ώρες κάθε εβδομάδα στη ρουτίνα διαχείρισης του έργου σας.

Έτσι, την επόμενη φορά που θα ρυθμίσετε ένα έργο, αφιερώστε χρόνο και προσπάθεια για να ρυθμίσετε τους αυτοματισμούς Airtable, ώστε να μπορείτε να χαλαρώσετε και να αφήσετε τις εργασίες να χειριστούν μόνες τους.