Πώς να παρουσιάσετε διαφάνειες PowerPoint στο Microsoft Teams

Μια επιτυχημένη παρουσίαση PowerPoint εκτείνεται πέρα ​​από το περιεχόμενο—η παράδοσή της είναι εξίσου σημαντική, ειδικά σε έναν εικονικό χώρο όπως το Microsoft Teams.

Στο Microsoft Teams, μπορείτε να επιλέξετε να παρουσιάσετε το slide deck σας κοινοποιώντας ολόκληρη την οθόνη, το παράθυρο του PowerPoint ή χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα PowerPoint Live του Microsoft Teams. Ας εξερευνήσουμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε καθεμία από αυτές τις τρεις μεθόδους και να συζητήσουμε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά τους.

Μέθοδος 1: Κοινή χρήση οθόνης

Η κοινή χρήση της οθόνης σας στο Microsoft Teams είναι αρκετά εύκολη και απλή. Είναι καλύτερο να ελαχιστοποιήσετε ή να κλείσετε τις περιττές καρτέλες πριν συμμετοχή στη σύσκεψη του Microsoft Teams για να αποφύγετε την έκθεση ευαίσθητων πληροφοριών. Αφού είστε σίγουροι για το περιεχόμενο της οθόνης σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Κάντε κλικ Μερίδιο όταν έρθει η σειρά σου να παρουσιάσεις.
2. επιτρέπω Συμπεριλάβετε ήχο υπολογιστή εάν η παρουσίασή σας περιλαμβάνει ήχο ή βίντεο, επιλέξτε Οθόνη.
3. Ένα κόκκινο περίγραμμα εμφανίζεται γύρω από την επιφάνεια εργασίας σας, υποδεικνύοντας ότι μοιράζεστε την οθόνη σας.
4. Ανοίξτε την παρουσίασή σας στο PowerPoint και ξεκινήστε σε λειτουργία προβολής διαφανειών—μεταβείτε στο Παρουσίαση καρτέλα και επιλέξτε Από την αρχη ή Από την τρέχουσα διαφάνεια.
5. Ελαχιστοποιήστε το μικρό παράθυρο στην κάτω δεξιά γωνία (ή τοποθετήστε το ξανά όπως χρειάζεται).
6. Παρουσιάστε την παρουσίασή σας στο PowerPoint.
7. Όταν ολοκληρώσετε την παρουσίασή σας, ανοίξτε το Microsoft Teams και κάντε κλικ Διακοπή κοινής χρήσης.

Η κοινή χρήση της οθόνης σας είναι μια απλή μέθοδος, ειδικά όταν θέλετε να παρουσιάσετε άλλα έγγραφα εκτός από την παρουσίαση του PowerPoint. Ωστόσο, το μειονέκτημα είναι ότι μπορεί να αποκαλύψετε κατά λάθος ευαίσθητες πληροφορίες.

Μέθοδος 2: Κοινή χρήση παραθύρου PowerPoint

Αν θέλετε να παρουσιάσετε μόνο το PowerPoint slide deck σας, είναι καλύτερο να μοιραστείτε μόνο αυτό το παράθυρο. Δείτε πώς:

1. Κάντε κλικ Μερίδιο και επιλέξτε Παράθυρο όταν έρθει η σειρά σου να παρουσιάσεις.
2. επιτρέπω Συμπεριλάβετε ήχο υπολογιστή εάν έχετε ένα βίντεο ή να μοιραστείτε και επιλέξτε την παρουσίασή σας από τη λίστα.
3. Ένα κόκκινο περίγραμμα θα εμφανιστεί γύρω από το παράθυρο του PowerPoint, υποδεικνύοντας ότι μοιράζεστε ακριβώς αυτό το παράθυρο.
4. Εκκινήστε τις διαφάνειές σας σε λειτουργία παρουσίασης και ξεκινήστε την παρουσίαση.
5. Ανοίξτε το παράθυρο του Microsoft Teams και κάντε κλικ Διακοπή κοινής χρήσης όταν ολοκληρώσετε την παρουσίαση.

Η κοινή χρήση μόνο του παραθύρου του PowerPoint αποτρέπει την τυχαία εμφάνιση ευαίσθητου περιεχομένου επιφάνειας εργασίας. Ακόμα κι αν αλλάξετε παράθυρα, οι θεατές βλέπουν μόνο την παρουσίαση του PowerPoint.

Ωστόσο, αυτή η μέθοδος έχει και τους περιορισμούς της. Ένα από τα κύρια όρια είναι ότι δεν μπορείτε να προβάλετε τις σημειώσεις του ηχείου σας στο PowerPoint χωρίς να τις δει και το κοινό. Επίσης, δεν μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε λειτουργίες του Microsoft Teams, όπως η συνομιλία και οι αντιδράσεις κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας.

Επιπλέον, εάν η σύνδεση δικτύου σας έχει χαμηλό εύρος ζώνης ή αργή ταχύτητα μεταφόρτωσης, η κοινή χρήση της οθόνης σας μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα μια θολή και τραυλή παρουσίαση για το κοινό. Ευτυχώς, η δυνατότητα PowerPoint Live παρέχει τη λύση σε αυτά τα ζητήματα.

Μέθοδος 3: Χρησιμοποιήστε το PowerPoint Live

Η παρουσίαση με τη δυνατότητα PowerPoint Live είναι εύκολη και παρέχει πρόσθετα πλεονεκτήματα. Το κοινό σας βλέπει μόνο τις διαφάνειες, ενώ μπορείτε να δείτε όλα τα επιπλέον στοιχεία ελέγχου που συνοδεύουν την προβολή παρουσιαστή. Όταν χρησιμοποιείτε την προβολή παρουσιαστή στην παρουσίασή σας, έχετε στη διάθεσή σας μερικά χρήσιμα εργαλεία:

• Μπορείτε εύκολα να προσαρμόσετε το μέγεθος της γραμματοσειράς των σημειώσεων των διαφανειών σας για να τις κάνετε πιο ευανάγνωστες.
• Για πλοήγηση μεταξύ των διαφανειών, απλώς κάντε κλικ στην αντίστοιχη μικρογραφία.
• Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία δείκτη λέιζερ, στυλό ή επισήμανσης για να τραβήξετε την προσοχή σε συγκεκριμένες περιοχές μιας διαφάνειας.
• Χρησιμοποιήστε τη διάταξη Standout για να τοποθετήσετε τη ροή της κάμερας στη διαφάνεια χωρίς φόντο.
• Χρησιμοποιήστε τη διάταξη Cameo για να εισέλθετε στη διαφάνεια, με την προϋπόθεση ότι έχετε ρυθμίσει Cameo για εγγραφή προσαρμοσμένων ροών κάμερας.

Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το PowerPoint Live για να μοιραστείτε την παρουσίασή σας:

1. Όταν έρθει η σειρά σας να παρουσιάσετε, κάντε κλικ Μερίδιο.
2. Κάτω από PowerPoint Live, επιλέξτε το αρχείο PowerPoint που θέλετε να παρουσιάσετε. Το αρχείο ανοίγει στην προβολή παρουσιαστή.
3. Εάν το αρχείο δεν περιλαμβάνεται στη λίστα PowerPoint Live, επιλέξτε Περιηγηθείτε στο OneDrive ή Περιήγηση στον υπολογιστή μου για να προσθέσετε το αρχείο.
4. Επιλέγω Διάταξη για να αλλάξετε την προεπιλεγμένη προβολή της διαφάνειας.
5. Για έξοδο από την προβολή παρουσιαστή, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τρεις τελείες κάτω από τη διαφάνεια και επιλέξτε Απόκρυψη προβολής παρουσιαστή.
6. Όταν ολοκληρώσετε την παρουσίαση, κάντε κλικ Διακοπή κοινής χρήσης στην επάνω γραμμή εργαλείων.

Η δυνατότητα PowerPoint Live αντιμετωπίζει τους περιορισμούς της κοινής χρήσης ολόκληρης της οθόνης ή του παραθύρου του PowerPoint. Έρχεται επίσης με πολύ ωραία χαρακτηριστικά, όπως η συν-παρουσίαση και η δυνατότητα στους συμμετέχοντες να κάνουν κλικ σε συνδέσμους στην παρουσίαση.

Η άποψη του κοινού σας κατά τη χρήση του PowerPoint Live

Εκτός από την κύρια προβολή διαφανειών, το κοινό σας έχει επίσης πρόσβαση στα στοιχεία ελέγχου πλοήγησης, πλέγματος και περισσότερων επιλογών (το εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες κάτω από τις διαφάνειες).

Αυτό σημαίνει ότι μπορούν να περιηγηθούν στις διαφάνειες με τον δικό τους ρυθμό και να αλλάξουν συγκεκριμένες ρυθμίσεις διαφανειών για να ταιριάζουν στις προτιμήσεις τους χωρίς να επηρεάζουν την προβολή σας και των άλλων. Αν το βρείτε αυτό μη ιδανικό για παρουσιάζοντας μια ενδιαφέρουσα παρουσίαση, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τον έλεγχο πλοήγησης του κοινού. Για να το κάνετε αυτό, ενεργοποιήστε Ιδιωτική θέα στην επάνω γραμμή εργαλείων.

Από προεπιλογή, κάθε συμμετέχων στη σύσκεψη συμμετέχει ως παρουσιαστής. Αυτό σημαίνει ότι μπορούν να μοιράζονται το δικό τους περιεχόμενο ή να ελέγχουν την παρουσίαση κάποιου άλλου. Εάν δεν είναι αυτό που θέλετε, μπορείτε αλλάξτε τους ρόλους συνάντησης κάθε ατόμου στο Microsoft Teams για να το αποτρέψει.

Παρέχετε μια εμπειρία απρόσκοπτης παρουσίασης στο Microsoft Teams

Η παρουσίαση των διαφανειών σας στο PowerPoint στο Microsoft Teams μπορεί να φαίνεται δύσκολη στην αρχή, αλλά μόλις το καταλάβετε, είναι μια χαρά. Η εξάσκηση κάνει τέλειο. Έτσι, πριν από την επόμενη παρουσίασή σας στο Teams, εξοικειωθείτε με τη μέθοδο που έχετε επιλέξει για να εξασφαλίσετε μια αποτελεσματική παράδοση.