9 αντιεπαγγελματικά λάθη κατά τη φιλοξενία βιντεοκλήσεων για εργασία

Πολλοί επαγγελματίες εξακολουθούν να υποτιμούν τις εικονικές συναντήσεις. Κάνουν ελάχιστη έως καθόλου προετοιμασία, δεδομένου ότι αυτές οι κλήσεις πραγματοποιούνται μέσω πλατφορμών τηλεδιάσκεψης, ενώ θα μπορούσαν να απενεργοποιήσουν την κάμερα και το μικρόφωνό τους.

Αν και οι εικονικές συναντήσεις είναι πιο βολικές από τις προσωπικές συγκεντρώσεις, δεν είναι λιγότερο σημαντικές. Η κακή προετοιμασία μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις, να εμποδίσει τη συνεργασία ή να μπερδέψει τα μηνύματα. Για να εξασφαλίσετε επαγγελματικές, αποτελεσματικές εικονικές συναντήσεις, ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές όταν φιλοξενείτε και παρακολουθείτε βιντεοκλήσεις για εργασία.

1. Παράβλεψη μέτρων ασφαλείας

Η παραμέληση των μέτρων απορρήτου πριν από τη μετάβαση σε βιντεοκλήσεις που σχετίζονται με την εργασία είναι αντιεπαγγελματική και επικίνδυνη. Θα θέσετε τις συσκέψεις σας σε κίνδυνο επιθέσεων εισβολής όπου τρίτα μέρη παραβιάζουν τυχαίες κλήσεις τηλεδιάσκεψης, π.χ. βομβαρδισμό με ζουμ. Σημειώστε ότι οι εισβολείς έχουν διαφορετικά κίνητρα. Μερικοί είναι απλώς τρολ του Διαδικτύου που θέλουν να ενοχλήσουν τους ανθρώπους, αλλά άλλοι είναι επιδέξιοι εγκληματίες στον κυβερνοχώρο που εκτελούν κλοπή δεδομένων.

Η καλύτερη προσέγγιση είναι η προστασία των συναντήσεων με:

• Ρύθμιση κωδικών πρόσβασης: Ορίστε έναν μοναδικό κωδικό πρόσβασης για κάθε σύσκεψη—βεβαιωθείτε ότι τους στέλνετε ιδιωτικά στους συμμετέχοντες.
• Ενεργοποίηση αίθουσες αναμονής: Θα σας επιτρέψουν να ελέγξετε και να επιβεβαιώσετε τους συμμετέχοντες πριν εγγραφείτε.
• Περιορισμός Συμμετεχόντων: Είναι πιο εύκολο να διαχειριστείτε εικονικές συσκέψεις με περιορισμένους συμμετέχοντες.

Αξίζει να διαβάσετε τους τρόπους διατηρήστε ανέπαφο το απόρρητό σας όταν χρησιμοποιείτε πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης.

2. Αφήνοντας το μικρόφωνό σας ενεργοποιημένο κατά τη διάρκεια των συναντήσεων

Σταματήστε να αφήνετε το μικρόφωνό σας ανοιχτό κατά τη διάρκεια των βιντεοσυσκέψεων. Θα λαμβάνει τυχαίους θορύβους από κοντινούς ανθρώπους, τα κατοικίδια ζώα σας και τις συσκευές λειτουργίας, που μπορεί να αποσπάσουν την προσοχή οι συμμετέχοντες. Σε χειρότερες περιπτώσεις, ο ήχος από το τέλος σας μπορεί να πνίξει τις φωνές των άλλων.

Για να εξασφαλίσετε καθαρότητα ήχου και φωνής, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία σίγασης με σύνεση. Ενεργοποιήστε το μικρόφωνό σας όταν μιλάτε, κάντε σίγαση όταν ακούτε και κάντε κλικ στα emoji στην οθόνη εάν θέλετε να διακόψετε τα ηχεία.

Ομολογουμένως, η ενεργοποίηση και απενεργοποίηση του μικροφώνου σας θα μπορούσε να είναι ενοχλητική κατά τη διάρκεια μεγάλων συναντήσεων. Αλλά είναι ένας απλός αλλά αποτελεσματικός τρόπος για να δείξετε σεβασμό για τη συνεισφορά των άλλων και την προσοχή σας κατά τη διάρκεια των συνομιλιών.

3. Ρύθμιση κακού φόντου βιντεοκλήσεων

Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να βρουν ένα τακτοποιημένο, επαγγελματικό υπόβαθρο για εικονικές συναντήσεις—θα βελτιώσει την εντύπωση που αφήνετε στους άλλους. Θα σας βλέπουν ως ένα οργανωμένο άτομο που είναι πάντα στην κορυφή των πραγμάτων. Εναλλακτικά, ένα ακατάστατο, βρώμικο περιβάλλον σας κάνει να αντιμετωπίζετε ως κάποιον που μετά βίας παρακολουθεί διαδικτυακές συναντήσεις ή συνεργασίες.

Φυσικά, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να δημιουργήσετε ράφια βιβλιοθήκης στο γραφείο του σπιτιού σας. Ένας απλός, καθαρός τοίχος με ελάχιστα εμπόδια φαίνεται απλός και μινιμαλιστικός, ενώ δεν περιλαμβάνει στοιχεία που αποσπούν την προσοχή.

Αλλά αν εργάζεστε με περιορισμένο χώρο, επεξεργαστείτε το φόντο σας. Ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε συχνά το Zoom. Μπορείτε να κάνετε κύλιση στα εικονικά σκηνικά του Zoom ή να θολώσετε το περιβάλλον σας λίγο πριν ξεκινήσει η κλήση Zoom. Μπορεί επίσης να θέλετε να μάθετε πώς να σχεδιάσετε το δικό σας φόντο Zoom.

4. Χρήση των λειτουργιών ιδιωτικής συνομιλίας για προσωπικές συνομιλίες

Αποφύγετε τη χρήση της λειτουργίας ιδιωτικής συνομιλίας σε εφαρμογές τηλεδιάσκεψης για προσωπικές συνομιλίες, ειδικά όταν μοιράζεστε θέματα που δεν σχετίζονται με την εργασία. Υπάρχει πιθανότητα οι προϊστάμενοί σας να δουν αυτά τα μηνύματα. Ενώ οι οικοδεσπότες δεν μπορούν να δουν ιδιωτικές συνομιλίες σε πραγματικό χρόνο, ορισμένες εφαρμογές τις εμφανίζουν στα αρχεία συσκέψεων μετά την κλήση. Είναι ασφαλές να υποθέσουμε ότι οι εργοδότες έχουν τον απόλυτο έλεγχο των λογαριασμών που παρέχονται από την εταιρεία.

Αλλά ακόμα κι αν οι διευθυντές σας δεν ελέγχουν με μη αυτόματο τρόπο τις ιδιωτικές συνομιλίες, η υποβολή απαξιωτικών σχολίων κατά τη διάρκεια εργασιακών κλήσεων είναι ακατάλληλη. Θα μπορούσατε να τιμωρηθείτε εάν κάποιος δει τα μηνύματά σας. Επικεντρωθείτε στη διατήρηση μιας σεβασμού, παραγωγικής ατμόσφαιρας - φυλάξτε τις κοροϊδίες σας για τα κατάλληλα κανάλια.

5. Συμμετοχή σε διαδικτυακές συναντήσεις σε ακατάλληλες ρυθμίσεις

Ενώ Τα μοντέλα απομακρυσμένης και υβριδικής εργασίας προσφέρουν ευελιξία, θα πρέπει ακόμα να παρακολουθείτε εικονικές συσκέψεις στις κατάλληλες ρυθμίσεις. Σταματήστε να συμμετέχετε σε κλήσεις εργασίας ενώ οδηγείτε, ταξιδεύετε ή τρώτε. Απλώς θα αποσπάσετε την προσοχή των άλλων αν εκτοξεύσετε τυχαίες, ανόητες απαντήσεις όταν η προσοχή σας είναι διχασμένη.

Η καλύτερη προσέγγιση είναι να επικοινωνήσετε την κατάστασή σας. Είτε επαναπρογραμματίστε συσκέψεις στην επόμενη διαθεσιμότητά σας είτε εξαιρεθείτε από τη συμμετοχή συνολικά—και τα δύο είναι πιο κατάλληλα από το να συμμετέχετε σε αυτές για να προσποιηθείτε τη συμμετοχή σας. Εάν δεν έχετε την κατάλληλη ρύθμιση για τη διεξαγωγή κλήσεων στο σπίτι, ίσως θελήσετε επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο συμμετοχής σε έναν χώρο εργασίας. Εάν το κάνετε, βεβαιωθείτε ότι εσείς εξετάστε διάφορους παράγοντες πριν επιλέξετε τον χώρο εργασίας σας.

Γράψτε ένα επαγγελματικό, προσαρμοσμένο email της OOO πριν πάτε για άδεια. Βεβαιωθείτε ότι οι συνάδελφοί σας γνωρίζουν με ποιον να επικοινωνήσουν για επείγοντα αιτήματα και μηνύματα, διαφορετικά θα διακόψουν το διάλειμμά σας.

6. Αργά συμμετοχή σε διαδικτυακές συναντήσεις

Η ακρίβεια είναι σημαντική τόσο για προσωπικές όσο και για εικονικές συναντήσεις. Είναι απρόσεκτο να λαμβάνετε κλήσεις πολύ αργά και να προκαλείτε καθυστερήσεις. Θα σπαταλήσετε τον χρόνο όλων περιμένοντας σας.

Επίσης, οι περισσότερες εφαρμογές τηλεδιάσκεψης εμφανίζουν ειδοποιήσεις όταν οι χρήστες εισέρχονται ή εξέρχονται από την αίθουσα, κάτι που μπορεί να θεωρηθεί ενοχλητικό για άλλους. Πάρτε για παράδειγμα το Zoom. Δημιουργεί δυνατούς ήχους φυσαλίδων κάθε φορά που κάποιος συμμετέχει στην κλήση—δεν μπορείτε απλώς να εισέλθετε κρυφά στις συναντήσεις απαρατήρητος. Μπορεί ακόμη και να διακόψετε τη σειρά σκέψης του κύριου ομιλητή.

Για να αποφύγετε αυτές τις καθυστερήσεις, προγραμματίστε υπενθυμίσεις σε εφαρμογές ημερολογίου. Ρυθμίστε τα ξυπνητήρια σας να σβήνουν πέντε λεπτά πριν από τα ραντεβού και, στη συνέχεια, συγχρονίστε τα σε όλες τις εργασιακές και προσωπικές σας συσκευές.

7. Αποτυχία προετοιμασίας της συσκευής σας για κοινή χρήση οθόνης

Προετοιμάστε τη συσκευή/τις συσκευές σας εκ των προτέρων εάν θα χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία κοινής χρήσης οθόνης για μια κλήση εργασίας. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να διαγράψετε όλους τους φακέλους στους οποίους θα πλοηγηθείτε. Απόκρυψη εμπιστευτικών αρχείων, προσωπικών αρχείων και ακατάλληλου περιεχομένου, μεταξύ άλλων στοιχείων που δεν σχετίζονται με την εργασία, για απρόσκοπτες παρουσιάσεις. Τίποτα δεν είναι πιο ενοχλητικό από το να βλέπουν οι συνάδελφοί σου κάτι ιδιωτικό.

Οι επαγγελματίες που κάνουν συχνά παρουσιάσεις θα πρέπει να ζητούν καθορισμένες συσκευές εργασίας. Διαφορετικά, θα χάσετε χρόνο εκκαθαρίζοντας και επαναφέροντας αρχεία.

8. Δεν βάζετε καμία σκέψη στην εμφάνισή σας

Σταματήστε να υποθέτετε ότι οι εικονικές συναντήσεις είναι προαιρετικές με κάμερα. Οι επιχειρηματικοί εταίροι ή οι προϊστάμενοί σας ενδέχεται να σας ζητήσουν περιστασιακά να ενεργοποιήσετε την κάμερά σας—θα πρέπει να προσέχετε την εμφάνισή σας. Πλύνετε το πρόσωπό σας, χτενίστε τα μαλλιά σας και βάλτε ένα τοπ που ταιριάζει στη δουλειά σας. Επίσης, τοποθετήστε την κάμερά σας κοντά σε μια πηγή φωτός έτσι ώστε το πρόσωπό σας να είναι καθαρό και ορατό.

9. Απρόσεκτη συμμετοχή σε περιστασιακή συνομιλία

Είναι σύνηθες για τους εργαζόμενους να συμμετέχουν σε μικρές συζητήσεις ενώ περιμένουν άλλους συμμετέχοντες να συμμετάσχουν σε κλήσεις εργασίας. Τα ευχάριστα σπάνε την αμήχανη σιωπή πριν ξεκινήσουν οι συναντήσεις. Αν και μπορείτε να αναφέρετε λίγο θέματα που δεν σχετίζονται με την εργασία, περιοριστείτε σε σχόλια κατάλληλα για την εργασία. Μην ενθουσιάζεστε πολύ μόνο και μόνο επειδή σας καλούν και οι φίλοι σας. Φανταστείτε πόσο ντροπιαστικό θα ήταν αν οι επιχειρηματικοί εταίροι, οι πελάτες, οι συνάδελφοί σας και οι προϊστάμενοί σας προσχωρούσαν ξαφνικά.

Εάν φιλοξενείτε την κλήση, ενεργοποιήστε την αίθουσα αναμονής, ώστε να μπορείτε να ελέγξετε τους συμμετέχοντες και να ενημερώσετε τους άλλους χρήστες. Βεβαιωθείτε ότι όλοι συνθέτουν τον εαυτό τους πριν αφήσετε άτομα με εξουσία. Εν τω μεταξύ, οι συμμετέχοντες θα πρέπει να δώσουν προσοχή στις ηχητικές ειδοποιήσεις για τους νέους συμμετέχοντες.

Η Host Work καλεί σαν επαγγελματίας

Με περισσότερες εταιρείες να υιοθετούν υβριδική και απομακρυσμένη εργασία, οι εικονικές συναντήσεις θα γίνουν σταδιακά ο κανόνας. Θα πρέπει να σταματήσετε να τους αντιμετωπίζετε λιγότερο από τις προσωπικές συγκεντρώσεις. Φαινομενικά μικρά σφάλματα, όπως η απενεργοποίηση της κάμερας, η απεριποίητη εμφάνιση και η χρήση ακατάστατου φόντου είναι αντιεπαγγελματικά. Η έλλειψη προετοιμασίας μπορεί τελικά να προσβάλει τους συναδέλφους.

Δημιουργήστε μια απλή ρουτίνα πριν μεταβείτε σε βιντεοκλήσεις. Συνηθίστε να αλλάζετε ρούχα εργασίας, να δοκιμάζετε τις συσκευές σας και να δημιουργείτε αξιοπρεπή φόντο.